Målbilder av det framtida studieadministrativa arbetet. Metodiken vad, varför, hur? Rapport från arbetsgrupperna - Studieadministratörer - Lärare

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Målbilder av det framtida studieadministrativa arbetet. Metodiken vad, varför, hur? Rapport från arbetsgrupperna - Studieadministratörer - Lärare"

Lars-Göran Johansson
för 5 år sedan
Visningar:

1 Målbilder av det framtida studieadministrativa arbetet Metodiken vad, varför, hur? Rapport från arbetsgrupperna - Studieadministratörer - Lärare

2 Innehåll Införa nya IT-stöd i arbetet Målbilder, vad är det? Målbilder administratörer och lärare Frågor och Diskussion Målbilderna håller ni med? Arbetssättet? Relationerna mellan administratörer och lärare. Samverkan mellan nya Ladok och andra system, främst Studentportalen? Farhågor kring införandet? Information, utbildning, delaktighet? Vad, när, hur?

3 Varför målbilder? Nya Ladok kommer! Kommer att påverka andra system arbetet mycket (!?) Kan innebära möjligheter till positiva förändringar Kan leda till krångliga lösningar och strul Målbilder beskriver det önskade framtida arbetet Målbilderna kan och bör påverka utformning, utveckling och införande

4 Lite bakgrund... Framgångsfaktorer och fallgropar i stora ITprojekt Vad fordras för att resultatet ska bli bra? Hur bör Uppsala universitet gå vidare?

5 Vad vet man om stora IT-projekt? C:a 30 % av större IT-projekt lyckas 25 % havererar, 45 % levererar delvis Mindre än 10 % av riktigt stora projekt lyckas Av de verkligt stora projekten lyckas nästan inga. Ladok är ett väldigt stort projekt! Rent statistiskt är chansen att lyckas liten! Men det finns hopp! Vad är framgångsfaktorer och fallgropar?

6 Viktiga framgångsfaktorer Se det som verksamhetsutveckling inte teknikutveckling Involvera användare i projektet Tydliga mål för förändringarna En samsyn i organisationen Förankring, trygghet Den högsta ledningens tydliga engagemang Fokus på användbarhet och nytta från början Införandet viktigt, med fokus på det nya arbetet

7 Vad är användbarhet? Inte bara ytan, gränssnittet Utan alla de egenskaper som fordras, för att skickliga medarbetare ska kunna utföra sitt arbete på ett bra sätt, med kvalitet och säkerhet, samt känna tillfredställelse och ha en god arbetsmiljö!

8 Det nya arbetet Det är bara då man lyckas förbättra organisation, arbetsprocesser, kommunikation, samverkan m.m., som förändringar bidrar till nytta. Men, vem ska utforma det nya arbetet? Hur ska det gå till?

9 Målbilder - metodiken De som gör jobbet är de som kan utforma viktiga krav på det framtida arbetet Man får inte asfaltera kostigar Målbilder fordrar tid och engagemang Målbilder bygger på givna förutsättningar Målbilder innebär inte att alla får som de vill Resultatet: Motiverade krav på det framtida arbetet Scenarier hur vill vi kunna göra vårt arbete Tydliggöra eventuella intressekonflikter Tydliggöra viktiga krav på IT-systemen

10 Genomförande - hittills Två arbetsgrupper 5 möten per grupp - anteckningar Ett gemensamt möte Slutrapporter Administratörer Birgitta Sembrant, medicinska vetenskaper Birgitta Hellsing, läkemedelskemi Anna Reuterhäll, statsvetenskap Viktoria Colonna, moderna språk Kristin Ålin, informationsteknologi Åsa Andersson, fysik och astronomi Lärare Hans Törmä, medicinska vetenskaper Anders Backlund, läkemedelskemi Helena Wockelberg, statsvetenskap Julia Nielsen, moderna språk Lars Oestreicher, informationsteknologi Kjell Olofsson, fysik och astronomi

