Universitetets målbild av det framtida studieadministrativa arbetet Komplettering utifrån utbildningsledares perspektiv

Transkript

1 Universitetets målbild av det framtida studieadministrativa arbetet Komplettering utifrån utbildningsledares perspektiv Om kompletteringsarbetet Under 2014 utfördes vid Uppsala universitet ett arbete som ett led i förberedelserna för införandet av nya Ladok där fyra arbetsgrupper bestående av lärare, studieadministratörer, studenter, samt programansvariga och studierektorer tog fram en gemensam målbild för framtidens studieadministration. Redan innan grupperna bildades stod det klart att studieadministrativt arbete vid universitetet omfattar fler roller och perspektiv än vad dessa fyra rimligtvis kunde förväntas täcka in. Ett fortsättningsarbete för att identifiera och komplettera med ytterligare perspektiv initierades därför under 2015, efter färdigställandet av den första versionen av universitetets gemensamma målbild med utgångspunkt i de fyra gruppernas arbete. Här redogörs för den första kompletteringen, avseende utbildningsledare vid universitetets tre områdeskanslier. Om metoden Kompletteringsmetoden är avsedd att på ett strukturerat sätt möjliggöra komplettering eller revidering av en upprättad målbild genom ett litet antal intervjuer eller mindre seminarium med intressenter ur nya yrkeskategorier (vid komplettering/breddning) eller med nya deltagare ur samma kategori(-er) som de ursprungliga målbildsgrupperna (vid revidering). Grundtanken är att med utgångspunkt i en upprättad målbild, som deltagarna förväntas ha tagit del av i förväg (om inte förr så samtidigt som de bjuds in till och delges syftet med detta arbete), undersöka om deltagarna har synpunkter som avviker från, förstärker och/eller kompletterar den upprättade målbilden. Arbetet är tänkt att med jämförelsevis låg investering av resurser kunna utföras löpande efter upprättandet av en ursprunglig målbild, för att dels hålla den aktuell och/eller bredda dess tillämplighet och dels för att ge en indikation om huruvida det kan anses vara lämpligt att bilda nya målbildsgrupper och upprätta en ny målbild från grunden. Deltagare och tillvägagångssätt Deltagare i arbetet från de olika områdeskanslierna var Anna Hagborg från HumSam, Ingegerd Beijersten från MedFarm, samt Emma Kristensen från TekNat. Kompletteringsarbetet utfördes under ledning av Thomas Lind, Åsa Cajander samt Bengt Sandblad från institutionen för Informationsteknologi, inom ramen för ett samarbete mellan institutionen och införandeprojektet för nya Ladok vid UPPDOK-enheten, Studentavdelningen. 1

