Barn- och ungdomsförvaltningens förslag till beslut

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (7) Dnr Bun 2015/119 Arbetsmiljökompassen 2014 Förslag till beslut Barn- och ungdomsförvaltningens förslag till beslut 1. Redovisningen av medarbetarundersökningen Arbetsmiljökompassen 2014 godkänns. Ärendet i korthet Som ett led i att följa upp det personalpolitiska arbetet genomförs vartannat år en kommungemensam medarbetarundersökning. Syftet med undersökningen är att, förutom att vara ett uppföljningsinstrument, skapa delaktighet genom att chefer och arbetsledare gemensamt med sina medarbetare tar ansvar för att tillsammans analysera enkätens resultat, diskutera lämpliga åtgärder och genomföra dessa i syfte att utveckla och förbättra arbetsplatsen. Handlingar 1. Barn- och ungdomsförvaltningens tjänsteskrivelse Bakgrund Järfälla kommun ska bedriva en personalpolitik som medverkar till att kommunen är en attraktiv arbetsgivare, där uppsatta verksamhetsmål nås genom bra ledarskap, aktivt medarbetarskap, jämställdhet, mångfald, professionalism och en god arbetsmiljö. Kommunen har sedan 1996 genomfört medarbetarundersökningar för att följa upp sin personalpolitik beslöts det, mot bakgrund av att man i tidigare undersökningar sett en viss försämring inom området arbetsmiljö, att genomföra undersökningar med fokus på den psykosociala arbetsmiljön. Kommunen medverkade i ett forskningsbaserat projekt som genomfördes tillsammans med Ekerö, Nynäshamns och Södertälje kommuner. Projektet drevs av Information Tools Scandinavia AB tillsammans med forskare från Centrum för tjänsteforskning vid Karlstad universitet och Statistiska institutionen vid Stockholms universitet. Projektet resulterade i en ny fråge- och analysmetod, Arbetsmiljökompassen, som med ett begränsat antal frågor ringar in de viktigaste dimensionerna av den psykosociala arbetsmiljön. Arbetsmiljökompassen har använts åren 2010, 2012 och Arbetsmiljökompassen 2014 Barn- och ungdomsförvaltningen Besöksadress: Vasaplatsen 11 Postadress: JÄRFÄLLA Anneli Jeppsson, Verksamhetschef Telefon växel: Telefon: (direkt) E-post: barn.ungdomsnamnden@jarfalla.se Webbplats: Fax: Organisationsnummer: Postgiro: Bankgiro:

2 (7) Sedan 2011 har Sverige Kommuner och Landsting (SKL) och Rådet för främjande av kommunala analyser (RKA) erbjudit kommuner och landsting ett kompletterande verktyg för att kontinuerligt utvärdera arbetsgivarpolitiken med bäring på Hållbart medarbetarengagemang (HME). Åren 2012 och 2014 har Arbetsmiljökompassen kompletterats med mätning av HME. Fakta om medarbetarundersökningen Arbetsmiljökompassen Arbetsmiljökompassen utgår från Karasek och Theorells krav-, kontroll- och stödmodell. Modellen bygger på att en balans mellan arbetskrav, medarbetarens möjligheter att påverka arbetssituationen samt ett bra socialt stöd behövs för att motverka risk för ohälsa. Enligt den vetenskapliga modellen är det möjligt att ställa höga krav på medarbetarna så länge detta matchas av lika stora möjligheter för den enskilde att påverka sin arbetssituation samt att det sociala stödet från arbetsrelaterade kontaktar fungerar som en buffert och dämpar stress. Utgångspunkten vid framtagande av Arbetsmiljökompassen var att få med hur olika faktorer samverkar med varandra och på så sätt skapa en flerdimensionell bild av hur medarbetarna uppfattar sin arbetsmiljö. Det är därmed inte svaret på en enskild fråga som ger resultatet utan det är hur samtliga frågor per dimension som avgör respondentens upplevelse av arbetssituationen. Arbetsmiljökompassen bygger på 30 noga valda utvalda frågor. På individnivå mäts balansen mellan arbetskrav, inflytande, socialt stöd och hur ledarskapet upplevs. Huvuddelen av frågorna har fasta svarsalternativ, två av frågorna är öppna, där medarbetaren får beskriva det bästa respektive sämsta med sin arbetsplats. Genom olika svarskombinationer bildas åtta arbetssituationer som bildar tre kluster, grönt, gul och rött. Kort beskrivning av de tre klustergrupperna Grön, Gult och Rött Gröna arbetssituationer innebär att trots höga arbetskrav har medarbetarna stor kontroll över sin arbetssituation. Om stödet från chefer, kolleger och andra arbetsrelaterade kontakter fungerar tillfredsställande, motverkas även stressproblem. Även om dessa arbetssituationer inte kan skapas överallt och hela tiden så bör inriktningen för en arbetsgivare vara att sträva efter en så hög andel "Gröna arbetssituationer" som möjligt. Gula arbetssituationer kan tolkas som en varningssignal på att medarbetarna kan sakna utmanande arbetsuppgifter. Här finns möjligheter att ta tillvara en outnyttjad potential. De som har begränsad möjlighet att påverka sitt eget arbete kan uppleva att deras kapacitet och kunskap inte tas tillvara. Om stödet från chefer, kolleger och andra arbetsrelaterade kontakter är lågt finns risk för en arbetsplats med omotiverade medarbetare och låg produktivitet. Röda arbetssituationer visar en stor obalans mellan arbetsbörda och möjlighet att kunna påverka sin situation. Ju större andel "Röda arbetssituationer", desto viktigare är det att arbeta med detta. Att känna stöd från sin chef, kolleger och andra arbetsrelaterade kontakter är avgörande för att man ska orka med sitt arbete. Där stöd saknas är risken stor att det finns medarbetare som mår dåligt och inte vet vad/hur de ska göra för att förbättra sin situation.

3 (7) Fakta om HME-index index för hållbart medarbetarengagemang HME omfattas av tre delindex; motivation, ledarskap och styrning. Varje delindex har tre frågor vilket totalt ger nio frågeställningar i form av påståenden, som mäter förutsättningarna för medarbetarengagemang. Hypotesen är att ett högt HME återspeglar goda förutsättningar för kvalitet i verksamheten, samt att det är en förutsättning för att nå goda verksamhetsmässiga resultat. Det ger också möjlighet att analysera kopplingen mellan medarbetarengagemang, verksamhetsresultat och ekonomi samt jämförelser med andra kommuner (för de kommuner som beslutar att använda sig av detta mått). Processen för genomförande och hantering av Arbetsmiljökompassen 2014 Medarbetarundersökningen genomfördes under veckorna 46,47 och Alla chefer i organisationen fick tillgång till det egna resultat den 19 januari. Resultatet på kommunnivå presenterades för kommunledningsgruppen den 21 januari och i centrala samverkansgruppen den 23 januari. Alla medarbetare har tillgång till kommunresultatet via portalen. Under fyra tillfällen i januari och februari erbjöds alla chefer möjlighet att gå utbildning i tolkning av resultat. Cheferna fick tillgång till en Power Point-mall för presentation av det egna resultatet samt ett handledningsmaterial för analys- och åtgärdsdiskussioner i respektive arbetsgrupp. I februari erbjöds också en fördjupningsdag för chefer med olika pass, t.ex. hur resultatet kan användas i det systematiska arbetsmiljöarbetet, praktiskt bearbetning av problem/frågeområden m.m. Dessutom erbjöds alla anställda att delta på medarbetar-seminarium om Arbetsmiljökompassens övergripande resultat vid två tillfällen i februari. Alla medarbetare ska ha fått ta del av arbetsplatsens resultat senast 1:a mars. Översikt resultat Svarsfrekvensen för Barn- och ungdomsförvaltningen uppgick till 77 procent, vilket är i stort sett samma som föregående mätning 2012 (78 procent) personer var inbjudna att besvara enkäten och av dem svarade 1495 personer. Svarsfrekvensen är överlag ganska bra ute på enheterna med undantag från ett par enheter där man ligger lägre medan andra når 100 procents svarsfrekvens. Kommunens totala svarsfrekvens uppgick till 72 procent.

