Verksamhetsberättelse 2010 för Gemensamma förvaltningen

Transkript

1 HÖGSKOLAN I BORÅS BESLUT 1 (7) Gemensamma förvaltningen Petter Schönborg, enhetschef Dnr Rektor Verksamhetsberättelse för Gemensamma förvaltningen 1. Uppdrag Enligt ROB 1 ska Gemensamma förvaltningen (GF) utgöra ett centralt stöd för grundutbildning, forskning samt forskarutbildning och ha till uppgift att samordna högskolans administrativa verksamhet och förvaltning. Gemensamma förvaltningen ska vidare utgöra ett strategiskt och administrativt stöd för högskolans ledning och ledningsorgan. GF bedriver verksamhet inom följande ansvarsområden: Administrativt-/handläggarstöd till ledning och högskoleövergripande beslutsorgan Förvaltningsrättsligt och arbetsrättsligt stöd Registratur/arkivering Upphandling och inköpssamordning Redovisning, bokslut och budgetstöd Lokalförsörjning, säkerhetsfrågor och vaktmästeriservice Studieadministration, studenträtt, studentservice och tentamenssamordning Växel/reception Forskningssamordning, stöd till utbildningsplanering och internationalisering (mobilitet) Samordning, förvaltning, support och drift av IT-system Stöd till samverkan med omgivande samhälle inkl. uppdragsutveckling Arbetsgivarstöd, rekrytering, arbetsmiljö, kompetens- och ledarskapsutveckling Löne- och personalredovisning Kommunikativa strategier, medierelationer, marknadsföring, varumärkesarbete Eventstöd samt extern och intern information GF ansvarar på uppdrag av KronoX-konsortiet (16 lärosäten) för såväl förvaltning av KronoX-konsortiet samt utveckling och underhåll av KronoXapplikationen. Utvecklingstjänster till KronoX, Ladok m.m. 2. Mål Det övergripande målet för GF är att högskolans administrativa verksamhet på rätt sätt skall stödja högskolans utbildnings- och forskningsverksamhet. Under har GF och dess avdelningar arbetat med att omformulera och förtydliga GFs mål samt skapa en röd tråd mellan högskolans, GFs och avdelningars mål. Detta har lett till att GFs mål har reviderats utifrån de kännetecken och prioriteringar av stödverksamheten som uttrycks i MOS och verksamhetsplan för Högskolan i Borås. 1 Rektors organisations- och beslutsordning, Dnr

2 (7) GFs mål är: Att erbjuda ett likvärdigt stöd till verksamheten Att vara ett samordnat stöd för verksamheten Att vara ett synligt stöd Att vara ett stöd för att uppfylla de krav och förväntningar som ställs på högskolan Att vara en attraktiv arbetsplats 3. Verksamhetsutveckling 3.1 Utvecklingsarbete Administrativ samordning Att utveckla och kvalitetssäkra flöden och processer har varit högt prioriterat i GFs verksamhet de senaste åren. Ärendeflöden och administrativa processer är gränsöverskridande, ofta verksamhetskritiska, och förutsätter en samordning med högskolans övriga delar. Särskilt prioriterat har därför varit aktiviteter, i samverkan med övrig organisation, för att stärka det administrativa helhetsperspektivet i syfte att för högskolan åstadkomma effektivare och mer rationellt utformad administration. Genom rektorsbeslut om Effektiv stödverksamhet 2 pekas samordning, förenkling och standardisering ut som medel att nå effektivt stöd till högskolans kärnverksamhet. I det följande beskrivs samordningsaktiviteter som varit föremål för särskilt fokus under. Högskolan har beviljats rättigheter till forskarutbildning. Stödprocesser, strukturer, ärendeflöden, styrdokument, riktlinjer och rutiner till denna har utvecklats gemensamt av berörda institutioner, enheter och förvaltningen. Under påbörjades ett projekt i samarbete mellan förvaltning och institutionerna avseende att samla och tydliggöra all studieadministrativ information på ett gemensamt ställe samt att utveckla en gemensam studieadministrativ tidplan. Utvecklingen av Studentcentrum har fortsatt och har under året fokuserat på tentamenssamordning. Områdena fastighet, säkerhet, upphandling och miljö har stark koppling till varandra och det är områden där de yttre kraven och de inre förväntningarna har ökat. Det är också områden som högskolans ledning har pekat ut som viktiga. GF beslutade därför under hösten att samla GFs kompetenser inom dessa områden på ekonomiavdelningen, i syfte att öka effektiviteten och kvaliteten. Arbetet med att centralisera den löpande redovisningen till ekonomiavdelningen slutfördes under då den sista delen, central kundfakturering, infördes. Centraliseringen innebär att tid har frigjorts för institutionsekonomerna som numera kan fokusera på budget/uppföljning och projektredovisning. Ekonomiavdelningen har samtidigt fått ett helhetsgrepp på den löpande redovisningen vilket underlättar vid införande av nya system, t ex för e-handel. Personalavdelningen har under arbetat med flera parallella utvecklingsprojekt i syfte att ge bättre underlag för lönesättning. Riktlinjer för administrativa titlar har utarbetats, rutin för BESTA-kodning samt en kodningsmall har utarbetats, intern lönestatistik har arbetats fram och presenterats i ett årligt samlat dokument, extern jämförande lönestatistik fram. Arbete med att ta fram en ny lönepolitik har påbörjats. 2 Uppdragsbeskrivning Effektiv stödverksamhet, Dnr och reviderat uppdrag juni.

