INTERN KONTROLL Kontrollplan 2002

Transkript

1 Kontrollplan 2002 Ekonomi Interkommunala ersättningar och ersättning friskolor Leverantörsfaktura / utanordning / attest Skollagen, skolplanen, avtal, fastställda belopp Attestreglemente, gällande besluts- och behörighetsattestanter, inkomna fakturor, momsregler Att korrekt belopp utbetalas för rätt elever, att korrekt ersättning faktureras andra kommuner Attestförteckning upprättas/fastställs, Attestreglemente, rätt kontering och betalning sker, momsredovisning sker korrekt Utsedda behörighetsoch beslutsattestanter Omfattning Avvikelserapport Personal, löner och förmåner Rehabilitering Lag om arbetsgivarens rehab.ansvar Administration Postmottagning, post, fax, e-post Intern rutin för posthantering, kommunens e-post policy Rehab.utredning påbörjas i tid (enl. lagen), uppföljning av er kommunens e-post policy Rektor/enhetschef Registrering, diarium, hantering av handlingar kommunallag, sekretesslag, intern rutin aktuell lagstiftning Kontrollplan 2002hemsidan.xls (5)

2 Ekonomi Handkassor / medelshantering Hantering av personliga utlägg Upphandlingar, inköp, anlitande av konsult Attestreglemente, policy Attestreglemente, policy Lag om offentlig upphandling, nämndens delega-tionsordning, tecknade avropsavtal Att reglemente och policy Att reglemente och policy Att regelverk, att Respektive avropsavtal utnyttjas där det upphandlande är ämpligt, att korrekt beslutsunderlag finns Interkommunala ersättningar och ersättning friskolor Skollagen, skolplanen, avtal, fastställda belopp Att korrekt belopp utbetalas för rätt elever, att korrekt ersättning faktureras andra kommuner Leverantörsfaktura / utanordning / attest Avstämning av balanskonton Verksamhets- och ekonomiuppföljning Attestreglemente, gällande besluts- och behörighetsattestanter, inkomna fakturor, momsregler Lag, kommunrutin Reglemente för budgetuppföljning, anvisningar Attestförteckning upprättas/fastställs, attestreglemente, rätt kontering och betalning sker, momsredovisning sker korrekt Att avstämning görs två ggr per år och att specifikation redovisas Uppföljning görs enligt anvisning/reglemente Utsedda behörighetsoch beslutsattestanter Inventarieredovisning Intern rutin Redovisning upprättas Respektive Rektor/enhetschef Administrativ chef Årligen Komplett Förvaltningschef Kontrollplan 2002hemsidan.xls (5)

3 Personal, löner och förmåner Arvoden Kommunens förtroendemän författningssamling Korrekt registrering av löpande arvoden, utbetalning sker enligt arvodesreglerna Personalkostnader: LAS, AB 01, Sem.lag, Anställningsavtal, föräldraledighetslag mfl. ledighetsansökningar arbetsrättsliga lagar och tidrapporter, avtal. Dessutom uppföljningslistor såsom sjukförsäkran och försäkran vid vård av analyslista, löne-listor, barn, ändringuppgifter bevaknings-listor Grunduppgifter registrerade från korrekt underlag (enligt gällande regelverk). Korrekt avslutsrapportering då ledighet / anställning upphör Chefer, personalredogörare, skolassistent Extra löneägg Policy Korrekt beslutsunder-lag före utbetalning, ingen Rektor/enhetschef, skolassistent, utbetalning efter t o m-datum löneassistent Resor och bilavtal Gällande avtal och reglementen Korrekt tecknade bilavtal finns, reseavtal, reglemente och anvisningar följs, begäran om reseersättning enligt korrekt underlag Rektor/enhetschef, skolassistent, löneassistent Förmånsbeskattning RSV Regler följs Mobiltelefon i tjänsten Kommunpolicy och Korrekt tecknade avtal om Rektor/enhetschef, regleverk mobiltelfon finns, samtalslistor bifogas fakturorna, korrekt löneavdrag vid privat användning Hemdator Avtal Avstämning med konsult och sevice då innehavare av hemdator slutar eller är tjl Kontrollplan 2002hemsidan.xls (5)

4 Löneskuld Kommunpolicy Korrekt underlag för räkning skapas KoS, justering görs i lönesystemet Kontrollansvariport Omfattning Avvikelserap- Löneförskott Policy Kontroll av att lön som utbetalas i förskott är intjänad Bisysslor AB 01, LOA Inhämtning om uppgift om bisyssla, beslut ang bisyssla, sammanställning en ggn per år KLK Rektor/enhetschef Administrativ chef Årligen Komplett Förvaltningschef Utfärdande av intyg AB 01, LOA Korrekta uppgifter lämnas Rektor/enhetschef Rehabilitering Lag om arbetsgivarens rehab.ansvar Rehab.utredning påbörjas i tid (enl. lagen), uppföljning Rektor/enhetschef Jämställdhets- och mångfaldsarbete Systematiskt arbetsmiljöarbete Administration Ärendeberedning Postmottagning, post, fax, e-post JämL, diskriminieringslagar, kommunens JÄMÅ-plan, nämndens jämställdhets- och mångfaldsplansplan AML, ATL, arb.miljöförordningen, AFS, kommunens arbetsmiljö, lokal handlingsplan av er Aktuell lagstiftning beaktas vid rekrytering, lönesättning och personalplanering, löneanalyser genomförs Arbetsmiljöansvar enligt delegationsordningen fungerar, lokala handlingsplaner för systematiskt arbetsmiljöarbete finns Relevant beslutsunderlag finns Intern rutin för posthantering, kommunens e- kommunens e-post policy post policy Rektor/enhetschef Chefer/arbetsledare med arbetsmiljöansvar enligt nivå 1,2 och 3 Kontrollplan 2002hemsidan.xls (5)

5 Registrering, diarium, hantering av handlingar Expediering av beslut m.m kommunallag, sekretesslag, intern rutin kommunallag, sekretesslag aktuell lagstiftning Beslut meddelas berörda, verkställighet följs upp, Delegationer Delegationsordning Delegationsbeslut anmäls nämnden Assistent, Skolassistent, respektive Assistent, Respektive delegat / Rektor/enhetschef Arkivvård Dokumenthantering Arkivlag, arkivreglemente Tillämpning av gällande lagstiftning och reglemente Av nämnden fast-ställd Att hanteringsplanen han-teringsplan följs Assistent, Skolassistent Respektive Elevadministration Hantering av terminskort (SL) Skollagen, Gymnasieförordningen, SkolSFS, interna handläggningsrutiner Intern rutin för utkvittering av terminskort Korrekt betygs-hantering, korrekt statistik (tex SCB) Att utlämning / kvittens av busskort sker korrekt Respektive Rektor Löpande Stickprov Förvaltningschef Skolassistent Rektor Löpande Stickprov Förvaltningschef Avtal IT-säkerhet Behandling av personuppgifter Kommunens ITsäkerhetspolicy, lokal policy och re-gelverk för skolornas verksamhet PUL, datalag, personuppgiftsförordning Korrekt avtalstecknare enligt delegationsordning Att policy och regler följs Att lagstiftning Respektive IT-ansvarig på gymnasiet, it-samordnare förvaltningen, varje datoranvändare Respektive registerförande Personuppgiftsombu d Löpande Stickprov Förvaltningschef Kontrollplan 2002hemsidan.xls (5)