Kommunstyrelseförvaltningens förslag till kommunstyrelsen

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (7) Kommunstyrelsen Dnr Kst 2015/79 Arbetsmiljökompassen uppdrag till nämnder och styrelse att redovisa åtgärder med anledning av medarbetarundersökningen Förslag till beslut Kommunstyrelseförvaltningens förslag till kommunstyrelsen 1. Redovisningen av medarbetarundersökningen "Arbetsmiljökompassen 2014" godkänns. 2. Samtliga nämnder och styrelsen får i uppdrag att senast den 15 oktober 2015 redovisa åtgärder med anledning av undersökningen. 3. Kommunstyrelseförvaltningen får i uppdrag att återkomma till kommunstyrelsens arbetsutskott senast i december 2015 med en sammanställning av inkomna redovisningar samt förslag till eventuella insatser på kommunövergripande nivå. Ärendet i korthet Ett led i att följa upp det personalpolitiska arbetet genomförs vartannat år en kommungemensam medarbetarundersökning. Syftet med undersökningen är att, förutom att vara ett uppföljningsinstrument, skapa delaktighet genom att chefer och arbetsledare gemensamt med sina medarbetare ansvarar för att tillsammans analysera och genomföra åtgärder för att utveckla och förbättra arbetsplatsen. Resultaten från 2014 års undersökning har nu kommit. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att arbetsplatserna under våren 2015 analyserar sina resultat och att nämnderna får uppdraget att senast den 15 okt 2015 återkomma med en redovisning av analyser och åtgärdsplaner med anledning av resultaten. Kommunstyrelseförvaltningen föreslås få i uppdrag att återkomma till kommunstyrelsens arbetsutskott senast i december 2015 med en sammanställning av inkomna redovisningar samt förslag till eventuella insatser på kommunövergripande nivå. Handlingar 1. Kommunstyrelseförvaltningens tjänsteskrivelse Arbetsmiljökompassen Järfälla kommun 2014 Kommunstyrelseförvaltningen Besöksadress: Vasaplatsen 11, 2 t Personal- och utvecklingsavdelningen Postadress: JÄRFÄLLA Camilla Ekström, personalstrateg Telefon växel: Telefon: (direkt E-post: kommunstyrelsen@jarfalla.se Webbplats: Fax: Organisationsnummer: Plusgiro: Bankgiro:

2 (7) Bakgrund Järfälla kommun ska bedriva en personalpolitik, som medverkar till att kommunen är en attraktiv arbetsgivare där uppsatta verksamhetsmål nås genom ett bra ledarskap, aktivt medarbetarskap, jämställdhet, mångfald, professionalism och en god arbetsmiljö. Kommunen har sedan 1996 genomfört medarbetarundersökningar för att följa upp sin personalpolitik beslöts det, mot bakgrund av att man i tidigare undersökningar sett en viss försämring inom området arbetsmiljö, att genomföra undersökningar med fokus på den psykosociala arbetsmiljön. Kommunen medverkade i ett forskningsbaserat projekt som genomfördes tillsammans med Ekerö, Nynäshamn och Södertälje kommuner. Projektet drevs av Information Tools Scandinavia AB tillsammans med forskare från Centrum för tjänsteforskning, vid Karlstads Universitet och Statistiska institutionen vid Stockholms universitet. Projektet resulterade i en ny fråge- och analysmetod Arbetsmiljökompassen, som med ett begränsat antal frågor ringar in de viktigaste dimensionerna av den psykosociala arbetsmiljön. Arbetsmiljökompassen har använts åren 2010, 2012 och Sedan 2011 har SKL och Rådet för främjande av kommunala analyser (RKA) erbjudit kommuner och landsting ett ytterligare kompletterande verktyg för att kontinuerligt utvärdera arbetsgivarpolitiken med bäring på Hållbart medarbetarengagemang (HME). Åren 2012 och 2014 har medarbetarundersökningen i Järfälla kommun därför kompletterats med mätning av HME. Fakta om medarbetarundersökningen Arbetsmiljökompassen Arbetsmiljökompassen utgår från Karasek och Theorells krav-, kontroll- och stödmodell. Modellen bygger på att en balans mellan arbetskrav, medarbetarens möjligheter att påverka arbetssituationen samt ett bra socialt stöd behövs för att motverka risk för ohälsa. Enligt den vetenskapliga modellen är det möjligt att ställa höga krav på medarbetarna så länge detta matchas av lika stora möjligheter för den enskilde att påverka sin arbetssituation samt att det sociala stödet från arbetsrelaterade kontaktar fungerar som en buffert och dämpar stress. Utgångspunkten vid framtaganade av Arbetsmiljökompassen var att få med hur olika faktorer samverkar med varandra och på så sätt skapa en flerdimensionell bild av hur medarbetarna uppfattar sin arbetsmiljö. Det är därmed inte svaret på en enskild fråga som ger resultatet utan det är hur samtliga frågor per dimension som avgör respondentens upplevelse av arbetssituationen. Arbetsmiljökompassen bygger på 30 noga valda utvalda frågor. På individnivå mäts balansen mellan arbetskrav, inflytande, socialt stöd och hur ledarskapet upplevs. Huvuddelen av frågorna har fasta svarsalternativ, två av frågorna är öppna, där medarbetaren får beskriva det bästa respektive sämsta med sin arbetsplats. Genom olika svarskombinationer bildas åtta arbetssituationer, tabell 1, som bildar tre kluster, grönt, gul och rött.