3 (7) Utvecklingsinsatser Utöver samordningsaktiviteter ovan, bedriver GF kontinuerligt prioriterade utvecklingsinsatser 3 för att effektivisera, kvalitetssäkra och utveckla verksamhetsstödet. Av utvecklingsinsatser kan bl. a nämnas: Deltagande i förberedelsearbetet inför införandet av anmälnings- och studieavgifter vilket inneburit utveckling av marknadsföring, rekrytering, struktur och nivå på service, ärendeflöden, riktlinjer och rutiner för antagning betalning och stipendiehantering. Stöd kring avtalsformulering etc. med anledning av avskaffandet av kårobligatoriet samt att GF har tagit över ansvaret för viss verksamhet som Studentkåren tidigare hanterat. Informationsavdelningen har erhållit extra medel från rektor för utveckling av metoder som ska stärka den långsiktiga rekryteringen av studenter. utveckling har skett av en plattform för utveckling av mobiltelefonapplikationer, ett portalbaserat verktyg för information "Student i Borås", webbaserad information till internationella studenter, en strategi för att stärka varumärket genom sociala medier och en revidering av högskolans grafiska profil. Medverkan i arbetet kring ett Centrum för vetenskap, kultur, innovation och affärsverksamhet, inkl. lokalisering av THS, i området Simonsland. Identitetshanteringsprojekt som syftar till ökad säkerhet och enklare administration av användare och hur de får tillgång till system och tjänster inom verksamheten. Projektet genomförs tillsammans med Pulsen som har levererat en funktionell projektbeskrivning. Streckkodssystemet BAR-ON har utvecklats för att effektivisera tentamenshanteringen och möjliggör hantering av anonyma tentor vid samtliga institutioner IT-verktyg Högskolan har tillgång till ett antal IT-baserade administrativa verktyg och GFs målsättning är att användningen av e-tjänster ytterligare skall öka som stöd för önskad verksamhetsutveckling och mer enhetlig och effektiv handläggning. I det följande redovisas viktigare utveckling av IT-verktyg. Ökat deltagande i utvecklingen av nästa generation av det nationella systemet för studieadministration, Ladok3 och KursInfo. Fortsatt utveckling av portlets och tillämpningar i portalen till exempel för antagning till utbildning på textilhögskolan. Förberedelser för utveckling av studentportal har gjorts under året. Systemstödet TransIT har utvecklats av InnovationLab och implementerats under för hantering av inresande utbytesstudenter. Det har medfört en effektivare handläggning med tydligare ansvarsfördelning. En s.k. Searchport har installerats, vilket medför att det finns möjlighet att lägga in wordfiler i W3D3/FINN samt att skapa serier med olika behörighetsnivåer i W3D3/FINN. Ett webbaserat valsystem har implementerats vilket medför effektivisering kring val till styrelser och nämnder. Utveckling av KronoX för användning till tentamensadministration pågick under året och planeras liksom system för webbanmälan att efter testkörningar, implementeras Nytt epostsystem för studenterna, Google mail, har införts. 3 Se verksamhetsplaner och verksamhetsberättelser per avdelning, (se intern information/verksamhetsplan respektive intern information/verksamhetsberättelse)

4 (7) Lokalförsörjning Ny- och ombyggnationer är en viktig planeringsförutsättning för att rätt tillgodose verksamhetens behov av lokaler. Under har följande viktigare lokalförsörjningsfrågor hanterats utifrån inplaceringsbeslut. Första etappen av ombyggnaden av StudentCentrum samt D4 och B4 har slutförts. I övrigt pågår projektering och ombyggnation enligt plan. Textilhögskolans lokalprogram har reviderats. Förhandlingar om samverkans- och hyresavtal för Simonslandsetableringen har pågått under hela. Inom lokalerna i kvarteren Balder och Sandgärdet har åtgärder vidtagits för att uppfylla gällande förordning 4 om tillgänglighet IT-infrastruktur Infrastrukturen har under året kompletterats och förbättrats. Det trådlösa nätet har ytterligare byggts ut. Samtliga studentbostäder som var anslutna via HB har nu överflyttas till