Bällstarummet, kommunalhuset, Vallentuna. 59 Uppföljning av internkontrollplaner 2013 (KS )

Transkript

1 Protokollsutdrag SID 1(1) Organ: Kommunstyrelsen Datum: Plats: Bällstarummet, kommunalhuset, Vallentuna 59 Uppföljning av internkontrollplaner 2013 (KS ) BESLUT Kommunstyrelsen godkänner nämndernas internkontrolluppföljning och föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen. ÄRENDET I KORTHET Enligt kommunens reglemente för internkontroll ska nämnderna löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom respektive verksamhetsområde enligt fastställd plan. Rapport över genomförd uppföljning ska lämnas till kommunstyrelsen och redovisas i samband med årsredovisningen för det gångna året. Kommunledningskontoret har utifrån nämndernas internkontrollrapporter för 2013 gjort en samlad bedömning av hur kommunens interna kontrollsystem fungerar. ÄRENDETS TIDIGARE BEHANDLING Kommunstyrelsens arbetsutskott UTDRAGSBESTYRKANDE

2 Sammanträdesprotokoll 19 (26) Kommunstyrelsens arbetsutskott Uppföljning av internkontrollplaner 2013 (KS ) Beslut Arbetsutskottet föreslår att Kommunstyrelsen godkänner nämndernas internkontrolluppföljning och föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen. Ärendet i korthet Enligt kommunens reglemente för internkontroll ska nämnderna löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom respektive verksamhetsområde enligt fastställd plan. Rapport över genomförd uppföljning ska lämnas till kommunstyrelsen och redovisas i samband med årsredovisningen för det gångna året. Kommunledningskontoret har utifrån nämndernas internkontrollrapporter för 2013 gjort en samlad bedömning av hur kommunens interna kontrollsystem fungerar. Yrkanden Örjan Lid (M) yrkar att arbetsutskottet föreslår att kommunstyrelsen godkänner nämndernas internkontrolluppföljning och föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på Örjan Lids (M)-yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet med yrkandet. Handlingar 1. Tjänsteskrivelse: Uppföljning av internkontrollplaner Barn- och ungdomsnämnden - Internkontroll Internkontrollplan 3. Barn- och ungdomsnämnden - Internkontroll Uppföljningsrapport 4. Fritidsnämnden - Internkontroll Internkontrollplan 5. Fritidsnämnden - Internkontroll Uppföljningsrapport 6. Kulturnämnden - Internkontroll Internkontrollplan 7. Kulturnämnden - Internkontroll Uppföljningsrapport 8. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden - Internkontroll Internkontrollplan 9. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden - Internkontroll Uppföljningsrapport 10. Socialnämnden - Internkontroll Internkontrollplan 11. Socialnämnden - Internkontroll Uppföljningsrapport 12. Utbildningsnämnden - Internkontroll Internkontrollplan 13. Utbildningsnämnden - Internkontroll Uppföljningsrapport 14. Kommunstyrelsen - Internkontroll Uppföljningsrapport 15. Kommunstyrelsen - Internkontroll Internkontrollplan Expedieras till Akt Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

3 KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS ANDREAS FORSLUND SID 1/10 KOMMUNCONTROLLER KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Uppföljning av internkontrollplaner 2013 Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner nämndernas internkontrolluppföljning och föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen. Ärendet i korthet Enligt kommunens reglemente för internkontroll ska nämnderna löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom respektive verksamhetsområde enligt fastställd plan. Rapport över genomförd uppföljning ska lämnas till kommunstyrelsen och redovisas i samband med årsredovisningen för det gångna året. Kommunledningskontoret har utifrån nämndernas internkontrollrapporter för 2013 gjort en samlad bedömning av hur kommunens interna kontrollsystem fungerar. Kommunledningskontorets synpunkter En del brister har uppmärksammats vid de genomförda granskningarna men i samtliga fall finns en åtgärdsplan och bristerna bedöms inte vara allvarliga. Genom den kontinuerliga kontrollen uppdagas svagheter på ett tidigt stadium och leder oftast till en snabb åtgärd. Under året har förvaltningarna redovisat uppföljningen av internkontrollen till respektive nämnd i samband med del- och årsbokslutet. Kommunledningskontoret bedömning är att den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig och väl fungerande inom Vallentuna kommuns nämnder. Dock vill kommunledningskontoret ta ett större ansvar för helheten genom att implementera ett kommungemensamt verktyg för internkontrollen under Med hjälp av verktyget kommer arbetssättet i kommunen att bli mer enhetligt. Verktyget kommer att underlätta uppföljningen då den kommer att ske i en mer strukturerad form. Med hjälp av styrda rubriker, som granskningens genomförande, granskningens utfall och planerade åtgärder kommer uppföljningen att bli mer tydlig. Varje åtgärd får KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KOMMUN@VALLENTUNA.SE

4 KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 2/10 därutöver ett slutdatum, en ansvarig chef och en som är ansvarig för åtgärd. Kommunledningskontoret kommer också att se över centrala direktiv och anvisningar samt reglementet för internkontroll under Förvaltningen återkommer under året med redovisning av översynen och förslag till förändringar för att förbättra kommunens interna kontrollsystem. Sammanfattning av resultatet av granskningarna per nämnd Barn- och ungdomsnämnden Nämndens internkontrollplan för 2013 innehåller en granskning av fyra områden: 1) Upprättande av arbetsmiljöplan för barn- och ungdomsförvaltningen 2) System för rapportering av olycksfall och tillbud för elever och personal 3) Statistik för olycksfall 4) Statistik för tillbud Granskningens resultat: Förvaltningen har uppdaterat och tagit fram material och synliggjort arbetsmiljöplanen på kommunens intranät för att göra planen till ett praktiskt verktyg för chefer. Rutiner är framtagna för att vara ett stöd vid hot- och våld, krisstödshantering, introduktion av ny personal, vid rehabilitering av personal och för delegering av arbetsmiljöuppgifter. Vallentuna kommun använder idag rapporteringssystemet KIA, kommunernas informationssystem, för att till exempel rapportera olycksfall och tillbud. KIA har som främsta syfte att minska antalet olycksfall genom att alla i en organisation enkelt ska kunna använda verktyget och inte bara anmäla olycksfall utan dessutom anmäla riskobservationer i förebyggande syfte. Alla anmälningar blir synligare än tidigare med hjälp av KIA och måste åtgärdas av ansvarig chef. Vallentuna kommun har erbjudit utbildning i KIA vid flera tillfällen under Av den aktuella statistiken för 2013 framgår att fyra olycksfall rapporterades i KIA under våren 2013 inom Barn- och ungdomsnämndens ansvarsområden medan 38 olycksfall rapporterades in under hösten Av antalet tillbud som är inrapporterade i KIA under 2013 har 16 skett på skola och förskola och två på förvaltningen. För att vara ett

