Ladok. Funktionsbeskrivning. för RG02 Kursregistrering - flera personer Beteckning: RG02_funkbeskr

Transkript

1 Ladok Funktionsbeskrivning för RG02 Kursregistrering - flera personer Beteckning: RG02_funkbeskr

2 RG02_funkbeskr.doc 2 (17) Ändringshistorik Av Kommentar Granskare Godkännare ? Alla justeringar fram till Rev Mattias Wickberg Uppdaterat profil- ny framsida, ändringshistorik, fler preferensstyrningar från pref. dok. Lagt till uppgifter om preferensstyrning BEHBESL avancerad nivå PerLindgren Systempreferens för Ej bedömd EJBEDOMD Eva Lundströmer Simu Ändrat hjälptexter enligt LADOK i samband med åtgärd LADOK Anna-Carin Wiklund STU T-3101,LADOK Uppdaterat hjälptext för A00G Eva Lundströmer Simu LADOK Kontroll om rekommenderad maxpoäng överskrids vid reg på kurs. Uppdaterat hjälptext för formulär Bearbeta lista Anita Näslund Eva L Simu Bytt bilder på grund av nya benämningar. Ändrat text rörande detta. LADOK Ändrat texten för systempreferensen

3 RG02_funkbeskr.doc 3 (17) Innehållsförteckning Beskrivning av funktionen... 4 Uppdelning till delfunktioner... 4 Behörighetsanalys... 4 Preferensstyrning... 5 System- och användarpreferenser... 5 Personliga preferenser (personliga inställningar)... 6 Utskrifter... 6 Formulär och hjälptexter... 7 RG02A00G Startformulär... 7 RG02C00G Skapa ny lista RG02_C RG02D00G Skapa ny lista RG02_D RG02E00G Skapa ny lista RG02_E RG02F00G Skapa ny lista RG02_F RG02A03G Antal funna personer RG02A01G Bearbeta lista Formulär för personliga inställningar... 16

4 RG02_funkbeskr.doc 4 (17) Beskrivning av funktionen RG02 Kursregistrering flera personer RG02 består av fem delfunktioner och med hjälp av dessa ges möjlighet att förstagångsregistrera (FFG), fortsättningsregistrera (FO) och omregistrera (OM) personer på fristående kurs eller kurs inom program, med eller utan registreringsunderlag. En av delfunktionerna är aktuell endast för universitet och högskolor som tillämpar terminsregistrering. I funktionen söker man ut förslag till registrering i de fall underlag finns i registret i form av antagningar och tidigare registreringar. Registrering kan också läggas in på personer som inte finns i ladoks underlagstabeller (prefstyrt). Det finns även möjlighet att lägga in grupp i kurs i samband med FFGregistrering på kurs om man valt detta i funktionens personliga inställningar. Uppdelning till delfunktioner Delfunk kod Benämning Sök förslag Listtyp* Personvis Lägg till Formulär RG02_B FFG-registrering på kurs FFGA Ja Ja Ja RG02B00G (anmälningskod) RG02_C FFG-registrering på kurs inom FFGT Ja Ja Ja RG02C00G program med terminsregistrering (kurskod) RG02_D FO-registrering på kurs (kurskod) FOnn Ja Nej Nej RG02D00G RG02_E OM-registrering på kurs OM Ja Ja Ja RG02E00G (kurskod) RG02_F FFG-registrering utsökning via annan kurs, grupp, program (anmälningskod) FFGS SOKA BEGR Nej Ja RG02F00G * Till listor som avser FFG-registrering knyts en bokstav som markerar i vilken delfunktion listan är skapas Behörighetsanalys Behörigheten att lägga olika typer av registreringar styrs via behörighetsklassning av delfunktionerna. Behörighet för en viss användare att registrera på viss kurs styrs via: -Institutionsbehörigheten: Anger vilka institutioners kurser en användare tillåts registrera/rapportera

