Beslutsunderlag för analys av nuläge

Transkript

1 Beslutsunderlag för analys av nuläge 1. Särskilda händelser Snabbt växande organisation och många nyanställda Antalet anställda har under senaste året ökat och motsvarar en ökning med ca 11 %. Anledningen till ökningen beror framför allt på ökat antal anställda inom Barn- och ungdomskontoret då barn- och elevantalet har ökat. Se uppgifter från bokslutet 2016 nedan: Personalen i siffror Avvikelse Antal anställda Tillsvidareanställda Visstidsanställda Utöver nyrekrytering som gjorts med anledning av ökat behov har även ersättningsrekryteringar gjorts, det vill säga rekryteringar med anledning av att någon slutat eller är tjänstledig. Även om vi i dagsläget inte har en exakt siffra - nyckeltal med personalomsättning ska tas fram från och med så upplever verksamheten en ökad personalomsättning. Vi ser även att fler tidsbegränsade anställningar görs (se tabell ovan). Tittar vi på gruppen chefer har det skett många rekryteringar. I januari 2015 hade vi 45 chefer, i januari 2016 hade vi 49 chefer, varav 2 st var inhyrda konsulter. I februari 2017 kan vi konstatera att vi har 56 chefer, varav 1 inhyrd efter 1 mars Jämför man vilka som var chefer januari 2015 med februari 2017 så är 26 av 56 st nya, vilket motsvarar ca 46 % av cheferna idag. År 2016 ökade befolkningen 4 % och sedan 2013 har den ökat med drygt 9 %. Framtid Hyltes egna prognos är en stabiliserad befolkningsutveckling med en ökning om ca 1% per år fram till Åldersstrukturen i Hylte utmärker sig då det finns relativt få personer i åldersgruppen år. Andelen invånare i åldersintervallet 0-19 år ligger samtidigt över riksgenomsnittet. Även andelen invånare i intervallet 65 år och äldre ligger över genomsnittet. Utifrån detta kan vi dra slutsatsen att vi kommer ha ett fortsatt behov av en personalstyrka på nuvarande nivå under kommande REP-period åren Det kommer dock troligen ske en förskjutning i vilka verksamheter arbetskraften behövs under dessa år och därmed en anpassning av personalstyrkans sammansättning och organisationen. Ökningen av antalet anställda, såväl tillsvidare och visstidsanställda, samt ett stort antal nyanställda inom kommunen har orsakat en större arbetsbörda för personalenheten. Arbetsbördan har ökat genom att många administrativa uppgifter har ökat i motsvarande grad, till exempel registrering av anställningen i Heroma och även manuellt hanterar alla konton för skolan vilket också är en del i

2 merarbetet. Många nya chefer och stressade chefer med en tuff utmaning att rekrytera så många nya medarbetare har också lett till sämre kvalitet på t.ex. anställningsavtal och merarbete kring lönesättning. Hög omsättning på chefer innebär också mer arbete i form av introduktion och stöd i hur system med mera fungerar i Hylte kommun. Fler medarbetare innebär också mer samtal och fler situationer som måste hanteras av personalkonsulter och lönekonsulter. Vidare har ökningen av antalet medarbetare och högre personalomsättning lett till ökat antal förfrågningar kring inkomstintyg till Försäkringskassan, utfärdande av arbetsgivarintyg, ökat antal anställningsavtal, fler frågor kring lön, med mera. Tabellen visar antal utskickade lönespecifikationer och hur mycket nettolön som utbetalts respektive månad. Månad Antal lönespecar Utbetald nettolön April 2015: kr Oktober 2015: kr April 2016: kr Oktober 2016: kr Kvalitén på utbetalda löner har också påverkats av den snabbt växande organisationen. Under de senaste två åren har summan för både extra-utbetalningar (PLUTO) och löneskulder ökat. Extra utbetalningar görs främst när underlag för lön (tjänstgöringsrapporter, anställningsavtal med mera) inkommer för sent. Som tabellen visar utbetaldes under 2016 c:a kr mer på extra utbetalningar än under Nedanstående tabell visar statistik för PLUTO de senaste 4 åren Antal PLUTO tillfällen Totalt utbetalt kr kr kr kr Antal utbetalningar Genomsnittlig utbetalning 3 765,04 kr 4 482,08 kr 3 618,48 kr 6 991,64 kr Genomsnittligt antal 5,85 8,76 6,20 4,90 Antal outnyttjade Procent outnyttjade 21,95% 17,07% 15,56% 7,14% Procent nyttjade 78,05% 82,93% 84,44% 92,86% Även antal löneskulder har ökat under 2015och Löneskulder uppkommer t.ex. när längre frånvaro inte lagts in i tid och uppsägningar inte inkommit i tid Uppkommen löneskuld kr kr kr kr

