Studieadministratörers digitala arbetsmiljö Preliminär lägesrapport

Transkript

1 Studieadministratörers digitala arbetsmiljö Preliminär lägesrapport 22 mars 2017 Gerolf Nauwerck/IT-institutionen Synpunkter och kommentarer mottages tacksamt så länge studien pågår. Bilden är hämtad från presentationen den 21 mars 2017 och är deltagarnas svar på frågan tre saker som är viktiga för din digitala arbetsmiljö

2 Sammanfattning Denna lägesrapport är en preliminär beskrivning av nuläget vad gäller den digitala arbetsmiljön för studieadministratörer vid Uppsala universitet. Den baseras på tillgänglig statistik, intervjuer och en enkät. Studien omfattar inte den fysiska eller den psykosociala arbetsmiljön. Resultaten kan sammanfattas enligt följande: Hygienfaktorer som drift, support och grundläggande arbetsuppgifter får positiva omdömen Motivationsfaktorer som berör kvalitet, utvecklingsmöjligheter, samarbete etc får mer blandade omdömen och pekar mot en utvecklingspotential. Avslutningsvis diskuteras strategier för att stärka rollen som studieadministratör i samband med den stundande förändring som väntar i samband med nya Ladok. Resultaten har tolkats utifrån krav-kontroll-stöd-modellen. Inledning Den 21 mars presenterades en lägesrapport från den undersökning av studieadministratörers digitala arbetsmiljö som genomförts av forskare från IT-institutionen. Undersökningen är en del av det pågående samarbetet mellan det lokala införandeprojektet för nya Ladok och ITinstitutionen. 1 Denna pm kompletterar presentationen genom att i löpande text sammanfatta huvuddragen i vad som sades på seminariet. Det bör påpekas att studien inte är avslutad, slutrapport återstår att skriva och därför används här termen lägesrapport. Digital arbetsmiljö I arbetsmiljöverkets rapport 2015:17 definieras den digitala arbetsmiljön enligt följande: Den arbetsmiljö, med dess problem och möjligheter av såväl fysisk, psykosocial som kognitiv art, som blir resultatet av att arbetets stöd system och verktyg digitaliseras. (2015:17, s 15) En viktig avgränsning för denna studie är att den fokuserar på vissa aspekter av den digitala arbetsmiljön. Den omfattar inte den fysiska eller mer hälsorelaterade psykosociala arbetsmiljön. En sådan kartläggning är också vara viktig men ligger utanför syftet med denna studie. Motivet till denna avgränsning är bland att dessa andra aspekter inte relaterar till införandeprojektets uppdrag. En tillkommande motiv är att de etablerade verktyg som använts har en motsvarande avgränsning. Studien Studiens huvudsyfte är att göra en nulägesbeskrivning och möjliggöra en uppföljning efter införandet. Ett sekundärt syfte är att ge underlag för det pågående förändringsarbetet. Studien baseras på statistikunderlag från GLIS, djupintervjuer med studieadministratörer och en enkät. Enkäten omfattar frågor från system usability scale (SUS), UsersAwards och Prevent - de 1 Se 2 av 8