5 KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 3/10 arbetsmiljöverktyg för personal och elever som förebygger tillbud och olycksfall på arbetsplatsen uppmanas personal att inte bara anmäla olycksfall och tillbud utan även risksituationer. Fritidsnämnden Nämndens internkontrollplan för 2013 innehåller en granskning av åtta områden: 1) Förtroendekänsliga poster - leverantörsreskontra 2) Inköpskort - First Card 3) Kontanthantering i ungdomsverksamheten 4) Kontroll av aktivitets- och hyresbidrag 5) Kvarnbadets entrékassa 6) Brandsäkerhet - Vallentuna Ishall 7) Kylsystem - Vallentuna Ishall 8) Badvattenkontroll - Kvarnbadet Granskningens resultat: Förtroendekänsliga poster leverantörsreskontra Granskningen visade att det fanns en aktuell rutin och att kontrollerna fungerar. Inga avvikelser upptäcktes. Inköpskort First Card Granskningen visade att rutinen för First card behövde uppdateras och den är numera åtgärdad. Kontrollerna fungerar, inga avvikelser upptäcktes. Kontanthantering i ungdomsverksamheten Granskningen visade att det fanns en aktuell rutin och att kontrollerna fungerar. Det fanns ingen anledning att förändra rutinen i sig men uppföljningen av rutinen behöver förbättras. Ansvaret för att genomföra vissa moment i de rutiner som finns kommer att delegeras. Det bör leda till att intäktsflödet blir jämnare och att det lättare går att göra månadsavstämning. Personal i verksamheterna får under första kvartalet en genomgång av de kassasystem som används för att säkerställa att de används på rätt sätt.

6 KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 4/10 Kontroll av aktivitets- och hyresbidrag Granskningen visade att det fanns en aktuell rutin och att kontrollerna fungerar. Inga avvikelser upptäcktes. Kvarnbadets entrékassa Rutinerna följs och inga avvikelser har rapporteras. Brandsäkerhet - Vallentuna Ishall, Kylsystem Vallentuna Ishall, Badvattenkontroll - Kvarnbadet Granskningen visade att rutinerna följs och inga avvikelser har rapporteras. Kommunstyrelsen Nämndens internkontrollplan för 2013 innehåller en granskning av sju områden: 1) Kontanthantering 2) Anställningsavtal 3) Uppsägningsunderlag 4) Uppdatering av klientdatorer och servrar 5) Fysiskt nätverk 6) Arkivvård 7) Verkställighet av politiska beslut Granskningens resultat: Resultatet sammanfattas nedan utifrån perspektivet planerade åtgärder. Kontanthantering Inom området kontanthantering är en planerad åtgärd att ta fram kommungemensamma rutiner för enheternas hantering av kontanter då brister har upptäckts. Anställningsavtal och uppsägningsunderlag Avseende anställningsavtal och uppsägningsunderlag planerar HR-avdelningen att utföra riktade utbildningsinsatser om anställnings- och löneprocessen för att komma

7 KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 5/10 tillrätta med felaktigheter. Uppdatering av klientdatorer och servrar IT-avdelningen kommer att inventera kommunens förvaltningssystem för att få bättre kännedom om vilka uppdateringar som kan installeras på klientdatorer och servrar. Fysiskt nätverk Inga avvikelser upptäcktes. Arkivvård Åtgärder som bör vidtas inom området arkivvård har lämnats till respektive enhetschef och kommer att följas upp. Verkställighet av politiska beslut Granskningen visade att av 222 beslut är 27 ej påbörjade. Samtliga ansvariga chefer är kontaktade och vet vilka beslutsärenden de ansvarar för. Kulturnämnden Nämndens internkontrollplan för 2013 innehåller en granskning av fyra områden: 1) Administrationens rutin för arkivvård 2) Rutin för redovisning av dagskassa, Biblioteksenheten 3) Kulturenhetens rutin för utbetalning av föreningsbidrag 4) Kulturskolans rutin för fakturering av terminsavgifter Granskningens resultat: Administrationens rutin för arkivvård Dokumenthanteringsplanen och den lokala handboken har reviderats och följs. Inga avvikelser har rapporteras från arkivhandläggare. Rutin för redovisning av dagskassa, Biblioteksenheten I rutinen för uppdragsförsäljning har det förekommit att utbetalningar har försenats. För övrigt har rutinerna följts och inga övriga avvikelser kan rapporteras. Planerade

8 KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 6/10 åtgärder är att införskaffa en ny kassaapparat med tillhörande kortläsare. Kassaapparaten kommer att medföra bättre service mot kund samt mindre kontanthantering för personalen. Kulturenhetens rutin för utbetalning av föreningsbidrag Inga avvikelser rapporteras. Kulturskolans rutin för fakturering av terminsavgifter Rutinerna följs och inga avvikelser har rapporteras. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Nämndens internkontrollplan för 2013 innehåller en granskning av sex områden: 1) Bygglovavgifter, planavgifter och tillsynsavgifter 2) Uppföljning av beställningar av kartprodukter 3) Kontroll av rapporterad tid i Platina 4) Registrering, diarium, hantering av handlingar 5) Loggning av bygglovärenden 6) Uppföljning av öppna ärenden när handläggare slutar Granskningens resultat: Bygglovavgifter, planavgifter och tillsynsavgifter Stickprovskontroll har utförts av ett antal ärenden för att se att korrekta belopp har debiterats. Inga brister har noterats. Uppföljning av beställningar av kartprodukter Kontroll har utförts av ett antal ärenden för att se att korrekta belopp har debiterats för beställda kartor. Inga brister har noterats. Kontroll av rapporterad tid i Platina Avstämning gjordes efter åtta månader av den kostnad för redovisad tid i Platina som ska belasta verksamheterna mot den kostnad som har debiterats enligt budget. Justeringar i bokföringen, av avvikelserna mot preliminär belastning, har medfört justeringar inom samtliga verksamhetsområden. Planerade åtgärder efter

