RS02 Resultatrapportering på individuella kurser

Transkript

1 KTH RS02 Funktionsbeskrivning RS02 Resultatrapportering på individuella kurser Funktionsbeskrivning Innehåll 1. Beskrivning av funktionen Uppdelning till delfunktioner Behörighetsanalys Preferensstyrning Utskrifter Formulär 6.1 RS02A00G Startformulär RS02A01G Inläggning av resultat RS02A02G Ändring av resultat RS02A03G Borttagning av resultat RS02A04G Definitiv inläggning RS02A05G Städning RS02A06P Arkivlista Ändringshistorik Datum Av Kommentar Jenny Lagt till information om möjligheten att lägga in namn på Sandqvist Medrättande lärare i arkivlistorna Eyad Alshiekhkhali l Jenny Sandqvist Ändra begreppet Assisterande lärare till Medrättande lärare. Lagt in nya hjälptexter och skärmdumpar till följd av borttagning av möjlighet att lägga in examinatorskod i RS02.

2 KTH RS02 Funktionsbeskrivning 2 1. Kortfattad beskrivning av funktionen RS02 används för inresande utbytesstudenter för inläggning, ändring och borttagning av resultat på individuella kurser. Individuell kurs betyder att kursen inte finns definierad i katalogen. Vid registrering på individuell kurs har angetts med fritext vad som skall läsas samt poäng, ansvarig institution, utbildningsområde och nivå. Arbetsgången i RS02 Underlagslista skapas. Underlagslistan innehåller bara ett personnummer, men kan innehålla flera individuella kurser för samma person. När ny lista skapas hämtar RS02 fram alla i sammanhanget tänkbara kurser. Detta innebär att för inläggning hämtas alla kurser där registrering finns men godkänt resultat saknas. Vid ändring och borttagning hämtas alla kurser där resultat finns. Användaren stryker de kurser som inte är aktuella för bearbetning. En lista kan innehålla flera institutioners kurser om användaren är behörig på dessa institutioner. Men en annan användare som saknar behörighet på någon av listans kurser kan inte alls se listan. Examinator kan anges antingen med kod eller namn. Uppgift om examinator används som namnförtydligande på arkivlistan och sparas i databasen. Man kan också ange en eller flera lärare som assisterat vid prov. Dessa kan bara skrivas in i fritext och sparas inte i databasen utan skrivs bara ut direkt på arkivlistan. På färdig lista kan arkivlista skrivas ut. Den innehåller ett kontrolltal som RS02 har räknat fram. När arkivlistan har skrivits ut kan listan läggas definitivt in. Förutsättning för lyckad inläggning är att man anger listnummer och rätt kontrolltal. Tabeller Underlagslistor sparas i INDKHUV och INDKRAD. Definitiv inläggning görs i UBINDBG och UBINDBU. Ändringar och borttagningar loggas i BORTRES. Varje inlagd lista loggas i RESLOGG. Kontroller Obligatoriska uppgifter på varje kurs är betyg, betygsskala och betygsdatum. Betygsdatum får inte vara före registreringstermin och inte efter dagens datum. För att uttag av arkivlista samt definitiv inläggning skall lyckas krävs följande: Vid inläggning - att registrering finns (dvs att den inte har blivit borttagen efter att listan skapades) - att godkänt resultat inte finns - att underkänt betyg inte finns med samma eller senare datum än det godkända betyg som man vill lägga in.

3 KTH RS02 Funktionsbeskrivning 3 Vid ändring - att registrering finns - att resultat finns - att underkänt betyg inte finns med samma eller senare datum än det godkända betyg som man vill lägga in. 2. Uppdelning till delfunktioner RS02 har 5 delfunktioner. Inläggning av resultat Ändring av resultat Borttagning av resultat Definitv inläggning Städning 3. Behörighetsanalys Användarens behörighet till delfunktionen kontrolleras. Användarens behörighet på kursen kontrolleras. Varje individuell kurs har en ansvarig institution. Den har angetts vid registrering på kursen. RS02 kontrollerar att användaren är behörig på den ansvariga institutionen enligt tabellen ANVINST. 4. Preferensstyrning Befintliga preferensstyrningar som påverkar funktionen RS02. RS02 En system- ECTSTOM /användarpreferens som styr för vilka betygsdatum det är tillåtet att lägga in ECTS-betyg. Datumet anges i formatet YYYY- MM-DD. Blank: Ingen kontroll hur Blank länge ECTS-betyg kan läggas in eller inte. YYYY-MM-DD: Datum som anger hur länge ECTS betyg kan läggas in. Ligger betygsdatumet efter datumet i preferensen ska det inte vara möjligt att lägga in ECTSbetyg. S 5. Utskrifter I RS02 finns bara en typ av utskrift, nämligen arkivlista. Arkivlista kan skrivas ut när underlagslistan är komplett och korrekt. Arkivlistan innehåller kontrolltal som måste anges vid definitiv inläggning.