3 (7) Kort beskrivning av de tre klustergrupperna Grön, Gult och Rött Gröna arbetssituationer innebär att trots höga arbetskrav har medarbetarna stor kontroll över sin arbetssituation. Om stödet från chefer, kolleger och andra arbetsrelaterade kontakter fungerar tillfredsställande, motverkas även stressproblem. Även om dessa arbetssituationer inte kan skapas överallt och hela tiden så bör inriktningen för en arbetsgivare vara att sträva efter en så hög andel "Gröna arbetssituationer" som möjligt. Gula arbetssituationer kan tolkas som en varningssignal på att medarbetarna kan sakna utmanande arbetsuppgifter. Här finns möjligheter att ta tillvara en outnyttjad potential. De som har begränsad möjlighet att påverka sitt eget arbete kan uppleva att deras kapacitet och kunskap inte tas tillvara. Om stödet från chefer, kolleger och andra arbetsrelaterade kontakter är lågt finns risk för en arbetsplats med omotiverade medarbetare och låg produktivitet. Röda arbetssituationer visar en stor obalans mellan arbetsbörda och möjlighet att kunna påverka sin situation. Ju större andel "Röda arbetssituationer", desto viktigare är det att arbeta med detta. Att känna stöd från sin chef, kolleger och andra arbetsrelaterade kontakter är avgörande för att man ska orka med sitt arbete. Där stöd saknas är risken stor att det finns medarbetare som mår dåligt och inte vet vad/hur de ska göra för att förbättra sin situation. Fakta om HME-index index för hållbart medarbetarengagemang HME omfattas av tre delindex; motivation, ledarskap och styrning. Varje delindex har tre frågor vilket totalt ger nio frågeställningar i form av påståenden, som mäter förutsättningarna för medarbetarengagemang. Hypotesen är att ett högt HME återspeglar goda förutsättningar för kvalitet i verksamheten, samt att det är en förutsättning för att nå goda verksamhetsmässiga resultat. Det ger också möjlighet att analysera kopplingen mellan medarbetarengagemang, verksamhetsresultat och ekonomi samt jämförelser med andra kommuner (för de kommuner som beslutar att använda sig av detta mått). Processen för genomförande och hantering av Arbetsmiljökompassen 2014 Medarbetarundersökningen genomfördes under veckorna 46,47 och Alla chefer i organisationen fick tillgång till det egna resultat den 19 januari. Resultatet på kommunnivå presenterades för kommunledningsgruppen den 21 januari och i centrala samverkansgruppen den 23 januari. Alla medarbetare har tillgång till kommunresultatet via portalen.