2 Denna komplettering, utifrån utbildningsledares perspektiv, genomfördes i form av ett diskussionstillfälle á 1.5 timme. Deltagarna ombads inför diskussionstillfället läsa igenom rapporten från de ursprungliga fyra gruppernas arbete och reflektera över hur väl målbilden stämmer överens med deltagarnas egen syn på studieadministrativt arbete, vad som avviker, samt nödvändiga tillägg utifrån det egna perspektivet. Under diskussionen fördes anteckningar av diskussionsledarna som sedan renskrevs och skickades till deltagarna för korrigeringar och tillägg, för att sedan utgöra kärnan av denna rapport. Ytterligare ett tillfälle för revideringar gavs utifrån kommentarer och synpunkter från deltagarna samt från införandeprojektets medlemmar vid UPPDOK-enheten innan rapporten förklarades färdigställd. Rollen som utbildningsledare I rollen som utbildningsledare ingår planering, utveckling och uppföljning av utbildning och forskning vid ett av universitetets vetenskapsområden och/eller underordnade fakulteter. En central del av arbetet utgörs av att handlägga ärenden på grund-, avancerad och forskarnivå, samt att producera och sammanställa rapporter och annat underlag till de olika utbildningsoch/eller fakultetsnämndernas beslut. Handläggning av ärenden sker såväl på fakultetsnivå som på vetenskapsområdesnivå samt på universitetsövergripande nivå. Till rollen som utbildningsledare hör också medverkan i permanenta och tillfälliga arbetsgrupper som nämnderna tillsätter för olika behov. Utöver detta ingår också beredning av ärenden inför rektors beslut samt handläggning av olika internationella och organisatoriska frågor. Rollen och arbetet förutsätter nära samverkan med kollegor vid det egna områdeskansliet, dekan och prodekan vid respektive fakultet, samt prefekter, studierektorer, studievägledare, forskare och lärare vid de olika institutionerna. I regel sker också daglig kontakt med universitetsförvaltningens olika avdelningar och specialistenheter. Synpunkter i relation till tidigare gruppers arbete I relation till det arbete som utförts av tidigare grupper och som finns dokumenterat i den gemensamma målbilden framkom nedanstående synpunkter, som utöver enstaka undantag överensstämmer med eller kompletterar de tidigare gruppernas arbete. Stödjande system Något som är av stor vikt för utbildningsledarna och som även tas upp av tidigare grupper är att de inte vill ha administrativa system som styr och begränsar hur vi kan lägga upp våra utbildningar. De tekniska systemen ska stödja arbete och utvecklingen av ett arbete på ett genomtänkt sätt, utan att oavsiktligen begränsa eller forma verksamheten. Behovet av att de studieadministrativa stödsystemen tillsammans utgör en helhet diskuterades i relation till Studentportalens framtid. Att nya Ladok kan komma att innebära ett steg bakåt i vissa avseenden jämfört med den funktionalitet som idag erbjuds genom Studentportalen är olyckligt. Det vore även smidigt om studenterna bara behövde logga in på ett ställe, vilket verkar väldigt oklart i dagsläget med omfattande förändringar i och med införandet av nya Ladok, införandet av en ny lärplattform, samt Studentportalens och andra befintliga systems nya roller i relation till detta. 2 Forskarutbildningskurser Det finns en oro inför förslaget att hantera forskarutbildningskurser på samma sätt som grundutbildningskurser. De system som används för våra grundutbildningar i dag kan inte

3 erbjuda den flexibilitet som krävs för att erbjuda ett effektivt stöd vid hantering av forskarutbildningskurser. Många kurser inom universitetets forskarutbildningar är ur administrativ synpunkt väldigt jämförbara med kurser inom grundutbildningarna. Andra forskarutbildningskurser är betydligt mer individanpassade, med upplägg och innehåll som utvecklas under kursens gång. Tidsaspekten kan också vara väldigt annorlunda, inom forskarutbildningarna måste möjligheten finnas att t.ex. med kort varsel kunna skapa en doktorandkurs som ges av en gästande professor eller föreläsare. Studieadministration specifikt rörande forskarutbildning tas upp väldigt kort i den befintliga målbilden. Utbildningsledarna vill understryka vikten av att flexibiliteten i dagens forskarutbildningskurser bibehålls, oavsett systemstöd. Det institutionella minnet Utbildningsledarna instämmer med tidigare grupper avseende behovet av ett institutionellt minne. De oroar sig för hur personberoende arbetet är i dagsläget, att det inte finns ett bra institutionellt minne gör organisationen tämligen sårbar för oväntade förändringar. Användartyper och behörigheter De tidigare målbildsgrupperna identifierade en grundläggande uppsättning användartyper bestående av studieadministratör, kurslärare, kursassistent, studierektor/programsamordnare, samt student. Utbildningsledarna påpekar att deras egen roll utgör en egen användartyp jämte dessa. De är också tveksamma till hopslagningen av studierektor och programsamordnare i en enda användartyp då det innebär en potentiell uppsättning behörigheter som inte är rimlig ur rättssäkerhetssynpunkt. Enhetliga begrepp Användningen av begrepp och termer i nya Ladok diskuteras då de som används i nuvarande testversioner är väldigt generella, till den grad att de blir svårtolkade. Liksom tidigare grupper ses en harmonisering av termer och begrepp som positivt, men utbildningsledarna är tveksamma till den uppsättning som i dagsläget används i testversioner. Studentens vy För att snabbare kunna reda ut missförstånd, förstå vad en student menar, eller ge förklaringar diskuterades i likhet med tidigare grupper också fördelarna med att som utbildningsledare kunna se vad studenten ser när hen loggar in i olika system. Även om studenten inte vill eller kan förväntas ge tillgång till sin egen information bör det ändå gå att enkelt se hur dennes gränssnitt är uppbyggt, t.ex. vilka kolumner som visas i olika tabeller, så att personalen kan skapa sig en tydligare bild av vad studenten ser framför sig. Scenarierna från tidigare grupper I relation till de scenarier som har författats av deltagarna i de tidigare målbildsgrupperna diskuterades bland annat ansvarsfördelning mellan studenter och personal. Det behöver finnas en rimlighet i den nivå av hjälp och stöd en student kan förvänta sig från universitetets olika funktioner och personalkategorier. Den grad av automation som beskrivs i flera scenarier, exempelvis kontroll av förkunskapskrav kopplat till studieplaner och möjligheten att se vad som saknas för en examen, tror utbildningsledarna är svår att uppnå inom en överskådlig framtid på grund av behovet av manuell hantering och kvalificerade bedömningar som ofta är nödvändig för att ge korrekt information. 3

