IKEs administrativa verksamhetsplan

Transkript

1 IKEs administrativa verksamhetsplan Gruppens syfte (verksamhetsidé) IKEs administrativa grupp ska erbjuda professionell service och stöd till medarbetare, studenter och externa aktörer för att främja excellent forskning och grundutbildning samt bidra till en välfungerande och attraktiv arbetsplats. 2. Gruppens grund- och kärnvärden Professionalism Vi är professionella när vi håller hög kvalitet i vårt arbete genom att kontinuerligt upprätthålla och vidareutveckla vår kompetens och vårt bemötande. Detta uppnår vi dels genom att vi tillgodogör oss ny kunskap och delar med oss till varandra av våra kunskaper och erfarenheter och dels genom att vi bemöter varandra och vår omgivning på ett trevligt och konstruktivt sätt samt är flexibla så att vi anpassar vårt arbete efter uppdrag och behov. Respekt Vi visar respekt genom att aktivt delta i såväl interna som externa möten. I vårt interna arbete uppmärksammar och nyttjar vi varandras kunskaper och strävar efter att öka varandras möjlighet att utföra sitt arbete på bästa sätt, d.v.s. pusha, hjälpa och bistå varandra. 3. Gruppens normer Vi visar respekt för varandras professioner, vi är en del av LiU och strävar mot samma mål. Vi prioriterar arbete i tvärgrupper där vi lär känna varandra och får på så vis förståelse för varandras professioner. Nyckelord i vårt arbete är flexibilitet, service, öppenhet, samarbete, feedback.

2 4. Strategisk inriktning Under våren 2014 har en utvärdering av administrationen genomförts genom en enkät riktad mot kärnverksamheten, antal respondenter 516 med en svarsfrekvens om 29,8% (154 st). Resultatet av enkäten visar ett index för hela den administrativa gruppen, index 4,6 (lägst 1 och högst 6). Detta index är administrationens övergripande styrtal att mäta sig mot, meningen är att vi ska göra återkommande enkätutvärderingar för att följa upp vårt index. Inom de administrativa funktionerna arbetar vi vidare med respektive resultat med olika utvecklingsområden. Mål Styrtal Strategiska initiativ, Hur Ett professionellt och ändamålsenligt verksamhetsstöd Enkät administration år Index 4,6 Tydliggöra vissa förutsättningar, mötesstrukturer Aktiviteter, Vad När Ansvarig Administrativa effektiva möten som präglas av professionalism och öppenhet. Bilda grupper kategorivis med gruppansvarig även tvärfunktionella grupper. Årligen utvärdering av mötesstruktur, samt syfte med grupperna. Sista mötet för året görs en utvärdering av årets möten. Summera utvärderingarna som gjorts löpande. Ansvarig/Sammankallande tillsammans med gruppen. Tydliggöra roller/back up Samverka med LiU inom våra respektive funktioner. Funktionsbeskrivning Kontinuerlig revidering, publicering på webben juni 2014 Adm chef/avd chef/bitr avd chef/webbmaster Vem gör vad? Utifrån risk och väsentlighet identifiera processer som ska kartläggas. Kartläggning görs utifrån prioritering. Dessa processer/rutiner ska dokumenteras av respektive funktion. Dokumenterade flöden, rutiner och arbetsmaterial ska sparas i det gemensamma fillagret/motsvarande. Detta underlättar back-up vid frånvaro/introduktion. Respektive funktion i förekommande fall i samarbete i tvärgrupper. Lyhörd för verksamhetens behov Upprätta en årsplan för respektive funktion samt för enskilda medarbetare. Denna frågeställning får tas med till respektive funktion. Varje funktion tar fram förslag på hur, klart dec 2014 klart dec 2014 Funktionsvis/alla Respektive funktion i samarbete med adm chef och bitr avd chef och avd chef

3 just de kan utveckla dialog med verksamheten. För att utarbeta HUR vi gör detta, hur fångar vi upp verksamhetens behov? I förekommande fall samarbete i tvärgrupper Exempel på åtgärd: Ekonomer sitter varje vecka en halvdag på respektive avdelning Uppföljning av ekonomi, en grupp skapades bestående av ekonomer och forskare som tillsammans utarbetade modell för uppföljningsrapporter. Utvärderas inför halvårsskiftet 2014 Controller/adm chef/avd chef/avd samordnare Regelbundna gruppträffar med utbildningsledning för utbildningsadministratörer. Stärka den administrativa gruppen, samhörighet/back up Inrättande av webbrådet Utveckla användandet av LYNC Närvara och aktivt delta i administrativa forum Hösten 2014, därefter löpande Uppmuntra varandra till att delta i olika fikaforum och sociala event. Översyn av införande av funktionsmejl, inom resp funktion Kompetensutveckling Använda frånvaromejl och hänvisning Kompetensutveckling görs utifrån verksamhetens behov. Den individuella kompetensutvecklingen diskuteras och bestämmas i medarbetarsamtal mellan medarbetare och chef. Adm chef/avd chef/bitr avd chef Bättre utnyttja våra befintliga stödsystem Utföra tips och trix-utbildningstillfällen i våra system Identifiera i vilka system det finns behov av 2014/2015, löpande Adm chef i samarbete med administrativa funktioner