Bornet. Eduroam, ett globalt samarbete mellan högskolor och universitet som möjliggör enkel nätåtkomst vid dessa lärosäten utan gästidentiteter, har införts. Ny synkroniseringstjänst för mobila enheter gentemot Groupwise har driftsatts under året. Nytt lagringssystem, SAN, samt ett nytt bladserverchassi med tre servrar har upphandlats från IBM. Systemet kommer på sikt ersätta befintligt system och möjliggör ytterligare virtualisering. Telefonväxeln har uppgraderats till MX- ONE 4.1. Under året har även byte av operatör för telefonitjänster genomförts Kvalitetsarbete GFs kvalitetsarbete 5 utgår ifrån högskolans övergripande styrdokument. Det systematiska kvalitetsarbetet görs och följs upp i huvudsak via verksamhetsplaner, handlingsplaner, rutinbeskrivningar, processkartläggningar, uppföljningar och verksamhetsberättelser. Arbetssättet syftar till medarbetardelaktighet, tydlighet, samordning, prioritering, kvalitetssäkring, verksamhetsveckling och att skapa en röd tråd mellan högskolans övergripande mål och avdelningars och individuella mål. Individen ska förstå sitt sammanhang. Lärande och ständiga förbättringar är redskap för att uppnå löpande utveckling av verksamheten. Kvalitetsutveckling i vardagen prioriteras och ingår i allas uppdrag. GFs avdelningschefer deltog tillsammans med högskolans två administrativa chefer och högskoledirektören i den av SUHF arrangerade konferensen Kvalitets- och utvecklingsarbete inom administration 6 i Uppsala i augusti. Konferensen syftade till nationellt erfarenhetsutbyte med fokus på administrationens roll. 3.3 Arbetsmiljöarbete GF har samordningsansvar för högskolans arbetsmiljöarbete. Samordningsansvaret innebär främst arbete med arbetsmiljöfrågor som är högskoleövergripande, men även att stödja skyddsombuden samt chefer i deras arbetsmiljöarbete. Arbetsmiljöarbetet inom GF har en förebyggande inriktning och syftar till att vidmakthålla god fysisk och psykosocial arbetsmiljö. Det förutsätter gott ledarskap och gott medarbetarskap för vilket alla inom GF är ansvariga. Arbetsmiljöarbetet utgår från GFs handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete 7. Uppföljning av års handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete framgår av anteckningar från GFs arbetsmiljökommitté 8. 4 Förordningen (2001:526) om de statliga myndigheternas ansvar för genomförandet av handikappolitiken 5 Arbetet beskrivs i Bilaga 2 till GFs verksamhetsplan Gemensamma förvaltningens plan för kvalitetsarbete För mer information se konferensrapport ( 7 GFs handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete, Dnr (se inten informatin/arbetsmiljöarbete)

5 (7) Högskolans senaste medarbetarundersökningar har för GFs del brutits ner på avdelningsnivå, vilket upplevs som positivt av såväl chefer som medarbetare. Situationen på varje avdelning har kunnat belysas och det har lett till mer konkreta diskussioner och uppföljningar på såväl avdelningsnivå som på övergripande nivå. Ett resultat är den psykosociala arbetsmiljökartläggning som gjorts på informationsavdelningen av Previa. Specifika mätningar och diskussioner kring medarbetarskap har genomförts på avdelningarna. Olika aktiviteter har genomförts med syfte att bevara ett bra arbetsklimat såsom kickoff för GF, stödverksamhetens dag tillsammans med övrig stödverksamhet, planeringsdagar på avdelningar, deltagande i kretsloppet, gemensam julaktivitet m.fl. 3.4 HUT, jämställdhet och mångfald GF har deltagit i framtagandet av policy och mål för hållbar utveckling samt utvecklat rutiner och strukturer för rapportering till Naturvårdsverket och departementet. Högskolan har även utarbetat en mötes- och resepolicy 9 och i samband med detta har personalavdelningen utarbetat nya riktlinjer för tjänsteresor och möten 10. Hållbar utveckling är även ett viktigt kriterium i samband med inköp av utrustning och förbrukningsmaterial. Samordningsansvaret för jämställdhets- och mångfaldsfrågor ur ett arbetsgivarperspektiv finns på GF. Samordningsansvaret innebär ansvar att inhämta och sprida information inom området samt handläggningsansvar för högskoleövergripande ärenden och policydokument. En större revidering av tillgänglighetsplanen har genomförts under året som en konsekvens av Handisams enkät. GFs chefer har deltagit i utbildning i diskrimineringslagen. 