5 RG02_funkbeskr.doc 5 (17) resultat på m.m. (tabell ANVINST) -Behörighet viss kurs: Utvidgad rättighet - rätt att registrera på angiven kurs trots att användaren inte tillhör kursens institution eller inskränkt rättighet användaren får inte registrera på kursen trots att institutionsvillkoret är uppfyllt. (tabell ANVKURS). Preferensstyrning System- och användarpreferenser Pref. - automatisk inläggning av behörighetsbeslut. I underlaget presenteras de sökande med sitt villkor. Om AUTOBEH = J så skapas en behörighetspost (ett individuellt beslut) när de framsökta personerna registreras i funktionen. De sökande behöver då inte manuellt läggas in med beslut i SA02. Funk Nr Vad vill man styra RG02 1 Tillstånd att registrera personer via pnrinmatning vid FFG-reg på kurs (anmälningskod). Påverkar även formuläret för Bearbeta lista. RG02 2 Tillstånd att registrera personer via pnrinmatning vid FFG-reg på kurs inom program med terminsreg. Påverkar även formuläret för Bearbeta lista. RG02 3 Tillstånd att registrera personer via pnrinmatning i formuläret Bearbeta lista, när listan är skapad i delfunktionen för utsökning via annan kurs, grupp, program. RG02 4 Automatisk märkning med finansieringsform på kursregistreringen. Nyckelord Värde: Resultat Default Typ FFGPNRKURS FFGPNRTERM. FFGPNRSOK AUTOFINFORM J: Har behörighet för pnrinmatning. N: Har ej behörighet för pnrinmatning. J: Har behörighet för pnrinmatning. N: Har ej behörighet för pnrinmatning J: Har behörighet för pnrinmatning. N: Har ej behörighet för pnrinmatning J/bl eller saknas: Finansieringsformen hämtas i första hand från kurstillfället. Saknas finansieringsformen hämtas den från programantagningen. J J J N: Finansieringsformen tas från kurstillfället. S, A S, A S, A S

6 RG02_funkbeskr.doc 6 (17) RG02 5 Automatisk inläggning av BEHBESL Avancerad nivå RG02 6 Systempreferens som behövs för att lärosätet ska kunna sätta en egen rekommendera maxgräns för de högskolepoäng som en student bör kunna kursregistrera sig på under en termin. Poängen ska anges i heltal. Systempreferensen används ej vid omregistrering. ALLM Ej bedömd: Observera att preffen läggs som ALLM eftersom fler funktioner använder EJBEDOMD Normal sett ska avgiftsskyldiga utbytesstudenter antas till kurs men med denna preff går man förbi detta. AUTOBEH MAXPOANG EJBEDOMD N eller saknas: Giltig beh måste läggas in innan reg kan ske. Ej auto J: BEHBESL ska läggas in om beh saknas Har högskolan systempreferensen MAXPOANG och om totala registrerade hskpoängen för en student aktuell termin överstiger rekommenderad maxpoäng visas högskolepoängen i röd text. Poängen är endast en upplysning och stoppar inte vidare uppdatering. J: Avgiftsskyldiga utbytesstudenter går att registrera utan föregående kursantagning N/bl: Avgiftsskyldiga utbytesstudenter måste ha kursantagning J NN/bl N/bl S,A S S Personliga preferenser (personliga inställningar) Via perspref styrs om fält för inläggning av grupp i kurs skall visas och vara inmatningsbara i formuläret Bearbeta lista, gäller i samband med FFG-registrering på kurs. Default är att fält för grupp i kurs inte visas. Utskrifter Utskrift av registreringsunderlag. Utskrift av fellista efter kontroller vid personvis inmatning och lägg till personer. Utskrift av listöversikten i startformuläret.

