Ladok. Funktionsbeskrivning. för RV16 - Ändring av registreringsuppgifter - kurs Version: Beteckning:

Transkript

1 Ladok Funktionsbeskrivning för RV16 - Ändring av registreringsuppgifter - kurs Version: Beteckning: 1.00

2 Carina Ytterström (11) Ändringshistorik Revision Datum Av Kommentar Granskare Godkännare Carina Ytterström Första utkast Carina Ytterström Första version MLT Matias Wickberg Jenny Sandqvist Uppgifter om avgifter Information om checkboxen för omleverans av reg till CSN. Nya skärmdumpar och hjälptexter för RV16B00G och RV16C01G Anna-Carin Wiklund STU T-3101 Studieavgifter. Uppdaterat hjälptexter för RV16B00G och RV16C01G gällande studieavgifter Britt Berglund Ändrat funktionsbenämning enligt NOVFUNK

3 Carina Ytterström (11) Innehållsförteckning 1 STYRGRUPPSBESLUT BESKRIVNING AV RV BEHÖRIGHETSANALYS PREFERENSSTYRNING SYSTEM- OCH ANVÄNDARPREFERENSER PERSONLIGA PREFERENSER (PERSONLIGA INSTÄLLNINGAR) AVVIKELSER FRÅN STANDARD & GUIDELINES UTSKRIFTER... 5 BILAGOR: FORMULÄR OCH HJÄLPTEXTER... 6 RV16A00G - STARTFORMULÄR... 6 RV16B00G ÄNDRING AV KURSREGISTRERING EN PERSON... 7 RV16C00G SÖK UT FÖRSTAGÅNGSREGISTRERADE PÅ KURS... 8 RV16C01G ÄNDRING AV REGISTRERINGSUPPGIFTER FLERA PERSONER... 10

4 Carina Ytterström (11) 1 Styrgruppsbeslut Utveckling av RV16 grundar sig på ett styrgruppsbeslut, enl: Nr Ärende Beslut 2047 Verksamhetsplanering 2004 att ett projekt genomförs under våren som har i uppdrag att utveckla RV16 och genomföra anpassningar i RG11 och RG12. Detta leds av Kristina och specificeras av Carina Ytterström, med Hans som resursperson. Övrig bemanning tas fram av Ladokenheten Se även Registervårdsutredning av Hans Persson. 2 Beskrivning av RV16 Funktion som används för att ändra registreringsuppgifter på en eller flera personer. För utsökning av flera personer har ett nytt utsökningsformulär skapats. 3 Behörighetsanalys Användarens behörighet styrs av behörigheten till den behörighetsklass som RV16 är upplagd på. 4 Preferensstyrning 4.1 System- och användarpreferenser Inga system- eller användarpreferenser finns i funktionen. 4.2 Personliga preferenser (personliga inställningar) Möjlighet finns att välja om arkivlista ska skrivas ut kommer att hanteras i Åtgärdssystemet. 5 Avvikelser från Standard & Guidelines Följande avvikelser från S & G är gjorda;

5 Carina Ytterström (11) Var Vad S&G RV16C00G Hantering av blank och _ S&G Utskrifter Utskrift av arkivlista skrivs ut när menyalternativet Skriv ut arkivlista (i RV16B00G, RV16C00G) är markerat med en bock eller när VERNR (<> ) finns i FFGKURS, INREGFFG på någon av personerna. Denna möjlighet utvecklas ej inom ramen för projektet.

6 Carina Ytterström (11) Bilagor: Formulär och hjälptexter RV16A00G - Startformulär Figur 1: Startformulär för RV16 Ändring av registreringsuppgifter kurs RV16 Ändring av registreringsuppgifter - kurs Senast uppdaterad Allmänt Denna funktion används för att ändra uppgift om termin, kurstakt, kurstid, undervisningsform, ort, kursomgång eller finansieringsform för en eller flera personer på ett visst kurstillfälle. Om du ändrar uppgifter till ett kurstillfälle som ej finns definierat i databasen kommer du att få ett meddelande om detta. Detta formulär Välj om du vill arbeta med en person i taget eller flera personer registrerade på viss kurs, aktivera därefter OK. Om du väljer alternativet för flera personer kommer du först till ett formulär där du ska söka ut de som är aktuella för ändring, därefter görs ändringen i nästa formulär.