3 två sistnämnda väletablerade svenska verktyg. 2 Uppdokenheten svarade för urval av respondenter (Uppdokanvändare med hög behörighet i systemet) och en webbaserad enkät skickades till 322 respondenter, med var 54% svarsfrekvens (nov/dec 2016). Hälften av respondenterna fick en variant, andra hälften fick en annan, med vissa gemensamma frågor. En del respondenter menade att det var svårt (omöjligt) att besvara en del frågor: Det är alldeles omöjligt att besvara specifika frågor om svaren ska gälla för alla studieadministrativa system. Det som gäller för Selma gäller inte studentportalen, det som är sant för NyA stämmer inte för TimeEdit etc etc. (respondent 1) Andra sammanfattade sin syn på den digitala arbetsmiljön: Vart och ett av IT- systemen kan vara helt OK, men mängden olika gränssnitt, inloggningar, sökfunktioner/inskrivningsformat/datumformat utgör den extra belastningen. (respondent 2) Åter andra underströk den försiktiga optimism som präglar svarsgruppen: Jag har använt Uppdok sedan start och aldrig haft några problem med programmet men kan känna att det är dags för förnyelse så det blir nog bra med nya Ladok. Jag kan känna en viss stress över att allt dagligt arbete är kopplat till datorn. Det gör att man är beroende av att systemen alltid fungerar. (respondent 3) De 322 studieadministratörer som utgör respondenterna kan beskrivas enligt följande: 90% T/A-personal 40 olika jobbtitlar 2/3 kvinnor 85% under 60 år Större delen av frågorna var påståenden som respondenterna kunde hålla med om eller inte, på en sexgradig skala. Här har redovisningen förenklats för presentationen, så att de tre positiva alternativen adderats och samma sak för de negativa. Det är ändå viktigt att notera att det bakom de två alternativ som presenteras nedan döljer sig olika nyanser, som i allmänhet följer en normalfördelning. Eftersom det rör sig om totalt runt 80 frågor presenteras inte heller alla här, utan ett urval som förhoppningsvis ändå ger huvuddragen. Som tolkningsram används den så kallade krav-kontroll-stöd-modellen. 3 Modellen bygger på att arbetsmiljön låter sig beskrivas utifrån huvuddimensionerna krav respektive kontroll. Med krav avses de externa krav som själva arbetet ställer på arbetaren. Kontroll syftar på arbetarens kontroll över sin arbetssituation (autonomi). Stöd är det upplevda sociala stödet på arbetsplatsen. Förekomsten av stöd kan positivt påverka krav-kontroll och omvänt. Det är särskilt i situationer med låg kontroll, höga krav och lågt stöd som risken för stress och utbrändhet ökar. 2 SUS se UsersAwards, se tcodevelopment.se/usersaward. Prevent, se Tack till Prevent för tillstånd att använda frågorna i detta sammanhang. 3 Karasek, R., & Theorell, T. (1990). Healthy work: stress, productivity, and the reconstruction of working life. New York, N.Y: Basic Books. 3 av 8

4 Nuläge Överlag finns det inga dramatiska resultat i enkäten. Resultaten svarar ganska väl mot värdet för SUS, som är 63/100 vilket är strax under vad som brukar betraktas som genomsnittligt. Fördelningen av SUS illustrera också den normalfördelning som präglar de flesta svaren och kan vara bra att ha i åtanke i det följande: SUS Figur 1. System Usability Scale (SUS). Fördelning av svar. Medelvärde 63/100. Det förekommer alltså alltid variationer och det som presenteras nedan ska förstås som tendenser i materialet. Krav Det finns ett antal frågor i enkäten som berör krav, dessa kretsar i huvudsak kring möjligheten att utföra sina uppgifter med stöd av systemen och de kognitiva krav som orsakas av systemen i sig (i synnerhet informationsflödet). Följande figur exemplifierar kravdimensionen: 100 % Neg. Pos. 50 % Respons Information Förväntningar Figur 2. Från vänster till höger: (1) Jag har möjlighet att ge snabb respons på förfrågningar som kommer via IT-systemen. (2) Jag upplever att mängden information jag tar emot via IT-systemen i mitt arbete är lagom. (3) Jag kan leva upp till lärare/studenters förväntan på respons via IT-systemen Som framgår av figuren är bilden lite mer blandat vad gäller möjligheten till snabb respons och upplevelsen av informationsflödet medan majoriteten anser sig leva upp till lärare och studenters förväntningar 4 av 8