7 RG02_funkbeskr.doc 7 (17) Formulär och hjälptexter RG02A00G Startformulär Hjälptext RG02A00G - Kursregistrering - flera personer Senast uppdaterad: Funktionen används för att förstagångsregistrera (FFG), fortsättningsregistrera (FO) och omregistrera (OM) personer på fristående kurs eller kurs inom program. RG02 består av fem olika delfunktioner: FFG-registrering på kurs FFG-registrering på kurs inom program med terminsregistrering*) FFG-registrering - utsökning via annan kurs, grupp, program FO-registrering på kurs OM-registrering på kurs *) Delfunktion som endast används på universitet och högskolor som har terminsregistrering. Obs! Programkurser med anmälningskod hanteras alltid av delfunktionen FFG-reg på kurs.

8 RG02_funkbeskr.doc 8 (17) För att kunna registrera på en viss kurs måste man vara behörig till kursen, d v s ha rätt att registrera i kursen. Via behörigheten styrs också vilka typer av registreringar som en användare får göra och om inläggning får göras personvis. Vissa regler gäller generellt för alla användare vid högskolan. Om ett kurs- eller programtillfälle är avgiftsbelagt går det inte att registrera avgiftsskyldiga studenter innan de har betalt sin studieavgift. Personliga inställningar i RG02 I alternativet "Personliga inställningar" (under 'Funktion' i menyraden) kan man välja om fält för inläggning av grupp i kurs skall visas i de delfunktioner som rör FFG-registrering på kurs. Arbetsgång vid registrering i RG02 1) Skapa ny lista via sökning i ladoks underlagstabeller eller via inmatning av personnummer. 2) Skriv ut underlag - valfritt. Utskriften görs normalt direkt efter utsökningen. Det finns också möjlighet att skriva ut ytterligare registreringsunderlag när man har listan framme på skärmen ("Bearbeta lista"). Inlagda regmarkeringar skrivs då ut på underlaget. 3) Bearbeta listan Markera för varje person om kursen skall läsas eller ej, lägg eventuellt till personer, spara uppgifterna och uppdatera registreringarna i ladokregistret genom kommandot definitiv inläggning. Inga registreringar uppdateras i databasen förrän man gjort definitiv inläggning. Detta formulär När funktionen startas görs automatiskt en genomsökning av påbörjade listor och dina egna listor visas i listöversikten i startbilden. Endast de listor som hör till vald typ av registrering (delfunktion) visas. I funktionsmenyn kan alternativet "Visa alla listor" bockas för då visas alla listor som du är behörig till, per delfunktion. Du kan även skriva ut en listöversikt. Börja med att välja typ av registrering under 'Välj alternativ'. När du påbörjar en ny lista ger du kommandot "Skapa ny lista". Du kommer då till nästa bild där du söker ut personer som skall registreras alternativt väljer personvis inmatning. Sökbilderna ser olika ut beroende på val av registreringstyp. Listnummer skapas automatiskt för de nya listorna. En tidigare påbörjad lista kommer du till genom att markera listan i listöversikten eller genom att ange listnumret vid "Direktval av lista" och ge kommandot 'Bearbeta lista'.lista som ej avslutas tas bort genom att markera den i listöversikten och sedan ange 'Ta bort lista'.

9 RG02_funkbeskr.doc 9 (17) RG02B00G Skapa ny lista RG02_B Hjälptext RG02B00G FFG-registrering på kurs Senast uppdaterad: Skapa ny lista Fyll i termin och anmälningskod. Innevarande termin står som förslag och kan bekräftas eller ändras. Du har möjlighet att begränsa - söka ut endast de som ska läsa kursen inom ett visst/vissa program - genom att fylla i en programkod eller ett sökmönster. Du kan också begränsa genom att skriva FRIST. Då får du bara med personer som skall läsa kursen som fristående kurs. Kommandot 'Sök' söker fram personer som är aktuella för registrering på angiven termin och anmälningskod. När utsökningen är klar visas sökresultatet i formuläret "Visa antal funna personer". Du har där möjlighet att gå till det generella begränsningspaketet via knappen 'Begränsa'. När du bekräftar utsökningen sparas listan och listnummer sätts automatiskt. Kommandot 'Personvis' öppnar ett formulär för inmatning av personnummer. Inlagda personer sparas på en lista på samma sätt som efter sökning.

