nsvarig enligt GUs. genomgå et. Ladokgruppen. eller utom 1 (6)

Transkript

1 Sektionen för studieadministrativa system Ladokgruppen Ansökan om användarbehörighet i Ladok (studiedokumentationssystemet) En ansökan om behörighet fylls i. i Ansökan lämnas för påskrift till behörighetsansvarig (prefekt eller den som delegerats till av prefekt), som är behörighetsan nsvarig enligt GUs policy. Därefter skickas ansökan till Ladokgruppen, Utbildningsenheten, Box 100. Avser ansökan behörighet till flera institutioner ska behörighet beviljas av resp behörighetsansvarig (prefekt). Beslut om delegation av behörighetsansvar ska medsändas ansökan a om behörighet. Ladokgruppen handlägger ansökan och tar kontakt med den sökande. En person som inte tidigare varit användare av Ladok vid GU anmäler sig till kommande utbildningstillfälle för nya användare via Sembok. Sembok nås i Medarbetarportalen. Utbildning anordnas ca 1 gång per månad under terminstid. Samtliga nya användare ska genomgå denna introduktionsutbildning innan tillgång till systemet ges. I samband med utbildningen får användaren kvittera ut användarid och lösenord till LadoksysemeL et. Utbildning ges även för användare som ska ha behörighet att - Registrera/resultatrapportera på grundnivå och avancerad nivå - Rapportera aktivitet/försörjning, resultat, mm, på forskarnivå innan behörighet uppdateras. Om den sökande ska ha behörighet för annann inrapportering än ovanstående ges skriftliga anvisningar, t ex via hänvisning till t funktionsmanualer. När den sökande har läst igenom anvisningarna och skickat bekräftelse till ladokgruppen (via e-post) ges g tillgång till funktionen/-erna. Behörighet för inrapportering på grund-/avancerad nivå, t ex registrering, omfattarar kurser som i Ladok hör till den institution som behörighet beviljats för, oavsett omm kurserna läses inom eller utom program. Vissa funktioner är begränsade till vissa program, t ex funktion för dokumentation av uppehåll/avbrott på program. Eftersom program inte har Sektionen för studieadministrativa system Rosenlundsgatan 4, Box 100, Göteborg (6)

2 institutionstillhörighet i Ladok måste aktuella program(koder) anges i ansökan för en sådan funktion. Behörighet för inrapportering forskarnivå omfattar de ämnen som i Ladok hör till den institution som behörigheten beviljats för. I Ladok kan en användare inte ha olika rapporteringrätt på olika institutioner. Exempel: En användare som har behörighet att registrera och resultatrapportera på grund- o avancerad nivå samt har behörighet inrapportering forskarnivå på institution 1 måste också få motsvarande behörighet beviljad av prefekt på institution 2 även om användare enbart ska arbeta med t ex forskarrapportering. Det finns däremot möjlighet att utöka en användares rapporteringsrätt på grund- o avancerad nivå att omfatta endast vissa kurser på en annan inst än den egna. Detta alternativ används endast om det handlar om ett fåtal kurser. Det kan gälla registrering, resultatrapportering eller alla funktioner användare har behörighet till. Typ av rapportering samt resp kurskod ska anges i ansökan Ansökan om behörighet kan omfatta följande funktionsgrupper/funktioner Markera Utdata eller Ange Uppehåll/Avbrott/Kull och så vidare. Funktion/funktionsgrupp Utdata Beskrivning av innehåll i behörigheten Tillgång till katalogfunktioner samt funktioner för utsökning av uppgifter om samtliga personer i registret, d v s grund-, avancerad och forskarnivå för samtliga inst. Uppgifter kan sökas fram för enskild individ alternativt kan sökas ut genom att t ex kurskod, programkod, forskarämne, etc, anges. Omfattar även funktioner för t ex resultatuppföljning på olika utbildningsnivåer. Adressändring Inläggning/ändring/borttag av tidsbegränsad adress. Studenten hanterar själv sin tidsbegränsade adress genom studentportalen varför funktionen främst är tänkt för handläggare som etablerar studenter utan svenskt personnummer, t ex inresande utbytesstudenter. Folkbokföringsadress hämtas direkt från Skatteverket, prenumeration veckovis förändring Skatteverket Grund-/Avancerad nivå, inrapportering (Funktioner för kursadministration på inst inom hela GU) 2 (6)