3.5 Kompetensutveckling GF arbetar med kompetensförsörjning/utveckling på individnivå och gruppnivå. Varje år diskuteras individuell kompetensutveckling på utvecklingssamtalen. Den planerade kompetensutvecklingen fastställs sedan i en individuell kompetensutvecklingsplan. Ur grupperspektiv diskuterar GFL behovet av gemensam kompetensutveckling utifrån de individuella kompetensutvecklingsplanerna och utfallet från medarbetarenkäten i syfte att planlägga gemensamma kompetensutvecklingsaktiviteter. Medarbetare på GF deltar i formella och informella nätverk med övriga lärosäten på nationell och regional nivå inom ett flertal sakområden. GF samordnar ett antal grupper, med deltagare från GF och övrig verksamhet, som regelbundet möts för att diskutera utveckling och utbyta erfarenheter. Under året har GF arrangerat kompetensutvecklingsinsatser inom ramen för en del av dessa grupperingar, t ex: Ekonomer: Inköpare: Chefer: Workshop i projektekonomi Utbildning i Excel Momsdag tillsammans med Skatteverket Information om upphandling Chefs- och ledarutvecklingsprogrammet DUCO som drivs tillsammans med Karlstads universitet och Högskolan i Halmstad med 24 deltagare, varav sju från Borås Workshop i diskriminering för personer med formellt personalansvar 9 Högskolan i Borås Mötes- och resepolicy, dnr Högskolan i Borås riktlinjer för tjänsteresor och möten, dnr

6 (7) GF har även arrangerat utbildningsinsatser som vänt sig till större personalgrupper, som t ex utbildning av handläggare i handläggning med hjälp av den webbaserade handläggarhandboken och information om arkivering av forskningshandlingar för institutionspersonal. 6. Resurser 6.1 Personella resurser För att lösa den höga arbetsbelastningen vid studentexpeditionen rekryterades två nya medarbetare. En upphandlingsjurist har rekryterats för att möta ökade krav. I avvaktan på IT-strategi, förvaltningsmodell etc. har GF inte ersättningsrekryterat en systemkoordinator. Under har förvaltningschefsrollen delats så att Karin Cardell som högskoledirektör lämnat GF och i sin helhet tillförts högskoleledningen och att Petter Schönborg tagit över som enhetschef för GF. Helårspersoner och anställda Helårspersoner (anställda) Helårspersoner (timanställda) Helårspersoner (inhyrd persona Summa helårspersoner Medelantal anställda Den stora ökningen av timanställda helårspersoner består i sin helhet av tentamensvakter, som tidigare år belastat respektive institution. GF levererar motsvarande 3,4 helårspersoner till lärosätesövergripande samarbeten inom ramen för KronoX-konsortiet, den virtuella antagningsorganisationen och samarbetet kring gemensamt IT-stöd i form av utbildningsdatabas och system för antagning och studiedokumentation. Högskolans överprestation 2009 har i genomsnitt varit 445 HST, eller 7 %, jämfört med styrelsens utbildningsuppdrag till institutionerna. Högskoleservice samt utbildnings- och forskningsavdelningen är de av GFs avdelningar som påverkas mest av den volymökning av studenter som skett de senaste åren, samt att nya kategorier av studenter tillkommit. Den utökning av antal helårspersoner som skett mellan 2008 och är i nästan helt hänförlig till dessa avdelningar. 6.2 Övriga resurser GF har under kompletterat högskolans stödverksamhet med kompetenser inom en rad områden via avtal med externa leverantörer, exempelvis: kompetenspoolen affärsjuridik (GU), arbetsrättsjurist, konsulter inom lokalförsörjningsområdet, upphandlingsstöd (GU), virtuell antagningsorganisation. 7. och ekonomisk utveckling I budgeten för tilldelades GF ett anslag om 64,5 mkr samt ett tilläggsanslag om 1,0 mkr för varumärkesbyggande. Utöver detta tilldelades GF från rektor 0,6 mkr för videokonferensutrustning samt 0,1 mkr för alumniförening.

