Handläggare Datum Ärendebeteckning Niklas Hermansson SN 2017/

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Niklas Hermansson SN 2017/ Socialnämnden Hälsosamma scheman Förslag till beslut Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund En stor del av alla medarbetare på socialförvaltningen arbetar på obekväma arbetstider, dvs under kväll, natt och helg. Många har haft långa arbetspass, eller flera pass under kort tid, för att få längre sammanhängande ledighet. Rast har saknats, där man ibland skulle kunna ha det. Socialnämnden har som mål att sänka sjuktalen och då erfarenhet och forskning visar att arbetstidernas förläggning påverkar arbetsmiljö och mående hos arbetstagare, så tog socialförvaltningen initiativ till att utveckla sättet att arbeta med arbetstidernas förläggning. En arbetsgrupp utsågs där medlemmarna var enhetschefer från de olika insatsområdena, HR-funktionen, schemaläggare samt fackförbundet Kommunal. Arbetsmiljöverkets nya föreskrifter (AFS 2015:4) har, tillsammans med förvaltningens sjuktal, legat till grund för arbetet. Målet med arbetet kring hälsosam arbetstidsförläggning är att skapa en hållbar arbetsmiljö och öka frisknärvaron på socialförvaltningen. Arbetssättet Hälsosamma scheman implementeras nu i alla insatsområden i verksamheterna. Niklas Hermansson Verksamhetschef Cecilia Frid Socialchef Bilaga Hälsosamma scheman Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel vx Niklas.Hermansson@kalmar.se

2 Handläggare Datum Jens Jonsson Arbete med hälsosamma scheman på Socialförvaltningen Bakgrund Idag arbetar större delen av alla medarbetare på socialförvaltningen på det som kallas obekväma arbetstider eller skiftarbete. Många anställda har långa arbetspass, andra komprimerar arbetstiden så att fler arbetspass arbetas på kort tid, raster saknas även där det är möjligt att ha rast. Socialnämnden har som mål att sänka sjuktalen, som i dagsläget ligger på ca: 8 % i genomsnitt. Socialförvaltningen i Kalmars uppfattning är att arbetsgivaren behöver beskriva och ta ansvar för vad som är bra på lång sikt för medarbetare på ett annat sätt än vad som görs idag. Det är viktigt att medarbetare kan påverka innehållet i sitt arbete, vara delaktiga i beslut och ha en känsla av sammanhang i sin vardag. Det är också viktigt att medarbetare kan påverka sina arbetstider. Ohälsosam arbetstidsförläggning påverkar även kvaliteten i socialförvaltningens verksamheter då undersökningar visar att det t.ex. är vanligare med avvikelser och tillbud under långa arbetspass och efter otillräcklig återhämtning. Det finns även kopplingar mellan ohälsosam arbetstidsförläggning och höga sjuktal, vilket i sin tur påverkar kontinuiteten i verksamheten. Denna beskrivning är framtagen av en arbetsgrupp på Socialförvaltningen med uppdrag att föreslå hur Socialförvaltningen ska arbeta med frågan om Hälsosamma scheman och hälsosammare arbetstidsförläggning. Gruppen består av enhetschefer från 4 av 5 verksamhetsområden på socialförvaltningen samt schemaläggare, HR-specialist och facklig representant från Kommunal. Arbetet har i huvudsak bedrivits genom diskussionsmöten och till viss del undersökande arbete för att inhämta nödvändiga kunskaper. Uppdraget formulerades som ett resultat av Arbetsmiljöverkets nya föreskrifter (AFS 2015:4). Föreskrifterna innebär i korthet att arbetsgivare ska ta hänsyn till hur arbetstidens förläggning påverkar arbetstagare när arbetstiden planeras. Detta blir enligt föreskrifterna extra viktigt när arbetstagaren har skiftarbete. I sammanhanget är det särskilt viktigt att uppmärksamma och arbeta med möjligheter till återhämtning vilket är kopplat till risk för olyckor. Föreskrifterna ställer högre krav på arbetsgivare än tidigare vad avser arbetstidsförläggning och möjlighet till återhämtning, det är därför viktigt att arbetsgivaren skapar förutsättningar och arbetssätt för att möjliggöra en hälsosam arbetstidsförläggning. Socialförvaltningen Socialförvaltningen Adress Box 834, Kalmar Tel vx jens.jonsson@kalmar.se