3 Registrering (grundnivå och avancerad nivå) Funktioner för registrering på kurs, förberedelse för webbregistrering samt registrering av utresande student på utbytesprogram. Tidigt avbrott/avbrott på kurs. Programmärkning av registrering. Borttagning av felaktig registrering innevarande termin. Borttagning av antagningsvillkor på kurs. Resultat Funktioner för inrapportering av resultat på prov/kurs samt individuell kurs för utbytesstudent. LPW-tjänst för administration av tentamensanmälan Grund-/Avancerad nivå, övrig inrapportering (Speciella handläggare. Inom vissa fakulteter endast på fakultetskansli. För behörighet till vissa funktioner krävs dessutom delegation) Antagning kurs Dokumentation av beslut om antagning till kurs Antagning program Dokumentation av beslut om antagning till program samt antagning till senare del av program. Borttagning av antagningsvillkor på program. Aktuella program(koder) anges i ansökan eller lämnas i efterhand. Programadministration (ange vilken av delarna) Dokumentation av Uppehåll och Avbrott på program och inriktning. Val av programinriktning(byte av inriktning inom program) obs! antagningsfunktionalitet Aktuella program(koder) anges i ansökan. Utbildningssamarbete-ihopkoppling student och utbildningssamarbete 3 (6)

4 SA07 Antagning till utbytesprogram (ut) Funktion för antagning av utresande student på utbytesprogram innan utresa. SA06 Etablering och antagning utbytesstudent (in) Etablering och antagning av hitresande utbytesstudent på utbytesprogram. Även registrering på del av kurs samt individuell kurs ingår. De flesta antagningar görs via Move-On (se särskild hanteringsordning) och uppgifter om etablering och antagning till utbyte förs över en gång per termin men antagning till kurs, del av kurs och individuell kurs görs i denna funktion Forskarnivå Forskarnivå, inrapportering Funktioner för inrapportering av registrering, aktivitet/försörjning, resultat, tillgodoräknande, handledare, mm. Forskarnivå antagning Antagning till forskarutbildning Dokumentation av beslut om antagning till forskarutbildning. Omfattar även inläggning av ev grundexamen samt planerad aktivitetsplan Tillgodoräknande grund/avancerad nivå Tillgodoräknande hel kurs RS21 Funktion för dokumentation av beslut om tillgodoräknande av hel kurs. Beslut om tillgodoräknande sker enligt delegation ( institutionsnivå). 4 (6)

5 Behörigheten gäller både fristående kurs och program men är begränsad till vissa program(koder) som anges i ansökan för alla utom Examenssektionen, som har alla program och svarar även på ev frågor från användarna. Grund-/Avancerad nivå, övrig inrapportering (Central nivå, Antagningssektionen) Etablering/Behörighet/Avgiftshantering Funktion för etablering av student samt dokumentation av beslut om behörighet. Här ingår även avgiftshantering. Behörighet till funktionen ges endast om beslut om delegation finns och bifogas ansökan. För etablering av utbytesstudent finns separat funktion, se ovan. Examen Examen, grund- och avancerad nivå, och Ping, kursbevis UT21, RS21 grund- och avancerad nivå Funktioner för handläggning av examensansökan och utfärdande av examensbevis, inkl LadokPing. Behörighet till funktionerna ges endast till användare på Utbildningsenheten, Examenssektionen samt till användare på organisationsnivå där beslut om utfärdande av examensbevis sker enligt delegation. Kursbevis utfärdas endast på Examenssektionen men andra kan ev få behörighet Ladokping styrs via lokalt beslut om behörigheter Examen forskarnivå Funktioner för handläggning av examensansökan och utfärdande av examensbevis. 5 (6)

6 Borttagning av användarbehörigheter Behörighetsansvarig är den som tilldelar behörighet och är också den som är ansvarig för när behörigheter tas bort, dvs när arbetsuppgifterna ändrats så att ladokbehörigheter ska tas bort helt eller delvis. Det är i första hand behörighetsansvarig som meddelar borttagning alternativt användaren själv när arbetet helt avslutas på institution/vid GU. Om användare använder systemet på ett otillbörligt sätt enl GU s IT-policy, kan systemägaren för Ladok besluta om att behörighet i Ladok tas bort för enskild användare. Beslut finns att borttagning av behörighet sker efter två års inaktivitet. Övriga Ladokbehörigheter Ladok uppföljning är uppföljnings- och statistik ur Ladok och nås under Verktyg i Medarbetarportalen av alla som har xkonto vid GU. Dessa tjänster innehåller endast aggregerad data och inga individuppgifter. Behörighet för Ladok-Ping, dvs möjlighet att läsa i andra högskolors register, ansöks om enligt särskild ordning och avser endast arbete med antagning och utfärdande av examensbevis. 6 (6)