UPPFÖLJNING FÖR PERIODEN JANUARI - APRIL AV. Uppdrag. Mål

Transkript

1 HÖGSKOLAN I BORÅS Gemensamma förvaltningen Högskolekansliet Åsa Dryselius, avdelningschef UPPFÖLJNING FÖR PERIODEN JANUARI - APRIL AV HÖGSKOLEKANSLIETS MÅL ENLIGT VERKSAMHETSPLAN 2012 Uppföljningen av verksamhetsplanen har gjorts av Högskolekansliets medarbetare. Uppdrag Högskolekansliet är en del av högskolans förvaltning och ansvarar för att vara ett allmänt stöd i myndighetsrelaterade frågor såsom Mål vara ett allmänt stöd i högskolans utveckling av beredning och handläggning av ärenden, upprätthålla offentlighetsprincipen tillgodose myndighetens behov av att ta del av högskolans handlingar vara ett allmänt förvaltningsrättsligt stöd Med utgångspunkt i GF:s mål är Högskolekansliets mål för 2012: att vara ett effektivt stöd till Högskolans ledning att samordna och effektivisera handläggning av studenträttsliga ärenden att vara ett effektivt stöd i studenträttsliga frågor för alla aktörer inom högskolan att samordna och effektivisera stöd vid handläggning och protokollföring inom högskolans alla beslutsprocesser att samordna och effektivisera stöd till ordförande samt handläggare i beslutande organ vid högskolan att effektivisera hanteringen av högskolans diarieförda och arkiverade handlingar god arbetsmiljö god service och gott bemötande både internt och externt

2 (2) Målen för avdelningen ska uppnås genom: att upprätthålla och ytterligare förbättra kvalitén i avdelningens dagliga arbete drivande av och deltagande i de utvecklingsprojekt som anges under Verksamhetsutveckling nedan strävan mot e-förvaltning gott ledarskap och medarbetarskap genom allas engagemang och stöd i avdelningens alla ansvarsområden oberoende av huvudarbetsuppgift Verksamhetsutveckling Den verksamhetsutveckling som högskolekansliet bedriver/kommer att bedriva under syftar till att uppfylla avdelningens uppdrag och mål. Implementering av ett digitalt handläggarstöd i W3D3 (högskolans dokumenthanteringssystem) Samordna och effektivisera handläggningsrutinerna vid högskolan LOK Tidsplan: % av de mest frekventa handläggarna vid GF använder det digitala handläggarstödet. Frekvent användare definieras som handläggare som har minst 12 diarieförda ärenden i W3D3 per år. Procentuellt antal användare från GF som använder det digitala handläggarstödet. Antal mest frekventa handläggarna vid GF har beräknats till 15 stycken. Av dessa använder nu 10 stycken handläggarstödet, vilket innebär 67 %. Samordning av protokollföringen vid beslutande organ vid Högskolan Samordna och effektivisera stöd vid protokollföring inom högskolans alla beslutsprocesser. LIRI Tidsplan: % av de högskoleövergripande beslutsorganens möten styrelser, nämnder inklusive deras utskott och institutionsstyrelser protokollförs av mötessekreterare direkt i W3D3.

3 (3) Procentuellt antal högskoleövergripande beslutsorgans möten som protokollsförs av mötessekreteraren direkt i W3D3. Inga högskoleövergripande organs möten protokollsförs direkt i W3D3 ännu, men under hösten kommer en app för IPad testas. App:en är kopplad till mötesmodulen i W3D3. Testet ska undersöka förutsättningar för att effektivt använda mötesmodulen i W3D3 samt vilka effektivitetsvinster modulen kan ge för bl.a. mötessekreteraren, handläggare samt mötesledamot. Initierande av och deltagande i projektarbete rörande skapande av tekniska förutsättningar för E-arkivering Effektivisera arkiveringen av handlingar samt säkerställa arkivering i enlighet med gällande regle ENAS Tidsplan: Långtidsbevarande av, för Högskolan central digital information, såsom handlingar i W3D3, Pingpong och Högskolans webbplats. Redogörelse av framsteg i projekt En inventering av högskolans digitala bevarandehandlingar pågår, där förutsättningarna för en export av handlingarna till ett framtida e-arkiv undersöks. Verksamhetsbaserad arkivredovisning Genom en processkartläggning av Högskolans verksamhet skapa förutsättningar för en effektiv hantering av högskolans arkiverade handlingar som uppfyller de krav om verksamhets- och processbaserad arkivredovisning som Riksarkivet ställer på myndigheten. ENAS Tidsplan: Januari 2013 Arkivbeskrivning, arkivförteckning och klassificeringsstruktur med processbeskrivningar för styrande verksamhet, kärnverksamhet och stödverksamhet enligt RA:FS 2008:4.