9 KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 7/10 granskningen blev att redovisa och förklara resultatet av uppföljningen samt poängtera vikten av noggrann tidredovisning, vid kommande avdelningsmöte. Åtgärderna är utförda. Registrering, diarium, hantering av handlingar Brist i registrering av ett ärende i Ecos har noterats där ärendet har avslutats utan att fakturering har skett. Planerade åtgärder är att rutinen för registrering av ärenden beskrivs för handläggare där deras ansvar för fakturering av ärenden poängteras. Åtgärden har påbörjats men är ej slutförd. Loggning av bygglovärenden Vid kontroll, av att beslutade ärenden finns redovisade i loggningsfil, har vissa brister upptäckts. Redovisningen har inte skett kontinuerligt vilket är målsättningen. En planerad åtgärd blev att påtala bristen för ansvarig medarbetare och följa upp att rutinen fungerar. Åtgärden är utförd. Uppföljning av öppna ärenden när handläggare slutar Kontroll av hantering av pågående ärenden har genomförts där en handläggare är föräldraledig och vikarie har anställts. Aktuella ärenden har överlämnats till nya handläggare och registrering av nya handläggare har gjorts i ärendesystemet. Det har dock visat sig att redovisningen på objektnivå inte har beaktats vid ändringarna. Planerade åtgärder är att ta fram en skriftlig rutin med tydlig tydlighet vid överföring av ansvar när handläggare slutar eller till exempel går på föräldraledighet. Åtgärden har påbörjats men är ej slutförd. Socialnämnden Nämndens internkontrollplan för 2013 innehåller en granskning av tre områden: 1) Granskning av process för inlämning av statistik för försörjningsstöd 2) Har hänsyn tagits till barnperspektivet vid handläggning 3) Sker eftersökning av alla medel som kommunen har rätt till och vilka rutiner finns för att följa upp intäkter

10 KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 8/10 Granskningens resultat: Granskning av process för inlämning av statistik för försörjningsstöd I det verksamhetssystem som används inom förvaltningen har det i flera fall varit svårt att få fram önskad statistik. Vissa skillnader har också noterats beroende på hur statistik tagits fram och i vissa fall har inte all efterfrågad statistik kunnat lämnas till SCB. Kontakt har då tagits med SCB med förklaringen att verksamhetssystemet dessvärre inte kan leverera alla uppgifter. Ett nytt verksamhetssystem ska implementeras. Implementeringen beräknas vara klar i början av 2014, vilket innebär att problemet då kommer att kunna åtgärdas. Har hänsyn tagits till barnperspektivet vid handläggning Vid beslut om försörjningsstöd ska alltid barnperspektivet beaktas. Riktlinjer finns där det här beskrivs. Minst en gång per månad, i vissa fall varannan vecka, granskar en handläggare alla ärenden där barn är inblandade. Resultatet delges för övriga i gruppen. I aktuella ärendena har hänsyn tagits till barnperspektivet. Sker eftersökning av alla medel som kommunen har rätt till och vilka rutiner finns för att följa upp intäkter För att säkerställa att socialnämnden återsöker de medel som kommunen har rätt till har rutinen kring återsökningen förstärkts under Rutinen beskriver hur vi säkerställer att medel återsöks för samtliga individer och för de kostnader som är möjliga att återsöka. Rutinen beskriver också vilka som ansvarar för handläggningen och när och hur ofta återsökningen ska genomföras samt säkerställer att återsökta medel erhålls. Vid genomgången konstaterades att det finns ett väl fungerande arbetssätt vad gäller återsökningen av kostnader för ensamkommande flyktingbarn. En avstämning görs varje kvartal. För övriga flyktingar har ännu inte en kontinuerlig återsökning kommit igång. Rutinerna som utarbetats innebär en säkerställning av att återsökning av medel kommer att ske kontinuerligt. Utbildningsnämnden Nämndens internkontrollplan för 2013 innehåller en granskning av fyra områden: 1) Avslutning av anställning

11 KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 9/10 2) Likabehandlingsplan 3) Systematiskt arbetsmiljöarbete - Fördelning av arbetsmiljöuppgifter 4) Systematiskt arbetsmiljöarbete - Samordningsansvaret lokaler med flera brukare Granskningens resultat: Avslutning av anställning På kommunens intranät återfinns regler och riktlinjer som chefer ska följa vid en anställning, under en anställning och vad chefen bör tänka på när en medarbetare avslutar sin anställning. HR-avdelningen ansvarar för att innehållet på intranät följer arbetsmarknadens lagar och förordningar. Rektor för Vallentuna gymnasium och arbetslagsledarna följer lagar, regler och rutiner i enlighet med dokumenten på kommunens intranät. Likabehandlingsplan Vallentuna gymnasium har lämnat in en plan mot diskriminering och kränkande behandling till förvaltningen. Planen är välarbetad men ska kompletteras. Framför allt gäller detta dokumentation och tidsaspekter. Efter revidering ska den nya handlingsplanen läggas ut på Vallentuna gymnasiums hemsida. Delområde inom systematiskt arbetsmiljöarbete - Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Vallentuna kommun har en policy för arbetsmiljö och hälsa. Vallentuna gymnasium lever upp till kommunens policy och lagens krav genom att ha tagit fram de dokument och rutiner som krävs. Personal och elevskyddsombud erbjuds årligen adekvat kompetensutveckling av arbetsgivaren. Delområde inom systematiskt arbetsmiljöarbete - Samordningsansvaret lokaler med flera brukare När flera av kommunens lokaler samnyttjas av såväl enskilda som kommunala utförare och föreningslivet kommer frågor som handlar om ansvar för arbetsmiljö, städning, kontroll av redskap ofta upp. Eftersom flera förvaltningar och många verksamhetsansvariga delar på arbetsmiljöansvaret måste en adekvat och tydlig

12 KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 10/10 ansvarsfördelning tas fram. En förvaltningsövergripande arbetsgrupp är tillsatt med följande representanter: utbildningschef och rektor (Barn- och ungdomsförvaltningen), idrotts- och friluftschefen (Kultur- och fritidsförvaltningen) och fastighetschef (Samhällsbyggnadsförvaltningen). Sammankallande är HR-konsult (Kommunledningskontoret). Handlingar 1. Uppföljning av internkontrollplaner Barn- och ungdomsnämnden - Internkontroll Internkontrollplan 3. Barn- och ungdomsnämnden - Internkontroll Uppföljningsrapport 4. Fritidsnämnden - Internkontroll Internkontrollplan 5. Fritidsnämnden - Internkontroll Uppföljningsrapport 6. Kulturnämnden - Internkontroll Internkontrollplan 7. Kulturnämnden - Internkontroll Uppföljningsrapport 8. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden - Internkontroll Internkontrollplan 9. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden - Internkontroll Uppföljningsrapport 10. Socialnämnden - Internkontroll Internkontrollplan 11. Socialnämnden - Internkontroll Uppföljningsrapport 12. Utbildningsnämnden - Internkontroll Internkontrollplan 13. Utbildningsnämnden - Internkontroll Uppföljningsrapport 14. Kommunstyrelsen - Internkontroll Internkontrollplan 15. Kommunstyrelsen - Internkontroll Uppföljningsrapport Roland Beijer Kommundirektör Annika Hellberg Ekonomichef Ska expedieras till: Akten Samtliga nämnder

