Ett professionellt och ändamålsenligt administrativt stöd inom IMH

Transkript

1 IMH Avdelningen för verksamhetsstöd Uppdaterad senast: (8) Ett professionellt och ändamålsenligt administrativt stöd inom IMH Med aktiviteterna i denna verksamhetsplan vill vi arbeta för - Tydligare och effektivare administration - Utvecklad service, samarbetsförmåga och bemötande - Ökad kompetens och möjligheter till lärande i vardagen - Sträva efter en ännu bättre arbetsmiljö. 1) Detta arbetar vi för gemensamt Mål Genomförandestrategier Aktiviteter Uppföljning Vad Vem När Effektivare administration Fortsätta synliggöra rutiner och riktlinjer på hemsidan Tydliggöra spetskompetens inom gruppen som resurs för fler Tydliggöra IT-funktionen på IMH Utveckla tillgång till gemensamma mallar och dokument Emma Busk Winquist i samarbete med funktionsgrupperna Kontinuerligt under året Administrativ chef tillsammans med funktionsansvariga Identifiera spetskompetens och utse specialister med uppdrag för att stödja hela IMH inom t ex arkiv, Diva, Polopoly Administrativ chef i samråd med var och en Våren 2014 Vem gör vad inom IMH och inom kvarter US IT-samordnare, Fredrik Almquist, Emma Busk Winquist Hösten 2014 Skapa gemensamma plattformar för dokument inklusive översyn och rensning av befintligt fillager Respektive funktionsgrupp samt Fredrik Almquist, Emma Busk Winquist Utvecklad service, samarbetsförmåga och bemötande Följa teknikutveckling Orientering av möjliga AV-redskap i undervisning och möten Alla inom VS

2 Öka kunskap om våra olika verksamheter inom IMH Utse 2-3 som utvecklar spetskompetens inom VS Administrativ chef Erbjuda fördjupad kunskap inom ett par områden Alla inom VS Bjuda in IMH-forskare till gemensamma APT Ansvarig för APT Kontinuerligt 2(8) Öka kompetens och erfarenhetsutbyte Genomföra egna kompetensskattningar Upprätta kompetensbank där det framgår vem som kan svara på frågor Verktyg för effektiv administration/ personlig effektivitet Var och en Internat april 2014 Petra Hallqvist i samråd med var och en Juni 2014 Föreläsare/kurs? Klart vt 14 Fördjupad systemkunskap i olika verktyg Ändamålsenliga mötesformer och god intern kommunikation Korta workshops/seminarier Utses för varje gång 1:a tisdagen i månaden 1 h. 2/9 LiU-dok - Emma 7/10 LISAM - 4/11 Agresso - Sophie 2/12 Palette Tu, Cecilia, Charlotte APT var 6:e vecka, möten i funktionsgrupper enligt särskilt kalendarium Genomförs löpande, utvärderas halvårsvis Bättre arbetsmiljö Ökat informationsutbyte Pröva olika former av arenor för information Genomförs löpande, utvärderas halvårsvis Förtydliga hur back-up funktionen ser ut för var och en Respektive funktionsgrupp tillsammans med funktionsansvarig Registratorerna ska lära varandras ärendetyper Registratorerna på IMH Hösten 2014 Samarbetsklimat (Högt i tak våga fråga) Tydliggöra uppdrag, Fortsätta arbetet med

3 ansvar och förväntad prestation för var och en inom VS Ordna sociala aktiviteter uppdragsbeskrivningar Adm-chef Medarbetarsamtal Flytt till hus Samordna rumsbehov Sammanställa uppdaterade lokalbehov för avdelningarna Emma Busk Winquist Augusti 2014 Koordinera flytt Information, beställningar/inköp, övrig samordning med avdelningarna Koordinator och resp avdelningsadministratör/ motsv. Ht 2014 april 2015 Telefoni utbyte inför flytt Arkivering Planera övergång till MEX-telefoni för berörda avdelningar Koordinator samt telefoniansvariga (Ulrica Lisell och Yvonne Hallingström) hösten 2014 Se till att alla berörda avdelningar arkiverar material inför flytt. Arkivsamordnare i samarbete med avdelningsadm och forskare Hösten 2014 Flytt av befintligt arkivmaterial Arkivsamordnare Hösten (8)