3 2 (4) Mål och Syfte Syftet med detta dokument är att ge förutsättningar och stöd för förvaltningens enhetschefer i arbetet med att implementera Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Dokumentet ska även klargöra vad hälsosamma scheman innebär på socialförvaltningen. Målet med arbetet kring hälsosam arbetstidsförläggning är att skapa en hållbar arbetsmiljö och att öka frisknärvaron i förvaltningen. Vad är hälsosamma scheman Hälsosamma scheman är i flera delar individuellt, det finns dock empiriska studier inom området som klargör vissa ramar för vad som är hälsosam arbetstidsförläggning. I arbetet är det viktigt att finna balans mellan medarbetares önskemål, individuella bedömningar och forskningsresultat inom området. För att klargöra vad Socialförvaltningen anser är hälsosamma scheman följer här nedan en lista med konkreta hållpunkter för hälsosam arbetstidsförläggning. Medarbetare och arbetsgivare kan i detta sammanhang ha olika perspektiv. Medarbetare kan ha ett kortsiktigt perspektiv med målet att t.ex. jobba igen tid för att kunna vara ledig mer. Arbetsgivaren kan verka för ett långsiktigt perspektiv med en långsiktigt hållbar arbetsmiljö som mål. Det är viktigt att skapa en samsyn kring vad hälsosamma scheman är och att chefer verkar för en balans mellan medarbetares påverkansmöjligheter och ett långsiktigt arbetsmiljöarbete i de fall dessa inte kan kombineras. Skiftarbete är kopplat till flera kända hälsorisker vilka ofta uppkommer på längre sikt. Även så kallad resurstid bedöms påverka hur hälsosam arbetstidsförläggningen är, risker kopplas främst till arbetstidsförläggningens förutsägbarhet samt huruvida arbetstid görs inom medarbetarens kompetensområde. Det är därför av största vikt att ett långsiktigt arbetsmiljöperspektiv finns och att verksamhetens scheman är hälsosamma för medarbetare. Dessa hälsorisker kan vara t.ex. ökad olycksrisk, allvarlig trötthet, fysiska besvär och sjukdomar. Enligt forskning kan skiftarbete medföra sjukdomar som diabetes, mag- och tarmsjukdomar, bröstcancer och hjärtsjukdom. Viktiga hållpunkter för hälsosammare arbetstidsförläggning Arbetstid ska inte komprimeras. Arbetstiden/arbetsdagar ska fördelas jämt över beräkningsperioden. Max 4-5 arbetsdagar i följd, där efter ska ledig dag följa. Dygnsvilan bör inte understiga 11h, om möjligt ska dygnsvilan vara 14h. Långa arbetspass ska undvikas. Arbetspass bör vara upp till 8h, inte längre än 12h. Arbetspass bör om möjligt inte vara kortare än 5h. Arbetspass bör inte börja innan kl: 7 på morgonen. Varannan helg ledig, varannan helg arbete ska eftersträvas för att uppnå balans mellan arbete och fritid. Tydligt ledarskap, balans mellan medarbetares påverkansmöjligheter och långsiktig arbetsmiljö. Eftersträva framförhållning i arbetstidsförläggningen, andel resurstid bör vara hanterbar för medarbetaren Scheman bör vara färdigställda med god framförhållning, minimum 10 dagar innan. Om möjligt bör delade turer undvikas. Alla verksamheter bör ha rast, då detta inte är möjligt ska lokalt kollektivavtal finnas.

