Verksamhetsplan för avdelningen för utbildningsstöd 2013

Transkript

1 HÖGSKOLAN I BORÅS VERKSAMHETSPLAN 1 (5) Gemensamma förvaltningen Avd för utbildningsstöd Ulrika Bernlo, tf avdelningschef Enhetschefen Gemensamma förvaltningen Verksamhetsplan för avdelningen för utbildningsstöd Verksamhetsplanen har utarbetats gemensamt av medarbetarna på avdelningen för utbildningsstöd. Den utgår ifrån verksamhetsplan för GF -2015, GF:s plan för kvalitetsarbete -2014, GF:s plan för systematiskt arbetsmiljöarbete och budget för. 1. Uppdrag Avdelningen skall utifrån ett högskoleövergripande perspektiv ta ansvar för, utveckla och delta i processerna kring utbildningssamordning, forskningssamordning och studieadministration. Avdelningens uppdrag är att genom sin samlade kompetens bidra till stöd för högskolans verksamhet och studenter. Detta innebär både stöd till den operativa verksamheten och högskolans ledning. Avdelningen ansvarar för utredningar, analyser, statistik och remissvar mm inom avdelningens kompetensområden. Verksamheten kan grovt beskrivas med följande områden: Utbildningsstöd, varav större delen är kopplad till stödprocessen för högskolans utbildningsplanering. Forskningsstöd med högskoleövergripande fokus på rutiner och processer för forskarutbildningen samt struktur och information för forskningswebb. Studieadministrativt stöd, bland annat antagnings-, studiedokumentations- och examensärenden. Avdelningen förvaltar ett flertal IT-system inom ovanstående områden. De flesta av dessa system är verksamhetskritiska. Verksamhetens omfattning i siffror 2010 Antal antagningsärenden Antal examensärenden Antal remisser och övriga ärenden

2 2 (5) Ansvar för antal IT-system, lokala Antal program- och kurser sökbara via Förändringar från föregående år Fr.o.m. 1 januari upphör funktionen för forsknings- och samverkansstöd på Avdelningen för Externa relationer vilket resulterar i att forskningssamordnaren får ny organisatorisk hemvist till avdelningen för utbildningsstöd. I tabellen ovan har vi valt att lägga till antal program och kurser som är sökbara via för ytterligare påvisa omfattningen av avdelningens verksamhet. 2. Mål Avdelningen skall genom ett professionellt agerande och aktivt arbete verka för fortsatt samarbete och samordning med institutioner och övriga enheter och avdelningar. Förhållningssättet skall vara proaktivt och medel ska vara nätverkande, transparens och ömsesidig kommunikation för att lösa uppdraget. 3. Verksamhetsutveckling 3.1 Utvecklingsarbete Avdelningen för utbildningsstöd kommer under särskilt fokusera på: Systemförvaltning Syfte: Ta fram förvaltningsplaner för de system avdelningen ansvarar för. Utveckla, synliggöra och implementera arbetssättet. Ansvarig: UBE KursInfo nytt gränssnitt Syfte: Under kommer det nya gränssnittet att implementeras. För att implementeringen ska gå så smidigt som möjligt måste en översyn göras över vad vi ska visa på vår webb. Ansvarig: JEAN Studieavgifter och stipendier Syfte: Synliggöra båda processerna i hela organisationen. Medverka i framtagandet av en högskoleövergripande strategi till hur vi ska fördela stipendier. Säkerställa att rutiner för processen avgiftsskyldiga studenter är förankrade och kända av berörda. Ansvarig: LKN, EJA Utbildningsutbudsprocessen Syfte: Utveckla och utöka underlaget för beslut om utbildningsutbud mot hur det ser ut idag, till att även ta med utbildningar som inte ges. Detta i syfte att skapa bättre kontroll över vilka utbildningar som behöver avvecklas om de inte har getts på ett antal år. Ansvarig: JDO, EJA Identifiera tidsödande, manuella rutiner Syfte: Under kommer fokus att vara att identifiera områden/rutiner som görs manuellt. I slutet av året planerar vi att undersöka om det går att gruppera dessa rutiner och åtgärda på något sätt. Ansvarig: Alla