7 (7) GFs avdelningar Högskolegem. Snurror Summa (Lokaler, kopiering, (exkl. projekt) Res GF (mkr) LKP) Anslag -47,6-47,7-17,9-17,9 0,0-0,6-65,5-66,2 Externa intäkter -1,1-2,3 0,0 0,0-0,8-0,9-1,9-3,2 Interna intäkter -14,7-16,1 0,0-0,2-101,8-99,5-116,5-115,9 Summa intäkter -63,4-66,1-17,9-18,2-102,6-101,0-183,9-185,2 Lön och lönepålägg 46,8 47,0 1,1 1,0 0,0-0,7 47,9 47,3 Internt köpt personal 0,0 0,0 0,8 1,2 0,0 0,0 0,8 1,2 Bemanningsföretag 0,3 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,3 0,0 Semskuld och löneperiodiseringar -0,4 0,5 0,0 0,1 0,0-0,5-0,4 0,0 Summa personal 46,6 47,6 1,9 2,2 0,0-1,2 48,5 48,5 Lokalhyra 9,1 9,3 0,8 0,8 72,1 69,3 82,0 79,4 Utbildning, resor, representation 2,4 1,6 0,0 0,2 0,0 0,0 2,5 1,8 Programvara, licencavgifter etc. 4,5 5,4 7,3 8,4 0,3 0,2 12,0 14,0 Utrustning 0,7 1,6 0,0 0,0 1,0 1,1 1,8 2,7 Övrigt 3,1 3,4 7,0 6,1 13,3 13,0 23,4 22,6 Avskrivningar 2,2 2,0 0,9 0,9 10,7 8,2 13,7 11,0 Summa övrigt 22,0 23,3 16,0 16,3 97,3 91,8 135,4 131,4 Årets kapitalförändring 5,3 4,7 0,0 0,4-5,2-10,3 0,0-5,3 GF samlade utfall innebär ett överskott om 5,3 mkr (exkl. projekt). Efter att snurrornas överskott på 5,1 mkr i förhållande till budget samt överskott avseende telefoni på 0,3 mkr till styrelsens disposition gör GF ett underskott på 0,1 mkr. En extraordinär intäkt avseende depositioner för studenters passerkort etc. har förbättrat resultat med 1,1 mkr. Ett mer rättvisande resultat för GF är ett underskott om 1,2 mkr för. GFs avdelningar omsatte 66,1 mkr och gav ett överskott mot budget på 0,6 mkr. GFs olika avdelningar uppvisar såväl positiva som negativa avvikelser mot budget men har på totalnivå en god överensstämmelse med budget och prognos. GF hanterar en rad kostnader av högskolegemensam karaktär såsom systemkostnader, arkivlokaler, information, facklig tid, bonus presskopior, försäkringar. et för dessa kostnader blev 18,5 mkr och ledde till ett underskott jämfört med budget på 0,4 mkr. Utbildningsadministrativa system har haft väsentligt större kostnader (utfall 5,8 mkr jämfört med budgeterat 4,8 mkr) än budgeterat medan de andra högskolegemensamma kostnaderna har följt budget eller haft något lägre kostnader än budgeterat. GF hanterar fördelningssnurror för lokaler, kopiering och LKP. Högskolans kostnader budgeteras och särredovisas på GF som sedan fördelar dem till högskolans enheter. Snurrorna omsätter tillsammans 101 mkr och gav ett överskott jämfört med budget på 5,1 mkr, vilket har förts till styrelsens disposition. Den styrande principen är att GF varken skall vinna eller förlora på kalkyldifferensen. Petter Schönborg Enhetschef gemensamma förvaltningen