Tjänsteskrivelse Rutinförteckning, Intern kontroll, Socialnämnden

Transkript

1 VA L LENTUNA KOMMUN T JÄNSTESKRIVELSE S O CIALFÖRVALTNING D N R SN A GNETA SANDSTRÖM SID 1/2 C O NTROLLER A GNETA.SANDSTROM@VALLENTUNA.SE S O CIALNÄMNDE N Tjänsteskrivelse Rutinförteckning, Intern kontroll, Socialnämnden Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att anta förslaget till rutinförteckning för den interna kontrollen. Ärendet i korthet En rutinförteckning har tagits fram för den interna kontrollen. Förteckningen består av ett antal processer/rutiner och kontrollmoment. Denna lista kommer att utgöra ett underlag för urval till en årlig kontrollplan. Bakgrund Enligt kommunens reglemente för intern kontroll har nämnderna det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den interna kontrollen syftar till att uppnå säkerhet i sy stem och rutiner, främja effektivitet i organisation och förvaltning samt säkerställa rättvisande räkenskaper. Ansvaret finns även beskrivet i kommunallagen. Enligt 6 kap. 7 skall nämnden inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. I förslaget till rutinförteckning har för varje kontrollmoment en risk- och väsentlighetsanalys gjorts. Med en sådan analy s ökar förutsättningarna för att rätt kontrolleras. I analysen av sannolikhet/risk bedöms sannolikheten för att ett fel eller misskötsel kan inträffa. Denna varierar mellan olika verksamhets, sy stem och rutiner. I analysen av väsentlighet värderas de konsekvenser som kan uppstå vid fel eller misskötsel. I detta ligger olika slag av ekonomiska, verksamhetsmässiga eller förtroenderelaterade konsekvenser. Sannolikhet/risk och SO CIA LFÖRVALTNINGEN T O RGGATAN VALLE NTUNA T FN FA X S ALLENTUNA.SE

2 VA L LENTUNA KOMMUN T JÄNSTESKRIVELSE S O CIALFÖRVALTNING D N R SN SID 2/2 väsentlighet bedöms utifrån en skala från ett till fy ra. Värdena multipliceras till ett riskvärde. Ju högre värde desto högre bedöms risken. I rutinförteckningen anges även ett ställningstagande, Acceptera risk alternativt Hantera risk. Ställningstagandet Hantera risk innebär att kontrollmomentet ingår som en del av 2014 års internkontrollplan, vilken redan är fastställd av nämnden. Rutinförteckningen samt bedömningen av sannolikhet/risk och konsekvens kommer att ses över årligen och vid behov revideras. Handlingar 1. Rutinförteckning, Intern kontroll, Socialnämnden Rutinförteckning intern kontroll SN Gunilla Åhlander Socialchef Vildana Zorlak Avdelningschef Ska expedieras till: Akten

3 Rutinförteckning, intern kontroll, Socialnämnden Kommungemensamma Administration Arkivering och gallring Arkivering och gallring sker enligt fastställd dokumnethanteringsplan Aktuell dokumenthanteringsplan finns 1. Osannolik 3. Kännbar 3 Acceptera risk Utarbetade rutiner för arkivering och gallring finns Sekretess Medarbetare har gett sektretesslöfte 2. Mindre sannolik 4. Allvarlig 8 Acceptera risk Förvaring av sekretessbelagt material sker på ett säkert sätt (otillgänglig för obehöriga, brand och stöld) Ekonomi, inköp Fakturahantering En uppdaterad attestförteckning finns 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Hantera risk Utarbetade rutiner för sakgranskning och attestering finns Behörigheterna i ekonomisystemet överensstämmer med aktuell attestförteckning 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Hantera risk Utarbetade rutiner för arkivering av fakturor finns 1. Osannolik 3. Kännbar 3 Acceptera risk Rutiner för sakgranskning och attestering följs Återsökning av momsersättning sker för vårdfakturor Upphandling Minst tre anbud tas in vid direktupphandling Inköp görs inom befintliga ramavtal 4. Sannolik 3. Kännbar 12 Hantera risk Avtal Rutiner för avtalshantering finns 4. Sannolik 3. Kännbar 12 Acceptera risk Uppföljning av utförare enligt LOV En förteckning över samtliga avtal finns 4. Sannolik 3. Kännbar 12 Hantera risk Alla avtal är tidsbegränsade Upphandling sker enligt kommunens rutiner Företag betalar arbetsgivaravgifter och inte har skulder hos kronofogdemyndigheten Kundfakturaunderlag Debiteringen är korrekt Debiteringen sker snabbt efter att tjänsten levererats