11 Huvudsakliga resultat En stor samsyn mellan administratörer och lärare Olika aspekter blir olika viktiga för olika användargrupper En enklare, effektivare och snabbare samverkan Flexibilitet Service Kvalitet och säkerhet Helheten Ett system (ska i alla fall kunna uppfattas som ett.) Se allt som ärendeflöden

12 Flexibiliteten Olika verksamheter - olika behov Vana och ovana användare Ska stödja - inte styra - verksamheten Se helheter, inte bara detaljer Alla kan skapa sin egen anpassade arbetsyta

13 Ett system Ett arbete - ett verktyg Många system påverkas, men måste kunna uppfattas som (nästan) ett system Studentportalen och Ladok samordnas Selma bort (!?) Förenkla koder och begrepp Studenterna måste kunna ha en ingång

14 Helheten - ärendeflödet Många samverkar kring varje arbetsuppgift Viktigt att alla gör sin del i rätt tid Snabba upp, förenkla, samverka Alla pappersvändor bort (e-signering) Visa flödet grafiskt Skapa bevakningar och påminnelser Snabba upp alla processer Eliminera krångliga rutiner (antagningar, registreringar, tentor, lokaler, )

15 Roller och behörigheter Få roller med tydliga behörigheter Studieadministratör (kan göra nästa allt) Kurslärare Assistent Studierektor/programsamordnare etc.

16 Administratörer Är gud, kan ge svar och hjälp på allt Ger service - detta måste stödjas Måste se helheter Hög kompetens - kompetensutveckling

17 Administratörernas målbilder Antagning/Registrering/Avregistrering/Avbrott Åsa Andersson, fysik och astronomi - Avsluta kurs, blanketthantering Kristin Ålin, Informationsteknologi - Rapportering av resultat Viktoria Colonna, Moderna språk - Forskarutbildningen Birgitta Sembrant, Medicinska vetenskaper

18 Lärare Kvalitetsarbete, uppföljning, statistik Det institutionella minnet - arkiv Mobila lösningar - LadApp Kvalitetssäkra bedömningar

19 Lärarnas målbilder Hur samarbetar lärare och administratörer runt en kurs? Hur blir det snabbare, effektivare, säkrare, Lars Oestreicher, Informationsteknologi Tentamensrutinerna. Framstegsrutinerna. Det "Institutionella minnet. Nya möjligheter till uppföljning, utvärdering, statistik m.m. Anders Backlund, Läkemedelskemi

20 Vad återstår? Kompletterande målbilder Studenterna Studierektorer, samordnare, m fl Förankra och bredda inom UU Målbilderna ska kunna påverka utformningen av Ladok och de andra berörda systemen Målbilderna blir viktiga i det kommande arbetet med införande (vilket redan startat)

21 Diskussion Målbilderna håller ni med? Arbetssättet? Relationerna mellan administratörer och lärare. Vem gör vad? Hur blir det effektivt? Samverkan? Flexibiliteten hur olika vill man kunna jobba? Samverkan mellan nya Ladok och andra system, främst Studentportalen? Hur måste det fungera? Farhågor kring införandet? Vad känner ni oro inför? Hur och när behöver ni information, utbildning? Hur kan vi skapa delaktighet och förankring inom en så stor organisation?

22 Tack för oss.. Vad sker nu

Relevanta dokument

Nya Ladok. Målbilder för framtidens studieadministration Sammanfattning av delrapporten VT 2014 kursadministratörernas och lärarnas målbilder

Nya Ladok. Målbilder för framtidens studieadministration Sammanfattning av delrapporten VT 2014 kursadministratörernas och lärarnas målbilder Nya Ladok Målbilder för framtidens studieadministration Sammanfattning av delrapporten VT 2014 kursadministratörernas och lärarnas målbilder Bakgrund Med anledning av att Uppsala universitet inom några