4 Synpunkter utifrån utbildningsledarnas roll Vid diskussionen framkom nedanstående synpunkter i form av krav och behov som särskilt berör utbildningsledarnas roll. I regel har dessa inte tagits upp av de tidigare grupperna, med undantag för ett par beröringspunkter med krav och behov uttryckta av gruppen studierektorer och programansvariga. Bedömning av behörighet Vid bedömning av behörighet saknas möjligheten att sortera informationen i en enskild students utdrag på ett lämpligt vis. Det bör gå att sortera efter kurskod, namn, tidpunkt på studieåret eller i relation till studentens studieplan. Idag går det inte att sortera på något sätt, vilket avsevärt försvårar manuell genomsökning av ett utdrag. Behörighetskontroller vore det bra att få bättre verktyg för att genomföra, exempelvis behövs en sökfunktion som kan söka ut vilka studenter som har klarat kurserna i föregående termin. Om mängden val som en programstudent kan göra utökas så ökar också antalet behörighetskontroller som behöver göras. Överblick En av utbildningsledarna berättar att de skriver ut och har listor över vilka kurser som går i vilken period och på vilka program. Detta görs dock inte vid alla kanslier utan underlättar mest för de som har många utbildningsprogram. När man jobbar med utbildningsplaner saknas en överblick över vilka kurser som finns i flera utbildningsplaner. Att själv skapa sig denna överblick innebär ett merarbete, exempelvis i samband med utveckling av våra utbildningsprogram. Utbildningsledarna vill också effektivt kunna få svar på frågan: Vilka program läser den här kursen och i vilka perioder? Detta förutsätter att sökningar kan göras i alla utbildningsplaner samtidigt, vilket inte är möjligt i dag. Informationen finns i Selma, men där finns i dagsläget inget stöd för att söka på det här sättet. För vissa grupper av studenter är det ganska vanligt att inte veta vad de har blivit antagna till, exempelvis inom kompletterande lärarutbildning. För utbildningsledarna är det heller inte enkelt att svara på detta då det kan innebära mycket detektivarbete. Problem kopplade till kurskoder och anmälningskoder diskuterades och ett önskemål som framkom var en ökad flexibilitet i form av att kunna välja slutsiffra/kod som ett kurstillfälle får. Detta skulle möjliggöra att rutiner kan upprättas så att det exempelvis går att utläsa vilken institution kursen ges på, i vilken period el. dyl. som kan underlätta både för personal och studenter. 4 Betalstudenter Stödet för att hantera betalstudenter är i dag mycket bristfälligt. Relevant information finns utspridd över GLIS, UPPDOK, NyA, Raindance m.fl. och kräver manuell sammanställning via Excel-dokument. En händelse som i regel medför mycket detektivarbete är då en betalstudent av en eller annan anledning, exempelvis beviljat uppehållstillstånd, övergår till att vara avgiftsfri och följaktligen försvinner ur vissa system. Det behöver tydligt framgå att och vid vilken tidpunkt en student blivit avgiftsbefriad. Information om inkomna betalningar och avgiftsstatus måste också hållas uppdaterad för att möjliggöra en effektiv hantering.

