Funktionsbeskrivning

Transkript

1 Funktionsbeskrivning SA05 Massetablering av studenter Ändringshistorik Datum Av Kommentar Godkännare Stellan Englén Eva Lundströmer Simu NOUVSD I SA05 godkänns födelsedatum i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD, ÅÅ-MM-DD, ÅÅÅÅMMDD samt ÅÅMMDD. Här har jag ändrat hjälptexten under rubriken Beskrivning av vissa fält i Excelfilen NOUVSD-9179, NOUVSD-9180, NOUVSD-9138, NOUVSD-9098 Ledtexter, rubriker, meddelande och hjälptexter ändrade och kompletterade BengtReinholdsson Lagt till prefstyrning i kap 4 enligt LADOK

2 Stellan Englén (9) Maria Vännman Ladok Lägger till ny hjälptext Maria Vännman LADOK Lägger till ny hjälptext och ny skärmdump

3 Stellan Englén (9) Innehållsförteckning 1 STYRGRUPPSBESLUT BESKRIVNING AV FUNKTIONEN BEHÖRIGHETSANALYS PREFERENSSTYRNING UTSKRIFTER BILAGOR: FORMULÄR OCH HJÄLPTEXTER [SA05A00G] SA05 - MASSETABLERING AV STUDENTER... 6 Funktionshjälp... 6

4 Stellan Englén (9) 1 Styrgruppsbeslut Följande styrgruppsbeslut finns som påverkar denna funktion. Nr Ärende Anmärkning 2 Beskrivning av funktionen Funktionen finns för att kunna etablera många studenter på ett enkelt sätt där studenterna inte söker via NyA. T ex inresande utbytesstudenter och personer som ska läsa uppdragsutbildningar. Det går att massetablera studenter utan svenska personnummer och ge dem interimspersonnummer och det är även möjligt att massetablera studenter som redan har svenska personnummer eller korrekta interimspersonnummer. I funktionen kan en fil enligt en uppställd mall användas för att etablera studenter och om så önskas även anta dessa till utbytesstudier (inresande). För att få reda på hur filen måste se ut för att inläsning ska fungera, finns möjligheten Skapa mall i funktionen. Då skapas ett Exceldokument enligt korrekt format, det är viktigt att kolumner har exakt rätt rubrik och kommer i rätt ordning för att inläsningen ska fungera. Behörighet efter särskilt beslut kan läggas in. Ange Termin, Utbildningsnivå, Omfattning, Typ, ev. Koder, Diarienummer och anteckningar. Mer information om möjliga val finns i hjälptexten. Innan etablering sker är det möjligt att använda alternativet Kontrollera fil. Då sker kontroller av filens uppbyggnad och obligatoriska fält. En svarsfil skapas med kommentarer, men det sker inte någon inläggning av uppgifter. Vid etablering sker samma kontroller som vid kontrollera fil med tillägg att kontroller för personnummer och etablering av person sker, samt att uppgifterna läggs in i databasen. Det finns tre olika typer av uppgifter i filen, Etablering (personuppgifter), Adressuppgifter och Antagning av inresande utbytesstudier. Etablering måste alltid ske, det är inte möjligt att använda filen för att lägga in uppgifter för personer som redan är etablerade i Ladok. Adressuppgifter är valfria att använda eller ej. Finns uppgifterna i filen tas de med annars sker ingen uppdatering av de fälten. Antagning kan ske av inresande utbytesstudenter om uppgifter finns för personerna i filen. I samband med antagningen kommer även en uppgift om studentens avgiftsskyldighet att skapas. Alla studenter som antas via SA05 blir automatiskt markerade som avgiftsskyldiga, men de har rätt att läsa kurser, inom sitt utbyte, avgiftsfritt (antagning via SA06). Vill studenten fortsätta att läsa eller läsa något utanför sitt utbyte måste lärosätet ev lägga in en korrekt avgiftsstatus för studenten. Det sker ingen kontroll av att person utan personnummer i inläsningsfilen med samma namn och födelsedatum redan finns i Ladok. Kör man ursprungsfilen flera gånger skapas nya personer med nya interimpersonnummer för varje gång man kör filen. Ett bra arbetssätt är att när man gjort etablering använda kvittensfilen för att i den göra rättning av de poster som eventuellt inte

