Funktionsbeskrivning. SB10 Adressuppdatering. Innehållsförteckning

Transkript

1 Dokument 1 Adressuppdatering Innehållsförteckning 1. Allmänt om funktionen 2. Uppdelning i delfunktioner 3. Behörighetsanalys 4. Preferensstyrning 5. Utskrifter 6. Avvikelser från S & G 7. Formulär och hjälptexter

2 Dokument 2 Ändringshistorik Revision Av Kommentar David Andersson LADOK-12872: utökade utsökningsmöjligheter för grunduttag från Navet David Andersson LADOK-17644: Anpassningar mot Infotorg/SPAR

3 Dokument 3 1. Allmänt om funktionen Denna funktion används för att hämta namn- och adressuppgifter från SPAR eller Navet via batchbeställning. Funktionen innehåller två olika batchar, en för beställning av adressuppgifter och en för inläsning av adressuppgifter. I startformuläret väljs något av alternativen utsökning, adressuppgifter eller inläsning, adressuppgifter. I det andra formuläret läggs beställningen och i det tredje formuläret anges villkor för utsökning. Funktionen använder formulär från GB01 i samband med beställning samt inställning av e-post. GB01A00G - beställningsformuläret används av B00G GB01A02G för inställning av e-post och skrivare. 2. Uppdelning i delfunktioner Funktionen har två delfunktioner Utsökning, adressuppgifter Inläsning, adressuppgifter 3. Behörighetsanalys Behörighetsklass styr behörigheten till funktionen. 4. Preferensstyrning Följande preferensstyrningar finns i funktionen:

4 Dokument 4 5. Utskrifter Utskrifter av resultat av batchkörningar sker genom e-post till angiven e-postadress som valts under knappen Inställningar. Alla filer hanteras enligt standard för batchar. Utskrift av listor över felaktiga personnummer, avflyttade, sekretessmarkerade och avlidna går att hämta via beställningsformulärets Hämta fil möjlighet. 6. Avvikelser från S & G Inga avvikelser från Standard & Guidelines. 7. Formulär och hjälptexter A00G Startformulär

5 Dokument 5 Funktionshjälp A00G - Namn- och adressuppdatering Senast uppdaterad: Allmänt Denna funktion används för att uppdatera namn- och adresser via SPAR eller Navet, beroende på vilken systeminställning som gjorts. För att fullfölja en beställning måste du fylla i startformuläret, beställningsformuläret och villkorsformuläret. Det finns två olika batchar. Markera den delfunktion som önskas och tryck på OK för att komma till beställningsformuläret. De batchar som finns är: Beställning adressuppgifter Uppdatering adressuppgifter

6 Dokument 6 B00G Beställning, adressuppgifter Funktionshjälp - [Beställning, adressuppgifter] Senast uppdaterad: Allmänt Här kan du lägga upp batchbeställningar. Välj beställning Du börjar med att fylla i beteckningen på den beställning du vill göra. Du anger därefter vilket tidigaste kördatum och vilken tidigaste körtid du vill att batchen skall startas. Därefter anger du om du vill att det skall vara en stående beställning, d.v.s. en batch som körs regelbundet. Du anger vilka dagar i veckan du vill att batchen skall köras. Om du inte kryssar för någon veckodag körs batchen endast en gång.

7 Dokument 7 Du kan även markera om du vill spara beställningen för att den skall ligga kvar efter det att batchen är körd. Om du vill se alla beställningar i funktionen finns ett menyalternativ "Visa alla beställningar" för detta. Vill du att en körning inte skall göras av någon anledning kan du sätta status till VILANDE. Då görs inga körningar på den beställningen. Du kan lägga till och ta bort beställningarna via knapparna "Ny" och "Stryk". För att spara ändringar trycker du på "Uppdatera". För att ändra i en befintlig beställning markerar du aktuell beställning i listan och ändrar aktuella parametrar under "Välj beställning". För att spara ändringar trycker du på "Uppdatera". Inställning För varje beställning går det normalt också att specificera olika inställningar. Till specificerad epostadress skickas information om hur körningen gick. Till specificerad skrivare skickas ev. utskrifter direkt till skrivaren. Dessa två inställningar görs genom att gå in i inställningsformuläret via inställningsknappen. Observera att det inte är tillåtet att använda inställningar för vissa funktioner. Villkor Du kan normalt för varje batchbeställning gå in och specificera vilka villkor som skall gälla för den specifika beställningen. Detta görs genom att gå in i villkorsformuläret via villkorsknappen. Observera att det inte är tillåtet att använda villkor för vissa funktioner. Hämta fil När en beställning är KLAR har en fil genererats. Filen finns på den server där batchen kördes. För att få tillgång till filen aktiverar du knappen "Hämta fil". Filen kopieras och du kan själv välja var den skall läggas.