5 I kravbilden ingår också att arbetet är präglat av en rad (cykliskt återkommande) deadlines som dessutom påverkar andra. I många fall är de även kopplade till myndighetsutövning och myndighetsbeslut. Studieadministratörerna fungerar som en informell kvalitetskontroll för mycket av den inrapportering som lärare gör. Yrkesrollen präglas också av ett ambitiöst servicetänkande. En sak som noteras är också hur de senaste årens digitalisering gjort att ärenden ändrat karaktär, vissa ärenden som tidigare tog tid går nu fort medan ärenden som förr enkelt kunde lösas i ett direkt samtal kan bli utdragna mailkonversationer. Ett mer renodlat teknikperspektiv på kraven illustreras av följande figur: 100 % Neg. Pos. 50 % Figur 3. Från vänster till höger: (1) Jag upplever att möjligheten till "gränslöst arbete" överlag påverkar mig positivt. (2) De studieadministrativa systemen samverkar på ett effektivt sätt med varandra (3) Jag har sällan teknikproblem med mina IT-system. Här är bilden genomgående mer blandat. Även om ganska många är positiva till det gränslösa arbetet och till hur väl systemen är integrerade/samverkar så är nästan lika många mer negativa. En majoritet upplever ganska få teknikproblem. Kontroll Gränslöst arbete Samverkar Teknikproblem Kontrolldimensionen handlar om studieadministratörernas autonomi, deras inflytande på den egna arbetssituationen och omvänt i vad utsträckning denna kontroll begränsas av tekniken. Följande figur illustrerar detta: 100 % Neg. Pos. 50 % Inte styrd Förutsägbart Hantera system Figur 4. Från vänster till höger: (1) De studieadministrativa systemen styr inte på ett onödigt sätt hur jag måste utföra mina arbetsuppgifter. (2) De studieadministrativa systemen bidrar till att göra arbetet mera förutsägbart. (3) Jag klarar av att hantera mina dagliga IT-system. 5 av 8

6 Här framgår att synen på IT-systemen som styrande är högst blandad medan däremot en majoritet menar att de bidrar till förutsägbarhet och inte minst att studieadministratörerna kan hantera sina system. Faktorer som bidrar till kontrollen är att studieadministratörerna utifrån sin position har något av en unik helhetssyn, där de ser såväl lärare som studenters och administratörers perspektiv och de ser hur systemen samverkar på en konkret vardaglig nivå. Erfarenhet är förstås viktigt för att uppleva kontroll men både intervjuer och data pekar på att det kan ta ganska många år innan man är trygg i sin roll. Figuren nedan illustrerar hur erfarenhet samvarierar med uppfattningen av Uppdok (SUS-index). SUS = 75 SUS = 70 SUS = 65 SUS = 60 SUS = 55 SUS = 50 <2 år 2-5 år >5 år Figur 5. Skillnader i SUS-index mellan respondenter med olika lång erfarenhet av studieadministration. Högre staplar är bättre. Notera att SUS-index är sammanvägt och handlar om flera aspekter inte bara själva systemet. Till erfarenhetens betydelse bidrar flera faktorer: universitetets komplexitet, systemens komplexitet men i vissa fall kanske även arbetets status relativt kollegor med höga akademiska positioner. Att systemen bitvis är dåligt integrerade är inte enbart negativt då problemlösning är en av arbetets kreativa aspekter, även om det noteras att ett förlorat förtroende för ett system tar tid att återskapa. Arbete med gemensamma dokument och strukturer bidrar till kontrollen. 6 av 8

