Verksamhetsplan för avdelningen för utbildningsstöd 2012

Transkript

1 HÖGSKOLAN I BORÅS VERKSAMHETSPLAN 1 (4) Gemensamma förvaltningen Avd för utbildningsstöd Jane Edström, tf avdelningschef Enhetschefen Gemensamma förvaltningen Verksamhetsplan för avdelningen för utbildningsstöd Verksamhetsplanen har utarbetats gemensamt av medarbetarna på avdelningen för utbildningsstöd. Den utgår ifrån verksamhetsplan för GF -2014, GF:s plan för kvalitetsarbete , GF:s plan för systematiskt arbetsmiljöarbete 2011 och budget för. 1. Uppdrag Avdelningen skall utifrån ett högskoleövergripande perspektiv ta ansvar för, utveckla och delta i processerna kring utbildningssamordning och studieadministration. Avdelningens uppdrag är att genom sin samlade kompetens bidra till stöd för högskolan verksamhet och studenter. Detta innebär både stöd till den operativa verksamheten och högskolans ledning. Avdelningen ansvarar för utredningar, analyser, statistik och remissvar mm inom avdelningens kompetensområden. Verksamheten kan grovt beskrivas med följande områden: Utbildningsstöd, varav större delen är kopplad till stödprocessen för högskolans utbildningsplanering. Studieadministrativt stöd, bland annat antagnings-, studiedokumentations- och examensärenden. Avdelningen förvaltar ett flertal IT-system inom ovanstående områden. De flesta av dessa system är verksamhetskritiska. Nyckeltal för att beskriva verksamhetens omfattning Antal antagningsärenden Antal examensärenden Antal övriga ärenden, Ca remisser och dyl Ansvar för antal IT system, lokala

2 (4) 2. Mål Avdelningen skall genom ett professionellt agerande och aktivt arbete verka för fortsatt samarbete och samordning med institutioner och övriga enheter och avdelningar. Förhållningssättet skall vara proaktivt och medel ska vara nätverkande, transparens och ömsesidig kommunikation för att lösa uppdraget. 3. Verksamhetsutveckling 3.1 Utvecklingsarbete Avdelningen för utbildningsstöd kommer under särskilt fokusera på: Systemförvaltning Ta fram förvaltningsplaner för de system avdelningen ansvarar för. Utveckla, synliggöra och implementera arbetssättet. Identifiera tidsödande, manuella rutiner Under identifiera områden där utvecklande av automatiserade processer innebär en stor arbetsbesparing. Synliggöra och standardisera samarbeten Både inom avdelningen och övriga inom HB Under fortsätter följande utvecklingsprojekt som påbörjats under Fortsätta arbetet och utvecklingen med den högskoleövergripande studieadministrativa mötesplatsen SAM. Fortsatt medverkan i utvecklingen av nytt gränssnitt för KursInfo. Förberedelsearbete och planering inför för Ladok3. Delta i arbetet med att utveckla processen för utveckling av nya utbildningar och revideringar av befintliga utbildningar. Delta i det övergripande kvalitetssäkringsarbetet av högskolans utbildningar kopplat till HSV-granskningar. Kommunikation kring IT-systemen samt effektiva förvaltningsorganisationer. Säkerställa administrativa rutiner som krävs för forskarutbildning. Anpassa mallar för nya och reviderade kurs- och utbildningsplaner utifrån miljömålsarbetet där perspektivet hållbar utveckling ska beaktas/lyftas fram. Bibehålla och vidareutveckla en attraktiv arbetsplats med en god arbetsmiljö och ett gott medarbetarskap. 3.2 Kvalitetsarbete Avdelningen bedriver ett aktivt kvalitetsarbete genom deltagande i utbildningsplanering och studieadministrativa processer. Fastlagda rutiner ses över och uppdateras löpande. 3.3 Arbetsmiljöarbete Ambitionen är att intensifiera arbetet med ledar- och medarbetarskap inom avdelningen, detta för att skapa en god arbetsmiljö för alla. I arbetet kan det underlag som togs fram under 2011 för hur avdelningen kan utveckla och bibehålla ett gott medarbetarskap användas.

3 (4) 3.4 Kompetensutveckling Kompetensutvecklingen planeras och följs upp i dialog mellan medarbetare och chef, huvudsakligen i samband med utvecklings- och uppföljningssamtal. Återkommande behov av kompetensutveckling på gruppnivå som prioriteras är utveckling i: Projektledning Handläggning Fackengelska Systemförvaltning Avdelningens medarbetare deltar i årligen återkommande nätverk/ konferenser av nationellt och regionalt slag: 4. Resurser Ladokansvarig träff, 1-2ggr/år Regionala nätverksträffar Ladok, 2ggr/år Kompetensutvecklingsdagar Ladok/Examen, 1gg/år NUAK konferens inom området antagning, ladok, examen, 1gg/år PA-seminarium för NyA, 1gg/år Anti-Väst nätverk inom Västsverige för SA-frågor, 2ggr/år Nätverksträff examen, 2ggr/år Regional examensträff, 1gg/år 4.1 Personella resurser Avdelningen består av 12 medarbetare motsvarande 11,67 årspersoner. Avdelningens grundbemanning är fördelad enligt nedan: Avdelningschef 1 Utbildningssamordnare 1 Systemförvaltare 2 Studieadministrativ handläggare 8 Under 2011 gjordes en omorganisation inom Gemensamma förvaltningen där avdelningen avgränsades mot en tydlig sammanhållen studieadministrativ avdelning. Avdelningens medarbetare brukar, mot ersättning, delta i olika nationella projekt kring Ladok, KursInfo och NyA. På grund av nuvarande vakanser och att två medarbetare troligen kommer att rekryteras först till april/maj finns inga möjligheter att åta oss dessa uppdrag under första halvåret. Medarbetare deltar i styr- och förvaltningsgrupp för KursInfo. 5. Uppföljning och beskrivning av nyckeltal Nyckeltal som kommer att följas upp: Antal upprättningar inom antagningen Handläggningstid examensärenden Antal beslut som överklagas till Överklagandenämnden och andelen av dessa där våra beslut ändras.

4

5 Bilaga 1 Budget och ekonomisk utveckling Res UF (tkr) Avdelningen Delsumma HG 2 Summa Hela UF Exkl. projekt Summa Projekt Anslag Externa intäkter Interna intäkter Summa intäkter Lön och lönepålägg Internt köpt personal Bemanningsföretag Semskuld och löneperiodiser Summa personal Lokalhyra Utbildning, resor, representa Programvara, licencavgifter e Utrustning Övrigt Summa övrigt Årets kapitalförändring Res UF (tkr) System UF Övrigt högskolegemenssamt (310 from ) ( till 350) Portal Anslag Summa intäkter Lön och lönepålägg Internt köpt personal Summa personal Utbildning, resor, representa Programvara, licencavgifter e Övrigt Avskrivningar Summa övrigt Årets kapitalförändring Kommentarer: Budget för är den första för avdelningen i dess nuvarande form. Under 2011 genomfördes en omorganisation på Gemensamma förvaltningen och Avd för utbildningsstöd avgränsades mot en tydlig sammanhållen studieadministrativ avdelning. Från och med flyttas aktivitet Övrigt högskolegemensamt till Högskolekansliet och Portal till Externa relationer.