Executive Summary Genomlysning av genomförandeorganisationen för Örebroregionens utvecklingsstrategi

Transkript

1 Executive Summary Genomlysning av genomförandeorganisationen för Örebroregionens utvecklingsstrategi Underlaget i denna Executive summary är baserad på rapporten Genomlysning av Genomförandeorganisationen för Örebroregionens utvecklingsstrategi daterad 15 januari 2015 Projektledare: Britt Konnander Projektstöd: Johanna Almén

2 I II III IV V Bakgrund & Syfte Nuläget Förstärk! Förbättra! Rekommendation & Handlingsplan

3 Introduktion Bakgrund Regionala utvecklingsstrategin för Örebroregionen (RUS) antogs Sedan 2011 finns det en genomförandeorganisation som aktivt arbetar med att uppnå etappmålen i strategin. Våren 2014 beställde Regiondirektören en utvärdering av Örebroregionens genomförandeorganisation för att se hur den kan utvecklas och förbättras. Forefront Consulting Group anlitades för att göra detta arbete. Syfte Syftet med detta uppdrag är att identifiera organisatoriska förbättringar som leder till ökade möjligheter till måluppfyllelse för Örebroregionens utvecklingsstrategi. Mål Skapa drivkraft och delaktighet och att fler & rätt initiativ görs för att nå målen Tydlig styrning och korta beslutsvägar Ett ökat och förbättrat samarbete inom genomförandeorganisationen, samt mellan genomförandeorganisationen & andra organisationer Resultat Nulägesanalys, önskat läge, samt gapanalys i relation till hur ledning, styrning och samverkan skall hanteras inom förvaltningen med syfte att nå uppsatta målen för RUS:en Presentation av åtgärdsförslag Upprättande av handlingsplan

4 Genomförandeorganisationen Funktioner Roller Ansvar Genomförande MOA Målområdesansvariga (Moa) är processledare för utvecklingen inom målområdena. Ansvar för att sprida kunskap om den regionala utvecklingsstrategins färdriktning och strategiskt driva processer, tillsammans med relevanta aktörer inom sitt målområde. Se till att det blir verkstad aktiviteter, åtgärder och projekt för att nå målen. Stödjande RUS-kansli Stödjer målområdesansvariga och granskare med projektledning, analys, information och finansiering. Möts ca 40 ggr/år Stödjande Granskare Granskarens uppgift är att tillförsäkra att de genomsyrande perspektiven (ekologiskt hållbart, jämställdhet, mångfald och integration, folkhälsa samt barn och unga) sätter sin prägel på genomförandet. Ledningen Interna Styrgruppen (Regionförbundets ledningsgrupp). Förankring och styrning av RUS-kansliets arbete. Möts ca 3-4 ggr/år för att diskutera RUS. Ledningen KCLD Förankring av beslut, satsningar, projekt. Möts ca 10 ggr/ år Ledningen Regionala styrgruppen Leda uppföljningsarbetet av Örebroregionens utvecklingsstrategi (rusen) Möts ca 2-3 ggr/år

5 Organisationsgenomlysning - Fokusområden Ledningen tydlig agenda Chefen ger det stöd som krävs Ledning har rätt förutsättning för att göra sitt arbete Arbetsinsatsen uppmärksammas Idéer välkomnas Roligt & Meningsfullt Lön och förmåner Tydlig styrmodell Initiativ styrs på optimalt sätt Tydliga prioriteringar Ledning Belöning & Motiviation Styrning ORGANISATIONS- GENOMLYSNING Relationer Mål Resurser Struktur Målen kända Målen realistiska Målen mätbara Målen tydliga Organisationsstrukturen ändamålsenlig Ansvar & befogenheter Rätt kompetens på rätt plats Arbetsbelastning Har tiden för att utföra mitt arbete Finansiella medel för att utföra mitt arbete Kompetens Samarbete inom avdelningen Samarbete mellan avdelningar Konflikthantering

6 Hur mår genomförandeorganisationen? Beskrivet ur MOA perspektivet + RESURSER BELÖNING & MOTIVATION RELATIONER - MÅL STRUKTUR LEDNING STYRNING Baserat på en enkät som skickts ut till 10 Målområdesansvariga. Svarsfrekvensen var 70%.. Ovanstående värden är snittvärden per fråga.

7 Ögonblicksbild av nuläget : Styrkorna Områden Resurser Nuläget Rätt kompetens finns för att genomföra uppdraget vilket borgar för god kvalitet. Tid och resurser för att utföra arbetet är knappa och bristfälliga. Relationer Det råder öppet klimat i genomförandeorganisationen Stöttandet arbetsklimat Samarbeten med externa organisationer har fungerat och gett resultat RUS-kansliets arbete med forum, årscykel och uppföljning av mål och har upplevts positivt. Generella events som inte alltid leder till verkstad. Belöning & Motivation Arbetet har upplevts som meningsfullt och roligt Nya idéer har välkomnats och arbetet har känts utvecklande Arbetsinsatsen har uppmärksammats och uppskattats Brist på regelbundna uppföljningssamtal med närmaste chef

