Uppföljning av verksamhetsplan för Högskoleservice per april 2012

Transkript

1 Högskolan i Borås VERKSAMHETSPLAN 1(7) Högskoleservice uppföljning maj Enhetschefen Gemensamma Förvaltningen Uppföljning av verksamhetsplan för Högskoleservice per april Verksamhetsplanen har utarbetats tillsammans med medarbetarna på Högskoleservice och utgår från verksamhetsplan för GF, GFs plan för kvalitetsarbete -2013, GFs plan för systematiskt arbetsmiljöarbete, budget för samt GFs självvärdering och medarbetarundersökningar. Uppdrag Högskoleservice är en del av högskolans förvaltning och har till uppgift att samordna högskolegemensam service inom områdena: korttidsuthyrning av högskolans lokaler televäxel/reception, bokning av högskolans gemensamma lokaler, profilartiklar lås, larm, bevakning service och stöd vid användning av AV-utrustning i lärosalar vaktmästeri, post och godshantering, kopiering, underhåll av inredning internationell mobilitet inom ramen för StudentCentrum, bland annat: - en högskoleövergripande tentamensadministration samt ansvar för högskoleprov - expeditionsuppgifter såsom utskrift av intyg och registerutdrag - enklare datasupport - utlämning av passerkort till högskolans lokaler - tillhandahållande av informationsmaterial och blanketter - adressändring, registrering på nya kurser - fungera som, i första hand, mottagare av frågor samt vid behov slussa dessa vidare till rätt mottagare Mål för Högskoleservice God service till personal, studenter och allmänheten Bidra till utvecklingen av en effektivare administration med god kvalité Ökad förståelse för varandras arbetsuppgifter och en förbättrad internkommunikation

2 Högskolan i Borås VERKSAMHETSPLAN 2(7) Högskoleservice uppföljning maj Verksamhetsutveckling Avdelningens ordinarie verksamhet beskrivs under Uppdrag. Prioriterade utvecklingsområden Extern lokalbokningspolicy Bakgrund/syfte: Under 2010 och har en lokalbokningspolicy för extern uthyrning av högskolans lokaler tagits fram. Tidplan: Kvartal 1, Ansvarig: KRO, THV Status: Ärendet vidarebefordrat till ekonomiavdelningen. Väntar på fastställande av policy. Intern lokalbokningspolicy Bakgrund/syfte: En lokalbokningspolicy för intern uthyrning behöver tas fram för klarare regler och rättvisare bokning mellan institutionerna. Detta i samråd med ekonomiavdelningen. Tidplan: Ansvarig: KRO, THV Status: Startat grupp med huvudbokare för fastställande av riktlinjer. Har börjat skissa på vad policyn bör innehålla. Utvecklar en rutin för bokningar från restaurangen. Webb Bakgrund/syfte: För att informera om vår service samt underlätta för personal och studenter behöver avdelningen utveckla och uppdatera den svenska och engelska webbplatsen. För en ökad service och kvalitet vill vi erbjuda ett bokningsformulär för högskolans lägenheter och externa uthyrning vilket även medför en effektivisering av administrationen. Högskolans studieadministrativa blanketter och övningstentor publiceras kontinuerligt. Tidplan: Ansvarig: respektive funktion Status: Löpande uppdateringar, behörighet att redigera berörda webbplatser på svenska sidorna. Bokningsformulär för extern uthyrning genomfört. Arbetsgrupp för omfattande översyn och uppdatering av webbsidor tillsätts efter sommaren. Studentportal Bakgrund/syfte: I juni hölls en inledande workshop om studentportal och en arbetsgrupp har bildats under hösten. Fokus kommer i första hand ligga på att samla den information vi redan har idag på central nivå. Tidplan: Ansvarig: KEK Status: Avvaktat planer för en ny webblösning under våren. Arbetet i arbetsgrupper återupptas i höst. Publikationer Bakgrund/syfte: Delta i arbetet med översyn av högskolans publikationer med utgångspunkt i hållbar utveckling, förvaring och distribution. Tidplan: Ansvarig: HAN, KEK Status: Översynen är genomförd, och ett förslag kommer under sommaren.

