INTERNKONTROLLPLAN , KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN

Transkript

1 Kontrollområde (rutin/system) Kontrollmoment Kontrollansvarig Omfattning hela ) PERSONALKONTORET Rätt lön Avslutade anställningar Arbetsmiljö Rätt lön utbetalas till rätt person med rätt belopp. Att lön ej utbetalas när anställd slutat. Aktuell handlingsplan finns Löneassistent Löneassistent Pers.spec/ arbetsmiljö Kontrollmetod Kontrollfrekvens Rapportering till Klart senast Riskbedömning Stickprov 2 ggr/år Gruppledare löneenheten fvb till personal Stickprov (urval: avslutade anställningar under närmast föregående kvartalet) Kontroll av handlingsplaner 2 ggr/år Gruppledare löneenheten fvb till personal 1 gg/år Personal Jämställdhet Aktuell plan finns Pers.spec/ jämställdhet Kontroll av plan 1 gg/år Personal Korrekta uppgifter i WinLas, systemstöd Att korrekta uppgifter finns i WinLas Pers.spec/ WinLas Stickprov av viss-tidsanställningar 4 ggr/år Personal Handlingsplan Rehabilitering PROJEKTKONTORET Resurssäkring i projekt Aktuell handlingsplan finns Säkerställa att förvaltningarna avsätter projektarbetstid enligt projektdirektiv som fastställts av KS. Pers.spec/ rehabilitering Projekt De tre största förvaltningarna (BIF, VOF och STF) Stickprov på individnivå av långtidssjukskrivna. 4 pers/förvaltning Säkerställa att projektkontoret kommunicerar med och får klartecken av förvaltningserna för kommande projektdirektiv, senast två månader innan dessa behandlas i KS. 1 gg/år Personal Varje gång ett nytt projektdirektiv ska behandlas i KS. Förvaltn. 1

2 Kontrollområde (rutin/system) Kontrollmoment Kontrollansvarig Omfattning hela ) IT-KONTORET Informationssäkerhetspolicy Dokumenten är aktuella och tillgängliga ITsäkerhetssamord. Kontrollmetod Kontrollfrekvens Rapportering till Klart senast Riskbedömning befintliga dokument 1 gg/år IT- IT-policy och IT-strategi Dokumenten är aktuella och tillgängliga IT- befintliga dokument 1 gg/år Förvaltn. Informationssäkerhetspolicy Dokumenten efterlevs. ITsäkerhetssamord. IT-policy och IT-strategi Dokumenten efterlevs. ITsäkerhetssamord. Stickprov 2 ggr/år IT- Stickprov 2 ggr/år IT- Avveckling, uppgradering, utökning och implementering av ITsystem samt utrustning. (Delegationsordning för kommunstyrelsen, KS 53/2009) Inventariehantering Inköp kanaliseras via ITkontoret. Rutiner finns dokumenterat, är spridd på IT-kontoret och efterlevs. IT- IT- / IT-assistent. Stickprov, Uppföljning av fakturaflöde debiteringsunderlag Varje månad Förvaltn. 11 ggr/år IT- EKONOMI- OCH UPPHANDLINGS- KONTORET Kontanthantering Handkassor kontroll att kvitton och underlag finns till utbetalning. Kontantkassor att rutiner för kassahantering följs. Assistent Finans och koncerngrupp) Stickprov (25st) 1 gg/år Verksam.led. Kontrollområde (rutin/system) Kontrollmoment Kontrollansvarig Omfattning Kontrollmetod Kontrollfrekvens Rapportering till Klart senast Riskbedömning 2