8 Dokument 8 B01G Beställningsvillkor för adressuppgifter Funktionshjälp B01G - Beställningsvillkor för adressuppgifter Senast uppdaterad: Allmänt I detta formulär kan du lägga in de villkor som ska gälla vid beställning av adressuppgifter från SPAR (via Infotorg) eller från Navet. Villkor för adressbeställningarna måste läggas in (uppdateras) för att körningen ska kunna starta. Det som avgör om beställningen sker från SPAR eller från Navet är systempreferensen NAVET som ska vara satt till J om Navet ska användas. Välj beställningstyp Denna ruta används enbart vid beställning från Navet eftersom man där kan välja mellan två olika typer av beställningar, antingen "Grunduttag" eller "Veckovis avisering". Det förstnämnda alternativet innebär ett

9 Dokument 9 fullständigt uttag för personer, med svenskt personnummer, som söks ut enligt angivna villkor, se nedan. Detta kan inte kombineras med stående beställning. Det andra alternativet, "Veckovis avisering", kan ställas in som en stående beställning för att få veckovisa ändringsaviseringar, d.v.s. man får nya uppgifter varje vecka om vilka personer som flyttat, bytt namn etc. På så vis har man alltid uppdaterade personuppgifter. Observera att det krävs två olika blanketter för dessa två olika beställningstyper. Ange villkor Övriga villkor går endast att ställa in vid beställning från SPAR eller "Grunduttag" från Navet. Har man valt "Veckovis avisering" från Navet är villkoren alltid desamma, och därför är rutorna för utsökning och begränsning dimmade i dessa fall. Ange först vilken typ av utsökning som ska gälla i den vänstra nedre radiogruppen: Aktiva personer Hämtar alla personer som har någon registrering. Begränsning sker genom att du anger ett terminsintervall i den högra rutan. Därefter kan du välja * registrerade på kurs, där begränsning sker på FFG-, FO- eller OM-registrering och/eller * registrerade på program, där begränsning sker på FFG- eller OM-registrering och/eller * doktorander som är aktiva under angivet terminsintervall. Alla personer Hämtar alla personer från tabellen NAMN. Adresser Hämtar personer som har uppdaterade adresser inom ett visst datumintervall. Namn Hämtar personer som har lagts in i tabellen NAMN inom ett visst datumintervall. Etablerade utan adress Hämtar personer, etablerade efter ett visst datum, som saknar adress. Detta alternativ är endast tillgängligt vid beställning från Navet. Grupp Hämtar personer som tillhör en viss grupp som är inlagd via SA10. Val görs på grupptyp (Kurs, Program eller Användare), kod för aktuell Kurs/Program/Användare samt gruppkod. Samtliga fält måste vara ifyllda när uppdatering sker. Sökmönster kan här endast användas i samband sökning av koder.

10 Dokument 10 C00G Uppdatering av adressuppgifter Funktionshjälp - [Uppdatering, adressuppgifter] Senast uppdaterad: Allmänt Här kan du lägga upp batchbeställningar. Välj beställning Du börjar med att fylla i beteckningen på den beställning du vill göra. Du anger därefter vilket tidigaste kördatum och vilken tidigaste körtid du vill att batchen skall startas. Därefter anger du om du vill att det skall vara en stående beställning, d.v.s. en batch som körs regelbundet. Du anger vilka dagar i veckan du vill att batchen skall köras. Om du inte kryssar för någon veckodag körs batchen endast en gång.

11 Dokument 11 Du kan även markera om du vill spara beställningen för att den skall ligga kvar efter det att batchen är körd. Om du vill se alla beställningar i funktionen finns ett menyalternativ "Visa alla beställningar" för detta. Vill du att en körning inte skall göras av någon anledning kan du sätta status till VILANDE. Då görs inga körningar på den beställningen. Du kan lägga till och ta bort beställningarna via knapparna "Ny" och "Stryk". För att spara ändringar trycker du på "Uppdatera". För att ändra i en befintlig beställning markerar du aktuell beställning i listan och ändrar aktuella parametrar under "Välj beställning". För att spara ändringar trycker du på "Uppdatera". Inställning För varje beställning går det normalt också att specificera olika inställningar. Till specificerad epostadress skickas information om hur körningen gick. Till specificerad skrivare skickas ev. utskrifter direkt till skrivaren. Dessa två inställningar görs genom att gå in i inställningsformuläret via inställningsknappen. Observera att det inte är tillåtet att använda inställningar för vissa funktioner. Villkor Du kan normalt för varje batchbeställning gå in och specificera vilka villkor som skall gälla för den specifika beställningen. Detta görs genom att gå in i villkorsformuläret via villkorsknappen. Observera att det inte är tillåtet att använda villkor för vissa funktioner. Hämta fil När en beställning är KLAR har en fil genererats. Filen finns på den server där batchen kördes. För att få tillgång till filen aktiverar du knappen "Hämta fil". Filen kopieras och du kan själv välja var den skall läggas.