4 Kommungemensamma Ersättningar Utbetalda ersättningar är korrekta Återsökning av statsbidrag från Migrationsverket Avstämning av balanskonto Statsbidragsansökningar görs i alla delar avseende ensamkommande flyktingbarn Statsbidragsansökningar görs i alla delar avseende nyanlända Bokföring överensstämmer med redovisad avstämning HR Personalkostnader Rätt personer finns på lönelistan Chefer med befogenhet att sätta lön följer kommunens övergripande riktlinje för löneprocessen En årlig sammanställning sjukfrånvaro görs av alla enheter Arbetsmiljö Personalrekrytering Risk- och konsekvensanalys görs, tillsammans med skyddsombud, innan förändringar i verksamheten Allvarliga anmälningar om tillbud och arbetsskador anmäls till arbetsmiljöverket En årlig sammanställning av det systematiska arbetsmiljöarbetet görs av alla enheter Alla medarbetare har en individuell utvecklingsplan som har sin grund i utvecklingssamtalet Tillbud och arbetsskador rapporteras i samband med händelsen Rekryteringar görs utifrån en dokumenterad behovsanalys och kravprofil Alla anställda har fått skriftlig anställningsinformation/anställningsavtal innan påbörjad anställning 2. Mindre sannolik 4. Allvarlig 8 Acceptera risk 3. Möjlig 2. Lindrig 6 Acceptera risk Bisysslor Alla medarbetares bisysslor är kända för chefen 3. Möjlig 2. Lindrig 6 Acceptera risk IT Systemsäkerhetsplan Systemsäkerhetsplan finns för samtliga socialförvaltningens datasystem Systemsäkerhetsplan efterföljs 2. Mindre sannolik 4. Allvarlig 8 Acceptera risk

5 Kommungemensamma Systemsäkerhetsplaner för samtliga socialförvaltningens datasystem är aktuella/uppdaterade Information på nätet Informationen är aktuell/uppdaterad Information i datasystem Informationen som finns i datasystemen är tillförlitlig och fullständig Kund Dokumentation Individuella genomförandeplaner finns 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Hantera risk Social journal skrivs av behörig person Journalanteckningar innehåller relevant och tillräcklig information Miljö Ärendhantering Uppföljning av individuella beslut görs enligt rutin 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Hantera risk Privata medel Överklagade beslut hanteras skyndsamt 2. Mindre sannolik 4. Allvarlig 8 Acceptera risk Skriftliga uppdrag finns Uppdaterade rutiner för hantering av privata medel i gruppbostäder finns Uppdaterade rutiner för hantering av privata medel i ordinärt boende finns Överenskommelse mellan kund och utförare gällande privata medel finns Säkerhet Trygghetslarm Personalens mobiltelefoner har installerad programvara för att ta emot larm 3. Möjlig 2. Lindrig 6 Acceptera risk 2. Mindre sannolik 4. Allvarlig 8 Acceptera risk Aktuella rutiner finns och är kända 1. Osannolik 3. Kännbar 3 Acceptera risk Personlarm Aktuella rutiner finns och är kända Verksamhet Delegationsordning Befogenheter inte överskrids Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) Kvalitetsledningssystemet är utarbetat enligt SOSFS 2011:9