Funktionsbeskrivning

Transkript

1 Funktionsbeskrivning UT09 Visa studieavgifter Ändringshistorik Datum Av Kommentar Godkännare Lisa Eliasson Lisa Eliasson Lisa Eliasson Ny funktion Uppdatering av funktionen Bla nya utsökningsmöjligheter Hjälptext Anna-Carin Wiklund LADOK-18587, nya checkrutor för begränsning av utsökning Anna-Carin Wiklund LADOK-18356, termin i ordning har tillkommit i

2 Lisa Eliasson m fl (9) datafilen Eva L Simu LADOK Ny kolumn; Registrerad. LADOK Nytt radiogruppsalternativ Ej aktuell för betalning Britt Berglund Ändrat funktionsbenämning enligt NOVFUNK Birgitta Lewén- Johansson LADOK Nytt formulär för utskrifsbeställning har lagts till, UT09A01G, där Sammanställning och/eller Detaljlista kan skrivas ut. Även UT09A00G har ändrats pga detta bl a har ny knapp för Utskrifter lagts in.

3 Lisa Eliasson m fl (9) Innehållsförteckning 1 STYRGRUPPSBESLUT BESKRIVNING AV FUNKTIONEN UPPDELNING TILL DELFUNKTIONER BEHÖRIGHETSANALYS PREFERENSSTYRNING SYSTEM- OCH ANVÄNDARPREFERENSER PERSONLIGA PREFERENSER (PERSONLIGA INSTÄLLNINGAR) UTSKRIFTER BILAGOR: FORMULÄR OCH HJÄLPTEXTER UT09A00G UT09A01G... 7

4 Lisa Eliasson m fl (9) 1 Styrgruppsbeslut Följande styrgruppsbeslut finns som påverkar denna funktion. Nr Ärende Anmärkning 2 Beskrivning av funktionen UT09 gör det möjligt att söka fram uppgifter om studieavgifter. Det är möjligt att begränsa sin utsökning på termin, datumintervall, institution, program, kurs och person. Funktionen kan användas för att söka fram alla studenter som ska betala studieavgifter kommande termin, samt de utbildningsalternativ de ska betala för. Man kan ta ut dessa i en textfil eller en pappersutskrift och använda som fakturaunderlag. Det går på samma sätt att söka ut alla som betalt studieavgift eller fått utbilningstillfällen återbetalda. Även de utbildningstillfällen som inte är aktuella för studieavgift går att söka fram Förklaringar av terminologi Ej betald - Lärosätet anser att studieavgiften ej är betald för aktuellt utbildningtillfälle. Betald - Att studieavgiften är betald betyder att lärosätet anser att total kostnadsteckning finns för aktuellt utbildningstillfälle. Återbetald - Studieavgiften har blivit återbetald. Ingen betalning anses finnas för kursen längre. Ej aktuell för studieavgift - Utbildningstillfällen som det inte är aktuella att betala någon avgift för. 3 Uppdelning till delfunktioner Funktionen har inga delfunktioner. 4 Behörighetsanalys Användarens behörighet styrs av om användaren har den behörighetsklass som är upplagd för funktionen.

5 Lisa Eliasson m fl (9) 5 Preferensstyrning 5.1 System- och användarpreferenser Funktionen hanterar endast utdata och inga användarpreferenser finns. 5.2 Personliga preferenser (personliga inställningar) Det finns inga personliga preferenser. 6 Utskrifter Utskrifter görs i form av ett pappersunderlag eller en semikolonseparerad textfil som kan fungera som faktureringsunderlag för vidare befordran inom lärosätet. Filen innehåller följande uppgifter Personuppgifter o Första personnummer o Nuvarande personnummer o Förnamn o Efternamn o Personstatus (Avliden/Avstängd) o Adress(c/o-adress, gatuadress, postnr, ort, land) o e-postadress Kursuppgifter o Termin o Institution o ev Anmkod, o Kurskod o Kursbenämning på svenska och engelska o Kursens poäng o Utbildningsnivå o Kursens starttermin o Kurstakt o Kurstid o Undervisningsform o Kursort o Kursomgång o Finansieringform (kurstyp) o FFG-poäng o Start- och slutvecka Programuppgifter o Termin o Programkod o Programbenämning på svenska och engelska Övriga uppgifter

6 Lisa Eliasson m fl (9) o Betalstatus o Registrerad o Anteckning/fritext 7 Bilagor: Formulär och hjälptexter 7.1 UT09A00G UT09A00G Visa studieavgifter UT09 - Visa studieavgifter Senast uppdaterad Med den här funktionen kan man söka ut personer som ska betala eller har betalt studieavgift samt betalningsstatus på studentens utbildningstillfällen. Funktionen kan användas för uppföljning av studieavgifter på institutions-, program- och kursnivå. Det är möjligt att begränsa utsökningen på termin/terminer, datumintervall (datum för senaste avgiftsaktivitet), person, institution, program eller kurs. Checkrutorna Ta endast med kan begränsa utsökningen ytterligare så att endast fristående kurs, kurs inom program eller enbart program kommer med. Det går också bra att kombinera olika begränsningsparametrar. Välj vilken/vilka typer av betalstatus som ska visas.