13 KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS ANDREAS FORSLUND SID 1/4 KOMMUNCONTROLLER KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Internkontroll inom kommunstyrelsens verksamhetsområden för helåret 2013 Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner internkontrollen samt föreslagna åtgärder inom de områden där brister har konstaterats. Ärendet i korthet Internkontrollen för 2013 gäller områdena kontanthantering, anställningsavtal, uppsägningsunderlag, uppdatering av klientdatorer och servrar, fysiskt nätverk, arkivvård och verkställighet av politiska beslut. Resultatet av 2013 års interna kontroll sammanfattas nedan utifrån perspektivet planerade åtgärder. Inom området kontanthantering är en planerad åtgärd att ta fram kommungemensamma rutiner för enheternas hantering av kontanter då brister har upptäckts. Avseende anställningsavtal och uppsägningsunderlag planerar HRavdelningen att utföra riktade utbildningsinsatser om anställnings- och löneprocessen för att komma tillrätta med felaktigheter. IT-avdelningen kommer att inventera kommunens förvaltningssystemen för att få bättre kännedom om vilka uppdateringar som kan installeras på klientdatorer och servrar. Åtgärder som bör vidtas inom området arkivvård har lämnats till respektive enhetschef och kommer att följas upp. Verkställighet av politiska beslut visar att av 222 beslut är 65 ej påbörjade. Samtliga ansvariga chefer är kontaktade och vet vilka beslutsärenden de ansvarar för. KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KOMMUN@VALLENTUNA.SE

14 KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 2/4 Bakgrund Kontanthantering Ekonomiavdelningen har granskat två försäljningsställen som hanterar kontanter Vallentuna kulturhus bibliotek och Ungdomens hus Nova. Granskningen innebar genomgång av rutiner med kontrollfrågor samt frågor om förvaring och säkerhet. Brister som har upptäckts på Vallentuna kulturhus bibliotek är att kassaskåpet är tillgängligt för många anställda i huset samt att personalen kan känna sig otrygg vid inlämning till servicebox. Vid Ungdomens hus Nova finns det brister i nedskrivna rutiner samt att personalen kan känna sig otrygg vid inlämning till servicebox. Planerade åtgärder är att ekonomiavdelningen tar fram gemensamma rutiner som gäller för alla enheters kontanthantering. Enheterna rekommenderas lämna insättningspåsar oftare i servicebox och att införskaffa deponiskåp för dagens försäljning för att färre personer ska få tillgång till kassaskåpen. Anställningsavtal HR-avdelningen har utfört kontroll av att rätt uppgifter registreras utifrån korrekta underlag. Stickprov visar att kommunens riktlinjer för anställnings- och löneprocessen inte följs, bland annat på grund av bristfälliga kunskaper om hur rapportering ska ske, vilket i sin tur kan leda till felaktiga underlag. En planerad åtgärd från HR-avdelningen är riktade utbildningsinsatser om anställnings- och löneprocessen. HR-avdelningen planerar också att utveckla självservicesystemen för att få bort extra manuella registreringsmoment för att minimera fel som beror på den mänskliga faktorn, och därmed öka sannolikheten att rätt uppgifter registreras. Uppsägningsunderlag Brister har upptäckts gällande underlagen för uppsägning. I vissa fall har underlagen inkommit för sent till HR-avdelningen och i ett fåtal fall med fel uppsägningsdatum. HR-avdelningen kommer att förtydliga berörd information på Intranätet och erbjuda riktade utbildningsinsatser inom området.

15 KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 3/4 Uppdatering av klientdatorer och servrar Granskningen kom fram till att servrar och klientdatorer, med förvaltningssystem installerade, endast uppdateras vid behov eller på begäran av systemförvaltare. En planerad åtgärd av IT-avdelningen är att inventera förvaltningssystemen för att få bättre kännedom om vilka uppdateringar som kan installeras. Fysiskt nätverk Granskning av Vallentuna kommuns fysiska nätverk sker löpande med hjälp av ett övervakningssystem som rapporterar störningar eller dålig kapacitet. Granskningen kom fram till att all berörd utrustning är igång och kapaciteten i dessa är fullgod. Arkivvård Tillsyn av social-, kultur och fritidsnämndens arkiv har granskats. Kontrollmoment som undersöks är tillsynsbesöken gällande arkivbeskrivning, organisation, lokaler och dokumenthantering. Granskningens utfall visade att tillsynsbesök har protokollförts med förslag på åtgärder, som sedan har delgivits respektive enhetschef. Exempel på planerade åtgärder är bland annat undersöka möjligheten att införskaffa brandsäkra arkivskåp på kulturskolan, ungdomsenheten och kulturenheten. Planerade åtgärder för socialförvaltningen är att utreda behov av säkerhetsskåp och upprätta rutinbeskrivningar och riktlinjer för arkivhantering. Socialförvaltningen får också i uppdrag att utreda konsekvenser för arkivhantering och behov av insatser och resurser då de ska införa ett nytt verksamhetssystem. Det finns många faktorer som rör arkivhantering som ska beaktas vid införandet av ett nytt system. Inte minst med tanke på kommande e-arkiv. Verkställighet av politiska beslut Granskningen visade att av 222 beslut är 145 verkställda, 50 pågår och 27 stycken är ej påbörjade. Ansvariga chefer har kontaktats. Kommundirektören är informerad och besluten kommer kontinuerligt att följas upp tre gånger per år.