4 (7) Under fyra tillfällen i januari och februari erbjöds alla chefer möjlighet att gå utbildning i tolkning av resultat. Cheferna fick tillgång till en Power Point-mall för presentation av det egna resultatet samt ett handledningsmaterial för analys- och åtgärdsdiskussioner i respektive arbetsgrupp. I februari erbjöds också en fördjupningsdag för chefer med olika pass, t.ex. hur resultatet kan användas i det systematiska arbetsmiljöarbetet, praktiskt bearbetning av problem/frågeområden m.m. Dessutom erbjöds alla anställda att delta på medarbetar-seminarium om Arbetsmiljökompassens övergripande resultat vid två tillfällen i februari. Alla medarbetare ska ha fått ta del av arbetsplatsens resultat senast 1:a mars. Översikt resultat Svarsfrekvensen för 2014 blev totalt 72 procent, redovisad i tabell 2, vilket är lägre än föregående mätning, 2012 (75 procent). Socialförvaltningen har lägst svarsfrekvens vilket framför allt beror på ett lågt deltagande från verksamheter inom Vård och Omsorg, där de flesta svarat via pappersenkät. Svarsfrekvensen blev där 53 procent, vilket är lägre än föregående mätning (55 procent). Övriga delar inom Socialförvaltningen har en högre svarsfrekvens. BMF samt Kommunstyrelseförvaltningen, tätt följt av Utbildningsförvaltningen (nuvarande Kompetensförvaltningen), har den högsta svarsfrekvensen bland förvaltningarna. För kommunen som helhet har andelen medarbetare som upplever höga arbetskrav minskat från 54 till 53 procent samtidigt som andelen som uppger att de har ett högt inflytande över sin arbetssituation ökat från 54 till 55 procent vilket är positivt. Den största skillnaden från 2012 års mättning finns i andelen som upplever socialt stöd, från 69 till 73 procent. En annan förbättring är att en något lägre andel har röda (påfrestande eller skadliga) arbetssituationer än tidigare samt att en något högre andel har gröna (dynamiska) och gula (trivsamma) arbetssituationer i årets mätning. Sammantaget har, enligt Arbetsmiljökompassen, arbetssituationen för medarbetaren i kommunen förbättrats något sedan föregående mätning Andelen medarbetare med en s.k. grön arbetssituation uppgick till 31 procent. Andelen medarbetare som har en obalans, en röd arbetssituation med höga arbetskrav och lågt inflytande, uppgick till drygt 22 procent. 47 % av medarbetarna hamnar inom den gula zonen, som kännetecknas av stora möjligheter att styra utförande av arbetet och samt att man upplever att man oftast hinner med sina arbetsuppgifter. En del av dessa medarbetare kan dock sakna utmaningar, vilket med tiden kan leda till att arbetet känns otillfredsställande. Bland dem som också saknar stöd kan arbetet även upplevas som isolerat. De medarbetare som upplever små möjligheter att påverka det egna arbetet kan med tiden känna att deras kapacitet inte tas till vara.

5 (7) Vid en genomgång av resultaten av bakgrundfaktorer så som t.ex. utbildning, ålder etc. beaktas är några positiva iakttagelser i årets undersökning att det bland de som varit anställda mindre än ett år, de som är födda utanför Sverige och de som är i åldersgrupperna år samt 60 år och äldre, har andelen gröna och röda arbetssituationer ökat respektive minskat något sedan föregående mätning. I den bifogade rapporten redovisas även fördelning av arbetssituationer utifrån kön. Andelen kvinnor som upplever en grön arbetssituation är något högre än andelen män. Det gäller emellertid även för den röda arbetssituationen, en större andel kvinnor, jämfört med männen, upplever röda arbetssituationer. Ledarskapsindex Ledarskapsindex har fortsatt att öka från 63 (2010), 64 (2012) till årets värde på 66. Inom nästan samtliga förvaltningar har ledarskapsindex ökat, Vid en jämförelse av värdena för chefer och medarbetare för sig, är skillnaderna ännu större. Det vill säga att cheferna i organisationen har skattat sina chefer med ett högre ledarskapsindex samt att man har ökat från 64 till 74. Ökningen om man tittar på medarbetare är från 63 till 66. Liksom i tidigare mätningar finns dock en stor förbättringspotential för ledarskapet inom områdena konflikthantering, feedback och organisering av verksamheten. HME Hållbart medarbetarengagemang Järfälla kommuns index för HME har ökat från 77 (2012) till 78 (2014). År 2012 var det officiella genomsnittliga HME-indexet för kommuner enligt Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) 78. Motsvarande värde för 2014 var 79, vilket innebär att Järfälla kommuns HME-index ligger strax under det genomsnittliga enligt SKL:s sammanställning. Överväganden Medarbetarundersökningen visar på att arbetssituationen för medarbetare i Järfälla kommun har förbättrats något sedan föregående mätning. Resultatet på arbetsplatsnivå visar dock på ganska stora variationer, detsamma gäller för olika yrkesgrupper. I och med detta är det viktigt att arbeta med resultatet inom respektive förvaltning och på enskilda arbetsplatser. Ledarskapsindexet har ökat vilket är en positiv trend. Det är viktigt att identifiera framgångsfaktorer och behålla den goda trenden. Det är också viktigt att vara observant och ser över behov av åtgärder på där ledarskapsindexet har sjunkit sedan föregående mätning. Eftersträvansvärt är generellt att uppnå en balans mellan höga arbetskrav, stort inflytande och ett starkt socialt stöd. Vad beträffar höga arbetskrav behöver man, förutom att de måste balanseras av inflytande och socialt stöd, även beakta t.ex. att det måste finnas möjlighet till återhämtning. Vid analys och genomgång av resultatet för enskild arbetsplats är det viktigt att ta hänsyn till aktuella förutsättningar och lägga fokus på att identifiera utvecklingsområden relevanta för arbetsgruppen.