4 KTH RS02 Funktionsbeskrivning 4 6 Formulär 6.1 Formulär RS02A00G Startformulär Hjälptext RS02 - Resultat på individuell kurs Senast uppdaterad: Allmänt om RS02 RS02 används till inresande utbytesstudenter för inläggning, ändring och borttagning av resultat på individuella kurser. Individuell kurs betyder att kursen inte finns definierad i katalogen. Vid registrering på individuell kurs har vad som skall läsas angetts med fritext samt högskolepoäng, ansvarig institution, utbildningsområde och nivå. Arbetsgången i RS02 Underlagslista skapas. Underlagslistan innehåller bara ett personnummer, men kan innehålla flera individuella kurser för samma person. När ny lista skapas hämtar RS02 fram alla i sammanhanget tänkbara kurser. Detta innebär att för inläggning hämtas alla kurser där registrering finns men godkänt resultat saknas. Vid ändring och borttagning hämtas alla kurser där resultat finns. Användaren stryker de kurser som inte är aktuella för bearbetning. En lista kan innehålla flera institutioners kurser om användaren är behörig på dessa institutioner. Men en annan användare som saknar behörighet på någon av listans kurser kan inte alls se listan. Examinator kan läggas in för att användas som namnförtydligande på arkivlistan. Namnet sparas i databasen så att examinatorn följer med listan om man sparar den för att återkomma vid ett senare tillfälle.

5 KTH RS02 Funktionsbeskrivning 5 På färdig lista kan arkivlista skrivas ut. Den innehåller ett kontrolltal som RS02 har räknat fram. När arkivlistan har skrivits ut kan listan läggas in definitivt. (Först då slår ändringarna igenom på riktigt i tabellerna i databasen.) Förutsättning för lyckad inläggning är att man anger listnummer och rätt kontrolltal. Om startformuläret Ange delfunktion Du ska använda delfunktionerna Inläggning, Ändring och Borttagning för att skapa eller bearbeta underlagslista och för att ta ut arkivlista för en färdig lista. Du ska använda Definitiv inläggning om arkivlistan är utskriven och du vill lägga in ändringarna definitivt i databasen. Städning kan du använda för att ta bort underlagslistor som du av någon anledning inte vill fullfölja. Delfunktionerna Inläggning, Ändring och Borttagning Ange personnummer. Då visas hur många individuella kurser som studenten är registrerad på och hur många av dessa som har godkänt resultat. Om studenten inte har några individuella kurser, kan du inte gör någonting i denna funktion. I listboxen visas påbörjade listor för vald delfunktion och för angiven student. Du måste vara behörig på listans alla kurser för att kunna se listan. För att bearbeta en lista, ny eller påbörjad, markera den i listboxen och ange kommando 'Bearbeta'. Delfunktionerna Definitiv inläggning och Städning Om du har valt Definitiv inläggning eller Städning, är pnr-fältet inte åtkomligt. Ange kommando 'OK' för komma vidare till vald delfunktion.