3 Investeringar Att riktlinjerna för investeringar följs. hela ) Alla transaktioner på 10 st investeringsobjekt 1 gg/år Verksam.led. Behörighet i system Kontroll att personer som slutar är avslutade i Agresso och Proceedo. Redov.ekonom Lista från lönesystemet som jämförs med Proceedo och Agresso. 2 ggr/år Verksam.led. Avtalstrohet Kundfakturering Inköp Alla aktuella ramavtal finns i Proceedo. Att kundfaktura skickas så snart som möjligt efter utförd tjänst. Kontroll sker av ströfakturering. Kontroll att LOU följs, sker direktupphandling vid rätt tillfällen. KLF Alla avtal 4 ggr/år Verksam.led. Upphandlare Stickprov (30st) 2 ggr/år Verksam.led. Sammanställning ur Agresso/Proceedo sök efter stora styckeköp och summa per leverantör. 2 ggr/år Upphandlings Verifikationer Momsregler Attest Att godkänt bokföringsunderlag finns till utanordningar. Moms vid billeasing, kontroll att momsreglerna följs. Att återsökning av moms sker enl. gällande regler för särskild momskompensation. Attestlistor aktuella i Proceedo. Stickprov (50st) 1 gg/år Verksam.led. Stickprov (25st) Leverantörsregister matchas mot återsökningsunderlaget 1 gg/år 2 ggr/år Verksam.led. Alla attestlistor 1 gg/år Verksam.led. Kontrollområde (rutin/system) Kontrollmoment Kontrollansvarig Omfattning Kontrollmetod Kontrollfrekvens Rapportering till Klart senast Riskbedömning 3

4 Attest Attest utanordningar attest sker av behöriga personer. Två personer i förening. Balanskonton Kontroll att balanskonton är avstämda. Placeringar INFORMATIONS- KONTORET Bilder Kontroll att finanspolicyn följs. Kontrollera upphovsrätt och publiceringstillstånd Redov.ekonom Verksamhetsled. planering och uppföljning Informatörer hela ) Stickprov (50st) 1 gg/år Verksam.led. Alla balanskonton 3 ggr/år Verksam.led. KLF Samtliga placeringar 1 gg/år Verksam.led. De personer som hanterar bilder i organisationen Stickprov Varje månad Informations - Grafisk profil Kvalitetsgranskning Att rutinerna för grafiska profilen följs Informatörerna Efter produktion se checklistan i Grafiska profilen Stickprov samt se s annonser Varje månad Informations - Digitala medier (Efterleva PUL) Att PUL regler följs Informatörerna Stickprov 1 ggr/år Informations - Pressmeddelanden Kvalitetsgranskning Pressansvarig De personer som hanterar pressmeddelanden i organisationen Rätt tid o datum i systemet Faktagranska Ej tidssätta vids känsliga dokument Kontroll varje gång ett utskick ska ske Informations - 4

5 Kontrollområde (rutin/system) Kontrollmoment Kontrollansvarig Omfattning hela ) Avtal föreningar STAB, SEKRETARIAT OCH ARKIV Delegationsordning Delegationsbeslut Kontrollera F-skattebevis och moms Rätt beslutsfattare och att man inte överskrider sin befogenhet; Kontroll av anmälda beslut till kommunstyrelsen samt kontroll om beslut anmäls i kommunstyrelsen Informations KLF Samtliga föreningsavtal granskas Kommunjuristen Kommunjuristen Att den är relevant i förhållande till organisationens struktur och angivna beslutsfunktioner Kommunstyrelsen med KLF och NäT nuvarande organisation och jämförelse med delegationsordningen. Kommunstyrelsen med KLF och NäT Kontrollmetod Kontrollfrekvens Rapportering till Klart senast Riskbedömning Välja 1 månad i kronologisk ordning för Samtliga föreningsavtal inom Klf varje månad. 1 gg/år Förvaltn. Kanslien 1 gg/år Kanslien Styrdokument Alltid uppdaterade versioner; aktualitet Assistent med uppgift att publicera styrdokumenten Fullständig kontroll av s styrdokument Genomgång 1 juni Kanslien ID-kort Att personal som slutat inte har korten kvar; återkallande av förkomna Kanslien Enligt Inera:s föreskrifter; kontroll mot personalregistret 1 gg/år Förvaltn. 5

6 Expediering av beslut Att rutinerna används och att de är tillräckligt bra Kanslien Kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges protokoll Gå igenom att allt är expedierat 1 gg/år/1 protokoll per KF och KS Förvaltn. 6