3 Högskolan i Borås VERKSAMHETSPLAN 3(7) Högskoleservice uppföljning maj Gemensamma lärosalar Bakgrund/syfte: Under utökades översynen av de gemensamma lärosalarna till varannan vecka under terminstid. Arbetet fortsätter under med att förbättra med fler informationsskyltar i salarna, t ex lokalvårdsfrekvens. Informationsfilmer rörande användning av teknisk utrustning i salarna planeras. Tidplan: Kvartal 4, Ansvarig: HAN, MIL Status: Skyltningen i 25% av salarna är klara KronoX Bakgrund/syfte: För effektivare administration önskas genomslag i att all felanmälning görs till kronox@hb.se, mer kunskap bland användare genom nya rutiner och drop in-tider samt att samkörning mellan Kursinfo och KronoX genomförs. Utforska möjligheten att även samköra KronoX med Rita. Tidplan: Ansvarig: KRO Status: Felanmälningar görs nu via kronox@hb.se. Startat en testgrupp på Ping Pong för huvudbokare. Samkörning Kronox-Rita är ej aktuellt längre eftersom nytt system införs med början i höst. Projekt Kronox-Kursinfo ligger hos IT-avdelningen, planerad till hösten. Marknadsföring Bakgrund/syfte: Synliggöra och marknadsföra verksamheten och uppmärksamma vår service. Utförande: Förenkla e-postsdresser samt marknadsföra oss via visitkort, återkommande e- postutskick, skyltning, öppet hus samt att få institutionen att presentera nyanställda. Delta i informationsmöten för personal och studenter samt fortsätta utvecklandet av avstämningsmöten med institutionerna. Tidplan: Ansvarig: respektive funktion Status: Ny enklare e-postadress, visitkort genomfört. Återkommande e-postutskick görs regelbundet. Skyltning till receptionen genomförd. Godsmottagning Bakgrund/syfte: Utöka internt samarbete för att få en hållbar situation vid leveranser och bud. Utreda möjlighet av godsmottagningstid. Tidplan: Kvartal 2, Ansvarig: KRO, LBP, THV, STI Status: Godstider skyltat vid receptionen och vid porttelefonen. Ett förslag på nya rutiner för mottagning av informationsmaterial och rapporter tas fram under maj månad och ska stämmas av med funktionen för kommunikation. Vi har även tidigare i vår lagt ut en ny blankett på hemsidan som skall fyllas i när man skickar paket från HB för att underlätta hanteringen samt debitering. Infodator Bakgrund/syfte: Utöka service och effektivitet för både personal och studenter genom att ta fram en infodator till receptionen. Tidplan: Påbörjat, i bruk kvartal 3, Ansvarig: KRO, LBP, THV Status: Förslag framtaget av IT. Framskjutet till hösten på grund av låg prioritering.