4 kompetensutveckling inom resp funktion Förbättra engelskan för gruppen genom att prioritera deltagande vid kursen Engelska för administratörer. Vilka medarbetare som omfattas av kompetensutvecklingen i engelska identifieras via medarbetarsamtal 2014/2015 Adm chef/avd chef/bitr avd chef Att delge kollegor erhållen kompetensutveckling och att också tillämpa nya kunskaper i det dagliga arbetet Webb Vi vill marknadsföra den administrativa gruppen Presentation på webben samt foto Våren 2014 /webbmaster Inför övergång till LiU web 2015 måste IKEs hemsida rensas, ett led i att höja kvaliteten Endast aktuell information får finnas publicerad. Detta arbete ska leds av webbmaster i samarbete med redaktörerna på IKE. Uppföljning i webbgruppen. Under 2014 kommer webbmaster att göra en löpande uppföljning över vilka sidor som är klara/kvarstår. Hur använder vi fillager/motsvarande kontra interna webbsidor? Vilka dokument ska vi publicera var? Webbmaster tillsammans med respektive funktion får göra en översyn av vilka dokument som ska publiceras på interna sidorna. Under 2014 ska det hållas webbmöte varannan månad Fortsatt arbete för utveckling av hemsidor och LISAM gällande utbildningsadministration i samarbete med berörda. Kvartal / Webbmaster/alla Webbmaster Funktionerna/webbmaster I förekommande fall i samarbete med tvärgrupper Webbmaster Utbildningsadministration med HU

5 5. Befattningar och ansvarsområden administrativa gruppen Befattning Funktion Namn Ansvarsområde Institutionsadministratör Utbildningsadministratör Andersson Susanne Kandidatprogr medicinsk biologi Ekonom Ekonom Augustsson-Ödman Kjerstin Ekonom, registrator kontraktsdatabas, avd KLINV Controller Controller Avefeldt Gunilla Ledningsstöd, Funktionsansvar för ek funktionen, avd Cellb och MMM Administrativ chef Administrativchef Blackert Helena Administrativ chef, avdelningschef V-stöd Koordinator Infrastruktur koordinator Brodin Patcha Veronika Infrastruktur/arbetsmiljö Ekonomiintendent Ekonomiintendent Bruhn Cecilia Avd NEURO, AIM, lokal/infrastruktur Ekonom Ekonom (vikarie) Craemer Ulf Avd KLINV och VSTÖD, redovisning Institutionssamordnare Webbmaster/samordnare Danielsson Eva Webbmaster, samordnare forskarskolan Institutionsadministratör Utbildningsadministratör Eriksson Katarina LÄK T8, lokalbokning/schemaläggning HU, ämnesadm Kirurgi, VFU Personalintendent Personalintendent Eriksson Pernilla Avd NEURO, AIM, VSTÖD, Cellb Institutionsadministratör Avdelningsadministratör Esping Mary Avd MMM, ekonomiadm CBR, strategiomr DDRS Institutionssamordnare Prefektsekreterare Gilmore-Ellis Ann-Christine Prefektsekreterare, registrator, kontraktskoordinator Institutionsadministratör Ekonomiadministratör Hardmark Monika Avd NEURO, Cellb. Registrator kontraktsdatabas Institutionssamordnare Avdelningssamordnare Höglund Camilla Avd Cellb Institutionsadministratör Utbildningsadministratör Johnsson Monica LÄK T7, ämnesadm oftalmologi Institutionsadministratör Utbildningsadministratör Kempe Anette LÄK T2 Institutionssamordnare Avdelningssamordnare Klang Margareta Avd MMM Koordinator Inköpshandläggare (vikarie) Lindman Anders Inköpshandläggare Institutionssamordnare Avdelningssamordnare Lindqvist Catharina Avd NEURO, ämnesadm dermatologi Institutionsadministratör Forskarutbildningsadministratör Linghammar Gunilla Forskarutbildningsadm Koordinator Inköpshandläggare Ljunggren Erland Inköpshandläggare Institutionssamordnare Avdelningssamordnare Malander Marie Avd AIM Institutionssamordnare Avdelningssamordnare Malm Chatarina Avd KLINV, LiU cancer, Veckobrev Institutionsadministratör Ekonomiadministratör Maxe Catharina Avd AIM och VSTÖD Institutionsadministratör Utbildningsadministratör, arkivansvarig Morén Alexandra LÄK T1, brandskyddsombud, lokalbokning/schemaläggning HU, arkivansvarig Institutionssamordnare Samordnare forskarutbildningsadministration Munther Annelie Forskarutbildningsadm, registrator Institutionssamordnare IT samordnare Mårdh Erik IT samordnare Institutionssamordnare Samordnare personaladministration Nilsson Martina Personal, registrator