16 KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 4/4 Handlingar 1. Intern kontroll - rutinförteckning 2. Internkontroll inom kommunstyrelsens verksamhetsområden för helåret Helårsrapport - arkivtillsyn socialnämnden 4. Helårsrapport - arkivtillsyn kulturnämnden samt fritidsnämnden 5. Helårsrapport - Arkivvård 6. Helårsrapport - Klientdatorer, servrar och fysiskt nätverk 7. Helårsrapport - Anställningsavtal och uppsägningsunderlag 8. Helårsrapport - Kontanthantering 9. Helårsrapport - Verkställighet av politiska beslut (matris) 10. Helårsrapport - Verkställighet av politiska beslut Roland Beijer Kommundirektör Annika Hellberg Ekonomichef Ska expedieras till: Akten KLK:s Chefsgrupp

17 Kommunstyrelsen INTERN KONTROLL Rutinförteckning Förteckning uppdaterad dec 2012 Rutin/system Tillämpligt dokument Bedömd risk Väsentlig het Vär de Kontrollmoment Ansvarig för åtgärd Kontrollansvarig Frekvens Omfattning Avvikelserapport till Ekonomi Kontanthantering Inkommen Attestreglemente Momsregler Kodplan Reglemente Policy faktura gällande Attestförteckning Rätt Momsredovisning Löpande Uppföljning Efterlevnad betalning, avstämning enligt och Redovisningsansvarig Beslutsattestant Kontoansvarig Controller Ekonomichef Redovisningsekonom Ekonomichef Kommundirektör Redovisningsansvarig Vid Löpande Årligen delårsbokslut Löpande Stickprov Komplett Kommundirektör Personal, löner och förmåner Policy Rutin Kravrutin Upphandlingspolicy, kontoplan Redovisning Att Ramavtalstrohet, Efterlevnad kravrutinen upprättas Ekonomichef Redovisningsekonom Ekonomiadministratör Reovisningsansvarig Upphandlare och Kommundirektör Redovisningsansvarig Ekonomichef Upphandlingssam- Årligen Löpande Löpande Komplett Stickprov Personalkostnader KFS anställningsavtal, Fasta Utbetalning Grunduppgifter arvoden sker rätt Personalsekreterare Löne-/PA samordnare Personalchef Löpande Stickprov Kommundirektör anställningsinformation registrerade från korrekt underlag Registratur/dokumenthantering/ arkiv Analyslista Ledighetsansökan, Extra Gällande Författningssamling, Policylönetillägg avtal i Qklikview Personal Policy Rätt Ingen Reseavtal Regler Löneavdrag Inhämtning Anställningsperiod personer utbetalning för och för av på privat efter Personalsekreterare Löne-/PA samordnare Personalchef Årligen Löpande Stickprov Arkivvård Gällande föreskrifter Arkivhandboken Dokumenthanteringsplaner Tillsyn Kommunarkivarie Förvaltningschef KAI 2 gånger per år stickprov Kommundirektör Nämndsadministration Motioner, remisser, verkställighetbeslutsmatrisen Sammanträdesplan Dokumentshanteringsplan Dokumenthanteringsplan Delegationsordningen, Stickprov stickprov Komplett Uppföljning av alla Utredare/ Förvaltningschef KAI 3 gånger per år Komplett Kommundirektör beslut som fattas av kommunsekreterare KS/KF IT Balanslista Protokoll Anslag Arvodeslista och beslutsmatris attestlista stickprov Stickprov Patchar Återläsningstest Intrångsförsök Att spamfiltret lösenordsskifte alla servrar är och och rätt E-postansvarig Virusskyddsansvarig Systemförvaltare Backupansvarig Systemtekniker AD Enhetschef IT IT 14 gng/vart ggr/år annat år Stickprov Kommundirektör klienter har rätt patchar installerade Fysiskt nätverk Att Kontroll debiteringen av switchar är IT-administratör Nätverksansvarig Enhetschef IT IT 2 Löpande ggr/år Stickprov Kommundirektör och accesspunkter Mäta svarstider Teleadministratör Enhetschef IT 1 gång/år 1 veckas (1)

18 Barn- och undomgsnämnden INTERN KONTROLL Rutinförteckning Internkontrollplan 2013 Rutin/system Tillämpligt dokument Bedömd risk Väsentlighet Värde Kontrollmoment Ansvarig för åtgärd Kontrollansvarig Frekvens Omfattning Avvikelserapport till Systematiskt arbetsmiljöarbete Anmälan om arbetsskada/tillbud Anmälan om arbetsskada/tillbud Anmälan om arbetsskada/tillbud Arbetsmiljölagen, arb.miljöfrordningen, arbetsmiljöverkets författningssamling, kommunens arbetsmiljöpolicvy, lokal arbetsmiljöpolicy. Arbetsmiljölagen, Arbetsmiljöverkets författningssamling Arbetsmiljölagen, Arbetsmiljöverkets författningssamling Arbetsmiljölagen, Arbetsmiljöverkets författningssamling Uppföljning av arbetsmiljöplan för barn- och ungdomsförvaltningen Enhetschef Utbildningschef 1 ggr/år stickprov utbildningschef Kontrollera rutiner för anmälan av tillbud och olycksfall Enhetschef Utbildningschef 2 ggr/år stickprov utbildningschef Uppföljning av statistik Enhetschef Utbildningschef 1 ggr/år stickprov utbildningschef avseende anmälda olycksfall Uppföljning av statistik Enhetschef Utbildningschef 1ggr/år stickprov utbildningschef avseende anmälda tillbud (1)

19 FÖRVALTING DNR BUN ELISABETH JOHANSSON SID 1/3 BÄRN- OCH UNGDOMSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Internkontroll slutrapport Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden godkänner slutrapporten Ärendet i korthet Barn- och ungdomsnämnden har beslutat följa upp följande rutiner inom ramen för internkontroll 2013: A upprättande av arbetsmiljöplan för barn- och ungdomsförvaltningen B system för rapportering av olycksfall och tillbud för elever och personal C statistik för olycksfall D statistik för tillbud Upprättande av arbetsmiljöplan återrapporterades till Barn- och ungdomsnämnden Bakgrund Nämnden har enligt kommunens reglemente för internkontroll ansvar för den interna kontrollen samt uppföljningen av densamma. Internkontroll 2013 har fokuserat på det systematiska arbetsmiljöarbetet som bedrivs för elever och personal i kommunens verksamheter samt för de medarbetare som arbetar på förvaltningen. Utvecklade rutiner inom ramen för internkontroll 2013: A Upprättande av arbetsmiljöplan Förvaltningen har uppdaterat/tagit fram nytt material och synliggjort arbetsmiljöplanen på kommunens intranät för att vara ett praktiskt verktyg för chefer. Under rubriken arbetsmiljöplan återfinns en mängd handlingar varav vi här listar några: BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX BUN@VALLENTUNA.SE