10 RG02_funkbeskr.doc 10 (17) När sökning/personvis inmatning är avslutad kommer du tillbaka till detta formulär och kan välja 'Skriv ut underlag' eller 'Bearbeta lista'. Utskrift av registreringsunderlag på skrivare är valfritt. Kommandot bearbeta lista tar fram listan på skärmen och personer som skall registreras markeras med J. Möjlighet finns också att lägga in grupp i kurs i samband med FFG-registrering på kurs men du måste då ha valt detta i funktionens "Personliga inställningar". Du skriver i gruppkoden i fältet 'Grupp i kurs' och uppdaterar. Finns inte gruppkoden sedan tidigare öppnas ett nytt formulär där du namnger din grupp och uppdaterar. RG02C00G Skapa ny lista RG02_C Hjälptext RG02C00G FFG-registrering på kurs inom program med terminsregistrering Senast uppdaterad: Skapa ny lista Fyll i termin och kurskod. Innevarande termin står som förslag och kan bekräftas eller ändras. Du har möjlighet att begränsa - söka ut endast de som ska läsa kursen inom ett visst/vissa program - genom att fylla i en programkod eller ett sökmönster. Kommandot 'Sök' söker fram personer som är aktuella för registrering på angiven termin och kurskod. När utsökningen är klar visas sökresultatet i formuläret "Visa antal funna personer". Du har där möjlighet att gå till det generella begränsningspaketet via knappen 'Begränsa'. När du bekräftar utsökningen sparas listan och listnummer sätts automatiskt. Kommandot 'Personvis' öppnar ett formulär för inmatning av personnummer. Inlagda personer sparas på en lista på samma sätt som efter sökning. När sökning/personvis inmatning är avslutad kommer du tillbaka till detta formulär och kan välja 'Skriv ut underlag' eller 'Bearbeta lista'. Utskrift av registreringsunderlag på skrivare är valfritt. Kommandot bearbeta lista tar fram listan på skärmen och personer som skall registreras markeras med J.

11 RG02_funkbeskr.doc 11 (17) Möjlighet finns också att lägga in grupp i kurs i samband med FFG-registrering på kurs men du måste då ha valt detta i funktionens "Personliga inställningar". Du skriver i gruppkoden i fältet 'Grupp i kurs' och uppdaterar. Finns inte gruppkoden sedan tidigare öppnas ett nytt formulär där du namnger din grupp och uppdaterar. RG02D00G Skapa ny lista RG02_D Hjälptext RG02D00G FO-registrering på kurs Senast uppdaterad: Skapa ny lista Fyll i termin och kurskod. Innevarande termin står som förslag och kan bekräftas eller ändras. Alla aktuella kurstillfällen för fortsättningsregistrering söks fram och visas i listboxen. Markera aktuell rad. Du har möjlighet att begränsa - söka ut endast de som ska läsa kursen inom ett visst/vissa program - genom att fylla i en programkod eller ett sökmönster. Du kan också begränsa genom att skriva FRIST. Då får du bara med personer som skall läsa kursen som fristående kurs.

12 RG02_funkbeskr.doc 12 (17) Kommandot 'Sök' söker fram personer som är aktuella för registrering på det kurstillfälle du markerat i listboxen. När utsökningen är klar visas sökresultatet i formuläret "Visa antal funna personer". Du har där möjlighet att gå till det generella begränsningspaketet via knappen 'Begränsa'. När du bekräftar utsökningen sparas listan och listnummer sätts automatiskt. När sökning är avslutad kommer du tillbaka till detta formulär och kan välja 'Skriv ut underlag' eller 'Bearbeta lista'. Utskrift av registreringsunderlag på skrivare är valfritt. Kommandot bearbeta lista tar fram listan på skärmen och personer som skall registreras markeras med J. RG02E00G Skapa ny lista RG02_E Hjälptext RG02E00G OM-registrering på kurs Senast uppdaterad: Skapa ny lista Fyll i termin och kurskod. Innevarande termin står som förslag och kan bekräftas eller ändras. Kommandot 'Sök' söker fram personer som är aktuella för omregistrering på angiven termin och kurskod, dvs personer som är FFG-registrerade på kursen tidigare terminer och som saknar slutbetyg på kursen. För kurser som går över flera terminer krävs att personerna har samtliga förväntade fortsättningsregistreringar för att komma med i utsökningen. När utsökningen är klar visas sökresultatet i formuläret "Visa antal funna personer". Du har där möjlighet att gå till det generella begränsningspaketet via knappen 'Begränsa'. Där kan du t.ex. via knappen "Kurs" begränsa så att du bara får med de personer som har en FFG-registrering föregående termin. När du bekräftar utsökningen sparas listan och listnummer sätts automatiskt.