6 Institutionsadministratör Utbildningsadministratör Olofsson Johanna Logopedprogrammet, kursadministratör Institutionsadministratör Utbildningsadministratör Ragnar Lönndahl Lise-Lotte LÄK T3 och T10 Institutionsadministratör Utbildningsadministratör Rask Anneli LÄK T5 Institutionsadministratör Utbildningsadministratör Rehn Bjurströmer Anna-Carin Kandidatprogr Medicinsk biologi, amanuensadministration Institutionsadministratör Utbildningsadministratör Rundberg Maria LÄK T11 Ekonomiintendent Ekonomiintendent Segring Ulla Avd KLINV och VSTÖD, redovisning Institutionsadministratör Ekonomiadministratör Stjernqvist Anna Avd MMM, AIM Institutionsadministratör Utbildningsadministratör Svensson Bater Ulla Mastern Medicinsk biologi, internationalisering, adm studentenheten Institutionsadministratör Ämnesadministratör Svensson Humlan Ämnesadm Genus och medicin och pediatrik Ekonom Ekonom (vikarie) Torstensson Jonna Avd NEURO, AIM, lokal/infrastruktur Institutionsadministratör Avdelningsadministratör Weinhofer Anna Cellb, strategiområde NEURO och IGEN Personalintendent Personalintendent Wiklund Anette Avd KLINV och MMM, bitr avdelningschef Institutionsadministratör Utbildningsadministratör Wiklund Elisabet Logopedprogrammet, Koordinator Internationell koordinator Åström Eva Internationell koordinator, översättningar till engelska 6. Kommunikation Inom gruppen, vad Kanal Vem När Enligt mall Medarbetarsamtal Chef Vår Enligt mall Lönesamtal Chef Augusti-september APT aktuella frågor, APT -mall Administrativt möte (avd v-stöd) Chef/medarbetare Månadsvis/varannan vecka Övergripande frågor- strategi och vardag Administrativt stormöte Ledning/medarbetare Två gånger per termin Funktionsmöte, ekonomi Funktionsmöte Medarbetare ekonomifunktion Varje måndag Ekonomimöte, information Administrativt möte Funktionsansvarig ekonomi/medarbetare En gång per månad med ekonomiuppdrag Utvecklingsgrupp ekonomiadministrativa Administrativt möte Ekonomer och representanter från En gång varje månad rutiner avdelningsadministration Personaladministrativt möte Administrativt möte Personalfunktion/ medarbetare med En gång varje månad personaladministrativa uppdrag Personalfunktionsmöte Funktionsmöte Personalfunktion Vid behov Ekonomi/personal Funktionsmöte Ekonomer/personalintendenter En gång per termin, vid behov

7 Webbmöte Administrativt möte Webbmaster, medarbetare med uppdrag Varannan månad, därutöver vid behov inom webben Forskarutbildningsadministration Funktionsmöte FUS, forskarutbildningsadministration Två gånger per termin DA-möte Funktionsmöte Registratorer Två till tre gånger per termin, vid behov Tre stegsmöte Administrativt möte Administrativchef, avd chef, Två gånger per termin avdelningssamordnare Nätverk avdelningsadministration Funktionsmöte Avdelningsadministration En gång varje månad Planering i vardagen, information i den Gruppmöte Chef/medarbetare Vid behov närmaste arbetskretsen Arkivmöte Administrativt möte Arkivansvarig, central arkivarie, En-två gånger per år administratörer IT-möte, övergripande information Övergripande funktionsmöte IT-samordnare, och operativ IT-ansvarig En gång per månad Utifrån till gruppen, vad Kanal Vem När Aktuella frågor - beslut Ledningsråd Administrativ chef/avd chef/bitr avd chef Aktuella frågor - beslut Ledningsgrupp Administrativ chef Beslut (LiU, institutionsstyrelse, fakultet etc) Expediering/veckobrev/hemsida/info-möte Administrativ chef 7. Beslutsfattande Beslutsordning: Beslut om den adm. gruppens uppdrag (VAD som ska göras): Institutionsledningen beslutar om gruppens uppdrag. Beslut inom det adm. uppdraget (HUR uppdraget ska genomföras): Målsättningen är att fatta beslut i konsensus i gruppen alternativt mellan administrativchef, avdelningschef och medarbetare (i dialog med verksamhetsansvarig). I undantagsfall, om överenskommelse inte kan nås, fattar chefen beslut. Medarbetarsamtal: Överenskommelser görs i konsensus mellan chef och medarbetare.