7 Carina Ytterström (11) RV16B00G Ändring av kursregistrering En person Figur 2: RV16 [Ändring av registreringsuppgifter en person] RV16 - Ändring av registreringsuppgifter - en person Senast uppdaterad: Allmänt I detta formulär kan du ändra registreringsuppgifter (FFG) på en person. Efter att du matat in personnummer kommer personens ev. registreringar att visas i dropdown-listan. Även kurser som personer har avbrott på visas. Ändring Välj kurs i dropdown-listan. Om personen har avbrott, resultat eller om resultatrapportering pågår på aktuell kurs, visas kommentar om detta. Om kommentaren 'Avbrott' eller 'Tidigt avbrott' visas kan även resultat finnas eller resultatrapportering pågå. Du får ej ändra termin om: resultat finns före angiven termin resultatrapportering pågår före angiven termin antagning till program / inriktning finns efter angiven termin fortsättningsregistrering eller omregistrering finns före eller under angiven termin avbrottspost finns under eller efter angiven termin (post för tidigt avbrott) avbrottsdatum finns tidigare än angiven termin kurstillfället är betalt och det nya är avgiftsfritt För övriga fält finns inga restriktioner. Om checkboxen för omleverans av registreringsuppgifter till CSN markeras innebär det att registreringsuppgifterna för vald person kommer att skickas om till CSN. Observera att denna funktionalitet endast får användas i de fall då CSN av någon anledning saknar registreringsuppgifter för en student, antingen helt och hållet eller om CSN fått en ofullständig registrering (t.ex. om start- och/eller slutvecka saknas) och den därmed inte kunnat tas emot i deras system. Man får alltså inte göra omleverans bara för att ändra befintlig start/slutvecka på kursen för en student som CSN redan har uppgifter om. Om detta ändå sker kommer CSN:s system att tolka det som en ny registering och personen

8 Carina Ytterström (11) skulle alltså få dubbelt så många poäng hos CSN för den kursen än vad som verkligen är fallet, vilket kan leda till återkrav av studiemedel. Uppdatera För att du ska kunna uppdatera måste fälten termin, kurstakt, kurstid, undervisningsform, ort och kursomgång vara korrekt ifyllda. Vid uppdatering kontrolleras om motsvarande kurstillfälle finns i databasen. Finns ej motsvarande kurstillfälle får du en informationsruta om detta. RV16C00G Sök ut förstagångsregistrerade på kurs Figur 3: RV16 [Sök ut förstagångsregistrerade på kurs] RV16 Sök ut förstagångsregistrerade på kurs Senast uppdaterad Allmänt I detta formulär kan du söka ut förstagångsregistrerade på kurs. Du kan välja att söka ut förstagångsregistrerade via kurskod eller via anmälningskod. Även personer som har avbrott på kurs följer med. Sök ut via kurs Ange kurskod, koden kan sökas fram med hjälp av >>-knappen. För att utsökning ska få göras måste fälten termin, kurstakt, kurstid, undervisningsform, ort och kursomgång vara korrekt ifyllda. Du kan söka fram koder med hjälp av >>-knapparna. Sök ut via anmälningskod Ange anmälningskod och termin, dessa fält är obligatoriska. Uppgifter på angivet kurstillfälle kommer att visas i fälten under Ange kurs samt kurstillfällesparametrar. Du kan söka fram