4 (7) Fördelning av arbetssituationer Ökning av inflytande och socialt stöd För förvaltningen som helhet har andelen medarbetare som upplever att det har ett högt inflytande över sin arbetssituation (dynamiskt, balanserad, trivsam, bekväm) ökat från 57 till 59 procent. Även andelen som upplever starkt socialt stöd har ökat från 73 till 75 procent. Andelen medarbetare som upplever höga arbetskrav (dynamiska, balanserade, påfrestande, skadliga) ligger på samma nivå som tidigare mätning 2012 med 61 procent. Andelen medarbetare som har en optimal balans mellan höga arbetskrav och möjlighet att påverka sitt arbete en s.k. grön arbetssituation har sedan mätningen 2012 ökat från 35 till 37 procent. Andelen medarbetare som har en obalans, en röd arbetssituation med höga arbetskrav och låg inflytande har sedan 2012 minskat från 26 till 24 procent. I jämförelse med 39 procent (2012) hamnar 38 procent av medarbetarna i den gula zonen som kännetecknas av stora möjligheter att styra utförandet av arbetet samt en upplevelse av att man oftast hinner med sina arbetsuppgifter. En del av dessa medarbetare kan dock sakna utmaningar, vilket på sikt kan leda till att arbetet känns otillfredsställande. Bland de som också saknar socialt stöd kan arbetet upplevas isolerat. De medarbetare som upplever små möjligheter att påverka det egna arbetet kan med tiden känna att deras kapacitet inte tas till vara.

5 (7) Jämförelse inom kommunen Profilen för Barn- och ungdomsförvaltningen, som innefattar Beställare BUN och Utförare BUN, överensstämmer ganska väl med profilen för hela kommunen. I rapporten för Utförare BUN framgår att det finns en stor variation mellan skolor och förskolor. Som ett gott exempel kan lyftas den enhet som ökat andelen gröna arbetssituationer från 36 till 50 procent och minskat andelen röda, skadliga arbetssituationer, från 28 till 11 procent. Mer information om profilen för respektive skola, förskola och underordnade arbetsplatser finns i respektive skol- och förskolerapport. Ledarskapsindex Ledarskapsindex har fortsatt att öka från 62 (2010) till 64 (2012) till årets värde på 65. Ledarskapets styrkor uppges främst vara att medarbetare upplever att man vet vad som förväntas, att man känner sig respekterad i sin yrkesroll och att chefen tar sig tid att lyssna om medarbetaren kommer med ett problem. Resultatet visar, som vid tidigare mätningar, på att det finns en förbättringspotential för ledarskapet inom områden som feedback, konflikthantering och organisering av verksamheten HME Hållbart medarbetarengagemang Barn- och ungdomsförvaltningens HME-index är oförändrat sedan tidigare mätning och ligger på 79. Järfälla Kommuns index för HME ligger på 78. HME-index står för nivån av medarbetarengagemang samt hur organisationen och dess chefer lyckas skapa, tillvarata och upprätthålla ett stort medarbetarengagemang. Analys/Övervägande Profilen för Barn- och ungdomsförvaltningen ser mycket bra ut och sammanfattningsvis har arbetssituationen för medarbetarna på Barn- och ungdomsförvaltning förbättrats något sedan tidigare mätning. Resultatet på arbetsplatsnivå visar dock på ganska stora variationer och detsamma gäller för olika yrkesgrupper. I och med detta är det viktigt att det fortsatta arbetet sker på de enskilda enheterna och arbetsplatserna utifrån lokala förutsättningar och behov. Den centrala förvaltningen fungerar som stöd för att skapa utvecklingskraft på de olika enheterna.

