Kommande förändringar våren 2018

Transkript

1 Kommande förändringar våren 2018 Campusträffar mars-april 2017 Jonas Brorsson införandet av nya Ladok, Selma Bengt Sandblad, införandet av nya Ladok Åsa Cajander, införandet av nya Ladok Gerolf Nauwerck, införandet av nya Ladok Stina Bohman, ny lärplattform Eva Pärt Enander, Studentportalen Katarina Adenmark Studentportalen Kristin Ålin, införandet av nya Ladok

2 Nya och anpassade IT-system införs Nya Ladok ersätter Uppdok Ny lärplattform ersätter PingPong, Moodle och delar av Studentportalen Studentportalen anpassas Utbildningsdatabasen Selma anpassas Ett antal andra centrala system anpassas

3 Målet med förändringen De studieadministrativa och pedagogiska delarna bildar en fungerande helhet och uppfattas som väl sammanhängande. Kvalitetshöjning på olika sätt: I myndighetsutövning studenternas rättssäkerhet Enhetlig hantering gentemot studenterna - leder även till mer kostnadseffektiv administration Undervisning vidareutveckling av e-lärande vid UU

4 Ny lärplattform vid UU En lärplattform ska ersätta de nuvarande centralt förvaltade systemen för undervisning: Ping Pong Campus Gotlands Moodle Delar av Studentportalen Utbildning och kompetensutveckling inom e-lärande för universitetets lärare och administratörer

5 Bakgrund E-lärandet vid UU har mycket goda förutsättningar att utvecklas vidare för att nå en högre utbildningskvalitet och fler studenter. (Slutsatser och rekommendationer från e2014).

6 LMS-projektet fas 1 1. Request for information (RFI) + presentationer 2. Workshops med användargrupper 3. Anbudsinbjudan Kravspecifikation Utvärderingsmodell 4. Utvärdering av anbud vt 2016 vt 2017 vt 2018

7 Önskemål från workshoppar Den nya lärplattformen ska vara som en pedagogisk skattkista.

8 SKALL-krav BÖR-krav som ska verifieras BÖR-krav som ska utvärderas Användbarhetstest anställda och Leverantörer demar lösningar studenter

9 Användbarhetstest Testerna pågår i början av höstterminen i Blåsenhus lokaler. Det finns datorer med testmiljöer på plats. Lärare, administratörer och studenter på Campus Gotland kommer att få möjlighet att göra användbarhetstester i lokal på Campus Gotland. Totalt 30 testpass à 90 minuter att välja mellan.

10 Användbarhetstest, forts. Varje person testar ett system. Testuppgifterna kommer att fokusera på den grundläggande funktionalitet som utgör kärnan i det dagliga arbetet med kursverksamhet i lärplattformen. Som tack för att ni har tagit er tid att testa kommer ni att få en gåva.

11 Anpassningar av Studentportalen: utgångspunkter Ladoks funktionalitet används i så stor utsträckning som möjligt i Studentportalen. Det måste finnas stöd för UU-specifika översikter, processer och rutiner.

12 Påverkade funktioner i Studentportalen administratör och lärare Kursregistrering Tentamensanmälan Resultatrapportering: via framsteg via resultatlistor Mycket under huven

13 Påverkade funktioner i Studentportalen student Studentportalen fortsätter att vara studentens naturliga ingång till sin studieadministration. Kursregistrering och tentamensanmälan. Översikter över kurser och program ska finnas i SP. Från SP länkas till tjänster som utförs mer sällan: adressändring, ta ut intyg, ansöka om examen.

14 Studentportalens framtid Nya Ladok Studentportalen Ny LMS

15 Utbildningsdatabasen Selma Delvis överlappande funktionalitet i nya Ladok/Selma. Selma anpassas endast där det är nödvändigt. Kursversioner med moduler (=prov, kursdelar) läggs in och fastställs i Selma. Perioder när studenterna kan registrera sig på resp. utbildning anges i Selma. Hur påverkar detta institutionerna? Delar och prov (kursversion) måste vara klara innan antagningarna kommer från NyA (i början av augusti inför en hösttermin).

16 Nya Ladok Ett nationellt IT-system för studieadministration för 37 lärosäten. Redan igång vid: Kungliga konsthögskolan september 2016 Kungliga Musikhögskolan december 2016 Malmö högskola i slutet av mars lärosäten under 2017, bl.a. Stockholms universitet Lunds universitet i början av 2018, därefter vi - våren 2018

17 Nyheter i nya Ladok Delvis överlappande funktionalitet även med lärplattformen och Studentportalen Webbgränssnitt, studentgränssnitt Gemensam persontjänst Ladok-NyA Utbildningsinformation Hantering av utbildning på forskarnivån förändras Ärendeflöden NyA kan generera, studenter kan initiera (t.ex. tillgodo, examensansökan) Studieplaner för alla studenter Programtillfällen, kurstillfällen byte av tillfälle

18 Nyheter i nya Ladok forts Lärare och examinatorer knyts till kurstillfällen - länkar från startsidan till Mina kurser och Mina attesteringar. Lärare kan rapportera resultat och även notera delar/moment som inte ger hp eller betyg Examinatorer attesterar digitalt direkt i Ladok Inga arkivlistor på papper på institutioner. Studieresultaten och examen bevaras i universitetets e- arkiv.

