En granskningsrapport har upprättats gällande första halvåret 2018.

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "En granskningsrapport har upprättats gällande första halvåret 2018."

Nils Bergman
för 4 år sedan
Visningar:

Datum Beteckning 2018-09-04 18-9-16 Styrelsen Uppföljning av Internkontrollplan första halvåret 2018 Kommunförbundet Skånes styrelse antog Internkontrollplan 2018 vid sammanträdet 2018-02-16.

2 Datum Beteckning Styrelsen Uppföljning av Internkontrollplan första halvåret 2018 Kommunförbundet Skånes styrelse antog Internkontrollplan 2018 vid sammanträdet Interkontrollplanen för 2018 ska följas upp vid två tillfällen under 2018 i form av en granskningsrapport över samtliga granskade kontrollmoment. En granskningsrapport har upprättats gällande första halvåret Styrelsen föreslås besluta att godkänna granskningsrapporten gällande uppföljning av Interkontrollplan första halvåret Björn Sjölin Ekonomichef Postadress: Box 53, Lund. Besöksadress: Gasverksgatan 3 A, Lund. Telefon: Telefax: Plusgiro: Bankgiro: Organisationsnummer: E-post: kansliet@kfsk.se Webb:

3 Uppföljning av Internkontrollplan första halvåret 2018

4 Intern kontrollplan 2018 för Kommunförbundet Skåne Internkontrollplanen för 2018 ska enligt beslut i styrelsen följas upp vid två tillfällen under 2018 i form av en granskningsrapport över samtliga granskade kontrollmoment. Den första granskningsrapporten som avser första halvåret 2018 ska behandlas av styrelsen vid sammanträdet och den andra granskningsrapporten som avser andra halvåret 2018 ska behandlas av styrelsen vid sammanträdet i februari Den första granskningsrapporten som avser första halvåret 2018 är nu genomförd och resultatet framgår av tabellen nedan: Kommunförbundet Skåne 2(10)

5 Uppföljning av internkontrollplan - 1:a halvåret ) Upphandlingsprocessen Granskning av om det under första halvåret 2018 förekommit att kommunerna varit avtalslösa kopplat till de av Kommunförbundet Skåne genomförda upphandlingarna. I upphandlingen av HVB-barn och unga har kommunerna varit avtalslösa sedan sep 2016 pga långdragen överprövningsprocess som inneburit att inga avtal kunnat skrivas. I slutlig dom har Kommunförbundet Skåne fått rätt och avtal ska signeras under sommaren Genomförd telefoniupphandling har överprövats och ingen ny leverantör har kunnat antagas. Beslut i Kammarrätten att Kommunförbundet Skåne ska göra om upphandlingen, vilket nu har påbörjats. Kommuner och bolag har fn direktupphandlat tjänsten, vilket också är överprövat. Åtgärder: För att så långt som möjligt undvika överprövningar har Kommunförbundet Skåne påbörjat en tidigareläggning av sina upphandlingar. 2) Upphandlingsprocessen Granskning av prisförändringar i ny upphandling som avslutats under första halvåret 2018 i förhållande till föregående upphandling. Inga nya upphandlingar har avslutats under granskningsperioden.

6 3) Projektansökningar Granska underlag inför projektansökningar, bla att ekonomiska kalkyler finns framtagna och att inga negativa ekonomiska avvikelser finns. Ett fåtal projektansökningar har skett under granskningsperioden jan-maj. Granskningen av dessa visade inte på någon felaktighet vad gäller ekonomiska kalkyler eller ekonomiska avvikelser. En rutinbeskrivning av ansökningsförfarandets olika steg och funktioner kommer att upprättas och vara klar i augusti ) Placeringspolicy Granskning av att placeringspolicyn följs. I granskningen har jämförelse gjorts mellan aktuella placeringar enligt likviditetsrapport med det egna kapitalet på balansräkningen. Inga avvikelser har kunnat konstateras. 5) Personalsystemet Granska att semesterdagar finns registrerade i personalsystemet utifrån gällande rutin. I granskningen har jämförelse gjorts mellan registrerade semesterdagar i personalsystemet med inkomna frånvarounderlag från respektive avdelningschef. 6) Personalsystemet Granska att sjukfrånvaro/vab registreras i systemet utifrån gällande rutin. Vid granskningen upptäcktes ingen felaktighet i det som fanns registrerat i personalsystemet. Vid granskningen upptäcktes ingen felaktighet i det som fanns registrerat i personalsystemet. Kommunförbundet Skåne 4(10)

7 I granskningen har jämförelse gjorts mellan registrerad frånvaro i personalsystemet med inkomna frånvarounderlag från respektive avdelningschef. Kommunförbundet Skåne 5(10)

8 7) Delegationsordningen Granskning att delegationsordningen följs vad gäller tecknande av avtal. Inga avvikelser har kunnat konstateras. Stickprovsgranskning genom att i Kommunförbundet Skånes avtalsregister ta ut de tre senast inlämnade nytecknade avtalen 2018 och se om dessa skrivits under av behörig chef. 8) Personalsystemet Granska att utbetald lön motsvarar godkänd lön. Inga avvikelser har kunnat konstateras. Stickprovsgranskning genom jämförelse mellan lönespecifikation, anställningsavtal och lönerevisionsunderlag. 9) Nyckelpersoner inom projekt Genomgång av om projektledare eller motsvarande avslutat sin tjänst innan projektets utgång. Respektive avdelningschef rapporterar om det förekommit att nyckelpersoner avslutat sin anställning innan projekttidens utgång samt vilka åtgärder detta i så fall föranlett. Granskningen visade att två nyckelpersoner avslutat sin tjänst inom två olika projekt. I det ena fallet gjordes en snabb nyrekrytering och i det andra fallet har ingen förstärkning behövts så här långt eftersom projektet avslutas i september Kommunförbundet Skåne 6(10)