6 KTH RS02 Funktionsbeskrivning Formulär RS02A01G Inläggning av resultat RS02 - Inläggning av resultat Senast uppdaterad: I detta formulär kan du lägga in resultatuppgifter för en person på en underlagslista. Personnummer och listnummer från startformuläret visas. Kurser på listan Vilka individuella kurser som inledningsvis visas i formuläret beror på vilken lista du har valt i startformuläret: Om du har valt 'ny lista', visas här alla individuella kurser där registrering finns, godkänt resultat saknas och där du är behörig. Om du har valt en befintlig lista, visas alla kurser som finns på denna lista. Med kommando 'Lägg till' kan du lägga till flera kurser om det finns några. Då söker programmet kurser där registrering finns (enligt samma kriterier som på ny lista) och som inte redan finns på listan. Om du vill ta bort en kurs på listan, markera kursen och ange 'Stryk'. Kursen försvinner då från skärmen och den tas bort från listan när du sparar. Alternativt kan du ange streck (-) i betygsfältet på den kurs som du vill ta bort. I det fallet finns kursen kvar på skärmen, men den försvinner nästa gång du sparar. Inmatning av uppgifter Betyg, betygsskala och betygsdatum är obligatoriska uppgifter. Specifikation (resultat på skrivning etc) och ECTS-betyg är frivilliga uppgifter. OBS! Om lärosätet har valt att inte längre använda ECTS-betyg efter ett visst datum så går det inte rapportera in ECTS-betyg med betygsdatum efter detta datum. Examinator Namn på examinator är en frivillig uppgift. Angiven examinator kommer att skrivas ut som namnförtydligande på arkivlistan och lagras även tillsammans med listan i databasen.

7 KTH RS02 Funktionsbeskrivning 7 Det finns också möjlighet att ange medrättande lärare, vilket även det är en frivillig uppgift. Om det finns flera medrättande lärare anges dessa med kommatecken mellan varje. Medrättande lärare sparas inte tillsammans med listan i databasen utan visas bara direkt i utskriften (arkivlistan). Spara När listan sparas vid kommando 'Spara' försvinner strukna kurser från listan. Icke strukna kurser och angiven examinator sparas undan. Listan behöver inte vara komplett ifylld när du sparar. Arkivlista Med kommando 'Arkivlista' skriver du ut arkivlistan. Det måste göras för varje lista som skall läggas in definitivt i databasen, eftersom man bara på det sättet får kontrolltalet som är nyckeln för definitiv inläggning. Du kan inte skriva ut arkivlista om listan inte är komplett eller om förutsättningarna i databasen har ändrats sedan listan skapades, t ex om registrering på en kurs har tagits bort. Efter att arkivlistan har skrivits ut kommer du tillbaka till startformuläret.

8 KTH RS02 Funktionsbeskrivning Formulär RS02A02G Ändring av resultat RS02 - Ändring av resultat Senast uppdaterad: I detta formulär kan du ändra resultatuppgifter för en person på en underlagslista. Personnummer och listnummer från startformuläret visas. Kurser på listan Vilka individuella kurser som inledningsvis visas i formuläret beror på vilken lista du har valt i startformuläret: Om du har valt ny lista i startformuläret visas här alla individuella kurser där något resultat finns och där du är behörig. Om godkänt betyg saknas, och om det finns flera underkända, visas det senaste underkända. Om du har valt en befintlig lista visas alla kurser som finns på denna lista. Lägg till Med kommando 'Lägg till' kan du lägga till flera kurser om det finns några. Då söker programmet kurser där resultat finns (enligt samma kriterier som för ny lista) och som inte redan finns på listan. Ta bort Om du vill ta bort en kurs från listan markerar du kursen och ange 'Stryk'. Kursen försvinner då från skärmen och den tas bort från listan när du sparar. Alternativt kan du ange streck (-) i betygsfältet på den kurs som du vill ta bort. I det fallet finns kursen kvar på skärmen, men den försvinner nästa gång som du sparar. Ändring av uppgifter Befintliga resultat visas för varje kurs. De används även som förval för ändrade uppgifter. Betyg, betygsskala och betygsdatum är obligatoriska. Specifikation och ECTS-betyg behöver inte anges. OBS! Om lärosätet har valt att inte längre använda ECTS-betyg efter ett visst datum så går det inte rapportera in ECTS-betyg med betygsdatum efter detta datum. För varje kurs måste minst en uppgift ändras, annars kan inte arkivlistan skrivas ut.