13 RG02_funkbeskr.doc 13 (17) Kommandot 'Personvis' öppnar ett formulär för inmatning av personnummer. Inlagda personer sparas på en lista på samma sätt som efter sökning. När sökning/personvis inmatning är avslutad kommer du tillbaka till detta formulär och kan välja 'Skriv ut underlag' eller 'Bearbeta lista'. Utskrift av registreringsunderlag på skrivare är valfritt. Kommandot bearbeta lista tar fram listan på skärmen och personer som skall registreras markeras med J. RG02F00G Skapa ny lista RG02_F Hjälptext RG02F00G FFG-registrering - utsökning via annan kurs, grupp, program Senast uppdaterad: Skapa ny lista Fyll i termin och anmälningskod. Innevarande termin står som förslag och kan bekräftas eller ändras. Kommandot 'Utsökning' öppnar sökpaketet söker fram efter vilka val man gör. När utsökningen är klar visas sökresultatet i formuläret "Visa antal funna personer". Du har där möjlighet att gå till det generella begränsningspaketet via knappen 'Begränsa'. När du bekräftar utsökningen sparas listan och listnummer sätts automatiskt. När sökning är avslutad kommer du tillbaka till detta formulär och kan välja 'Skriv ut underlag' eller 'Bearbeta lista'. Utskrift av registreringsunderlag på skrivare är valfritt. Kommandot bearbeta lista tar fram listan på skärmen och personer som skall registreras markeras med J.

14 RG02_funkbeskr.doc 14 (17) Möjlighet finns också att lägga in grupp i kurs i samband med FFG-registrering på kurs men du måste då ha valt detta i funktionens "Personliga inställningar". Du skriver i gruppkoden i fältet 'Grupp i kurs' och uppdaterar. Finns inte gruppkoden sedan tidigare öppnas ett nytt formulär där du namnger din grupp och uppdaterar. RG02A03G Antal funna personer Hjälptext RG02 Antal funna personer I formuläret visas antal funna personer efter sökning i RG02. Kommandot Begränsa leder till det generella begränsningspaketet. Där finns möjlighet att begränsa den utsökta populationen. När man lämnar begränsningspaketet kommer man tillbaka till detta formulär. Kommandot OK medför att de utsökta personerna sparas på en lista med det förslag till listnummer som finns angivet i bilden. Stänger man bilden med Esc skapas ingen lista.