9 10) Projektfinansiärer Granska om det förekommit att medfinansiärer till projekt drar sig ur projektavtal innan projekttidens utgång samt vilka åtgärder detta i så fall föranlett. Granskningen visade att ingen medfinansiär dragit sig ur projektavtal under granskningsperioden. 11) Projektpartners Granska om partners till Kommunförbundet Skåne i pågående projekt utför de aktiviteter och de ekonomiska resultat som är överenskommet enligt plan/avtal. 12) IT-miljön: IT-system inom Kommunförbundet Skåne Genomgång av gällande rutin för respektive projektbeslut för att kontrollera att projektpartners utför uppdrag enligt projektplan. Granska hur funktionen av befintliga IT-system upprätthålls. Dokumentation av de tillfällen då IT-system havererat samt analys av orsak samt beskrivning av åtgärder. Granskningen visade att ett fåtal partners i något enstaka projekt inte utfört uppdrag/timmar som överenskommits innan projektstart. Detta har kunnat lösas med att andra partners har utfört fler timmar så att medfinansieringen totalt kunnat hållas. Åtgärder: Framöver ska avtal skrivas mellan projektägare och deltagande partners där det tydligt framgår vilka åtaganden som finns samt konsekvenser om man inte utför uppdrag för de timmar som överenskommits. Under perioden har en allvarligare störning inträffat som innebar att utskriftstjänsten på Kommunförbundet Skånes skrivare var helt eller delvis ur funktion under en period under våren Problemet uppstod tfa Kommunförbundet Skåne 7(10)

10 byte av skrivare i kombination med uppdaterad klientdriftmiljö. Åtgärder: Problemet är i stort sett löst med hjälp av IT-tekniker och utskriftsfunktionen fungerar. Detta är dock en tillfällig lösning. En permanent lösning förväntas bli klar under hösten. 13) IT-miljön: Säkerhet kring sparad dokumentation Granska att synkronisering sker samt att backup genomförs när dokument sparas enligt framtagen rutin. Via enkät till medarbetarna säkerställa att full funktion är etablerad på samtligas datorer. Granskningen visade att av de medarbetare som svarade på enkäten (75%) så hade 22% begränsad eller icke fungerande synkronisering/back up. Åtgärder: Samtliga av de som saknade full funktionalitet uppmanades att kontakta ITsupport för att få detta åtgärdat. Motsvarande enkät/undersökning som gjordes under våren kommer att göras aug/sep för att se om resultatet förbättrats. Resultatet kommer också att tydligare följas upp tillsammans med IT-supporten. Det finns en teknisk brist i synkroniseringstjänsten, som innebär att det inte går att centralt kontrollera att synkronisering/backup körs som förväntat. Kommunförbundet Skåne 8(10)

11 Intill dess att en sådan funktionalitet finns (Microsoft) är det nödvändigt att fortsätta denna granskning för att säkerställa fullgod funktionalitet. 14) Arkiv/avtalshantering Granskning av att upprättad arkiverings- och avtalsrutin följs. 15) Rekrytering av personal Granskning av att befintlig rekryteringsrutin följs. Granskning av att samtliga nyanställningar som genomförts under våren har gjorts enligt rutin. 16) Mötesbokning Granskning av att gällande rutiner för bokning av möteslokaler efterlevs samt att upphandlade kurs- Ingen granskning har genomförts för perioden. Ett arbete pågår sedan ett halvår tillbaka med att ta fram en arkiverings- och avtalsrutin där det även ingår att digitalisera Kommunförbundet Skånes hantering och förvaring av handlingar och avtal. Detta arbete beräknas vara klart i början av hösten. Då en plan ska finnas på plats och digitaliseringen genomförd. Granskning av att upprättad arkiverings- och avtalsrutin följs kommer att ske i slutet av året. Under jan-juni har nio vakanta tjänster tillsatts, varav fem tillsvidareanställningar och fyra vikariat. Vakanta tjänster har tillsatts efter högst 3-5 veckor efter att rekryteringsprocessen har påbörjats. Inga avvikelser från rekryteringsrutinenen har kunnat konstateras vid granskningen. Granskning av att gällande rutiner för bokning av möteslokaler efterlevs har inte Kommunförbundet Skåne 9(10)

12 /konferensanläggningar används vid bokning av externa lokaler. gjorts för första halvåret men kommer att utföras i slutet av året för hela Stickprovsgranskning av inlämnade mötesbeställningar för kontroll att rutin efterlevs samt utdrag ur ekonomisystemet för kontroll av att externa bokningar skett enligt gällande kurs- och konferensavtal. Granskning av att upphandlade kurs- /konferensanläggningar används vid bokning av externa lokaler visade ingen avvikelse. Kommunförbundet Skåne 10(10)

Relevanta dokument

Uppföljning av Internkontrollplan andra halvåret 2018

Uppföljning av Internkontrollplan andra halvåret 2018 Intern kontrollplan 2018 för Kommunförbundet Skåne Internkontrollplanen för 2018 ska enligt beslut i styrelsen 2018-02-16 följas upp vid två tillfällen