Slutrapport workshopserie Resultatrapportering V15

Transkript

1 1 (5) Slutrapport Malin Zetterström och Susanne Dackheim Systemförvaltare, projektadministratör Studentavdelningen Slutrapport workshopserie Resultatrapportering V15 Bakgrund Ladok är ett nationellt system för studieadministration inom högre utbildning i Sverige. Det består av ett antal delsystem och produkter som ger stöd till olika delar av den studieadministrativa processen. Dagens Ladoksystem bygger på en åldrande teknisk plattform vilket resulterar i bland annat höga underhållskostnader och höga kostnader vid förändringar. Systemet möter inte upp dagens krav på tillgänglighet, flexibilitet och säkerhet. Det nya Ladoksystemet kommer därför att vara webbaserat med fokus på självservice för att möta dessa krav. Systemet ska också bidra till en smidigare daglig utbildningsadministration. Studentavdelningen vid Stockholms universitet leder på förvaltningschefens uppdrag det lokala projektet Ladok3-införande och som ett led i förberedelserna har vi under våren 2015 haft en workshopserie om dagens resultatrapporteringsgprocess i Ladok. Detta för att på ett tidigt stadium se om arbetsgången går att applicera på nya Ladok eller om ändringar i arbetsgången måste göras inför produktionssättningen Deltagare Projektet har utifrån intresseanmälningar och förslag från kanslicheferna för de båda områdeskanslierna utsett följande personer till att delta i en workshopserie om resultatrapportering under våren 2015: Helena Bergman (Utbildningskoordinator) - Institutionen för geologiska vetenskaper Erik Hansson (Utbildningsadministratör) - Institutionen för naturgeografi Susanne Hallander (Kursadministratör) - Institutionen för pedagogik och didaktik Jenny Nyman Hök (Studievägledare) - Juridiska institutionen Anna Borén (Studieadministratör) - Sociologiska institutionen Jessica Slove Davidson (Studierektor) BIG Institutionen för Biologisk Grundutbildning Henning Schmidt (Studierektor) - Fysikum Maria Bagger-Sjöbäck (Studierektor) - Sociologiska institutionen Postadress Besöksadress: Telefon: Stockholms universitet Studentavdelningen Stockholm Universitetsvägen 2 B Studenthuset

2 2 (5) Johan Schelin (Studierektor) Juridiska institutionen Anders Bengtsson (Universitetslektor) - Romanska och klassiska institutionen Upplägg Fyra workshops genomfördes där det första tillfället var en introduktion till nya Ladok samt en genomgång av syfte, upplägg och metod. Deltagarna fick pröva på att kartlägga en påhittad process för att bekanta sig med metoden. Vid andra tillfället kartlades processen att rapportera in betyg på prov. Deltagarna delades upp i två grupper som i slutet av workshopen redovisade sina processkartor för varandra och likheter och skillnader diskuterades i helgrupp. Tredje tillfället hade samma upplägg och vid detta tillfälle kartlades processerna att tillgodoräkna på prov respektive på helkurs. Vid det fjärde och avslutande tillfället summerades och utvärderades workshopserien och de delar i nya Ladok som berör resultatrapporteringsprocessen demonstrerades. Beskrivning av aktiviteter i dagens resultatrapporteringsprocess utifrån processkartor och diskussioner Resultat på prov 1. Startpunkt för processen: en tentamen är avslutad 2. Tentorna lämnas till expeditionen 3. Administratören sorterar tentorna 4. Administratören delar ut tentorna till respektive lärare/examinator oftast tillsammans med ett rättningsprotokoll alternativt kan administratören öppna för webbrapportering i Ladok på webb (LPW) 5. Examinator rättar tentorna. Eventuellt gränsfallsmöte 6. Läraren fyller i rättningsprotokollet (pappersformat) eller skriver in betygen direkt i LPW om tentamen är öppnad för det. Läraren klickar i LPW på skicka in, tar ut en arkivlista och undertecknar den och ger den till administratören för definitiv inläggning i Ladok. Arkivlistan arkiveras på institutionen (samma hantering som punkt 11-15) 7. Om LPW inte används; läraren skickar tillbaka rättningsprotokollet till expeditionen/administratören 8. Om LPW inte används; administratören lägger in betygen i Ladok 9. Om LPW inte används; administratören skriver ut arkivlistan 10. Om LPW inte används; administratören lämnar arkivlistan till examinator för underskrift 11. Om LPW inte används; examinator skriver under arkivlistan