4 Högskolan i Borås VERKSAMHETSPLAN 4(7) Högskoleservice uppföljning maj KronoX tentamensmodul Bakgrund/syfte: Sedan en längre tid har en tentamensmodul varit under utveckling genom KronoX-konsortiet. Systemet är ännu inte testkört vid pilotinstitutionen THS. Tidplan: Ansvarig: MAA Status Systemet är testkört på THS och planeras att där testa skarpt på vissa kursgrupper under hösten. Öka antalet utresande studenter Bakgrund/syfte: Utifrån högskolans internationaliseringspolicy och på grund av obalans i antalet in- och utresande utbytesstudenter behöver antalet utresande studenter att öka. Åtgärder är framförallt ökade marknadsföringsinsatser i form av informationspass och genom studentmedverkan i form av bloggar, fotoutställningar osv. Tidplan: Ansvarig: Internationella koordinatorer Status: En handbok för utresande studenter har tagits fram och en kick-off för utresande studenter har genomförts under vårterminen. Stipendieavtalen för Erasmus har setts över med avseende på krav på studenternas deltagande i tex informationspass eller utbytesblogg. Ökat samarbete och deltagande i institutionernas marknadsföringsinsatser och informationspass har initierats. Bland annat planerar vi att uppmärksamma Erasmus 25-årsjubilum med någon aktivitet under hösten. Översyn administration av utresande studenter Bakgrund/syfte: I dagsläget ansöker studenter om utbytesplats och stipendium via ansökningsblanketter i pappersform. För att kvalitetssäkra administrationen för de utresande utbytesstudenterna ska en översyn över denna administration göras. Bland annat behöver möjligheten till olika alternativ för systemstöd att undersökas. Tidplan: Ansvarig: Internationella koordinatorer Status: På grund av minskade resurser har detta inte prioriterats under våren. Dock har ett kontaktformulär för alla utresande studenter skapats på webben, med kontaktuppgifter till närmast anhörig. Syftet med kontaktformuläret är att skapa en sammanställning över de utresande studenterna samt hur de eller deras anhöriga nås vid en nödsituation. Fortsatt översyn av administration av utresande studenter skjuts till hösten. StudentCentrum Bakgrund/syfte: Sedan 2009 finns en samlad studentreception i enlighet med rektors beslut (dnr ). Diskussioner har förts mellan högskolans ledning, BLR:s ledning och GF:s ledning om hur det fortsatta arbetet ska genomföras. En arbetsgrupp kommer att få i uppdrag att definiera begreppen stöd/service, utvärdera nuvarande Studentcentrum samt lämna ett förslag på en framtida utformning av högskolegemensamt verksamhetsstöd till studenterna. Studenttorget behöver också utvecklas så att det används i högre utsträckning. Arbetet med att utveckla BOSS och BAR-ON fortsätter i avvaktan på KronoX-tenta. Tidplan: Kvartal 1, Ansvarig: AGK, KEK m.fl. Status: Planerad uppdatering av BOSS är i princip klar och dokumentation genomförs. Arbetsgruppen har presenterat sin rapport under våren.

5 Högskolan i Borås VERKSAMHETSPLAN 5(7) Högskoleservice uppföljning maj Utgående post Bakgrund/syfte: Sedan tidigare finns ett beslut om att införa en för HB gemensam streckkod vilket även kommer innebära förändringar i internfaktureringsrutinerna. Tidplan: Kvartal 2, Ansvarig: MIL Status: Diskussioner har förts med Anders Post om att eventuellt teckna ett nytt avtal med Posten via GU s upphandling som vi kan vara med på. Skyltning Bakgrund/syfte: Under har en översyn av högskolans skyltning skett med fokus på engelsk översättning och taktila alternativ. Särskilda insatser kommer göras på entréplan, medan trapphus ses över i samband med ombyggnationer. Tidplan: 2 kv. Ansvarig: MIL Status: Nya skyltar är beställda för att tydliggöra Högskolans reception då detta saknats i marknivå sedan ombyggnationen. Kontakts har även tagits med skyltföretag angående offert på ny skyltning i Balders entré. Kvalitetsarbete Under fortsätter arbetet med att utveckla och dokumentera avdelningens arbetsrutiner på ett enhetligt sätt. Vi kommer även sträva efter att samtliga vaktmästeriärenden registreras i ehd. I växeln kommer samtal märkas för uppföljning i syfte att förbättra vår service gentemot personal, studenter och allmänhet. En kundenkät planeras under året i samverkan med IT-avdelningen. Status: Kundenkät vänd till studenter och personal under genomförande. Rutingrupp tillsatt som arbetar utifrån gemensam mall. Arbetsmiljöarbete Under har insatser gjorts för ökad förståelse för varandras arbetsuppgifter och en förbättrad internkommunikation inom avdelningen genom exempelvis tvärgruppsdiskussioner, jobbskuggning samt aktiviteter på och vid sidan av arbetstid. Under fortsätter detta arbete och det främsta målet är ett gemensamt fika-/lunchrum. Status: Uppmätt ljudvolym och vidtagit åtgärder. Riskanalys truckkörning genomförd. Riktad förebyggande insats för vaktmästeriet genom sjukgymnast på Previa med hemträningsprogram. Gemensamt fikarum från och med sommaren. Hållbar utveckling Under fortsätter avdelningens engagemang i utvecklingen av ett multikort vid högskolan. Vi kommer även att arbeta med förbättrade möjligheter till virtuella möten samt marknadsföringen av detta. Miljöcertifieringen kommer innebära en rad insatser framför allt inom ansvarsområdet avfallshantering, men ett kontinuerligt arbete pågår inom områden som exempelvis pappersförbrukning, belysning och övriga inköp. Ett exempel på arbetet med minskad pappersförbrukning är informationsinsatser gentemot examinatorer om minskad pappersförbrukning i samband med tentamina.