20 FÖRVALTING DNR BUN SID 2/3 Checklistor som kan användas som stöd vid arbetsmiljöronder Personalvårdande och psykosociala insatser; förteckning. Brandskyddsinformation Arbetsmiljöenkäter som kan användas vid behov Information till elevskyddsombud, samt information om elevskyddsombudens roll. Sammanställning av lagar och arbetsmiljöföreskrifter Fördelning av arbetsmiljöuppgifter till lärare i trä- och metallslöjd, kemi och NOsalar. Rutiner som är framtagna för att vara ett stöd vid hot- och våld, krisstödshantering, introduktion av ny personal, vid rehabilitering av personal, för delegering av arbetsmiljöuppgifter mm Rapporteringssystemet KIA, kommunernas informationssystem, för att t ex rapportera olycksfall och tillbud. B System för rapportering av olycksfall och tillbud för elever och personal Vallentuna kommun använder idag KIA, kommunernas informationssystem, som ursprungligen utvecklats av AFA försäkring (bolaget ägs av Svenskt näringsliv och LO) för att minska arbetsolycksfallen inom pappersindustrin. Systemet har utvecklats och används idag inom många arbetsfält. KIA har som främsta syfte att minska antalet olycksfall genom att alla i en organisation enkelt ska kunna använda verktyget och inte bara anmäla olycksfall utan dessutom anmäla uppgifter som kan leda till att en farlig situation uppstår. Alla anmälningar blir dessutom synligare än tidigare och måste åtgärdas av ansvarig chef. C och D Statistik för olycksfall och tillbud Ett olycksfall eller ett tillbud som anmäls i systemet KIA kommer till närmaste chefs kännedom och ska hanteras utifrån ärendets art. Samtliga anmälda olycksfall och tillbud återfinns i statistik där skäl till anmälan återfinns, vem anmälaren är och på

21 FÖRVALTING DNR BUN SID 3/3 vilken enhet olycksfallet/tillbudet skett. Anmälan går omedelbart till ansvarig chef som tar del av anmälan och ska vidta ändamålsenliga åtgärder för att minimera risken för att ett liknande tillbud eller olycksfall uppstår igen. Vallentuna kommun har erbjudit utbildning i KIA vid flera tillfällen under Av den aktuella statistiken för 2013 framgår att fyra olycksfall rapporterades i KIA under våren 2013 inom Barn- och ungdomsnämndens ansvarsområden medan 38 olycksfall rapporterades in under hösten I statistiken framgår också att flertalet anmälda olycksfall åtgärdats av ansvarig chef. Av antalet tillbud som är inrapporterade i KIA under 2013 har 16 skett på skola/förskola och 2 på förvaltningen. För att vara ett arbetsmiljöverktyg för personal och elever som förebygger tillbud och olycksfall på arbetsplatsen så uppmanas personal att inte bara anmäla olycksfall och tillbud utan även risksituationer. För att ytterligare förenkla för personal att agera snabbt och kunna anmäla risk för tillbud eller olycksfall finns idag en applikation att ladda ner i mobilen genom vilken en anmälan i KIA kan göras omedelbart. Handlingar 1. Tjänsteskrivelse, Internkontroll Internkontroll slutrapport Marie Truedsson - Ska expedieras till: Akten

22 SID 1/2 Intern kontrollplan 2013 Administrativa rutiner Rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar Förtroendekänsliga poster - leverantörsreskontra Granskning av de konton som rör förtroendekänsliga poster så att de följer givna riktlinjer. Frekven s Metod Rapportering Till Ekonomiansvarig Löpande Komplett Förvaltningschef 2 Riskbedömning Inköpskort First Card Kontroll av kvitton mot specifikationer till faktura. Att undertecknad förbindelse efterlevs. Ekonomiansvarig Löpande Komplett Förvaltningschef 3 Kontanthantering i ungdomsverksamheten Kontroll aktivitetsbidrag/hyresbi drag Avstämning månadsredovisning. Kontroll av z-kvitton mot insatta medel. Momskontroll. Kontroll av närvarokort för ca 10 föreningar/år. I den mån det går, stämma av mot bokade tider i kommunala lokaler. Verksamhetsansvarig Ekonomiansvarig Bidragshandläggare 2 ggr / år Stickpro v Löpande Komplett Förvaltningschef 2-3 Förvaltningschef 2-3 FRITIDSFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA TFN: VXL:

23 SID 2/2 Rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar Entrékassa Kvarnbadet Kontroll z-kvitton. Avstämning insatta medel. Ekonomiansvarig Frekven s Varje vecka Metod Rapportering Till Komplett Förvaltningschef 2-3 Riskbedömning Tekniska rutiner Rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Metod Brandsäkerhet - Vallentuna Ishall Kylsystem Vallentuna Ishall Revisionsbesiktning Test larm-brandskåputrymningsplanbrandsläckare. Brandövning Besiktning kylsystemets säkerhetsventiler Brandmyndigheten Förman Förman Förman 1 ggn/år 1 ggn/månad Vartannat år Besiktning Egenkontroll Praktisk övning 1 ggn/år Besiktning av Veritas Rapportering Till Chef idrottsoch friluftsenheten Chef idrottsoch friluftsenheten Riskbedömning Badvattenkontroll Kvarnbadet Kemisk analys av badvattnet Automatiserad PH och klormätare Manuell PH och klorvärdeprov Samhällsbyggn förv Maskinist/vaktm Maskinist/vaktm 4-6 ggr/år 2 ggr/dag 3 ggr/dag Alcontrol laboratorier Avläsning Vattenprov Chef idrottsoch friluftsenheten 3-4 FRITIDSFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA TFN: VXL:

24 SID 1/3 Granskning Intern kontroll 2013 RAPPORTERING AV GJORD KONTROLL FÖR ENSKILD RUTIN Administrativa rutiner Rutin Förtroendekänsliga poster leverantörsreskontran Resultat 1. Aktuell dokumenterad rutinbeskrivning finns Ja 2. Kontrollmoment sker enligt rutinbeskrivning Ja 3. Kontrollerna fungerar Ja 4. Följande avvikelser har konstaterats Inga 5. Övrigt - De konton som granskas hamnar i särskild kö i vårt fakturahanteringssystem. I de fall något har saknats på fakturan har den sänts tillbaka till sakgranskare för komplettering. Rutin Inköpskort First Card Resultat 1. Aktuell dokumenterad rutinbeskrivning finns Ja 2. Kontrollmoment sker enligt rutinbeskrivning Ja 3. Kontrollerna fungerar Ja 4. Följande avvikelser har konstaterats Inga 5. Övrigt Rutinen för hantering av First card-fakturan har uppdaterats. Varje person som har First Card scannar sina kvitton, konterar och sakgranskar dem i fakturahanteringssystemet. Fakturan attesteras sedan av ansvarig. Kontrollen sker således vid varje faktureringstillfälle. Originalkvitton sparas hos förvaltningens ekonom. Rutin Kontanthantering i ungdomsverksamheten Resultat 1. Aktuell dokumenterad rutinbeskrivning finns Ja 2. Kontrollmoment sker enligt rutinbeskrivning Ja 3. Kontrollerna fungerar Ja 4. Följande avvikelser har konstaterats Se nedan 5. Övrigt Se Bilaga 1: Granskning av rutinkontroll, kontanthantering i ungdomsverksamheten FRITIDSFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA TFN: VXL:

25 SID 2/3 Rutin Kontroll aktivitetsbidrag/hyresbidrag Resultat 1. Aktuell dokumenterad rutinbeskrivning finns Ja 2. Kontrollmoment sker enligt rutinbeskrivning Ja 3. Kontrollerna fungerar Ja, se under övrigt 4. Följande avvikelser har konstaterats Inga 5. Övrigt Kontroller har utförts i den mån det varit möjligt. Rutin Entrékassa Kvarnbadet Resultat 1. Aktuell dokumenterad rutinbeskrivning finns Ja 2. Kontrollmoment sker enligt rutinbeskrivning Ja 3. Kontrollerna fungerar Ja 4. Följande avvikelser har konstaterats Inga 5. Övrigt Denna rutin fungerar nu alldeles utmärkt, inga anmärkningar och snabba redovisningar. Kontroll sker vid varje redovisningstillfälle, d.v.s. en gång per vecka. FRITIDSFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA TFN: VXL:

26 SID 3/3 Tekniska rutiner Rutin Brandsäkerhet Vallentuna Ishall Resultat 1. Aktuell dokumenterad rutinbeskrivning finns Ja 2. Kontrollmoment sker enligt rutinbeskrivning Ja 3. Kontrollerna fungerar Ja 4. Följande avvikelser har konstaterats Inga 5. Övrigt - Rutin Kylsystem Vallentuna Ishall Resultat 1. Aktuell dokumenterad rutinbeskrivning finns Ja 2. Kontrollmoment sker enligt rutinbeskrivning Ja 3. Kontrollerna fungerar Ja 4. Följande avvikelser har konstaterats Inga 5. Övrigt Rutin Badvattenkontroll Kvarnbadet Resultat 1. Aktuell dokumenterad rutinbeskrivning finns Ja 2. Kontrollmoment sker enligt rutinbeskrivning Ja 3. Kontrollerna fungerar Ja 4. Följande avvikelser har konstaterats Inga 5. Övrigt Regelbundna kontroller utförs genom Samhällsbyggnadsförvaltningens försorg. Inga avvikelser har rapporterats därifrån. FRITIDSFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA TFN: VXL:

27 SID 1/1 Bilaga 1: Granskning av rutinkontroll, kontanthantering i ungdomsverksamheten Granskningen genomförande Avstämning av intäkter, redovisning samt utbetalningar av uppdragsförsäljningar görs månadsvis. Internkontroll av kassaavstämningen görs månadsvis och noteras i det interna underlaget. Fastställda rutiner finns för hantering av kassaflödet. Granskningens utfall Trots fastställda rutiner fortgår vissa brister i hanteringen av kontantkassorna. Insättningar av inkomna kontanter sker inte på regelbunden basis, vilket gör att månadsavstämningarna av intäkter blir onödigt svår att genomföra. Vid ett par tillfällen under året har differens mellan intäkter och kassaredovisning av i sammanhanget blygsamma summor redovisats. Det finns olika felkällor bakom detta; felslag, felaktigt utlämnad växel mm. Planerade åtgärder Det finns ingen anledning att förändra rutinen i sig, utan det är själva uppföljningen av rutinen som behöver förbättras. Ansvaret för att genomföra vissa moment i de rutiner som finns kommer att delegeras till annan personal. Detta bör leda till att intäktsflödet blir jämnare och att det lättare går att göra månadsavstämning. Personal i verksamheterna får under första kvartalet en genomgång av de kassasystem som används för att säkerställa att de används på rätt sätt och att kunskapen finns i hur man hanterar felslag mm. Thomas Lindberg Enhetschef FRITIDSFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA TFN: VXL:

28 KULTURFÖRVALTNINGEN INTERN KONTROLL Plan för 2013 Rutin/system Tillämpligt dokument Bedömd risk Ansvarig för åtgärd Väsentlighet Kontrollmoment Kontrollansvarig Frekvens Omfattning Avvikelserapport till Enhet/verksamhetsområde Förvaltningsövergripande 1. Dokumenthantering; Arkivvård. Under 2013 kommer ny form för arkivredovisning införas kommunövergripande. Dokumenthanteringsplan fastställd av nämnden och lokal handbok. Arkivlag, arkivreglemente. Möjlig Allvarligt Dokumenthanteringsplan och lokal "handbok": 1) revideras 2) följs 1) Förvaltn.chef 2) Arkiv-redogörare Arkivhandlägga re Löpande Stickprov och vid årsskiftet kontroll att hela rutinen följts Förvaltningschef Biblioteksenhet 1. Redovisning av dagskassa, biblioteksenheten Rutiner för redovisning av intäkter: avstämning av kassaapparat och redovisning. Attestreglemente. Rutiner för utbetalningar, kontantkvitton Mindre sannolik (kontroller inbyggt i rutinerna) Kännbar Rutiner och reglemente efterlevs. Avstämning av balanskonton Handläggande biblioteksassistent Enhetschef Bibliotek/ (Förvaltningsadministratör) Månadsvis Hela rutinen Förvaltningschef Kulturenhet 2. Utbetalning av bidrag för offentliga program Regler för bidrag, kulturnämndens beslut om bidrag. Rutiner för utbetalning. Attestreglemente Möjlig Kännbar Granskning av redovisning. Avstämning mot ansökan och KN:s beslut. Kultursekreterare Enhetschef Kultur Löpande Total Förvaltningschef Kulturskolan 1. Fakturering av terminsavgifter Fakturering i elevsystem. Fil skickas vidare till ekonomi avdelningen Möjlig Kännbar Avstämning med lärare.elevlistor Administratör Kulturskolechef 1 gång per termin. 1 ggr/år Kulturskolechef \\Stig\Home$\andreas.forslund\My Documents\1\Work\Ekonomi\Internkontroll\ Alla nämnder - Helår\ Alla nämnder\kulturnämnden\kulturnämnden - Internkontroll Internkontrollplan.xls1(1)

29 Intern kontroll, avrapportering av Administrationens rutin för arkivvård Uppföljningen avser Administrationens rutin för arkivvård. Granskningen gäller förvaltningens efterlevnad av Kulturnämndens dokumenthanteringsplan, lokal handbok, Arkivlagen samt arkivreglemente. Granskningens genomförande Under året har Kulturnämnden antagit ny dokumenthanteringsplan, vilken Kulturoch fritidsförvaltningen följer. Stickprovskontroller har under hösten gjorts löpande. Granskningens utfall Dokumenthanteringsplanen och den lokala handboken har reviderats och följs. Inga avvikelser har rapporteras från arkivhandläggare. Föreslagna åtgärder Inga. Mikael Göransson Controller KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA BESÖK: ALLÉVÄGEN 1-3 TFN:

30 Intern kontroll, avrapportering av rutin för redovisning av dagskassa, Biblioteksenheten Omsättning: kr varav extern uppdragsförsäljning kr. Granskningens genomförande Avstämning av kontantkassa, redovisning av kassaapparat samt utbetalningar av uppdragsförsäljningar görs månadsvis. Internkontroll av kontantkassaavstämningen görs löpande, d.v.s. månadsvis och noteras i bokföringsmaterialet. Rutinen är inarbetad och har fungerat tillfredsställande under En del av arbetet är avstämning av balanskonton som sker varje månad och redovisas vid varje tertial. Granskningens utfall I rutinen för uppdragsförsäljning har det förekommit att utbetalningar har försenats. I övrigt har rutinerna följts och inga övriga avvikelser kan rapporteras. Dagrapporternas ev differenssaldon redovisas och bokförs flera ggr/år. Differens under år 2013 uppgick till -488 kr, vilken har uppstått i samband med våra biljettförsäljningar. Planerade åtgärder Ny kassaapparat med tillhörande kortläsare är under inköp och kommer att medföra bättre service mot kund samt mindre kontanthantering för personalen. Därmed torde kassadifferenserna kunna minskas. För att undvika differens i dagrapporterna, påminns personalen att alltid använda växelfunktionen i kassaapparaten. För kassaredovisningen är biblioteksassistent ansvarig och förvaltningsadministratören är intern kontrollant. Anna Callerström Biblioteksassistent KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA BESÖK: ALLÉVÄGEN 1-3 TFN: KULTUR@VALLENTUNA.SE

31 Intern kontroll, avrapportering av Kulturenhetens rutin för utbetalning av föreningsbidrag Uppföljningen avser Kulturenhetens rutin för utbetalning av föreningsbidrag. Granskningen gäller förvaltningens efterlevnad av kommunpolicy och regelverk. Granskningens genomförande Vid varje utbetalningstillfälle görs en kontroll. Rutinen är således löpande och komplett. Granskningens utfall Inga avvikelser rapporteras. Föreslagna åtgärder Inga. Charlotta Burlin Kultursekreterare KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA BESÖK: ALLÉVÄGEN 1-3 TFN:

32 Intern kontroll, avrapportering av Kulturskolans rutin för fakturering av terminsavgifter. Omsättning: kr varav terminsavgifter kr. Under 2013 har Kulturskolan fakturerat terminsavgifter 2 gånger per termin. Faktureringen sker i mars och oktober samt, vid behov, en tilläggs fakturering. Granskningens genomförande Avstämning av terminsfakturering, extern görs efter varje tillfälle då faktura gått ut till kund för terminsavgiften. Internkontroll av fakturering görs löpande, d.v.s. månadsvis och noteras i bokföringsmaterialet. Rutinen är inarbetad och har fungerat tillfredsställande under En del av arbetet är avstämning av balanskonton som sker varje månad och redovisas vid varje tertial. Granskningens utfall Rutinerna följs och inga avvikelser rapporteras. Planerade åtgärder Inga. Carola Söderman Administratör KULTURSKOLAN VALLENTUNA BESÖK: HJÄLMSTAVÄGEN 1 TFN: , KULTURSKOLAN@VALLENTUNA.SE KULTURSKOLAN

33 Vallentuna kommun Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden INTERNKONTROLL Kontrollplan 2013 Rutin/system Ekonomi Bygglovsavgifter, planavgifter, tillsynsavgifter Uppfölning av beställningar av kartprodukter Tillämpligt dokument Av kommunfullmäktige fastställda avgifter Intern rutin Personal, löner och förmåner Kontroll av Intern rutin för redovisning av tid rapporterad tid i tidrapporteringssystem Administration Registrering, diarium, hantering av handlingar Loggning av bygglovärenden Förvaltningslag, kommunallag, offentlighets- och sekretesslag, intern Enligt rutin för bygglovalliansen Bedömd risk skala 1-3 Väsentlighet skala Kontrollmoment Ansvarig för åtgärd Kontrollansvarig Frekvens Omfattning Avvikelserapport till Att korrekta belopp debiteras Att alla beställningar debiteras korrekt Kontroll av tid som redovisas Fastställda rutiner följs, aktuell lagstiftning efterlevs Kontrolla av att ärenden finns redovisade Handläggande tjänsteman Avdelningschef Löpande Stickprov Förvaltningschef Handläggande tjänsteman Enhetschef Löpande Stickprov Avdelningschef Avdelningschef Administrativ chef Löpande Stickprov Förvaltningschef Koordinator, respektive handläggande tjänsteman Enhetschef Samordnare Löpande Stickprov Avdelningschef Koordinator Bygglovschef Löpande Stickprov Avdelningschef Uppföljning av öppna ärenden när handläggare slutar Intern rutin för uppföljning av ärenden 2 3 Kontroll av att ny handläggare utses Enhetschef Samordnare Enhetschef Samordnare Löpande Stickprov Avdelningschef (1)

34 SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN DNR MSN CECILIA LINDBLAD SID 1/3 EKONOMIASSISTENT MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Uppföljning av internkontrollplan 2013 Förslag till beslut Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden godkänner redovisningen och överlämnar den till kommunstyrelsen. Ärendet i korthet Enligt kommunens reglemente för intern kontroll ska nämnden löpande följa upp fastställd internkontrollplan. Rapport över genomförd uppföljning ska lämnas till kommunstyrelsen för att redovisas i samband med bokslutet. Bakgrund Under 2013 ingår följande områden i internkontrollplanen. - Bygglovavgifter, planavgifter och tillsynsavgifter - Uppföljning av beställningar av kartprodukter - Kontroll av rapporterad tid i Platina - Registrering, diarium, hantering av handlingar - Loggning av bygglovärenden - Uppföljning av öppna ärenden när handläggare slutar. Samtliga områden har följts upp och vid avvikelser redovisas åtgärder. Bygglovavgifter, planavgifter och tillsynsavgifter Kontroll har gjorts av ett antal ärenden för att se att korrekta belopp har debiterats. Inga brister har noterats. Uppföljning av beställningar av kartprodukter Kontroll har gjorts av ett antal ärenden för att se att korrekta belopp har debiterats för beställda kartor. Inga brister har noterats. SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA TFN FAX SBF@VALLENTUNA.SE