Registrering av studenter i utbildning på grundnivå och avancerad nivå vårterminen 2016

Transkript

1 1 15 januari 2016 Dnr STYR 2016/55 Institutioner utanför LTH med studenter i utbildning på grundnivå och avancerad nivå Student och utbildning Ladokavdelningen Avd chef L Schmidt Registrering av studenter i utbildning på grundnivå och avancerad nivå vårterminen Webbregistrering Det finns möjlighet att låta studenterna registrera sig själva med hjälp av en Ladok på webb-tjänst som finns tillgänglig i Studentportalen. Detta är möjligt för studenter som är antagna till kurs och program, för uppflyttade och för valda kurser inom program med terminsregistrering samt för fortsättningsregistrering på kurs som går över flera terminer. Institution/motsvarande lägger in det tidsintervall då webbregistrering är möjlig i funktion KA05. Det finns förvalda värden inlagda i Ladok som förslag på datum för webbregistrering (fr.o.m. måndagen kursstartsveckan t.o.m. måndagen veckan efter). Datumen syns i KA05 om man har en bock för Visa förvalt värde* och datumen är märkta med en asterisk. Datum med asterisk är alltså inte aktiverade! Om institutionen är nöjd med värdena så klicka på uppdatera. Annars läggs egna datum in. Institutionen ansvarar också för information till berörda studenter. För ytterligare information kontakta Cecilia Peltola, e-postadress Cecilia.Peltola@stu.lu.se 2. Funktioner för kursregistrering Det finns två funktioner för registrering av studenter på kurs i Ladok: RG01 - registrering av en person i taget RG02 - registrering av flera personer samtidigt Registrering sker normalt på anmälningskod. Anmälningskoder för viss kurs eller för viss institution får man fram i funktion KA13. Behövs ytterligare anmälningskoder går det att beställa från Lubas, Observera att om en student är antagen till kurs inom program skall uppgiften om programtillhörighet inte ändras. Reserver på fristående kurs och kurs inom program kan antas i funktion SA03. De kommer då med på underlag i RG02 eller som förslag vid registrering i RG01. Vid kompletterande antagning till lediga platser hänvisas i första hand till efterantagning via Postadress Box 117, LUND Besöksadress : Sölvegatan 29 Telefon dir , växel Telefax E-post leopold.schmidt@stu.lu.se

2 Institutionerna har möjlighet att göra kompletterande antagning i funktion SA02 för personer som redan finns i Ladok. Det är mycket viktigt att uppgiften om programtillhörighet blir korrekt vid kompletterande antagning. Institutionen skall inte bara fråga studenten om han eller hon går på ett program, utan har också skyldighet att direkt fråga om kursen skall ingå i programmet. 2 De som ansvarar för reservantagning till program använder också funktion SA03. OBS! Reservantagning sker i Ladok fram till mars. Den14 mars stängs SA03 och all reservantagning ska göras i NyA. Mer information om detta kommer från antagningsavdelningen kommer i vecka 4. Koder för program kan tas fram i funktion KA20. Där kan man också se vilka program som har terminsregistrering. När en student har blivit antagen eller reserv på kurs med villkor, skall institutionen vid registreringen kontrollera att villkoret är uppfyllt. 3. Funktioner för terminsregistrering På vissa program sker registrering på programtermin (terminsregistrering). Det finns två funktioner för terminsregistrering: RG01 - registrering av en person i taget RG03 - registrering av flera personer samtidigt Observera att om terminsregistrering skall göras i RG01 eller RG03 måste uppflyttning ha skett i funktion SA41. Kursregistreringar skapas då för de kurser som läses av samtliga studenter en viss termin. För övriga kurser måste kursregistreringar läggas in med RG02 eller RG01 efter det att terminsregistrering lagts in. 4. Studieavgifter Regeringen har beslutat om Förordning om anmälnings- och studieavgifter vid universitet och högskolor (SFS 2010:543, senast ändrad i SFS 2012:730). Avgifterna gäller sökande som inte är medborgare i stat inom EU/EES eller Schweiz, s k tredjelandsmedborgare. I ovan nämnda förordning finns även angivet vilka sökande som skall undantas från kravet på avgifter och vilka som omfattas av övergångsbestämmelser. Avgiftsskyldiga studenter som påbörjat sina studier på program vårterminen 2011 eller tidigare har rätt att fullfölja sina studier inom programmet. De måste dock betala studieavgift om de antas till nytt program eller till fristående kurs. Det har visat sig att en del studenter som berörs av övergångsbestämmelserna har sökt fristående kurs i stället för kurs inom

3 program. Antagningsavdelningen kan korrigera uppgiften så att studenten i stället antas till kurs inom program. Det går också att registrera studenten direkt på kurs inom program. I båda fall är det en förutsättning att Ladokavdelningen fått information om att kursen kan ingå i programmet/inriktningen. 3 UHR har provat avgiftsskyldigheten för samtliga studenter som sökt kurser eller program genom antagningssystemet NyA, och dessa uppgifter har förts över till Ladok. Det kan förekomma att studenter som bedömts som avgiftsskyldiga anser att de inte är det. Dessa studenter uppmanas att kontakta Antagningsavdelningen och styrka att de är avgiftsbefriade, t ex genom handling som styrker medborgarskap eller uppehållstillstånd av andra skäl än studier. För de avgiftsskyldiga studenter som betalt studieavgift lägger vi in uppgift om detta i Ladok för aktuella kurser. Kontakta Ladokavdelningen om något är oklart. För att vi ska kunna lägga in uppgift om betalning för avgiftsskyldiga studenter som fortsätter sina studier inom ett program måste det finnas någon form av underlag för registrering. För program med terminsregistrering måste uppflyttning eller kursval ha gjorts. För övriga program måste antagning till kurs inom program ha gjorts genom NyA. Om detta av någon anledning inte har skett måste programansvariga omedelbart anta berörda studenter till kurs inom program i SA Utbytesstudenter Registrering av utresande utbytesstudenter görs i funktion RG04. Områdesstyrelserna har i flertalet fall delegerat inläggning av dessa uppgifter till institutionerna. Inresande utbytesstudenter fyller i en särskild blankett (Enrolment Form). Observera att i de fall studenten skall följa en hel kurs sker registrering på vanligt sätt vid institutionen. Om studenten endast skall läsa del av kurs sker registrering på annat sätt. 6. Byte av personnummer Rapportera omedelbart till oss när studenter med provisoriskt personnummer styrkt att de fått svenskt personnummer, t ex genom uppvisande av personbevis. 7. Avbrott på kurs Kraven på kontroll av registreringar i Ladok medför att institutionerna måste vara uppmärksamma på att meddela avbrott på kurs. Man skiljer på två olika typer av avbrott:

4 tidigt avbrott används om en student anmäler avbrott de första tre veckorna på kursen, utan att något godkänt resultat inrapporterats. Studenten har då möjlighet att t ex söka kursen som fristående kurs en senare termin. 4 OBS! Institutionerna är skyldiga att lägga in anmälda tidiga avbrott i Ladok. Enligt regeringsbeslut skall de studenter som anmält avbrott inom tre veckor efter påbörjad kurs och som under den tiden inte blivit godkända på något prov inte ingå i beräkningen av helårsstudenter. Tidigt avbrott läggs in med funktion RG10. Observera att tidiga avbrott på inledande kurs inom program skall rapporteras skriftligen eller via e-post till Ladokavdelningen. annat avbrott, som används i övriga fall, läggs in med funktion RG10. Om registrering skett av misstag skall registreringsuppgiften helt tas bort. Detta görs med funktion RG11. Uppgifter om avbrott visas i utdatafunktionerna, t ex i UT10. De förs också över till CSN samtidigt med registreringarna. Ett felaktigt avbrott kan tas bort. Detta är dock endast aktuellt om ett direkt fel har begåtts. En student som anmält avbrott har genom detta meddelat sin avsikt att inte studera vidare på kursen. Det förekommer att studenter kräver att få bli registrerade, trots att de inte avser att läsa kursen. Anledningen kan vara att de i stället vill läsa kursen en kommande termin. Vi vill i sammanhanget påminna om att det är direkt fel att registrera sådana studenter som närvarande på kursen. 8. Dokumentation av registreringar Eftersom uppgifterna om registrerade studenter i Ladok utgör grund för universitetets resurstilldelning ställs stora krav på dokumentation av registreringar. Detta sker dels genom loggning i databasen om vem som lagt in en viss registrering, och när detta skett, dels genom uttag i efterhand av en samlad arkivlista över inlagda, resursgrundande registreringar. Listan är sorterad på institution och kurstillfälle, och skall skrivas under av prefekten för varje institution. Den skall arkiveras på institutionen. Riksrevisionen har i en skrivelse särskilt påpekat vikten av att underlagen är korrekta och väl dokumenterade och att de bör finnas tillgängliga vid revisorernas granskning av årsredovisningen. Granskningslistor finns tillgängliga via och arkivlistor för vårterminen och höstterminen kommer att göras tillgängliga i februari nästkommande år. Vi återkommer med närmare information. 9. Samarbete med CSN Uppgifter om antagningar, registreringar och studiemeriter överförs direkt från Ladok till CSN. Registreringsuppgifterna ligger till grund för utbetalning av studiemedel. Detta gör det nödvändigt att registreringarna

5 skyndsamt läggs in i Ladok. Överföring av registreringsuppgifter till CSN sker normalt kl måndag-fredag. Studenterna skall sedan få sina första studiemedel utbetalda inom en vecka om övriga formella krav är uppfyllda Uppdragsutbildning Universitetet har den 27 mars 2003 fastställt regler för hantering av uppdragsutbildning i Ladok (Dnr I G7 90/2003). Reglerna innebär att Uppdragsutbildning skall dokumenteras i Ladok endast för personer som följer kurser inrättade vid Lunds universitet med fastställd kursplan och kurskod. Om uppgift finns om grundläggande behörighet skall denna dokumenteras i Ladok. Saknas sådan uppgift dokumenteras i stället uppgift om att personen har rätt att registreras på kurser i uppdragsutbildning. Alla deltagare skall registreras den termin de påbörjar kursen. Registrering skall ske med hjälp av en anmälningskod. För att det klart skall framgå att studenten läst kursen som uppdragsutbildning skall särskilda anmälningskoder användas. Om kursen pågår mer än en termin skall fortsättningsregistrering läggas in på vanligt sätt. Betyg skall inrapporteras på samma sätt som för övriga studenter, dvs även betyg på prov skall rapporteras. Studenter som deltar i uppdragsutbildning etableras i Ladok av Antagningsavdelningen. 11. Studieförbundskurser och kurser vid EFL Universitetet fastställde den 27 mars 2003 regler för denna hantering (Dnr I G7 91/2003). Reglerna innebär i korthet att sådana kurser inte skall dokumenteras i Ladok. Studenten kan under vissa omständigheter få kursen tillgodoräknad i examen. För att detta ska kunna prövas krävs att utbildningsanordnaren utfärdar ett intyg, där det klart framgår att den genomgångna utbildningen motsvarar en viss kurs och att undervisningen bedrivs enligt den kursplan som inom universitetet fastställts för denna kurs. Denna skrivelse utsändes med e-post för kännedom till användare med behörighet att registrera studenter i Ladok. Med vänlig hälsning Leopold Schmidt