9 KTH RS02 Funktionsbeskrivning 9 Examinator Namn på examinator är en frivillig uppgift. Angiven examinator kommer att skrivas ut som namnförtydligande på arkivlistan och lagras även tillsammans med listan i databasen. Det finns också möjlighet att ange medrättande lärare, vilket även det är en frivillig uppgift. Om det finns flera medrättande lärare anges dessa med kommatecken mellan varje. Medrättande lärare sparas inte tillsammans med listan i databasen utan visas bara direkt i utskriften (arkivlistan). Spara När listan sparas vid kommando 'Spara' försvinner strukna kurser från underlagslistan. Icke strukna kurser och angiven examinator sparas undan. Listan behöver inte vara komplett ifylld när du sparar. Arkivlista Med kommando 'Arkivlista' skriver du ut arkivlistan. Det måste göras för varje lista som skall läggas in definitivt i databasen, eftersom man bara på det sättet får kontrolltalet som är nyckeln för definitiv inläggning. Du kan inte skriva ut arkivlista om listan inte är komplett eller om förutsättningarna i databasen har ändrats sedan listan skapades, t ex om registrering på en kurs har tagits bort. Du kan inte heller skriva ut arkivlista om underlagslistan innehåller kurser där inga ändringar har gjorts. Efter att arkivlistan har skrivits ut kommer du tillbaka till startformuläret.

10 KTH RS02 Funktionsbeskrivning Formulär RS02A03G Borttagning av resultat RS02 - Borttagning av resultat Senast uppdaterad: I detta formulär skall du se till att underlagslistan för borttagning av resultat innehåller de kurser där resultat för en person skall tas bort. Personnummer och listnummer från startformuläret visas. Kurser på listan Vilka individuella kurser som inledningsvis visas i formuläret beror på vilken lista du har valt i startformuläret: Om du har valt 'ny lista', visas alla individuella kurser där något resultat finns och där du är behörig. Om godkänt betyg saknas och om det finns flera underkända så visas det senaste underkända. Om du har valt en befintlig lista, visas alla kurser som finns på denna lista. Om du vill ta bort en kurs på listan, markera kursen och ange 'Stryk'. Kursen försvinner då från skärmen och den tas bort från listan när du sparar. Examinator Namn på examinator är en frivillig uppgift. Angiven examinator kommer att skrivas ut som namnförtydligande på arkivlistan. Spara När listan sparas vid kommando 'Spara' försvinner strukna kurser från underlagslistan. Icke strukna kurser och angiven examinator sparas undan. Arkivlista När underlagslistan innehåller bara de kurser där resultat skall tas bort, kan du ta ut arkivlista med kommando 'Arkivlista'. Det måste göras för varje lista som skall läggas in i databasen definitivt, eftersom man bara på det sättet får ut kontrolltalet som är en förutsättning för definitiv inläggning. Arkivlista kan inte skrivas ut om förutsättningarna i databasen har ändrats sedan listan skapades, t ex om resultat på någon kurs redan har tagits bort på annat sätt. Efter att arkivlistan har skrivits ut kommer du tillbaka till startformuläret.

11 KTH RS02 Funktionsbeskrivning Formulär RS02A04G Definitiv inläggning RS02 - Definitiv inläggning Senast uppdaterad: I detta formulär gör du definitiv inläggning av en lista som kan gälla inläggning, ändring eller bortagning av resultat. Ange listnummer och kontrolltal som finns på den utskrivna arkivlistan. På skärmen visas sedan information om listan: pnr, typ (dvs inläggning, ändring eller borttagning), examinator samt antal kurser på listan. När du uppdaterar kontrolleras om listan kan läggas in. Om förutsättningarna i databasen har ändrats sedan arkivlistan skrevs ut, misslyckas uppdateringen. Efter uppdatering hamnar markören i listnr-fältet och du kan således lägga in flera listor i ett svep.

12 KTH RS02 Funktionsbeskrivning Formulär RS02A05G Städning RS02 - Städning av listor Senast uppdaterad: I detta formulär kan du städa bort underlagslistor för resultatrapportering på individuella kurser. Välj om du bara vill se dina egna listor eller alla listor som du är behörig på. I det senare fallet ser du sådana listor där du är behörig på listans alla kurser. Efter kommando 'Sök' söker programmet listorna samt visar dem på skärmen. För att ta bort en lista markera den och ange kommando 'Ta bort lista'. Listan tas bort utan varningar och ångermöjlighet.

13 KTH RS02 Funktionsbeskrivning Formulär RS02A06P Arkivlista

14 KTH RS02 Funktionsbeskrivning 14