6 Högskolan i Borås VERKSAMHETSPLAN 6(7) Högskoleservice uppföljning maj Status: Receptionen har arbetat med sopsortering, förbättrat pappersåtervinning och färre utskrifter. Insatser kopplade till revisionen har genomförts, främst med inriktning mot avfallshanteringen. Kompetensutveckling Kompetensutveckling sker genom utbildning/kurser, samverkan/nätverk, studiebesök, deltagande i utvecklingsprojekt, nya/förändrade arbetsuppgifter, lärande i vardagen, genom backup för varandra. Deltagande i GFs kompetensutvecklingsinsatser och utvecklingsdagar. Avdelningens medarbetares kompetensutveckling planeras delvis i samband med utvecklingssamtal. Exempel på nätverk Högskoleprov Lokalvård Multikort Tentamenskonferens KronoX - användargrupp Konferens och evenemang Resurser Hyresvärdsträff Akademiska Hus CLU videokonferenssystem telefoni/trio Högnätet (Internationella koordinatorer vid högskolor) Personalresurserna vid Högskoleservice består fr o m maj av 18 personer, motsvarande 16,5 årspersoner enligt nedan. Område: Omfattning: Avdelningschef 1 Växelreceptionister 2,6 Tekniker 5,4 Samordnare för vaktmästeri 1 Administratörer, studentexpedition 4 Samordnare studentexpedition 1 Internationella koordinatorer 1,5

7 Högskolan i Borås VERKSAMHETSPLAN 7(7) Högskoleservice uppföljning maj Budget och ekonomisk utveckling G Högskoleprovet Snurra Kopiering Res HS (tkr) i % av budget i % av budget i % av budget Anslag ,3% ,3% #DIV/0! 0 Externa intäkter #DIV/0! ,9% ,3% -250 Interna intäkter #DIV/0! #DIV/0! ,6% Summa intäkter ,3% ,9% ,3% Lön och lönepålägg ,3% ,6% #DIV/0! 0 Bemanningsföretag #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! 0 Semskuld och löneperiodiseringar #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! 0 Summa personal ,4% ,6% #DIV/0! 0 Lokalhyra ,0% ,5% #DIV/0! 0 Utbildning, resor, representation ,8% ,5% #DIV/0! 0 Programvara, licencavgifter etc #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! 0 Utrustning ,0% #DIV/0! #DIV/0! 0 Övrigt ,7% ,0% ,7% Avskrivningar #DIV/0! #DIV/0! ,3% 360 Summa övrigt ,8% ,9% ,3% Årets kapitalförändring Årets anskaffning , Vaktmästeri Summa Hela 360 HS (exkl projekt) i % av budget i % av budget ,3% ,0% #DIV/0! ,7% #DIV/0! ,7% ,3% ,8% #DIV/0! ,5% #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! ,7% ,3% ,1% #DIV/0! ,2% #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! ,0% ,6% ,9% #DIV/0! ,8% ,8% ,0%

8 Högskolan i Borås VERKSAMHETSPLAN 8(7) Högskoleservice uppföljning maj Res HS (tkr) Summa Erasmusprojekt i % av budget Externa intäkter ,6% -58 Summa intäkter ,6% -58 Summa personal #DIV/0! 0 Utbildning, resor, representation #DIV/0! 0 Utrustning #DIV/0! 0 Övrigt ,9% 102 Summa övrigt ,0% 102 Årets kapitalförändring