Internkontrollplan 2016 Risk. Kommunstyrelsen

Transkript

1

2 Internkontrollplan 2016 Risk Kommunstyrelsen

3 Innehållsförteckning 1 Inledning Internkontrollplan Kommunstyrelsen, Internkontrollplan 2016 Risk 2(7)

4 1 Inledning En god intern styrning och kontroll syftar till att säkra en ändamålsenlig och effektiv förvaltning samt att undvika att allvarliga fel och skador uppstår. En god intern kontroll begränsar även risken för oegentligheter och andra former av bedrägligt beteende. Den interna kontrollen i Dals-Eds kommun styrs av "Reglemente för intern kontroll" antaget av kommunfullmäktige och reviderat i kommunfullmäktige Här framgår att kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en intern kontrollorganisation upprättas inom kommunen samt tillse att denna utvecklas utifrån kommunens kontrollbehov. Därvid skall förvaltningsövergripande anvisningar och regler upprättas. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden har därvid att tillse att en organisation upprättas för den interna kontrollen samt att regler och anvisningar antages för den interna kontrollen. Utöver denna internkontrollplan sker kontroll av om verksamheterna bedrivs på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt genom verksamhets- och skolplan. Redovisning sker i Stratsys enligt uppgjorda tidsplaner och på olika nivåer. Kommunstyrelsen, Internkontrollplan 2016 Risk 3(7)

5 2 Internkontrollplan Kritisk Medium Låg SANNOLIKHET ALLVARLIGHETSGRAD 3 4 Sannolik Allvarlig 3 Möjlig Kännbar 2 Mindre sannolik Lindrig 1 Osannolik Ingen SANNOLIKHET ALLVARLIGHETSGRAD Process Riskanalys Kontrollmoment Kontrollmetod Styrdokument Rapportera till Ekonomi Utbetalning av bidrag mm enligt regler och rutiner Kommunstyrelsen, Internkontrollplan 2016 Risk 4(7)

6 Process Riskanalys Kontrollmoment Kontrollmetod Styrdokument Rapportera till Attest elektroniska leverantörsfakturor Attest manuella bokföringsunderlag Kontroll Attestreglemente Ekonomichef Attestreglemente Ekonomichef Handkassor Kontroll Rutinbeskrivning för handkassor Ekonomichef Attest kundfakturor Löpande Attestreglemente Ekonomichef Taxor och avgifter Taxor och avgifter Verksamhetschef Kravhantering Riktlinjer för fakturering och kravverksamheten Drivmedelskort Resepolicy, rutinbeskrivning för körjournaler. Utbetalning av bidrag mm Lokalpolicy, Allmänna bestämmelser för föreningsbidrag, Riktlinjer för bidrag till studieförbund, Mobiltelefoni IT-policy, mobilpolicy?? Kassaapparater Riktlinjer för kontanthantering Kommunchef Ekonomichef Ekonomichef Moms och andra skatter Lagstiftning Ekonomichef Donationsstiftelser/förvalt ade medel Kontroll Stadgar Ekonomichef Representation, intern och extern Policy för representation Riktlinjer för uppvaktning Ekonomichef Investeringar Kontroll Kommunchef Inyett Löpande Ekonomichef Kommunstyrelsen, Internkontrollplan 2016 Risk 5(7)

7 Process Riskanalys Kontrollmoment Kontrollmetod Styrdokument Rapportera till Inköp/upphandlin g Avtalstrohet Avtalskontroll Ekonomichef Ärendehantering Kränkande behandling Incidenter ska anmälas skyndsamt Systematiskt kvalitetsarbete Dokumenthanterings plan Kontroll Förvaltningslagen, Offentlighets- oxh sekretesslagen, kommunallagen, arkivlagen Att politiskt fattade beslut följs upp Nämnd Klagomål och synpunkter Nämnd Myndighetsutövning Delegationsordning Delegationsordnin g, reglementen Beredning av ärenden Rutiner för ärendeberedning Arbetsmiljö Hot och våld Riskbedömning Risk- och sårbarhetsanalys Skyddsrond Arbetsmiljörond Arbetsmiljölagen, arbetsmiljöpolicy Nämnd Kommunchef Personal Brandskydd Systematiskt brandskyddsarbete Tillämpning av rutiner för medarbetares arbetstid resp. frånvaro. Brandsskyddsdok umentation Bisysslor Riktlinjer för hantering av bisyssla Kommunchef Verksamhetschef Jämställdhet Kontroll Jämställhetsplan Verksamhetschef Reseräkningar Verksamhetschef Kontroll av löneunderlag Kontroll av Kontroll Ekonomichef Kommunstyrelsen, Internkontrollplan 2016 Risk 6(7)