6 (7) Arbetet med uppföljningen av resultatet av Arbetsmiljökompassen har skett ute på respektive enhet under våren 2015 och handlingsplaner har upprättats. Ledningsgrupp, samverkansgrupp och arbetsplatsträffar är de kanaler som i första hand används för diskussion och analys av arbetsmiljökompassen. Varje enhet har tillsammans utifrån aktuella förutsättningar identifierat relevanta utvecklingsområden. Därefter har de prioriterat ett par förbättringsområden och en handlingsplan har upprättats med konkreta åtgärder och tidsplan. Nedan är de mest frekventa utvecklingsområdena som framkommer i enheternas handlinsplaner: - Ökad feedback genom verksamhetsbesök av skolledning, auskultation och kollegialt lärande. Utveckla strukturer och forum för återkoppling. - Ökat socialt stöd genom utökat teamarbete och tid för gemensamma aktiviteter. - Tydligare organisering av arbetet samt en ökad tydlighet när det gäller roller, uppdrag, ansvar, förväntningar och beslutsgångar. - Ökad delaktighet i beslutsprocesser som rör arbetsplatsen exempelvis hur arbetet ska organiseras och bedrivas. - Tydligare informationskanaler och kalendarium i syfte att öka kontrollen över arbetet. - Tillvaratagande av kompetens genom att se över hur den bäst kan tas till vara i verksamheten samt uppmuntra till kompetensutveckling. Eftersträvansvärt, för organisation såväl för medarbetaren, är att uppnå en balans mellan höga arbetskrav, stort inflytande och starkt socialt stöd. Höga krav och utmaningar bidrar till ett stimulerande arbete och utveckling om medarbetaren samtidigt har möjlighet att ha inflytande över sitt arbete och ett starkt socialt stöd, vilket är en viktig buffert mot stress. I förvaltningen i stort har vi minskat andelen röda arbeten men arbetssituationer inom förvaltningen varierar dock från skadligt och påfrestande arbeten till dynamiska och balanserade arbetsplatser där man upplever att man har stor möjlighet att påverka sitt arbete. Det fortsatta arbetet bör således ske på respektive enhet i syfte att fortsätta minska de röda arbetssituationerna då det räknas som högstressarbeten samt bibehålla och öka arbetsmiljöer med stort inflytande. En stor andel gula arbetsplatser är inte heller önskvärt och förvaltningen behöver därför se gula arbetssituationer som en stor potential där det finns outnyttjade resurser. Några enheter har identifierat behovet av kompetensinventeringar i syfte att bättre tillvara ta kompetens och kapacitet. Förvaltningen avser att göra en fördjupad studie på den enhet som förbättrat sitt resultat. Resultatet av studien kommer att ligga till grund för ett gemensamt lärande inom förvaltningen. Viktigt är också att arbeta för ett fortsatt starkt socialt stöd ute på arbetsplatserna, vilket är en buffert mot stress. I nuläget upplever merparten av medarbetarna att de har ett högt socialt stöd och det är något man ute på arbetsplatserna arbetar för att bibehålla och öka genom bl.a. utökat teamarbete och gemensamma aktivitetet. Ledarskapsindex har ökat sedan 2010, vilket är en positiv trend. Det är viktigt att identifiera framgångsfaktorer och behålla den goda trenden. En av ledarskapets stora

7 (7) utmaningar är att tillgodose alla medarbetares behov av feedback och man arbetar ute på enheterna för att finna utrymme och former för ökad återkoppling. Ett förslag till åtgärd är att förvaltningsövergripande arbeta med ledarutveckling/utbildning i syfte att stärka chefer i viktiga frågor som feedback och konflikthantering. Slutsatser Med anledning av resultaten i Arbetsmiljökompassen 2014 har Barnungdomsförvaltningen genomfört och kommer att genomföra en rad åtgärder ute i verksamheterna med syftet att fortsätta minska röda arbetssituationer och arbeta för en optimal balans mellan höga arbetskrav och högt inflytande. Åtgärderna är främst kopplade till utveckling av processer, rutiner och strukturer för information, feedback och planering. Man kommer också arbeta med att tydliggöra roller, förväntningar och ansvarsområden samt för ett fortsatt starkt socialt stöd. Minna Avrin Barn- och ungdomsdirektör Anneli Jeppsson Verksamhetschef Expedieras till Kommunstyrelsen Enhetschefer i kommunal förskola och skola