4 3 (4) Hur ska arbetstidsförläggningen bli hälsosammare? Arbetet med att implementera en hälsosammare arbetstidsförläggning behöver vara långsiktig och målmedveten. Alla förändringar kan inte göras samtidigt och det är viktigt att delaktiggöra medarbetare i processerna. Detta förslag innehåller förslag på process och stöd för enhetschefer i det fortsatta arbetet. Processen ska ses som en cykel där varje steg är återkommande, processen ska vara reflexiv och lärande för organisationen. För att arbetet med hälsosammare arbetstidsförläggning ska bli framgångsrikt och fungera så är det viktigt att enhetschefen arbetar för en samsyn och riskmedvetenhet kring arbetstidsförläggning i enheten och på arbetsplatsen. Detta bedöms som en förutsättning för att målet med arbetet ska kunna nås. Eftersom förändringar kan behöva ske stegvis kommer problemställningar att identifieras under tiden arbetet pågår som av olika anledningar inte kan åtgärdas direkt. I dessa fall rekommenderas att enhetschefen klargör och motiverar varför dessa åtgärder inte kan genomföras direkt. Detta bör således hanteras i lokal samverkan. Processen Figur. Förslag på process för arbete med hälsosamma scheman.

5 4 (4) 1.) Planera (P) Lokal samverkan. Arbetet med hälsosam arbetstidsförläggning påbörjas i samverkan. Viktigt är att verka för samsyn och riskmedvetenhet i lokal samverkan och för medarbetare. Riskbedömning, Riskanalys. Tillsammans med skyddsombud och/eller arbetsplatsrepresentanter i enheten görs riskbedömning och riskanalys. Här identifieras och bedöms risker ur både arbetsmiljöperspektiv och brukarperspektiv. Skapa handlingsplan. Utifrån riskbedömning och riskanalys beslutas åtgärder som behöver göras för att nå målet med hälsosam arbetstidsförläggning. Konsekvensanalys. Tillsammans med representanter i enheten och/eller lokal samverkan görs konsekvensanalys. Konsekvensanalysen görs utifrån handlingsplanen. Här bedöms dem konsekvenser föreslagna åtgärder får för verksamheten. I vissa fall kan det här bestämmas att åtgärder med stora konsekvenser för verksamheten senareläggs. Detta förutsätter dock att beslutet är välmotiverat, ett sådant beslut bör även samverkas i lokal samverkan. 2.) Genomföra (G) Genomför åtgärderna. Åtgärder i handlingsplan genomförs enligt den prioritering som bestämts. 3.) Följa upp (F) Utvärdering. Genomförda åtgärder utvärderas och återkopplas. Detta bör göras skriftligt för att möjliggöra en senare uppföljning. Utvärderingen återkopplas på lokal samverkan och till arbetsgruppen. 4.) Implementera förbättringar (F) Processen börjar om. Arbetet bör ses som cykliskt. Efter en utvärdering så börjar man om processen och identifierar nya åtgärder att genomföra. Arbetet med att säkerställa hälsosam arbetstidsförläggning är långsiktigt och det är inget som blir färdigt. Förslag på verktyg Nedan följer några förslag på verktyg som kan användas för att nå målet med hälsosamma scheman. Dessa verktyg kan användas där det är lämpligt. Bedömning av huruvida det är lämpligt måste göras på varje enskild arbetsplats. Sammarbeten med DV-verksamheter. En utmaning i schemaläggningen på gruppbostäder och servicebostäder är så kallade kortturer på vardagsmorgnar. Dessa innebär antingen en för kort arbetsdag eller en delad tur, inget av dessa är bra i sammanhanget hälsosamma scheman. För att undvika kortturer kan samarbeten byggas mellan berörd verksamhet och lämplig daglig verksamhet. Detta samarbete bygger då på att några få medarbetare från DV-verksamheten lånas in mån-fre för att arbeta några timmar på morgonen. Lämpligtvis är sammarbetet uppbyggt med en daglig verksamhet där någon eller några av brukarna har sin sysselsättning för att en bättre kontinuitet ska kunna uppnås. Den/de medarbetare från DV som arbetar på gruppbostaden eller servicebostaden på morgonen fortsätter sedan sin arbetsdag på ordinarie arbetsplats. Utan kortturer i schemat ökar förutsättningarna att få till en hälsosam arbetsförläggning, ett hälsosamt schema.