8 Process Riskanalys Kontrollmoment Kontrollmetod Styrdokument Rapportera till löneutbetalning Kommunstyrelsen, Internkontrollplan 2016 Risk 7(7)

9

10 Internkontrollplan 2016 Socialnämnden

11 Innehållsförteckning 1 Inledning Internkontrollplan Ekonomi Inköp/upphandling Ärendehantering Arbetsmiljö Personal... 5 Socialnämnden, Internkontrollplan (5)

12 1 Inledning En god intern styrning och kontroll syftar till att säkra en ändamålsenlig och effektiv förvaltning samt att undvika att allvarliga fel och skador uppstår. En god intern kontroll begränsar även risken för oegentligheter och andra former av bedrägligt beteende. Den interna kontrollen i Dals-Eds kommun styrs av "Reglemente för intern kontroll" antaget av kommunfullmäktige och reviderat i kommunfullmäktige Här framgår att kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en intern kontrollorganisation upprättas inom kommunen samt tillse att denna utvecklas utifrån kommunens kontrollbehov. Därvid skall förvaltningsövergripande anvisningar och regler upprättas. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden har därvid att tillse att en organisation upprättas för den interna kontrollen samt att regler och anvisningar antages för den interna kontrollen. Utöver denna internkontrollplan sker kontroll av om verksamheterna bedrivs på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt genom verksamhets- och skolplan. Redovisning sker i Stratsys enligt uppgjorda tidsplaner och på olika nivåer. 2 Internkontrollplan 2.1 Ekonomi Kontrollmoment Taxor och avgifter Drivmedelskort Utbetalning av bidrag mm Mobiltelefoni Beskrivning Styrdokument Kontrollmet od Kontroll att de av kommunfullmäktige fastställda taxor och avgifter används vid debitering. Körjournaler ifyllda, Kontroll av innehavande av drivmedelskort, Kontroll av inköp, Drivmedelsförbrukning. Inackorderingsbidrag, busskort, anslutningsresor, försörjningsstöd, föreningsbidrag, bostadsanpassningsbidra g, vägbidrag, Beslut om behov/innehav av mobiltelefon, beloppsgräns, referens, kontering, Rapportera till Taxor och avgifter Verksamhetsc hef Resepolicy, rutinbeskrivning för körjournaler. Lokalpolicy, Allmänna bestämmelser för föreningsbidrag, Riktlinjer för bidrag till studieförbund, IT-policy Mobilpolicy (skall uppdateras) Ekonomichef Förvaltningsc hef Förvaltningsc hef 2.2 Inköp/upphandling Kontrollmoment Avtalskontroll Socialnämnden, Internkontrollplan 2016 Beskrivning Styrdokument Kontrollmet od Följa avtal, beloppsgränser, kontroll Rapportera till Förvaltningsc hef 3(5)

13 Kontrollmoment Beskrivning Styrdokument Kontrollmet od av leverantörers prislistor och övriga villkor (överensstämmer med avtal). Ansvarig gör stickprov på ett antal fakturor och stämmer av med beslutsattetstant om överensstämmelse med prislistor. Rapportera till 2.3 Ärendehantering Kontrollmoment Delegationsordning Dokumenthantering splan Granskning av akter Beredning av ärenden Att politiskt fattade beslut följs upp Klagomål och synpunkter Beskrivning Styrdokument Kontrollmet od Att delegationsordning efterlevs samt är ändamålsenlig och aktuell. Att plan är upprättat och efterlevs på samtliga nivåer. Rättssäker dokumentation, slumpmässigt utvalda personakter granskas (vid fåtal akter samtliga akter) Underlag finns i form av tjänsteskrivelse utifrån de mallar som finns. Löpande avstämning till nämnd om hur beslut följs upp. Att fungerande rutin finns för uppföljning av inkomna ärenden avseende klagomål och synpunkter. Delegationsordning, reglementen Förvaltningslagen, Offentlighets- och sekretesslagen, kommunallagen, arkivlagen Rutiner för ärendeberedning Kontroll Rapportera till Nämnd Förvaltningsc hef Nämnd Kommunchef Nämnd Nämnd 2.4 Arbetsmiljö Kontrollmoment Riskbedömning Arbetsmiljörond Beskrivning Styrdokument Kontrollmet od Årlig uppföljning av riskoch sårbarhetsanalys för eventuella uppdateringar. Att arbetsmiljöronder utförts. Risk- och sårbarhetsanalys Arbetsmiljölagen, arbetsmiljöpolicy Rapportera till Förvaltningsc hef Förvaltningsc hef Socialnämnden, Internkontrollplan (5)