7 Stöd Preliminär lägesrapport Stödet handlar om studieadministratörernas upplevda sociala stöd. Detta kan illustreras med följande figur: 100 % Neg. Pos. 50 % Utveckling Information Support Figur 6. Från vänster till höger: (1) Vid införande eller större förändringar av de studieadministrativa systemen deltar vi användare aktivt vid utformningen av system, rutiner och processer. (2) Jag har fått nödvändig information och kunskaper för att använda de studieadministrativa systemen på ett effektivt sätt. (3) Jag får den hjälp jag behöver från supporten. Uppfattningarna vad gäller deltagandet vid utveckling går isär. Däremot är synen på information/utbildning tydligt positiv och synen på supporten väldigt positiv (här ligger också många svar i den mest positiva delen av skalan). Intervjuerna bekräftar synen på den centrala supporten som väldigt ambitiös och kompetent. Den framstår också närmast som en integrerad del av verksamheten på institutionsnivå. En viss problematik kan ändå noteras kring hur den centrala supporten inbland organiseras i första/ andra/tredje-linjens support då studieadministratörerna uppfattas som slutanvändare och hänvisas till första linjen. Någon av respondenterna pekar på att studieadministratörerna i mångt och mycket snarare är systemens företrädare ute i verksamheten och att de bör ha en annan position i supportkedjan. Snarare är det lärare/studenter som är slutanvändare. En viktig del av det upplevda sociala stöder är det kollegiala stödet på institutionen och här kan noteras stora strukturella skillnader mellan institutioner och fakulteter. Ganska självklart är att det finns en skillnad mellan stora och små institutioner men det är inget enkelt linjärt samband. Tydligt är i vart fall att många studieadministratörer arbetar ganska ensamma. Nätverk över institutionsgränserna är också viktiga och här pekar även enkätdata på att dessa har en betydelse för hur respondenterna upplever sin digitala arbetsmiljö. En återkommande problematik är svårigheten att få gehör hos ledning/prefekt något som kopplas till inte minst grundutbildningens status relativt forskning. Krav-kontroll-stöd Sammanfattningsvis kan konstateras att vad som kan kallas hygienfaktorer får goda omdömen, studieadministratörerna lever upp till lärare och studenters förväntningar, systemen fungerar tekniskt, utbildning och support fungerar. Supporten förefaller fungera så väl att den nog måste betraktas som delvis mer än en hygienfaktor. Däremot är bilden mer blandad vad gäller vad som skulle kunna kallas motivationsfaktorer, de aspekter som ger kvalitet i arbetet. 7 av 8

8 Framtid När det gäller den närmaste framtiden innebär det samtidiga införandet av nya Ladok, nytt LMS och förändringar av SP och andra angränsande system och tillhörande processer ett massiv förändringsarbete. Även om all planering syftar till en så problemfri övergång som möjligt är det högst sannolikt att övergången kommer att innebära en svacka (även känd som J-kurvan, ett klassiskt begrepp inom förändringsarbete). Istället är frågan hur långvarig och hur djup denna svacka blir samt vad som kan göras för att minimera den. Figuren nedan illustrerar resonemanget: Figur 67. Förändringsprocessen. Mot bakgrund av studien kan notera några möjliga strategier för att skapa en mer motståndskraftig studieadministration under förändringsprocessen. Stöd En utveckling av nätverk mellan institutioner men också av organisationen vid inte minst institutioner med få administratörer är en viktig del av stödet. Att få nya medarbetare att engagera sig i nätverk kan också vara en väg till kompetensutveckling. Supporten inte minst kring Ladok framstår som av oerhört stor strategisk betydelse och den borde också vara viktig att stärka under förändringsarbtete. Kontroll Två områden som kan bidra till en ökad kontroll är kompetensutveckling respektive en statushöjning av det studieadministrativa arbetet. Kompetensutveckling kan antagligen i någon mån kompensera för kortare erfarenhet. I takt med att erfarna studieadministratörer går i pension tillkommer nya och här är det viktigt att dessa så snabbt det går får nödvändig kompetens. En reviderad bild av studieadministratören och det studieadministrativa arbetet framstår som central och relaterar även positivt till möjligheterna att bidra till förändringsarbetet. Studieadministrationen behöver förstås som en kvalificerad servicefunktion och studieadministratörens roll behöver uppvärderas. Strategisk rekrytering En sista punkt som bör nämnas är att undersöka möjligheterna till framåtsyftande rekrytering. Givet att uppåt 15% av studieadministratörerna kan komma att gå i pension under tiden införandet pågår finns ett motsvarande behov av nyrekrytering. Att göra vissa av dessa i förtid skulle skapa en buffert inför övergången och dessutom förenkla kompetensöverföring mellan nya och gamla medarbetare. 8 av 8