5 Andra aspekter som rör ekonomi är också viktiga att belysa, såsom stöd för fördelning av pengar från inkomna studieavgifter samt framtagning av prognoser. I dagsläget används huvudsakligen GLIS och UPPDOK för detta. Tillgodoräknanden Vid tillgodoräknande av kurser behövs bättre stöd för att se om en student redan tillgodoräknat en kurs eller ett moment. Det behövs också ett bättre stöd för att se och söka i tidigare bedömningar. I dag används exempelvis diariet för att möjliggöra sökning bland tidigare bedömningar men det förekommer också att separata listor och sammanställningar upprättas och används som beslutsstöd. Det är också väldigt olika hur stor tillit som kan tillskrivas tidigare bedömningar, och beslutsstöd baserade på dessa, då studie- och kursplaner kontinuerligt förändras. Här efterfrågas därför även ett stöd för att på ett mer effektivt sätt kunna jämföra olika versioner av studie- och kursplaner. Vid tillgodoräknanden av kurser inom Uppsala universitet kan utbildningsledaren skriva kurskoden och få information om kursen hämtad automatiskt. Arbetet med tillgodoräknande av kurser skulle kunna underlättas om detta även var möjligt för kurser vid andra universitet, vilket det inte är i dagsläget. Kommer det att vara tillåtet från ett personuppgiftsperspektiv? Delade kurser och effektiv tillgång till tidigare information Hantering av kurser och registreringar på kurser som delas mellan flera institutioner är problematisk. Var studenten blir registrerad och vilket moment som tillhör vilken institution måste ställas in manuellt för varje kurstillfälle. Utbildningsledarnas arbete skulle bli mer effektivt om det vid skapandet av nya kurstillfällen gick att se information och värden för föregående års kurstillfällen, och på ett enkelt sätt kunna välja att återanvända det som inte behöver ändras. Även när informationen inte kan återanvändas rakt av är det värdefullt att kunna jämföra med tidigare tillfällen, t.ex. då det gäller fördelning mellan institutioner. Stöd för program Programspecifik information är svår för studenter att hitta i Studentportalen och utbildningsledarna önskar att Studentportalen utvecklas så att den i högre utsträckning uppfattas av studenter antagna till utbildningsprogram som en portal för just utbildningsprogrammet. Det är utbildningsledarnas erfarenhet att både de själva och studenter i dagsläget ser Studentportalen som en portal till en samling enskilda kurser snarare än till ett program. Det är också svårt att gå ut med programspecifik information till studenterna. Ett exempel är när examensbestämmelser ändras och en examen enligt tidigare bestämmelser snart inte går att få ut längre. Utbildningsledarna eller studievägledarna behöver då kunna skicka riktad information till dem som inte tagit ut sin examen och förvarna om detta. Idag får man göra den här sökningen i flera steg och sedan skickas informationen i regel ändå till några studenter som inte är berörda eftersom man inte kan hitta och filtrera utifrån all nödvändig information (t.ex. om man tagit examen från ett annat universitet eller ett annat program). Revidering av studieplaner Utbildningsledarna har ett behov av ett vidareutvecklat stöd för revidering av studieplaner. I Selma synliggörs inte i dagsläget vad som är skillnaden mellan olika versioner av en studieplan. Funktionen för revidering av kursplaner i Selma har ett bättre utbyggt stöd för detta, där man kan markera vad som ska ändras inför en revidering. Idag använder utbildningsledarna separata Word-dokument som stöd för att kunna spåra ändringar i studieplaner. 5

6 Slutord Utbildningsledarnas synpunkter berör en mängd aspekter av det studieadministrativa arbetet vid Uppsala universitet och pekar på behov av utveckling såväl av tekniska stödsystem som av rutiner och arbetssätt inom olika delar av organisationen. Komplementära synpunkter i form av krav och behov specifika för utbildningsledarnas roll har identifierats samtidigt som en generell överensstämmelse mellan utbildningsledarnas synpunkter och de som framkommit av de tidigare gruppernas arbete kan konstateras. Kompletteringen av målbilden utifrån utbildningsledarnas perspektiv utgör ett tydligt bidrag till, och en utökning av, universitetets gemensamma målbild och det fortsatta arbetet med att förverkliga den. Mer information om universitetets gemensamma målbild, de olika gruppernas arbete i relation till denna, samt information om andra insatser inom ramen för införandet av nya Ladok finns att tillgå på införandeprojektets webbplats: 6