14 2.5 Personal Kontrollmoment Kontroll av löneunderlag Beskrivning Styrdokument Kontrollmet od Förvaltningsövergripande kontroll av att rätt tid och lön har redovisats och utbetalats. Rapportera till Förvaltningsc hef Socialnämnden, Internkontrollplan (5)

15

16 Internkontrollplan 2016 FOKUS-nämnden

17 Innehållsförteckning 1 Inledning Internkontrollplan Ekonomi Inköp/upphandling Ärendehantering Arbetsmiljö Personal... 5

18 1 Inledning En god intern styrning och kontroll syftar till att säkra en ändamålsenlig och effektiv förvaltning samt att undvika att allvarliga fel och skador uppstår. En god intern kontroll begränsar även risken för oegentligheter och andra former av bedrägligt beteende. Den interna kontrollen i Dals-Eds kommun styrs av "Reglemente för intern kontroll" antaget av kommunfullmäktige och reviderat i kommunfullmäktige Här framgår att kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en intern kontrollorganisation upprättas inom kommunen samt tillse att denna utvecklas utifrån kommunens kontrollbehov. Därvid skall förvaltningsövergripande anvisningar och regler upprättas. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden har därvid att tillse att en organisation upprättas för den interna kontrollen samt att regler och anvisningar antages för den interna kontrollen. Utöver denna internkontrollplan sker kontroll av om verksamheterna bedrivs på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt genom verksamhets- och skolplan. Redovisning sker i Stratsys enligt uppgjorda tidsplaner och på olika nivåer.

19 2 Internkontrollplan 2.1 Ekonomi Kontrollmoment Beskrivning Styrdokument Kontrollmetod Rapportera till Taxor och avgifter Drivmedelskort Utbetalning av bidrag mm Mobiltelefoni Inackorderingsbidrag - resor gymnasieelever Kontroll att de av kommunfullmäktige fastställda taxor och avgifter används vid debitering. Körjournaler ifyllda, Kontroll av innehavande av drivmedelskort, Kontroll av inköp, Drivmedelsförbrukning. Inackorderingsbidrag, busskort, anslutningsresor, försörjningsstöd, föreningsbidrag, bostadsanpassningsbidrag, vägbidrag, Beslut om behov/innehav av mobiltelefon, beloppsgräns, referens, kontering, Kontroll så att eleverna inte får både inackordering och busskort, samt att elevens studieavbrott stoppar inackorderingsbidrag samt återkallande av busskort. Taxor och avgifter Verksamhetschef Resepolicy, rutinbeskrivning för körjournaler. Lokalpolicy, Allmänna bestämmelser för föreningsbidrag, Riktlinjer för bidrag till studieförbund, Ekonomichef IT-policy, mobilpolicy?? Information om busskort, inackorderings-, kontant-, anslutningsbidrag Verksamhetschef 2.2 Inköp/upphandling Kontrollmoment Beskrivning Styrdokument Kontrollmetod Rapportera till Avtalskontroll Följa avtal, beloppsgränser, kontroll av leverantörers prislistor och övriga villkor (överensstämmer med avtal). Ansvarig gör stickprov på ett antal fakturor och stämmer av med beslutsattetstant om överensstämmelse med prislistor. 2.3 Ärendehantering Kontrollmoment Beskrivning Styrdokument Kontrollmetod Rapportera till Incidenter ska anmälas skyndsamt Att varje kvartal stämma av att de vid AMK inrapporterade incidenterna även anmälts

20 Kontrollmoment Beskrivning Styrdokument Kontrollmetod Rapportera till Delegationsordning Dokumenthanteringsplan Granskning av akter Beredning av ärenden Att politiskt fattade beslut följs upp Klagomål och synpunkter 2.4 Arbetsmiljö skyndsamt till förvaltningen. Att delegationsordning efterlevs samt är ändamålsenlig och aktuell. Att plan är upprättat och efterlevs på samtliga nivåer. Rättssäker dokumentation, slumpmässigt utvalda personakter granskas (vid fåtal akter samtliga akter) Underlag finns i form av tjänsteskrivelse utifrån de mallar som finns. Löpande avstämning till nämnd om hur beslut verkställs upp. Att fungerande rutin finns för uppföljning av inkomna ärenden avseende klagomål och synpunkter. Delegationsordning, reglementen Förvaltningslagen, Offentlighets- oxh sekretesslagen, kommunallagen, arkivlagen Rutiner för ärendeberedning Kontroll Nämnd Nämnd Kommunchef Kontrollmoment Beskrivning Styrdokument Kontrollmetod Rapportera till Nämnd Nämnd Riskbedömning Årlig uppföljning av risk- och sårbarhetsanalys för eventuella uppdateringar. Risk- och sårbarhetsanalys Arbetsmiljörond Att arbetsmiljöronder utförts. Arbetsmiljölagen, arbetsmiljöpolicy 2.5 Personal Kontrollmoment Beskrivning Styrdokument Kontrollmetod Rapportera till Kontroll av löneunderlag Förvaltningsövergripande kontroll av att rätt tid och lön har redovisats och utbetalats. Tex. kontroll av tjänstledighet, föräldraledighet, lön mot anställningsavtal, löneöversyn, personalbilaga, faktisk tjänstgöring, lönekostnad

