Energikontoret Skånes strukturella utmaningar

Transkript

1 Energikontoret Skånes strukturella utmaningar Bakgrund Energikontoret Skåne arbetar med energi- och klimatfrågor på bred front där de olika målgrupperna omfattar hela samhället, från kommuner, enskilda medborgare till företag. Finansieringen är till en stor del beroende av extern efterfrågan på Energikontorets insatser men det är allt svårare att finna finansiärer som kan tillhandahålla uppdrag, och då framförallt mer omfattande uppdrag. Till stora delar bedrivs därför verksamheten idag med hjälp av flera mindre projekt där både uppdragets omfattning och finansieringen är av liten omfattning och relativt kortsiktig. Detta är inte bara ett verksamhetsmässigt problem utan skapar otrygghet bland de anställda med arbetsmiljömässiga problem som följd. De senaste åren har antalet anställda varit tämligen stabil Anställda De finansiella förutsättningarna för verksamheten har diskuterats under en längre tid och det är nu klart att verksamheten kommer fortsätta minska i omfattning när efterfrågan på dess tjänster minskar. Detta beror i huvudsak på förändringar i omvärlden som till exempel tillgången till EU-finansiering där vi förmodligen går över till mer internationella samarbeten istället för lokala och regionala uppdrag. Även våra traditionella regionala parter som Region Skåne och Länsstyrelsen drar ner på extern finansiering. Nuläget Energikontoret Skåne har 2018 totalt 12 anställda plus en chef med budgetfördelning enligt nedan. Per den 1 januari 2019 har Energikontoret 10 anställda plus chef. Basfinansiering från Kommunförbundet Skånes medlemsintäkter: 1175 Tkr Avdelningschef + basmedel 100 Tkr Styrgrupp 475 Tkr Klimatsamverkan Skåne (KSS) 650 Tkr För att täcka tidigare minusresultat Totalt: 2400 Tkr Energikontoret Skåne har samverkansavtal med medlemsintäkter: 500 Tkr Samverkansavtal från kommunerna 400 Tkr Medlemsfinansiering Totalt: 900 Tkr 3300 Tkr Samlad bas- och avtalsfinansiering Energikontoret Skånes projekt: Tkr Projekt Total budget: Tkr Kommunförbundet Skåne Besöksadress: Gasverksgatan 3A, Lund Postadress: Box 53, Lund Webbadress: kfsk.se Telefon:

2 Verksamheten minskar under 2019 Nuvarande prognos för verksamheten är att verksamheten har 10 anställda per den 1 januari I dagsläget finns pågående projektansökningar hos Energikontoret som är osäkra. Om inga nya projektuppdrag beviljas är konsekvensen som följer: Arbetsbrist från och med sommaren juli 2019 kommer fyra medarbetare sakna totalt 150 % av heltid i projekt. Det motsvarar 2 uppsägningar och motsvarande 1 miljon i underskott för andra halvåret Eventuell övertalighet måste hanteras senast sex månader innan projekt upphör på grund av uppsägningstider eftersom en sådan process påverkar hela Kommunförbundet Skåne. 1 januari 2020 har vi åtta anställda. Under 2020 kommer det minska ytterligare med 5,8 anställda (exklusive chef) när det nuvarande arbetsuppgifterna upphör. 1 januari 2021 har Energikontoret Skåne 2,2 anställda (exklusive chef). Det är i dagsläget osannolikt att inga nya utlysningar och projekt tillkommer perioden Enligt analys från Energikontorets chef och ekonomiavdelningen är det realistiskt att anta att antalet anställda uppgår till 6 stycken per den 1 januari 2021 även ifall projektmedel beviljas i några av de nuvarande ansökningarna. Vad som gäller från 2021 framåt går i dagsläget inte att prognosticera. Antalet anställda per 1 januari Prognos Beviljas Sannolik Prognos är om inga medel beviljas. Beviljad är ett best case scenario ifall nuvarande ansökningar beviljas. Avdelningschefens beskrivning är att det idag inte finns någon på avdelningen som kan arbeta offensivt och strategiskt med att söka nya verksamhetsområden. Avdelningschefen som har det strategiska utvecklingsansvaret upplever att dennes tid går i allt för stor utsträckning till arbetsledning och strategiska frågor för att kunna arbeta med offensiva utvecklingsfrågor. Utmaningar inför perioden Verksamheten har gjort bedömningen att det i dagsläget är omöjligt att bedriva en offensiv verksamhet eftersom verksamheten är så pass pressad att det inte finns resurser att söka nya uppdrag och komma i kontakt med samarbetsparter. De stora strukturella förändringarna inom EU-området som troligen kommer ställer allt större krav på Kommunförbundet Skåne 2(4)