9 Carina Ytterström (11) anmälningskod med hjälp av >>-knapparna. Begränsa Du kan välja att begränsa på program/inriktning, grupp i kurs eller grupp i program. Om du vill begränsa på ett program med inriktning måste programkod anges. För att begränsa till personer som går på ett oinriktat program ska du ange _ i inriktningsfältet. Du kan begränsa till del av programkod, inriktningsfältet kommer då att dimmas. Du kan söka fram koder med hjälp av >>-knappen. Om du vill begränsa på grupp i kurs måste du ange en gruppkod som är kopplat till den kurs som utsökningen avser. Gruppkod kan sökas fram med hjälp av >>-knappen. Om du vill begränsa på grupp i program måste du första ange ett program och ev. inriktning. Gruppkod kan sökas fram med hjälp av >>-knappen. Om du anger flera begränsningsvillkor måste samtliga villkor vara uppfyllda för att en person ska tas med i den population som söks ut. Sök Knappen Sök är aktiv då samtliga obligatoriska fält under Ange kurs samt kurstillfällesparametrar eller Ange anmälningskod är korrekt ifyllda. Om du ej är nöjd med din utsökning kan du göra en ny utsökning direkt. Visa personer Efter att sökning gett träff kan du välja att titta på utsöka personer. Bearbeta Vid aktivering av Bearbeta öppnas formuläret Ändring av registrering flera personer. De utsökta personerna följer då med till detta formulär.

10 Carina Ytterström (11) RV16C01G Ändring av registreringsuppgifter flera personer Figur 4: RV16 [Ändring av registreringsuppgifter flera personer] RV16 - Ändring av registreringsuppgifter - flera personer Senast uppdaterad: Allmänt I detta formulär kan du ändra registreringsuppgifter (FFG) på flera personer. Personerna följer med från formuläret 'Sök ut förstagångsregistrerade på kurs'. Om någon person har avbrott, resultat eller om resultatrapportering pågår på aktuell kurs, visas kommentar om detta. Om kommentaren 'Avbrott' eller 'Tidigt avbrott' visas kan även resultat finnas eller resultatrapportering pågå. Om studieavgift har betalats och inga övriga kommentarer finns, visas uppgifter om avgift i kommentarsfältet Ändring Vid raden 'Befintlig uppgift' visas de parametrar du sökt ut personerna på. Du kan ändra uppgifterna i raden 'Ny uppgift'. Du får ej ändra termin om: resultat finns före angiven termin resultatrapportering pågår före angiven termin antagning till program / inriktning finns efter angiven termin fortsättningsregistrering eller omregistrering finns före eller under angiven termin avbrottspost finns under eller efter angiven termin (post för tidigt avbrott) avbrottsdatum finns tidigare än angiven termin kurstillfället är betalt och det nya är avgiftsfritt De personer som inte kunnat uppdateras på grund av studieavgifter skrivs ut på en lista.

11 Carina Ytterström (11) Om ovanstående förekommer på någon person kommer kryssrutan 'Ändra' att dimmas för aktuell person. För övriga fält finns inga restriktioner. När du lämnar fälten för Ny uppgift kontrolleras om motsvarande kurstillfälle finns i databasen. Finns ej motsvarande kurstillfälle får du en dialogruta om detta. Du kan välja att markera alla personer som är aktuella för ändring genom att markera kryssrutan för detta. Denna kryssruta är default markerad varje gång du kommer in i formuläret. Om checkboxen för omleverans av registreringsuppgifter till CSN markeras innebär det att registreringsuppgifterna för valda personer kommer att skickas om till CSN. Observera att denna funktionalitet endast får användas i de fall då CSN av någon anledning saknar registreringsuppgifter för studenterna, antingen helt och hållet eller om CSN fått ofullständiga registreringsuppgifter (t.ex. om startoch/eller slutvecka saknas) och uppgifterna därmed inte kunnat tas emot i deras system. Man får alltså inte göra omleverans bara för att ändra befintlig start/slutvecka på kursen för studenter som CSN redan har uppgifter om. Om detta ändå sker kommer CSN:s system att tolka det som nya registeringar och personerna skulle alltså få dubbelt så många poäng hos CSN för den kursen än vad som verkligen är fallet, vilket kan leda till återkrav av studiemedel. Uppdatera För att du ska kunna uppdatera måste fälten termin, kurstakt, kurstid, undervisningsform, ort och kursomgång vara korrekt ifyllda och minst en person vara markerad för ändring. RV16 Visning av personer som uppdatering ej gjorts för