7 Lisa Eliasson m fl (9) Därefter är det möjligt att begränsa utsökningen. Utskriften visas i en listbox, välj önskad sortering genom att klicka på rubrikerna. Förklaringar av terminologi Ej betald - Lärosätet anser att studieavgiften ej är betald för aktuellt utbildningstillfälle. Betald - Att studieavgiften är betald betyder att lärosätet anser att total kostnadstäckning finns för aktuellt utbildningstillfälle. Återbetald - Studieavgiften har blivit återbetald. Ingen betalning anses finnas för kursen längre. Ej aktuell för studieavgift - Utbildningstillfällen som det inte är aktuellt att betala någon avgift för. Utskrifter Efter utsökning kan knappen Utskrifter aktiveras. Man kan där skapa utskrifter (sammanställning och/eller detaljlista) på skärm, skrivare eller som datafil och som då kan fungera som faktureringsunderlag för vidare befordran inom lärosätet. 7.2 UT09A01G UT09A01G [Utskrifter] UT09 - [Utskrifter] Senast uppdaterad För de poster som sökts fram i startformuläret kan man här beställa utskrifter (sammanställning och/eller detaljlista) på skärm, skrivare eller som datafil. Sammanställning Skrivs ut om rutan "Sammanställning" är kryssad. Sammanställningen utgår alltid från antal poster som sökts fram.

8 Lisa Eliasson m fl (9) En av följande sorteringsordningar kan väljas: Termin (förvalt) Program/Fristående kurs Institution När sorteringsordning Program/Fristående kurs eller Institution väljs, finns följande kryssrutor för att markera vad som ska visas utöver betalstatus och sorteringsval: Ta med kurser (OBS! Antal betalningsstatus per kurs visas, men räknas inte in i summan för programmet.) Ta med utbildningsnivå Detaljlista Skrivs ut om rutan "Detaljlista" är kryssad. En av följande sorteringsordningar kan väljas: Termin (förvalt) Program/Fristående kurs Institution Betalningsstatus Följande kryssrutor finns att kryssa i för att markera vad som ska visas utöver betalstatus och sorteringsval: Ta med personnummer (förvalt) Ta med institution Ta med utbildningsnivå Skapa datafil Du kan spara detaljlistan som en teckenseparerad datafil. Ange kommandot "Skapa datafil" och standardfönstret "Spara som" öppnas. Där väljer du var filen ska sparas, anger filnamn och sparar. I datafilen får du med alla i sökningen förekommande detaljuppgifter (se nedan). Du kan i förväg bestämma i vilken katalog som filen skall sparas under fliken "Egna användaruppgifter" som finns i menyn "Inställningar". Skriv in sökvägen i fältet "standardkatalog" och uppdatera. Datafilen innehåller följande uppgifter: Filen är ett betalningsunderlag och innehåller personuppgifter och program/kursuppgifter. Datafilen kan även importeras i SA09 som underlag för fakturering. Filen sorteras på termin och personnummer. Nedan visas de uppgifter som kan finnas med i datafilen. De presenteras under olika överskrifter för att lättare kunna överblickas. I själva datafilen är ordningen något annorlunda, t ex ligger personens adressuppgifter i slutdelen före Anteckning/fritext. Personuppgifter Första personnummer Nuvarande personnummer Förnamn Efternamn Personstatus (Avliden/Avstängd) Adress(c/o-adress, gatuadress, postnr, ort, land) e-postadress Kursuppgifter Termin

9 Lisa Eliasson m fl (9) Institution ev Anmkod, Kurskod Kursbenämning på svenska och engelska Kursens poäng Utbildningsnivå Kursens starttermin Kurstakt Kurstid Undervisningsform Kursort Kursomgång Finansieringform (kurstyp) FFG-poäng Start- och slutvecka Programuppgifter Termin Programkod Programbenämning på svenska och engelska Övriga uppgifter Betalstatus Registrerad Anteckning/fritext Övrigt Personer som sökts ut kan sparas som egen grupp. Välj alternativ "Spara grupp" under Specialmenyn. För att skriva ut namn-, adress-, rutlistor och etiketter välj alternativ "Utskrifter av namn- och adresslistor" under Arkivmenyn.