3 3 (5) 12. Om LPW inte används; examinator skickar tillbaka arkivlistan till administratören för definitiv inläggning i Ladok 13. Administratören definitivinlägger betyget i Ladok 14. Studenterna delges sina betyg i Mina studier 15. Administratören arkiverar arkivlistan på institutionen Tillgodoräknande på prov - interna kurser (inom institutionen) 1. Studenten kontaktar studievägledare 2. Studievägledaren jämför kursplaner 3. Studievägledaren informerar studenten om konsekvenser 4. Studievägledaren noterar att tillgodoräknande ska göras 5. Studievägledaren rapporterar in tillgodoräknande i Ladok 6. Studievägledaren skriver ut arkivlista 7. Kursansvarig/projektansvarig skriver under arkivlistan Tillgodoräknande på prov - externa kurser (andra institutioner på SU och på andra lärosäten) 1. Studenten kontaktar studievägledare 2. Studenten lämnar in ansökan om tillgodoräknande på blankett tillsammans med bilagor: kursplan och litteraturlista 3. Studievägledaren jämför kursplaner och litteraturlistor i konsultation med lärare/studierektor 4. Studievägledaren fattar beslut om tillgodoräknande 5. Studievägledaren informerar studenten om konsekvens och besvärshänvisning 6. Studievägledaren rapporterar in tillgodoräknandet i Ladok med angivande av vad tillgodoräknande beräknas på 7. Studievägledaren skriver ut arkivlista 8. Kursansvarig/projektansvarig skriver under arkivlistan Tillgodoräknande på helkurs 1. Studenten lämnar in ansökan om tillgodoräknande på blankett tillsammans med bilagor: kursplan och litteraturlista 2. Registrator diarieför ansökan

4 4 (5) 3. Studierektor/internationell koordinator handlägger och fattar beslut om tillgodoräknande på helkurs på grund- och avancerad nivå efter eventuell rådgörande med kursföreståndare 4. Studierektor/internationell koordinator/studieadministratör rapporterar in tillgodoräknandet i Ladok 5. Studierektor/internationell koordinator/studieadministratör skriver ut arkivlista och undertecknar denna 6. Studierektor/internationell koordinator/studieadministratör meddelar studenten särskilt beslut 7. Studierektor/internationell koordinator/studieadministratör sparar beslutet och arkivlistan 8. Studenten kan överklaga beslutet inom 3 veckor 9. Institutionen gör en självrättelse 10. Institutionen och Studentavdelningen lämnar yttranden till överklagandenämnen 11. Överklagandenämnden skickar svaret till studenten och Studentavdelningen 12. Studentavdelningen vidarebefordrar till institutionen Sammanfattning Idag är det många aktörer inblandade i samma process vilket kan påverka rättssäkerheten till exempel när det finns flera medrättande lärare vars listor ska sammanställas till en enda lista och föras in i systemet. I nya Ladok kan alla inblandade lärare resultatrapportera samtidigt och ta del av varandras gjorda rapporteringar. Idag är svårt att få arkivlistan påskriven i tid, (särskilt från timlärare utanför universitetet) vilket leder till sena besked till studenterna. I nya Ladok attesteras resultaten digitalt. Idag saknas i Ladok och LPW en funktion som hanterar icke-poänggivande moment inom kurs/prov, till exempel bonuspoäng/extra credits, seminarienärvaro, inlämningsuppgifter. I nya Ladok kommer det finnas möjlighet att göra resultatnoteringar/anteckningar. Idag saknas ett beräkningsverktyg som automatiskt sammanställer poänggivande moment som är betygsgrundande. Detta görs ofta i Excel. I dagsläget är det oklart om det kommer att finnas funktionalitet för detta i nya Ladok. Systemet kommer att vara webbaserat med en helt ny systemlösning, uppbyggt av separata domäner. Varje domän ansvarar för en viss del av informationen rörande studiedokumentation. Användargränssnittet kommer att följa en modern navigation och utgå från olika arbetssituationer.

5 5 (5) Nya Ladok medför självadministration för lärare och gör handläggningsprocessen mer flexibel än idag, bland annat genom att klarmarkering och attestering av resultat sker direkt i systemet. Vi kan slutligen konstatera att flera av de hinder som identifierats i dagens resultatrapporteringsprocess kommer att försvinna i nya Ladok.