3 samarbete mellan länder men även på medfinansiering i form av såväl resurser som arbetstid. I annat fall riskerar efterfrågan på Energikontorets tjänster att leda till att verksamheten utarmas och ytterst riskeras. Handlingsalternativ Bibehållen organisation Om organisationen fortsätter med nuvarande struktur och arbetssätt pekar alla scenarion på att verksamheten minskar i omfattning. Risken för verksamheten är tvådelad: 1. Tillgången på projekt och extern finansiering minskar i omvärlden och fler konkurrerar om samma medel. Eftersom verksamheten är pressad kan den inte delta i konkurrensen och därför kan den inte ens delta i kampen om uppdrag. 2. Den externa finansieringen som verksamheten har tillgång till täcker inte de faktiska kostnaderna vare sig i lön eller omkostnader. För att täcka bristen kräver dessa uppdrag därför medfinansiering utöver det som redan tillskjuts från Kommunförbundets medlemsintäkter eller direkt från medlemmarna. Detta medför att antalet anställda måste minskas när arbetsuppgifterna minskar. I detta scenario riskerar vi en situation i enlighet med ovan prognos där vi endast har ett fåtal anställda kvar inom ramen för Energikontoret. Omstrukturering av arbetssätt och processer krävs Enligt den analys som gjorts av avdelningschef och ekonomiavdelningen skulle ytterligare tillskjutna pengar via till exempel extra rörelsekapital inte lösa problemet. Detta eftersom villkoren försämrats i de tillgängliga projekten till den punkt att verksamheten skulle tvingas förbruka medfinansieringen enbart för att hålla verksamheten flytande. Därför krävs det nu en tydlig omstrukturering av arbetssätt och organisation. För att säkra upp verksamheten krävs att vi arbetar på flera plan samtidigt. Ett tydligt utvecklingsområde är att inom Kommunförbundet Skåne nyttja de tydliga synergier och samarbetsvinster som finns inom organisationens egna ramar. Det finns i dagsläget flera kompetensområden som arbetar parallellt med varandra där mer samarbete kan bidra till nytta för Energikontoret. Att tydligare koppla ihop helheten inom Kommunförbundet Skåne kan vi även skapa en mer hållbar och, inför omvärldens fluktuationer, mer utvecklingsbar organisation. Detta är bedöms vara möjligt att uppnå inom existerande budgetramar. Enligt uppgift från Energikontoret beskriver en situation där det inte finns någon luft i systemet för att utveckla verksamheten och det finns ingen som kan ägna tid åt att söka nya samarbeten och nya uppdrag. Medarbetarna och avdelningschef beskriver en pressad arbetssituation som skapar en ohälsosam vardag men som också hindrar organisationen från att utvecklas till sin fulla potential. Den upplevda ohälsan har ökat och behov av olika HR-insatser inom avdelningen har ökat under senare år. Verksamhetsmässig utveckling inför kommande utmaningar Avdelningschef och ekonomiavdelningen har tagit fram följande upplägg som ett sätt att utveckla verksamheten och minimera de arbetsmiljömässiga utmaningarna som uppstår i en verksamhetsmässigt osäker miljö. Genom att omfördela roller och frigöra medarbetare från att enbart vara bundna till projekt skulle en mer offensiv utveckling vara möjlig. Detta Kommunförbundet Skåne 3(4)