21

22 Plan- och byggkontoret Eva Karlsson TJÄNSTESKRIVELSE Datum: D.nr: 2016-D Internkontrollplan 2016 Bakgrund Den interna kontrollen i Dals-Eds kommun styrs av Reglemente för intern kontroll antaget av kommunfullmäktige(kf) och reviderat i KF Här framgår att kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en intern kontrollorganisation upprättas inom kommunen samt tillse att denna utvecklas utifrån kommunens kontrollbehov. Därvid ska förvaltningsövergripande anvisningar och regler upprättas. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden har därvid att tillse att en organisation upprättas för den interna kontrollen samt att regler och anvisningar antages för den interna kontrollen. Utöver internkontrollplan sker kontroll om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt genom verksamhetsplan. Redovisning sker i Stratsys och på olika nivåer. Bedömning Förslag till internkontrollplan för 2016 redovisas. Beslutsförslag Nämnden godkänner internkontrollplanen för I tjänsten Eva Karlsson Enhetschef Postadress Besöksadress Telefon Bankgiro Box 31 Storgatan (0) S ED Telefax Org.nr +46 (0) Internet: kommun@dalsed.se

23 Internkontrollplan 2016 Plan- och byggnadsnämnden

24 Innehållsförteckning 1 Inledning Internkontrollplan Plan- och byggnadsnämnden, Internkontrollplan (5)

25 1 Inledning En god intern styrning och kontroll syftar till att säkra en ändamålsenlig och effektiv förvaltning samt att undvika att allvarliga fel och skador uppstår. En god intern kontroll begränsar även risken för oegentligheter och andra former av bedrägligt beteende. Den interna kontrollen i Dals-Eds kommun styrs av "Reglemente för intern kontroll" antaget av kommunfullmäktige och reviderat i kommunfullmäktige Här framgår att kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en intern kontrollorganisation upprättas inom kommunen samt tillse att denna utvecklas utifrån kommunens kontrollbehov. Därvid skall förvaltningsövergripande anvisningar och regler upprättas. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden har därvid att tillse att en organisation upprättas för den interna kontrollen samt att regler och anvisningar antages för den interna kontrollen. Utöver denna internkontrollplan sker kontroll av om verksamheterna bedrivs på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt genom verksamhets- och skolplan. Redovisning sker i Stratsys enligt uppgjorda tidsplaner och på olika nivåer. Plan- och byggnadsnämnden, Internkontrollplan (5)

26 2 Internkontrollplan Kritisk Medium Låg SANNOLIKHET ALLVARLIGHETSGRAD 3 4 Sannolik Allvarlig 3 Möjlig Kännbar 2 Mindre sannolik Lindrig 1 Osannolik Ingen SANNOLIKHET ALLVARLIGHETSGRAD Process Riskanalys Kontrollmoment Kontrollmetod Styrdokument Rapportera till Ekonomi Taxor och avgifter Taxor och avgifter Verksamhetschef Mobiltelefoni IT-policy, Plan- och byggnadsnämnden, Internkontrollplan (5)

27 Process Riskanalys Kontrollmoment Kontrollmetod Inköp/upphandlin g Avtalstrohet Ärendehantering Kränkande behandling Incidenter ska anmälas skyndsamt Systematiskt kvalitetsarbete Styrdokument mobilpolicy?? Rapportera till Avtalskontroll Ekonomichef Dokumenthanterings plan Kontroll Förvaltningslagen, Offentlighets- oxh sekretesslagen, kommunallagen, arkivlagen Att politiskt fattade beslut följs upp Nämnd Klagomål och synpunkter Nämnd Myndighetsutövning Delegationsordning Delegationsordnin g, reglementen Beredning av ärenden Rutiner för ärendeberedning Arbetsmiljö Hot och våld Riskbedömning Risk- och sårbarhetsanalys Nämnd Kommunchef Skyddsrond Arbetsmiljörond Arbetsmiljölagen, arbetsmiljöpolicy Brandskydd Systematiskt brandskyddsarbete Brandsskyddsdok umentation Kommunchef Personal Kontroll av löneunderlag Plan- och byggnadsnämnden, Internkontrollplan (5)