8 Ögonblicksbild av nuläget : Utmaningar Områden Mål Styrning Ledning Organisationsstruktur Nuläget Vissa mål har upplevts som spretiga och otydliga Det råder en oklarhet kring hur europeiska, nationella, regionala mål är kopplade RUS:en Målen är i viss mån inaktuella, RUS:en har ej aktualitetsprövats sedan den införts. Målen är dåligt förankrade i länet Informell styrning som bygger på samverkan utan tydliga mandat och befogenheter. Otydlig process kring styrning och prioritering av initiativ Ingen konsekvent uppföljning av de operativa arbetet Ledningsgrupperna har otydligt mandat & befogenheter Det saknas tydlig ledningsagenda, även om agendan blivit tydligare över tid Mål viktas inte mot insatser i nuläget Otydlighet kring ansvar, mandat och befogenhet på samtliga nivåer i organisationen Avsaknad av tydliga arbetsprocesser MOA saknar formella mandat och befogenheter Genomsyrande perspektiven är svagt integrerade RUS-kansliet upplevs som underdimensionerat avseende stödet till MOA. 8

9 Förstärk följande områden: Områden Resurser Rekommenderade steg Anpassning av tid efter målområdes karaktär (gå ifrån one size fits all ) Skapa finansiella förutsättningar för att genomföra arbetet (budget/målområde) Relationer Målgruppsanpassa events/forum som följs upp med handling och verkstad Skapa samspel på regional, nationell och internationell nivå avseende styrdokument och operativt arbete Belöning & Motivation Förstärka feedback från närmste överordnad chef Säkerställa att närmaste chef ger rätt förutsättningar för uppdraget

10 Förbättra följande områden: Områden Mål Rekommenderade steg Aktualitetspröva målen, fokusera primärt på de områden där det finns rådighet i en framtida rus/rup Varje målområde bör ha en regional handlingsplan som relevanta regionala aktörer har ställt sig bakom och integrerat det i sina ordinarie verksamhetsplaner. Skapa ägarskap kring målen på alla plan Samordna målen med styrdokument, strategier regionalt, nationellt och internationellt Styrning Ledning Ta fram tydliga beslutsstrukturer med mandat och befogenheter Tillsätt ett projektkontor som har ansvar för projektportföljen och fungerar som stöd till ledningen vid prioritering och uppföljning av initiativ Tydligare och mer systematisk uppföljning av det operativa arbetet. Se över ledningsgrupper och vem som sitter i ledningsgrupperna och vilka frågor som skall drivas. Skapa ett regionalt ledarskap, genom att tydliggöra mandat och befogenheter i ledningsgrupperna. Inför resultatmätning för att åstadkomma balans mellan mål och medel Organisationsstruktur (Genomförande organisationen som helhet) Gör om MOA-rollen till en roll med större mandat och befogenheter Ge den stöttande organisationen (RUS-kansli och granskare) mer resurser för att hantera omvärldsbevakning, information, finansiering mm. Se över hur man bättre får in genomsyrande perspektiven med MOA arbetet. Effektivisera arbetssätt (tex. minska ledtider för beslut genom att tydliggöra processerna för hur, vem och på vilket sätt beslut tas)

11 Handlingsplan Aktiviteter på övergripande nivå. Tillvägagångssätt STEG1. SKAPA TEAMET STEG 2. TA FRAM ARBETSSÄTTET STEG 3 SE ÖVER MÅLBILDEN STEG 4 GÖR VERKSTAD STEG 5 FÖLJ UPP & REVIDERA STEG 6 FÖRANKRA Se över vem som sitter i ledningsgrupper och vilka frågor som skall drivas. Förse dem med tydligt mandat & befogenheter Arbeta med tydliga ledningsagendor Ta fram tydliga beslutsstrukturer & befogenheter Gör om MOA rollen till en roll med större mandat & befogenheter och anpassa tid efter målområdens karaktär. Utöka resurser avseende stöttning av information, omvärldsbevakning mm. Utred vidare hur man skall få in genomsyrande perspektiven Inför projektkontor Aktualitetspröva målen (Satsa primärt där det finns rådighet) Varje målområde bör ha en handlingsplan Skapa ägarskap kring målen på alla plan Samordna målen med styrdokument, strategier regionalt, nationellt och internationellt. Ta fram kommunikationsplan Ta fram budskapsplattform Utse ambassadörer Stärk ledarskapet genom coaching för att bygga upp en god självkänsla och starkt självförtroende hos de ledare som skall leda arbetet. Visa framsteg på förändringsresan Synliggöra & Belöna Följa upp det operativa arbetet systematiskt Följa upp nyttorna och effekterna för att åstadkomma balans mellan mål och medel. Satsar vi där vi gör skillnad? Revidera kontinuerligt Kommunicera löpande och ofta Skapa en gemensam ledningsfilosofi Integrera målen i de olika verksamheternas processer och strukturer. Säkra upp överlämningen till mottagaren Ta fram en förändringsplan

12 Tack alla som deltog! Mod Aktivitet Lyhördhet Framåtanda Tydlighet Driv Engagemang Transparens Struktur Transparens Samarbete Delaktighet Öppet klimat Ägarskap Riktning