3 Berörda medarbetare Genomsnittlig skuld 4 890,49 kr 8 350,27 kr 9 634,72 kr ,88 kr Personalenheten har inte gjort någon detaljerad uppföljning på varför extra-utbetalning måste göras eller varför en löneskuld uppstår. Upplevelsen är dock att anledningarna till extra-utbetalningarna och löneskulderna till övervägande del finns ute i verksamheterna. Förändringar i samhället går också fortare vilket innebär att organisationsförändringar genomförs oftare och snabbare, särskilt i en växande (eller krympande) organisation. Alla organisationsförändringar innebär inte ett merarbete för personalenheten, men med fler och snabbare organisationsförändringar ökar risken för att tvister uppstår såväl formellt och informellt och det märks också på arbetsbördan senaste åren. Just merarbetet med rekryteringar har täckts av förstärkning av personalenheten under stor del av 2016 och kommer täckas under 2017, det täcker dock inte det ökade behovet vad gäller övriga arbetsuppgifter. Under 2016 och 2017 innebär det att tuffa prioriteringar har gjorts och görs mellan operativt arbete och strategiskt arbete, och att en del arbete som är nödvändigt på sikt har fått och riskerar att få stå tillbaka under I förhållande till detta och ökade/förändrade krav i lagstiftning och utifrån omvärld ställs att antalet årsarbetare på personalenheten i grunden är oförändrat vid en jämförelse mellan och Det bör påpekas att anpassningar i personalstyrkans sammansättning (på kommunnivå) och organisationen i kommunen under kommande budgetperiod samt en eventuell framtida omställning för att minska antalet anställda innebär stor arbetsbörda och kräver mycket tid från personalkonsulter för att stötta i organisationsförändringar, omplaceringar och eventuella uppsägningar på grund av arbetsbrist. 2. Förslag på åtgärder 1) Att utöka personalbudgeten med 0,25 årsarbetare lönekonsult samt 0,2 årsarbetare personalkonsult vilket innebär en höjning till heltidstjänster på befintlig personal. Kommentar [UH1]: Öka upp till 100 % 2) Att utreda behovet av resurser inom personalkontoret utöver punkt 1 under perioden med nuvarande kvalitetsnivåer och servicegrad och utifrån de nya krav som kommit i lagstiftning 2017 (Diskrimineringslagen). Vid behov av mer resurser för att bibehålla nuvarande servicegrad och uppfylla de krav som finns på verksamheten presenteras detta underlag för KsAu. Tillsammans med en beskrivning av behovet, ska en konsekvensbeskrivning av att inte bevilja utökade resurser göras (se även konsekvensbeskrivning punkt 2). 3) Att få in skolans konton (e-post ) i FIM-hanteringen så att konton skapas automatiskt, plan finns för detta våren 2017 men innebär ett merarbete under införandet.

4 4) Budgeten för personalförmåner måste justeras. Med fler anställda är det fler som tar ut årskort på Örnahallen. Kostnaden för friskvårdskort 2016 var kronor, och budgeten ligger på kr. 5) Fler medarbetare innebär sannolikt också motsvarande ökning av antalet fackliga medlemmar (kan kontrolleras först i samband med löneöversyn), vilket innebär att den fasta fackliga tiden kan komma att öka. Även fler och snabbare organisationsförändringar så som beskrivits ovan påverkar att den fackliga tiden ökar, liksom fler chefsrekryteringar som ska förhandlas/samverkas innan beslut fattas. Utifrån detta bör budgeten för facklig tid ses över, liksom fördelningen. Det finns även vissa lönekostnader som belastar facklig tid som bör ses över. Budgeten för facklig tid kan till viss del styras genom beslut hur kostnaderna ska fördelas centralt, kontorsvis samt på arbetsplats. Det förändrar dock inte det faktum att den fasta tiden som går centralt troligen ökar och att den tid som belastar/bör belasta kontoren har ökat och bedöms komma ligga kvar på denna högre nivå. Kommentar [UH2]: Borde tas bort och svaret borde finnas med i stället. 3. Konsekvensbeskrivning 1) Om utökning av personalbudgeten med 0,2 årsarbetare personalkonsult respektive 0,25 årsarbetare lönekonsult inte görs innebär det en ohållbar arbetsmiljö för berörd personal vad gäller arbetsbörda, att anställningsavtal som behöver kompletteras eller korrigeras inte hinner hanteras i tid för att lönen ska kunna utbetalas som förväntat och mindre stöd kommer erbjudas chef. Detta i sin tur kommer leda till missnöjda medarbetare som får vänta på sin lön och fler felaktiga utbetalningar. Vad gäller personalkonsulter så kommer det innebära en akut bortprioritering av arbetsuppgifter och minskat stöd till cheferna, se även punkt 2. 2) Om en utredning inte görs av resurser för personalenheten är sannolikheten stor att kraven som ställs på enheten inte är i balans med resurserna. Skulle kraven överstiga resurserna under en längre tid går det inte att omprioritera längre utan då kommer vi inte kunna möta behovet av stöd till medarbetare och chefer, vilket ökar risken för konflikter, avtalsbrott och tvister. Detta leder till en negativ spiral eftersom fler konflikter och tvister minskar stödet till chef i andra ärenden ytterligare. Ökar antalet tvister, brott mot samverkansavtalet och Medbestämmandelagen och så vidare så innebär det ekonomiska kostnader i form av skadestånd, samt påverkar anställdas och allmänhetens bild av Hylte kommun som arbetsgivare. Det ökar också risken för en ohållbar arbetsmiljö för medarbetarna på personalenheten om kraven inte är i balans med resurserna, liksom en sämre arbetsmiljö för chefer och medarbetare om stöd inte kan erbjudas. 3) Kommer skolans konton inte in i FIM-hanteringen kommer det krävas fortsatt manuellt arbete, det vill säga arbetstid. 4) Om budgeten för årskort på Örnahallen inte justeras innebär det att Personalenhetens budget kommer drabbas negativ och antingen leda till ett minusresultat eller att det sker på bekostnad av annan verksamhet inom personalenheten.

5 5) Om budgeten och resurserna som finns inom facklig tid inte ses över innebär det att Personalenhetens budget kommer att drabbas negativt och antingen leda till ett minusresultat eller att det sker på bekostnad av annan verksamhet inom personalenheten.