6 (7) Röda arbetssituationer bör prioriteras i det fortsatta arbetet utifrån analys och åtgärder då de räknas som högstressarbete. En alltför stor andel av gula arbetssituationer är inte heller önskvärda. Gula arbetssituationer bör överlag ses som en stor potential där det finns behov av att bättre ta tillvara kapacitet och kompetens, öka arbetstillfredsställelsen och produktiviteten. De gröna arbetssituationerna ska man försöka behålla eller utöka. Det är viktigt att alla i den gröna zonen får ett bra socialt stöd som dämpar stress och att de ibland kan få vara i den gula trivsamma zonen. I de fall det sociala stödet minskat sedan föregående mätning är rekommendationen att se över varför och undersöka/ta fram en plan för vad som krävs för att öka det. Om både det sociala stödet och ledarskapsindex minskat sedan föregående mätning och medarbetare upplever tillgänglighet, återkoppling mm från sin chef som svag är det mycket viktigt att ledarskapet förbättras på dessa punkter. Resultatrapporterna tillsammans med övrigt hjälpmaterial ger ett bra underlag för att formulera handlingsplaner med förbättringsaktiviteter. Man ska hålla i minnet att hur man upplever sin arbetssituation inte är ett statiskt tillstånd, utan förändras över tid samt att det inom rammen för olika yrken/befattningar kan finnas mer eller mindre utrymme för inflytande etc. Förslag till fortsatt hantering/process i verksamheten: Resultaten ska tolkas som trender och riktningar på systemnivå och inte på individnivå. Chefer och arbetsledare ansvarar för att, tillsammans med sina medarbetare, analysera och åtgärda resultatet i den egna organisationen. Det är viktigt med aktiva och delaktiga chefer/ledning samt aktiva och delaktiga medarbetare. Förvaltningarna och dess arbetsplatser arbetar med resultatet under våren 2015 Samverkansgrupper, arbetsplatsmöten och medarbetarsamtal är gemensamma forum för detta arbete. Nämnderna återredovisar analys och åtgärdsplaner till kommunstyrelsens arbetsutskott under hösten Åtgärder som vidtas med anledning av medarbetarundersökningen ska ingå i verksamhetsplan och redovisas i resp. nämnds verksamhetsberättelse.

7 (7) Slutsatser Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att förvaltningar och arbetsplatser under våren arbetar med sin analys och åtgärdsdiskussion av resultatet. Respektive nämnd föreslås återkomma till kommunstyrelsens arbetsutskott, senast 15 okt 2015, med en redovisning av förvaltningens analys och åtgärdsplan. Kommunstyrelseförvaltningen återkommer därefter till arbetsutskottets sammanträde med en rapport utifrån de underlag som har inkommit från nämnder och styrelse. Göran Persson Tf kommundirektör Expedieras till Samtliga nämnder