19 Nya Ladok, en förhandstitt! Demo av nya Ladok finns på

20 Hur inför vi allt detta nya? Förberedelser vid UU sedan 2013 En gemensam målbild för framtidens studieadministration togs fram Användargrupper testar nya Ladok. Användargrupper medverkar vid valet av ny lärplattform. Olika delar av universitetet stödjer projekten och deltar i förberedelser Juridiska avdelningen, Säkerhetsavdelningen, IT-avdelningen, Studentavdelningen osv. En forskargrupp vid IT-institutionen stödjer projekten med sina kunskaper om införandeprojekt.

21 Ladok Målbilder, arbetsmiljö och införande Forskarstöd från inst. för informationsteknologi Åsa Cajander, Gerolf Nauwerck, Bengt Sandblad

22 Innehåll Vad karakteriserar ett bra it-system? Digital arbetsmiljö vad är det? Målbilden av det framtida studieadministrativa arbetet. Införandet av nya Ladok det lokala ansvaret.

23 Lite bakgrund... Stora it-projekt brukar gå åt h-e... Vad fordras för att lyckas?

24 Viktiga framgångsfaktorer Det handlar om verksamhetsutveckling inte (bara) teknikutveckling Höga krav på användbarhet Involvera användare i projektet Tydliga mål och en samsyn i organisationen Förankring, trygghet Den högsta ledningens tydliga engagemang Fokus på användbarhet, arbetsmiljö och nytta från början Införandet viktigt, med fokus på det nya arbetet

25 Vad är en god digital arbetsmiljö? Alla använder många olika it-system se till den totala arbetssituationen! Ska stödja arbetsuppgifterna på ett effektivt sätt. Bidra till överblick, se helheter. Man ska bli stödd, inte störd eller styrd... Ska utveckla kompetens, inte begränsa. Det ska kännas roligt, inte struligt och stressande.

26 Vad är en god digital arbetsmiljö? Alla använder många olika it-system se till den totala arbetssituationen! Ska stödja arbetsuppgifterna på ett effektivt sätt. Bidra till överblick, se helheter. Man ska bli stödd, inte störd eller styrd... Ska utveckla kompetens, inte begränsa. Det ska kännas roligt, inte struligt och stressande. m.m.

27 Hur fungerar det idag? Krav Ganska höga krav i form av många deadlines, myndighetsutövning och servicenivå Man lever upp till kraven Kontroll Studieadministratörerna kan hantera sina uppgifter och system Studieadministrativa systemen överlag ok, integrationen kunde vara bättre Erfarenheter är viktiga Stöd Supporten bra och nödvändig

28 Läs mer om undersökningen kring digital arbetsmiljö En första rapport kring digital arbetsmiljö för studieadminstratörer finns på MP, se länk nedan Länk till rapport

29 Varför målbilder? Nya Ladok (m fl) kommer! Stor påverkan på arbetet och på andra ITsystem. Kan innebära möjligheter till positiva förändringar. Ska utnyttjas! Målbilden beskriver det önskade framtida arbetet. Målbilden kan och bör påverka utformning, utveckling och införande.

30 Genomförande Fyra arbetsgrupper (á 6 pers.) o Administratörer o Lärare o Programansvariga och studierektorer o Studenter Dokumentation och rapporter Summerat till en gemensam målbild som speglar de samlade målbilderna (se MP). Presentationer, förankring, kompletteringar...

31 Huvudsakliga resultat En stor samsyn mellan de fyra grupperna. Inga identifierade konflikter! Skillnader beror på att olika aspekter står i centrum och är viktiga för olika användargrupper. En enklare, effektivare och snabbare samverkan. Tydliga, effektiva, gemensamma processer. Flexibilitet i olika avseenden viktigt. Kvalitet och säkerhet. Helheten... Ett system (ska i alla fall kunna uppfattas som ett.) Se allt som ärendeflöden Klart förbättrat stöd till studenterna!!

32 Införande av nya IT-system Införandet är när organisationen måste anpassa sig till IT-systemet efter att utvecklarna har gett upp att försöka anpassa systemet till verksamhetens behov... Så får det inte bli här!!

33 Vad är ett bra införande? Fokus på det nya arbetet. Ett lokalt drivet förändringsarbete. Ingen kan införa något åt er... Före under efter. Man måste utforma det nya arbetssättet. Man måste utbilda om det nya arbetssättet. Detta kräver tid, resurser, stöd och engagemang.

34 Det lokala införandet Det lokala införandet måste göras lokalt! Ansvaret ligger på prefekterna. Samordna inom fakulteter och vetenskapsområden? Utgå från en gemensam grundplan, checklista, anpassa vid behov Länken till checklistan

35 Övergången 2018 Den exakta tidpunkten fastställs av Ladok-förvaltningen senare under Då kan institutionen börja planera för själva övergångsveckan: Systemen stängs helt eller delvis ca en vecka Instruktioner, handledning, utbildning och support kommer att ges i god tid före övergången. Utökad support och utbildning även långt efter övergången.

36 En fungerande helhet 2019! Bättre service gentemot studenterna Enklare administration Rättssäker myndighetsutövning Vidareutvecklad e-lärande Institutionens lokala engagemang är en förutsättning. Ingen kan införa något åt någon annan. men vi kan hjälpas åt!

37 Tack för att ni kom! Löpande information om nya Ladok både på svenska och engelska: Ny lärplattform: Medarbetarportalen Vårt UU Universitetsövergripande projekt Ny lärplattform