4 förutsätter att kompetensen hos medarbetarna frigörs till strategiskt arbete i likhet med vad som görs i de övriga avdelningarna. Skapa utrymme för en senior expert med tydlig verksamhetsnära koppling, som kan arbeta med såväl projektutveckling och gå in i projekt som en form av medfinansiering i tid. Strategen kan även representera Kommunförbundet Skåne i regionala samverkansformer. Två koordinatorer för energikontorets olika verksamheter kan indelas i två olika sektorer, förnybar energi och energieffektivisering. Genom att tillsätta två områdessamordnare kan vi skapa två tydliga arbetsgrupper som tillsammans kan arbeta för att lösa arbetsfrågor och även se till att de enskilda medarbetarnas arbetsmiljö förbättras genom att de inte längre är ensamt ansvariga för sina uppdrag. Problematiken med ett individuellt ansvar som hamnar hos enskilda medarbetare är ett område som arbetsgivaren bedömer som särskilt angeläget. Medarbetarna beskriver också en situation där de upplever att de inte heller får det stöd de behöver från sin arbetsledning för att kunna lösa verksamhetsfrågor eftersom arbetsledningens fokus hamnar i ekonomi och andra mer övergripande frågor. En hållbar verksamhet med resurser Dagens organisation inom Energikontoret Skåne saknar en stabilitet och framförallt möjlighet att arbeta långsiktigt. För att kunna arbeta långsiktigt behöver en omstrukturering göras där verksamheten har en stabil grund att stå på. Genom att följa de förslag som verksamheten tagit fram kan en hållbar organisation uppnås inom budget. I förslaget har Energikontorets verksamhet ett antal fasta och sakkunniga medarbetare som inte är beroende av externa projekt. De externa projekten möjliggör inte heller för verksamheten att arbeta med andra uppgifter utanför projektens ramar varför fler projekt i sig inte är lösningen på den övergripande strategiska utmaningen. Önskade uppnådda effekter 1. Säkra verksamheten inför framtida utmaningar. 2. Allokera resurser enligt verksamhetens behov. 3. En förbättrad arbetsmiljö för medarbetarna. 4. Skapa utrymme för medarbetarna att arbeta mer offensivt och stärka den verksamhetsnära utvecklingsprocessen. Lund den 14 september 2018 Kommunförbundet Skåne 4(4)

5 Kommunförbundsgemensamma kostnader/oh 2018 Gemensamma kostnader på Kommunförbundet Skåne fördelas på basverksamhet och Projekt/samverkansuppdrag utifrån antal personer som arbetar inom respektive område. Detta är i linje med hur en intresseorganisation hanterar denna typ av kostnader. Nedan finns en tabell som visar vilka kostnader som hanteras på detta sätt samt belopp per anställd för De som arbetar i öppna landskap har en lägre kostnad än fast arbetsplats (75%). Gemensamma kostnader/oh 2018 per person per person fast plats (kr) landskap (kr) Lokalkostnader Gemensamma fasta övriga kostnader Gemensamma personalomkostnader Gemensamma systemkostnader Gemensamma personalkostnader Avdelningschef Styrelserum plan Totalsumma: Kommunförbundet Skåne Besöksadress: Gasverksgatan 3A, Lund Postadress: Box 53, Lund Webbadress: kfsk.se Telefon:

6 Förteckning över vilka gemensamma kostnader/oh som ingår i respektive kostnadsgrupp i tabellen ovan: Lokalkostnader: Lokalhyra Lokalvård Försäkring Reparationer, underhåll Fasta övriga kostnader: Kaffemaskin Kopieringsmaskin Fika, frukt mm Postbox, posthämtning o lämning Avskrivning, möbler Kontorsmaterial Kommunikationsmaterial Gemensamma personalomkostnader: Personalaktiviteter Reseförsäkring Pacta Avonova-grundservice SKL avgift pensionsstiftelsen KPA Gemensamma systemkostnader: Webb Ekonom- och personalsystem IT-support helpdesk, licenser IT-kostnader Klientplattform-reinvestering Larm Gemensamma personalkostnader: Del av gemensam personal: Direktör Ekonomi, upphandling Kommunikation HR IT-strateg Komprimerat till 4.9 bef 2018 Kommunförbundet Skåne 2(2)