12 Dokument 12 C01G - Uppdateringsvillkor för adressuppgifter Funktionshjälp - Uppdateringsvillkor för adressuppgifter Senast uppdaterad: Allmänt I detta formulär kan du lägga in de villkor som ska gälla vid hämtning och inläsning av nya namn- och adressuppgifter från SPAR (via Infotorg) eller Navet. Villkor för inläsningen måste läggas in (uppdateras) för att körningen ska kunna starta. Det som avgör om hämtningen sker från SPAR eller från Navet är systempreferensen NAVET som ska vara satt till J om Navet ska användas. Välj beställningstyp Denna ruta används enbart när inläsningen gäller en beställning från Navet eftersom man där kan välja mellan två olika typer av hämtningar, antingen grunduttag eller veckovis avisering. Det förstnämnda alternativet innebär ett fullständigt uttag som gäller samtliga personer med svenskt personnummer i databasen. Detta kan vara lämpligt att välja första gången en uppdatering via Navet görs, och det kan inte

13 Dokument 13 kombineras med stående beställning. Veckovis ändringsavisering innebär att man har en stående beställning och får nya uppgifter varje vecka om vilka personer med svenskt personnummer som flyttat, bytt namn etc. På så vis har man alltid uppdaterade personuppgifter. Observera att det krävs två olika blanketter för dessa två olika beställningstyper. * Vid hämtning via Navet uppdateras folkbokföringsadress, efternamn och tilltalsnamn, om markering för tilltalsnamn finns hos Skatteverket. * Avgiftsstatus uppdateras via uppgiften medborgarskap. Personer som fått uppdaterad avgiftsstatus i databasen, framför allt de som blivit avgiftsbefriade pga medborgarskap skrivs ut på kontrollistan. Status Avgiftsbefriad i databasen skrivs inte över om status Avgiftsskyldig anges i filen. Dessa personer hamnar på kontrollistan för manuellt kontroll. Se vidare i instruktionsdokumentet på ladok.se. * Vidare markeras eventuella avlidna personer som avlidna i databasen och deras folkbokföringsadress tas bort. Även dessa skrivs ut på kontrollistan. * Inga sekretessmarkerade personer följer med i svaret från Navet. Om en person har skyddade personuppgifter och har ett alias i databasen, har de ett interimspersonnummer och förs aldrig över till Navet. Ingen adressuppdatering görs alltså på dessa personer. I de fall ett lärosäte beslutat om lokalt skydd med ordinarie personnummer kvar och manuell hantering av adressuppgifter kommer uppdaterade uppgifter i Navet att innebära uppdaterade uppgifter i Ladok. * Ytterligare en orsak till att skrivas ut på kontrollistan är avregistrering. Avregistrering görs framför allt när en person utvandrar. Dessa personers adressposter i databasen blankas, för att minska risken för förekomsten av gamla oriktiga adresser. Ange villkor Villkor går endast att ställa in när beställningen gäller SPAR. Har man valt Navet är villkoren alltid desamma, och därför är rutan med villkor för uppdatering dimmad i dessa fall. Ange vilka inläsningsalternativ som ska gälla: Folkbokföringsadress Uppdaterar enbart folkbokföringsadressen. Folkbokföringsadress samt för- och efternamn Uppdaterar folkbokföringsadressen samt eventuella ändringar i både för- och efternamn. Folkbokföringsadress samt efternamn Uppdaterar folkbokföringsadressen samt eventuell ändring i efternamn. Folkbokföringsadress, efternamn samt eventuellt tilltalsnamn Detta innebär att tilltalsnamnet kommer med om det finns sådant, annars inga förnamn alls. Uppdatering av skyddsmarkerade Systemet tar bort folkbokföringsadressen för de personer som är skyddsmarkerade från SPAR. Uppdatering av avlidna. Systemet tar bort adress, telefon och epostuppgifter för avlidna personer.

14 Dokument 14 GB01A02G Inställningar Funktionshjälp Batchbeställning - Inställningar Senast uppdaterad: Allmänt Här kan du lägga upp E-postadresser och skrivare. Du kan lägga till och ta bort E-postadresser och skrivare via knapparna "Ny" och "Stryk". För att spara ändringar aktiverar du "Uppdatera".

15 Dokument 15 E-post Fyller du i en giltig e-postadress och uppdaterar så kommer information om hur körningen går att skickas till den angivna adressen. I annat fall skickas informationen till ev. fördefinerad e- postadress under 'Egna användaruppgifter'. Skrivare Fyller du i uppgifter om skrivare och uppdaterar kan du få ev. utskrifter skickade direkt till en skrivare. Observera att du ska ange skrivarens namn, inte adressen till skrivaren. Observera att vissa funktioner inte stöder användningen av skrivare.