4 (4) Redogörelse av kvarvarande samt genomförda åtgärder Ett samarbete med Karlstads och Örebro Universitet har inletts angående processkartläggning av lärosätets verksamhet. Nya vägar för medvetenhet och samarbete i studenträttsliga frågor Tidsplan: Att vara ett effektivt stöd i studenträttsliga frågor för alla aktörer inom högskolan IVE 2010-ff Att finna nya vägar för medvetenhet och samarbete i syfte att skapa en rättssäker process i studenträttsliga frågor för samtliga aktörer inom högskolan Statistik samt samtal med studenter Nystart av samarbetsgrupp med deltagare från institutionerna Utbildning av tentamensvakter. Titta in återupptas (samtal med studenter,tentamensvakter och anställda) Arbetsmiljöfrämjande aktiviteter Ansvariga: Inom avdelningen ska kontinuerligt genomföras arbetsmiljöfrämjande aktiviteter för att främja gott ledarskap och medarbetarskap. Alla på avdelningen ansvarar för att initiera samt aktivt delta i genomförandet av aktiviteter. Minst två genomförda aktiviteter per år. Redogörelse av genomförda aktiviteter, utvärderingar av aktiviteten samt medarbetarskapsenkät. Gemensam genomgång av gruppens MBTI-profiler Gemensamt besök på Sobacken

5 (5) Hållbar utveckling, jämställdhet och mångfald Högskolekansliets arbete med e-arkiveringen är ett led i att minska påverkan på miljön genom att på sikt minska pappersförbrukningen. Arbete pågår med att samutnyttja BADA för att skapa ett digitalt arkiv för examensuppsatser Kvalitetsarbete Högskolekansliet bedriver sitt kvalitetsarbete med GF:s plan för kvalitetsarbete och identifierade behov som utgångspunkt. Under 2012 planerar avdelningen att fokusera särskilt på att: delta i GF:s arbete att finna en gemensam struktur för dokumentation och kommunikation av rutiner se över och dokumentera de rutiner som avdelningen berörs av för att finna samordnings- och effektivitetsmöjligheter Arbete pågår med att ta fram enhetlig nomenklatur samt mallar för styrdokument. Avdelningen har arbetat fram ett förslag på mallar för dokumentation av GF:s rutiner. Kompetensutveckling Kompetensutvecklande åtgärder till syfte att bidra till uppfyllande av avdelningens uppdrag och mål ska vid behov genomföras, vilket omfattar utbildning/kurser, samverkan/nätverkande, deltagande i projekt, nya/förändrade arbetsuppgifter, lärande i vardagen samt back-up för andra på avdelningen. Avdelningen har även att vid behov organisera kompetensutvecklingsinsatser för andra vid högskolan avseende de områden avdelningen ansvarar för. Under perioden kommer främst insatser avseende handläggning samt e- arkivering att genomföras. Nätverksträffar inom avdelningens ansvarsområden Erasmusutbyte Utbildning i offentlighets- och sekretesslagen Andra utvecklingsprojekt som påverkat avdelningen

6 (6) Avdelningen har medverkat i CLU:s arbete med att ta fram en Antiplagiatsguide på Ping-Pong. Resurser Personella resurser Grundbemanning vid Högskolekansliet: Antal anställda Ansvaret för postöppningen samt hanteringen av anställningsärendena kopplade till registraturet har under 2012 att flyttats över till personalavdelningen. Under perioden har en praktikant från utbildningen Svenska för utländska akademiker på PED arbetat vid huvudsakligen arkivet. Med anledning av delpension har avdelningen fått tillgång till en resurs om 40% från Högskoleservice. Övriga resurser Avdelningen ingår, genom högskolan, i Göteborgs universitets kompetenspool för affärsjuridik. Genom detta har avdelningen tillgång till Göteborgs universitets juridiska resurser för skapande och genomgång av kommersiella avtal. Budget och ekonomisk utveckling Summa 310 HK Res HK (tkr) Utfall 2011 Budg Utfall 2012 Prognos 1 Anslag Externa intäkter Interna intäkter Summa intäkter Lön och lönepålägg Bemanningsföretag Semskuld och löneperiodiseringar Summa personal Lokalhyra Utbildning, resor, representation Programvara, licensavgifter etc Utrustning Övrigt Avskrivningar

7 (7) Summa övrigt Årets kapitalförändring Den beräknade avvikelsen från budget härrör främst från beviljad delpension vars kostnad i dess helhet redovisas 2012 samt tillkommande kostnader för extern ledamot i Disciplinnämnden. Åsa Dryselius Avdelningschef