927 Rutinförteckn ng internkontroll för kom munstyrelsen (KS )

Transkript

1 Kommu nstyrelsens a rbetsutskott Sa m ma nträsprotokol I 20t3-o2-L4 1s (17) 927 Rutinförteckn ng internkontroll för kom munstyrelsen (KS ) Beslut Arbetsutskottet föreslår att: godlcánner förslaget rutinförteckning av internkontrollen. Ärent i kort en består av ett antal rutiner eller system som bedöms vara väsentliga för kommunens verksam. en har utökats med en bedömning av och väsentlig enligt en frrgradig skala. Handlingar 1. Tjänsteskrivelse: internkontroll för 2. KS rutinförteckning internkontroll förslag-zor3.a Expedieras Akt Justerans Justerans sign Utdragsbestyrkan

2 TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS LARS ODELMARK SID 1/1 CONTROLLER KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse internkontroll för Förslag beslut godkänner förslaget rutinförteckning av internkontrollen. Ärent i kort en består av ett antal rutiner eller system som bedöms vara väsentliga för kommunens verksam. en har utökats med en bedömning av och väsentlig enligt en fyrgradig skala. Handlingar 1. internkontroll för 2. KS rutinförteckning internkontroll förslag_2013.a Roland Beijer Annika Hellberg Ekonomichef Ska expedieras : KLK:s Chefsgrupp KOMMUNSTYRELSEN TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KOMMUN@VALLENTUNA.SE

3 Ekonomi Attest Attestreglemente gällan beslutsattestanter Attestförteckning upprättas/ fastställs Attestreglemente efterlevs Leverantörsfaktura/ utanordning Inkommen faktura Rätt betalning och kontering sker Manuella utbetalningar Attestreglemente gällan beslutsattestanter Rätt betalning, betalningsdag, kontering och attest Redovisningsansvarig Behörigsattestant Ekonomichef Årligen Löpan Komplett Stickprov Beslutsattestant Redovisningsansvarig Löpan Stickprov Beslutsattestant Redovisningsansvarig Löpan Stickprov Leverantörsbetalningar Moms Momsregler Momsredovisning Redovisningsekonom Redovisningsansvarig Löpan Stickprov sker korrekt Avstämning av balanskonton Kodplan Löpan avstämning Kontoansvarig Redovisningsansvarig Vid lårsbokslut Komplett Verksams- och Reglemente Uppföljning enligt Controller Ekonomichef Vid Stickprov ekonomiuppföljning reglemente/ anvisning rapporteringsfälle Investeringsuppföljning Reglemente Uppföljning enligt Controller Ekonomichef Vid Stickprov reglemente/ anvisning rapporteringsfälle Melshantering Policy Efterlevnad av Ekonomichef Löpan Stickprov gällan policy Kontanthantering Redovisningsekonom Redovisningsansvarig Årligen Löpan Komplett Lånehantering Policy Efterlevnad av gällan policy Ekonomichef Löpan Stickprov Inventarieredovisning Rutin Redovisning upprättas Redovisningsekonom Redovisningsansvarig Årligen Löpan Komplett Krav och Inkasso Kravrutin Att kravrutinen efterföljs Personliga utlägg Upphandlingspolicy, kontoplan Ramavtalstro, Reovisningsansvarig och kontering och kontroll enschef - HR-support f-skatt hos leverantör Ramavtalstro Upphandlingspolicy Efterlevnad Upphandlare ramavtal Personal, löner och förmåner Arvon politiker KFS Fasta arvon rätt registrera Arvon politiker KFS Utbetalning sker Personalkostnar anställningsavtal, anställningsinformation enligt arvosregler Grunduppgifter registrera från korrekt unrlag Ekonomiadministratör Ekonomichef Löpan Stickprov Ekonomichef Löpan Stickprov Upphandlingssamordnare Löpan Stickprov Personalsekreterare Personalchef Löpan Stickprov Personalsekreterare Personalchef Löpan Stickprov Löne-/PA samordnare Personalchef Löpan Stickprov Personalkostnar Analyslista i Qklikview Personal Rätt personer på Löne-/PA samordnare Personalchef Löpan Stickprov lönelistan Personalkostnar Ledigsansökan, tjänstgöringsrapporter, försäkran vid sjukdom och vård av barn, ändringsuppgift Rätt avvikelserapportering Löne-/PA samordnare Personalchef Löpan Stickprov Personalkostnar Extra löneägg Ingen utbetalning efter Löne-/PA samordnare Personalchef Löpan Stickprov t o m datum Resor och bilavtal Gällan avtal Reseavtal och anvisningar följs Personalsekreterare Personalchef Löpan Stickprov (3)

4 Resor och bilavtal Gällan avtal Regler för traktamenten Mobiltelefon i tjänsten Policy Löneavdrag för privat användan Personalsekreterare Personalchef Löpan Stickprov Löne-/PA samordnare Personalchef Löpan Stickprov Bisysslor Författningssamling, Policy Inhämtning av uppgift om bisyssla Personalsekreterare Personalchef Årligen Stickprov Pensionsbrev Policy Anställningsperiod Löne-/PA samordnare Personalchef Löpan Stickprov Registratur/dokumenthantering/ arkiv Arkivvård Posthantering Registrering Gällan föreskrifter Arkivhandboken Dokumenthanteringsplaner Dokumentshanteringsplan Postpärmen Fullmaktsförteckning Dokumenthanteringsplan Postpärmen Delegationsordningen, lagrum Utlämnan av handlingar, sekretessbedömning Nämndsadministration Motioner, remisser, verkställigbeslutsmatrisen Sammanträsplan Tillsyn Kommunarkivarie Förvaltningschef KAI 2 gånger per år stickprov Stickprov stickprov Komplett Uppföljning av alla Utredare/ beslut som fattas av kommunsekreterare KS/KF Förvaltningschef KAI 3 gånger per år Komplett Avsluta ärenn Balanslista och beslutsmatris stickprov Kallelse sammanträ Stickprov Justering av sammanträsprotokoll Protokoll stickprov Anslag av protokoll Anslag Stickprov Rapportera arvon Arvoslista och attestlista Stickprov Transaktionslista IT E-post - Spam Att spamfiltret är rätt E-postansvarig Enschef IT 1 ggr/år Stickprov konfigurerat så att inte legitima mail stoppas Antivirus - Server och klient Att alla servrar och Virusskyddsansvarig Enschef IT 4 ggr/år Stickprov klienter har rätt antivirusskydd installerat Inloggning - Lösenord Att lösenordsskifte Systemförvaltare AD Enschef IT 1 ggr/år Stickprov framtvingas Backup - Restore Återläsningstest Backupansvarig Enschef IT 1 ggr/år Stickprov Brandvägg, extern åtkomst Intrångsförsök Systemtekniker Enschef IT 1 gng/vart annat år Stickprov Patchar Att alla servrar och klienter har rätt patchar installera Systemtekniker Enschef IT 4 ggr/år Stickprov (3)

5 Inventariekontroll Att biteringen är korrekt på aktiv utrustning Fysiskt nätverk Kontroll av switchar och accesspunkter IT-administratör Enschef IT 2 ggr/år Stickprov Nätverksansvarig Enschef IT Löpan Stickprov Televäxelfunktion Mäta svarstir Teleadministratör Enschef IT 1 gång/år 1 veckas samtal (3)