4 4(8) 2) Funktionsgrupp utbildningsadministration Ansvarig Karin Persson Mål Genomförande-strategier Aktiviteter Uppföljning Vad Vem När Bättre utnyttjande av LISAM Visa hur vi arbetar inom de olika programmen Definiera utvecklingsområden och vem som kan hjälpa till med vad. Juni Mitten september Manualer behövs Hur föra förslag vidare och utveckla systemet 16 juni läkarutbln Back-up Erfarenhetsutbyte Erfarenhetsutbyte med IKE-administratörer 2 träff i höst

5 3) Funktionsgrupp personal (HR) Ansvarig Jeane Scheiding Mål Välfungerande hantering av underlag och beslut i personalärenden Genomförandestrategier Planera och följa upp införande av nya administrativa system inom HR Fortsätta synliggöra processer inom personalområdet på IMH:s webb Öka kunskap hos avdelningschefer och administratörer om processer och regelverk kring olika anställningar. Särskilt fokus på - amanuenser - utlandsrekrytering - kortare anställningar -arvodesanställningar Utveckla samarbetsformer mellan HR och ekonomer Aktiviteter Vad, vem, när? Jeane Scheiding, Christine Ericsson Ta fram processbeskrivningar Jeane Scheiding, Christine Ericsson, Emma Busk Winquist Kontinuerligt Uppföljning i december 2014 Informationsinsatser till enskilda och grupper Jeane Scheiding, Christine Ericsson Kontinuerligt 2014 Möte för att träffas kring samarbetsformer och agenda Elisabeth Helltegen September 2014 Uppföljning 5(8)

6 6(8) 4) Funktionsgrupp ekonomi Ansvarig: Elisabeth Helltegen Mål Genomförande-strategier Aktiviteter Uppföljning Vad Vem När Synliggöra processer inom ekonomi- och avtalsområdet Tydliggöra processer kring fakturahantering/flöden samt avtal Tydlig och återkommande ekonomirapportering Förbättrad användning av våra administrativa system Följa upp hur IMH kan ta del av utvecklingsarbete inom ekonomiområdet Benchmarking andra institutioner och med LiÖ Ökad anpassning av ekonomirapportering till målgrupperna forskningsledare, avdelningschefer, institutionsstyrelse Ökat samarbete mellan HR-ekonom Fördjupade utbildningar inom (utöver de gemensamma kortkurserna för hela VS?) -Agresso -Palette -QlickView Maria följer upp med central grupp Utveckla rutin/mallar för kontinuerlig återkoppling till respektive målgrupp Ekonomgruppen Kvartal 2 och möte bokat

7 5) Funktionsgrupp avdelningsadministration och registratur Ansvarig: Emma Busk Winquist Mål Genomförandestrategier Aktiviteter Uppföljning Vad Vem När Effektiv Utveckla generalistrollen Ta del av administration processbeskrivningar och implementera dem lokalt Var och en på respektive avdelning När aktuellt Medverka på avdelningarnas APT med information om administrativa frågor Var och en Kontinuerligt Sprida information om regler och riktlinjer på avdelningen Var och en Kontinuerligt Utveckla stödet till avdelningschef Workshop om hur vi jobbar idag. Specificera tema som hålls i samband med möte i funktionsgruppen Funktionsansvarig Hösten 2014 Ge förslag till förbättringar i det avdelningsspecifika ledningsstödet Funktionsansvarig och gruppen ledningsgrupp/ledningsrå d Samordna expertresurser som arbetar gentemot avdelningen Var och en Kontinuerligt Tydliggöra avdelningens dokumentflöden och beslutsunderlag Var och en Kontinuerligt 7(8) 22 okt workshop Outlook - klar Ny LiU-webb Anpassa IMH:s webb till nya LiU:webben Definiera externt respektive internt innehåll Infoansvarig tillsammans med avdelningarnas webbredaktörer

8 Intranät Sen höst/vinter 2014 Föra in internt innehåll från befintlig webb till intranät och utveckla innehållet Infoansvarig i samarbete med avdelningarnas webbredaktörer. Utse arbetsgrupp? (8)