5 Stellan Englén (9) skapas. Det går inte att göra etablering av poster som innehåller icke svenska tecken t.ex. tjeckiska bokstäver. Har man icke svenska tecken, skapas inte raden och det blir ett felmeddelande i Ladok:s meddelanderad med texten Felaktig inmatning i XXXX. Fonten är inte tillåten.. 3 Behörighetsanalys SA05 Massetablering av studerande bör enbart personer som har rätt att etablera studenter ha behörighet till. Har användaren rätt behörighetsklass är de behöriga till hela funktionen. 4 Preferensstyrning SA05 använder samma preferens som SA01 för att ange hur många månader framåt i tiden en tidsbegränsad adress maximalt får gälla. Funk Vad vill man styra Nyckelord Värde: Resultat Default Typ ) SA01 Hur långt in i framtiden en tidsbegränsad adress får gälla. TIDSBEGR X: Antal månader Oändligt S ALLM Visa radiogruppsalternativ Ej bedömd EJBEDOMD N/blank=Radiogruppsalternative t visas ej J=Radiogruppsalternativet visas N/blank S Figur 1 Behörighet/prefstyrning (Tabell) 1) Typ betyder: S: SYSTPREF, A: ANVPREF, P: PERSPREF 5 Utskrifter Inga utskrifter finns.

6 Stellan Englén (9) 6 Bilagor: Formulär och hjälptexter 6.1 [SA05A00G] SA05 - Massetablering av studenter Funktionshjälp SA05 - Massetablering av studenter Senast uppdaterad: Allmänt om SA05 Funktionen möjliggör att studerande etableras i Ladok från en extern fil. Inläsningen görs direkt utan batchhantering, vilket gör att det vid stort antal studerande i filen kan bli viss väntetid. Filen som ska användas för inläsning måste i sin första rad ha vissa rubriker. För att få de korrekta rubrikerna kan en mallfil hämtas via knappen "Skapa mall" i formuläret. Ordningsföljden på kolumner och texten i rubrikerna på mallfilen får inte ändras. Innan själva etableringen görs går det att göra en kontroll av filen för att hitta eventuella fel. För en person som saknar personnummer (svenskt eller interim) är följande fält obligatoriska: Förnamn Efternamn Födelsedatum Kön För en person med personnummer (svenskt eller interim) är följande fält obligatoriska:

7 Stellan Englén (9) Personnummer Förnamn Efternamn Följande uppgifter är valfria, men om adress ska läggas in måste värde finnas i alla fält (utom i c/o och land): c/o adress (valfri) Gatuadress Postort Postnummer Land Följande uppgifter är valfria: Epostadress Telefonnummer För inresande utbytesstudenter kan följande antagningsuppgifter läggas in och för att antagningen ska läggas in är alla fält utom referensnummer och koordinator obligatoriska: Refnummer Utbytesprogram Fr o m samt t o m termin Högskolekod Land Institution Koordinator I följande fält läggs resultat av kontroll och etablering Status Kommentar Beskrivning av vissa fält i Excelfilen Refnummer: Finns värde här och i de övriga fälten för antagning till utbytesprogram kommer refnummer att lagras i fältet Referensnummer i Ladok. Användningen av fältet refnummer kan underlätta att koppla tillbaka de genererade personnumren till annat system. Personnummer: För person med personnummer, anges i formen ÅÅÅÅMMDD-NNNN. Födelsedatum: För person som saknar personnummer, anges i formen ÅÅÅÅMMDD, ÅÅMMDD, ÅÅÅÅ-MM-DD eller ÅÅ- MM-DD men visas i formen ÅÅÅÅ-MM-DD. Utbytesprogram: Kod för utbytesprogram i Ladok, finns i KA37. Termin from: Starttermin för utbytet i formen TÅÅ. Termin tom: Sluttermin för utbytet i formen TÅÅ. Högskolekod:

8 Stellan Englén (9) Kod för utländsk högskola, finns i KA33. Land: Landskod för utländsk högskola, finns i KA33. Institution: Kod för ansvarig institution, finns i KA35. Koordinator: Kod för koordinator finns i KA75. Status: J=Posten skulle skapas i Ladok, N=Posten skulle ej skapas i Ladok och orsak finns i fältet kommentar. Kommentar: Text för fel vid N i fältet status. Användning Under "Ange sökväg till fil", klicka på Bläddra för att leta fram den fil som ska användas. Filen, som ska vara en Excelfil (av typen xls eller xlsx), måste vara öppen under kontroll och etablering. Har man med adresser i filen ska man välja hur dessa ska lagras, som folkbokföringsadress eller som tidsbegränsad adress med datumintervall. Observera att det finns en systempreferens för SA01 som styr hur många månader en tidsbegränsad adress får vara giltig. Samma styrning används även för SA05, och anges ett datum som ligger för långt fram i tiden erhålls ett felmeddelande. Standardinställning för systempreferensen är ingen begränsning alls på antal månader. Behörighet efter särskilt beslut Behörighet efter särskilt beslut kan läggas in och kommer vid etableringen uppdateras för varje person. Ny-knappen ger dig nya fält för inläggning av ytterligare behörighet och Stryk-knappen suddar markerad post från formuläret. När du lägger in ny behörighet anger du: Termin - inför vilken termin som beslutet skall gälla Utbildningsnivå - 0 (Gymnasienivå) 1 (Grundnivå) 2 (Avancerad nivå) Omf - G ('generell giltighet'), P ('program + ev inriktning'), K ('viss kurs'), T ('viss kurstyp'), L ('kurser inom viss lokal serie'), I ('individuella kursplaner för utbytesstudenter') eller A ('utbildning inom Annan utbildning'). Typ - I ('individuellt beslut), R ('reell kompetens') eller B ('Behörig') Kod1 - programkod (vid Omf = P), kurskod (vid Omf = K), kurstyp (vid Omf = T) eller lokal serie (vid Omf = L). Kod2 - ev inriktningskod (vid Omf = P, utan inriktning gäller beslutet alla inriktningar) eller lokal klass inom serie (vid Omf=L). Diarienummer och anteckningar är frivilliga uppgifter. Kontrollera Det är valfritt att först göra en kontroll av filen genom att trycka på Kontrollera-knappen. Gör man en kontroll får man en ny fil, men med ändrat filnamn där det gjorts kontroll av varje rad. Det finns 2 kolumner med resultat av kontrollen. Kolumnen Status=N innebär att raden inte skulle gå att etablera, och orsaken står i kolumnen Kommentar. Det går att rätta direkt i den erhålla filen, och därefter spara, hämta den igen och göra ny kontroll. Etablera Knappen Etablera gör att etablering startas i Ladok. När posterna läggs in i Ladoks databas görs kontroll på att fälten inte innehåller otillåtna tecken och att unika interimspersonnummer går att skapa. De rader

9 Stellan Englén (9) som går att lägga in läggs in. Även här fås en resultatfil med uppgifter i kolumnerna Status och Kommentar. Har ett interimspersonnummer skapats står det nya personnumret i sin kolumn i filen. I både "Kontrollera" och "Etablera" görs kontroller av: att filen är av rätt typ att obligatoriska fält är ifyllda att eventuellt personnummer är logiskt och inte redan finns i databasen att filen inte innehåller dubbletter Där är "Kontrollera" klar, medans "Etablera" fortsätter med följande om ovanstående steg är OK annars stoppar även den här: att skapa unikt interimspersonnummer när personnummer saknas att etablera personerna i databasen. Observera att om man kör ursprungsfilen flera gånger skapas nya personer med nya interimspersonnummer för varje gång.