3 3 (5) Under fortsätter följande utvecklingsprojekt som påbörjats under (eller tidigare): Fortsätta arbetet och utvecklingen med den högskoleövergripande studieadministrativa mötesplatsen SAM. Ansvarig: UBE Översyn forskningswebben Färdigställa rutiner för promovering Fortsatt medverkan i utvecklingen av nytt gränssnitt för KursInfo. Ansvarig: JEAN Förbättra struktur för gemensamma rutiner i forskarutbildning. Förberedelsearbete och planering inför Ladok3. Ansvarig: UBE, HALA/ERI Delta i det övergripande kvalitetssäkringsarbetet av högskolans utbildningar kopplat till HSV-granskningar Ansvarig: JDO, UBE Bibehålla och vidareutveckla en attraktiv arbetsplats med en god arbetsmiljö och ett gott medarbetarskap. Ansvarig: Alla gemensamt/ube 3.2 Kvalitetsarbete Avdelningen för utbildningsstöd bedriver ett aktivt kvalitetsarbete genom deltagande i utbildningsplanering och studieadministrativa processer. Fastlagda rutiner ses över kontinuerligt och uppdateras löpande. 3.3 Arbetsmiljöarbete Den omsättning på personal som avdelningen har upplevt under det gångna året har påverkat arbetsmiljön. En positiv effekt är att medarbetarskapet har stärkts. Eftersom avdelningen även genomgår en tid med flertalet vakanser kommer en aktivitet genomföras i början av året som ska stärka arbetsmiljön och medarbetarskapat. Aktiviteten kommer att fokusera på att ge medarbetarna verktyg och kunskap för att hantera förändring och perioder av hög arbetsbelastning. I Personalbarometern som gjordes kom följande punkter fram som avdelningen behöver jobba mer med: - Inte tillåtet att ifrågasätta invanda arbetssätt - Otydligheter i ansvarsfördelningen och befogenheter - HB är inte bra på att samarbeta och utnyttja kompetenser mellan institutioner/avdelningar/enheter Diskussioner inom avdelningen har förts för att identifiera tänkbara åtgärder för att komma vidare med ovanstående punkter. 3.4 Kompetensutveckling Kompetensutvecklingen planeras och följs upp i dialog mellan medarbetare och chef, huvudsakligen i samband med utvecklings- och uppföljningssamtal. Återkommande behov av kompetensutveckling på gruppnivå som prioriteras är utveckling i:

4 4 (5) Systemförvaltning SQL för Ladok och NyA QlickView Avdelningens medarbetare deltar i årligen återkommande nätverk/ konferenser av nationellt och regionalt slag: Ladokansvarig träff, 1-2ggr/år Regionala nätverksträffar Ladok, 2ggr/år Kompetensutvecklingsdagar Ladok/Examen, 1gg/år NUAK konferens inom området antagning, ladok, examen, 1gg/år PA-seminarium för NyA, 1gg/år Anti-Väst nätverk inom Västsverige för SA-frågor, 2ggr/år 1-2 ggr/år Nätverksträff examen, 2ggr/år Regional examensträff, 1gg/år KursInfo förvaltningsgrupp EUA-DC möten Lanseringsmöten forskningsfinansiärer 4. Resurser 4.1 Personella resurser Avdelningen består av 13 medarbetare motsvarande 12,1 årspersoner. Avdelningens grundbemanning är fördelad enligt nedan: Avdelningschef 1 1 Forskningssamordnare 1 Utbildningssamordnare 1 1 Systemförvaltare 2 2 Samordnare antagning 1 1 Studieadministrativa handläggare 7 7 Avdelningens medarbetare brukar, mot ersättning, delta i olika nationella projekt kring Ladok, KursInfo och NyA. Systemförvaltaren för KursInfo kommer delta på ca 10 % i utvecklingen av det nya gränssnittet. På grund av nuvarande vakanser finns inga möjligheter att åta oss fler av dessa uppdrag under första halvåret. Medarbetare deltar i styr- och förvaltningsgrupp för KursInfo. Förutsättningen för att det planerade utvecklingsarbetet kan genomföras är att avdelningens vakanser tillsätts och nya medarbetare har tillåtits komma in i sina tjänster. 5. Uppföljning och beskrivning av nyckeltal För att säkerställa vår kvalitet följer vi årligen i vår verksamhetsberättelse upp följande nyckeltal: Antal upprättningar (individer) inom antagningen Handläggningstid examensärenden Antal beslut som överklagas till Överklagandenämnden och andelen av

5 5 (5) dessa där våra beslut ändras. 6. Budget och ekonomisk utveckling Avdelningen System US Utbildning av studieavgifskyldiga studenter Res UF (tkr) Anslag Externa intäkter Interna intäkter Summa intäkter Lön och lönepålägg Internt köpt personal Bemanningsföretag Semskuld och löneperiodiseringar Summa personal Lokalhyra Utbildning, resor, representation Programvara, licencavgifter etc Utrustning Övrigt Avskrivningar Summa övrigt Årets kapitalförändring Avdelningen: Fr.o.m. tillhör forskningssamordnaren avdelningen för utbildningsstöd. System US innefattar kostnader för de system som avdelningen ansvarar för; NyA, Ladok och KursInfo. Ulrika Bernlo tf avdelningschef