15 RG02_funkbeskr.doc 15 (17) RG02A01G Bearbeta lista Hjälptext RG02 Inläggning av kursregistreringar - Bearbeta lista Senast uppdaterad: I detta formulär markerar du för varje person om kursen skall läsas eller ej, uppgifterna sparas och därefter uppdaterar du registreringarna i ladokregistret genom kommandot definitiv inläggning. Möjlighet finns också att lägga in grupp i kurs i samband med FFG-registrering på kurs men du måste då ha valt detta i funktionens "Personliga inställningar". Du skriver i gruppkoden i fältet 'Grupp i kurs' och uppdaterar. Finns inte gruppkoden sedan tidigare öppnas ett nytt formulär där du kan namnge din grupp och uppdatera. Vid 'Lägg in förvald markering' kan du välja att lägga in J(a) eller N(ej) på samtliga personer på listan innan du går igenom listan person för person. Observera att "Lägg in förvald markering" skriver över tidigare inlagda noteringar i en redan påbörjad lista. Du registrerar genom att skriva J i kolumnen "Reg" till vänster om förslaget. Skall ingen registrering ske fyller du i ett N eller låter rutan stå tom, (blank = ingen registrering). Du kan också stryka personer från listan genom att ange kommandot "Stryk", kortkommando ctrl+del. Har listan skapats via sökning i ladoks underlagstabeller är det inte möjligt att ändra i fälten program och inriktning. När listan har skapats via inmatning av personnummer hämtas förslag till program och inriktning alternativt fristående kurs och läggs ut i fälten för program och inriktning till höger om namn. Kontrollera för varje person att uppgiften är korrekt. Ändra genom att välja alternativ i drop-down-listan. Vill du lägga till personer på listan klicka på 'Lägg till'. Då får du upp ett formulär i vilket personnummer kan skrivas in. När du sparar läggs dessa personer till sist på den ursprungliga listan. Förslag till program och inriktning alternativt fristående kurs läggs ut i fälten för program och inriktning. Kontrollera att uppgiften är korrekt.

16 RG02_funkbeskr.doc 16 (17) Inlagda regmarkeringar sparas på listan när du ger kommandot 'Spara' och antal personer med 'J' visas i räknaren längst ner till vänster i bilden. Du kan spara listan och återuppta arbetet med listan vid ett senare tillfälle. När du har sparat listan uppdaterar du registreringarna i ladokregistret genom att ge kommandot 'Definitiv inläggning'. 'Skriv ut underlag', som finns i menyn under "Funktion", skriver ut registreringsunderlaget på skrivare efter att listan sparats. Det går även att skriva ut efter att arbetet med listan har påbörjats. Inlagda regmarkeringar visas då på listan. Förklaringar Fälten i övre delen av bilden: På första raden visas kurskod, kursens benämning, kursens poäng och listnummer På andra raden visas olika uppgifter beroende på i vilken delfunktion listan är skapad. I fältet registreringstyp framgår i vilken delfunktion listan är skapad. FFGA "FFG-reg på kurs" FFGT "FFG-reg på kurs inom program med terminsreg". FFGS "FFG-reg - utsökning via annan kurs, grupp, program". FO2, FO3 osv. "FO-reg på kurs". OM "OM-reg på kurs". Listan med personer som skall registreras: Ett dimmat R läggs ut när personen redan har blivit registrerad. Registreringen har lagts in via annan lista eller i RG01. Ett dimmat N läggs ut när personen inte längre är aktuell för registrering. Orsak kan t.ex. vara ett sent inlagt återbud på kurs eller avbrott på program som kursen skall läsas inom. Ovanstående R och N är inte ändringsbara. "Hp/Aktuell termin" (ex Hp/V13) visar antalet högskolepoäng studenten är registrerad på denna termin. Har högskolan systempreferensen MAXPOANG och om poängen överstiger rekommenderad maxpoäng visas högskolepoängen i röd text. Poängen är endast en upplysning och stoppar inte vidare uppdatering. Uppgiften visas inte i delfunktionen "OM-reg på kurs". "Villkor" (gäller endast listor som tillhör regtyp "FFG-reg på kurs") När student har en villkorad antagning skall institutionen kontrollera att villkoren är uppfyllda vid registreringen. Förklaringar till villkoren skrivs ut på ett separat försättsblad vid utskrift av registreringsunderlaget. Formulär för personliga inställningar Hjälptext RG02: Formulär för personliga inställningar

17 RG02_funkbeskr.doc 17 (17) Du ändrar dina personliga inställningar genom att sätta kryss/alternativ ta bort kryss och sen uppdatera. Personliga inställningar gällande för grupp i kurs Kryss i rutan Visa fält för inläggning av grupp i kurs medför att fält för inläggning av grupp i kurs visas i alla delfunktioner där det är möjligt att lägga in FFG-registreringar.