Tjänsteskrivelse Tjänsteskrivelse Internkontroll 2014 delrapport Krav och inkasso

Transkript

1 FÖRVALTING ELISABETH JOHANSSON SID 1/2 KANSLICHEF Tjänsteskrivelse Tjänsteskrivelse Internkontroll 2014 delrapport Krav och inkasso Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden godkänner uppföljningen av Krav och inkasso inom ramen för internkontroll 2014 Ärendet i korthet Förvaltningen har gått igenom rutiner, rutinbeskrivningar, ansvarsfördelning mellan olika parter inom kommunen samt postens och Vismas ansvar när vi hanterar fakturor och obetalda fakturor som rör barnomsorg. Genomgången har lett fram till förtydliganden i förvaltningens rutiner och vissa revideringar i brev till vårdnadshavare som har obetalda fakturor. Förvaltningens slutsats är att rutinerna fungerar väl och att samarbetet med förvaltningens partners i detta arbete är gott. Bakgrund Förvaltningen har nogsamt gått igenom tidsplan, rutiner för fakturahantering och i förlängningen även uppsägning av plats inom barnomsorg när fakturor inte betalats trots flera påminnelser. Vid genomgången har vi funnit att rutinerna fungerar väl men vi har ändå valt att förenkla och förtydliga en del dokument som används i kommunikationen. Rutiner för fakturor, inkasso och uppsägning inom barnomsorg är namnet på den bilaga som beskriver hela processen och vilka aktörer som på något sätt är inblandade i denna. Förvaltningen har förutom den formella gången i ett ärende ofta kontakt per telefon eller mail med vårdnadshavare som hör av sig och har frågor. Flertalet obetalda fakturor betalas när det första brevet om uppsägning av platsen nått vårdnadshavaren. Visma, som är det företag som hanterar kommunens fakturor som ej betalats i tid, har möjlighet att lägga upp en avbetalningsplan för vårdnadshavaren för att kunna bibehålla barnets plats i barnomsorgen. Endast ett fåtal ärenden per år leder till att platsen upphör. TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX BUN@VALLENTUNA.SE

2 FÖRVALTING SID 2/2 Handlingar 1. Internkontroll Tjänsteskrivelse Internkontroll 2014 delrapport krav och inkasso 3. Rutiner för uppsägning inom barnomsorg (2) Marie Truedsson - Ska expedieras till: Akten

3 FÖRVALTING ELISABETH JOHANSSON SID 1/2 BARN- OCH UNGDOMSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Internkontroll 2014 Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden beslutar följa upp följande rutiner inom ramen för internkontroll Krav och inkasso 2. Personalkostnader; vikariehantering 3. Avslutning av anställning 4. Inkomstkontroll, genom stickprov Ärendet i korthet Nämnden har, enligt kommunens reglemente, ansvar för den interna kontrollen. Nämnderna har vidare ansvar för att följa upp det interna kontrollsystemet inom sina verksamhetsområden. Nämnden fastställer årligen en intern kontrollplan med ett urval av rutiner som särskilt ska granskas under året. Bakgrund Barn- och ungdomsförvaltningen har en rutinförteckning som innehåller en väsentlighets- och riskbedömning. Denna utgör underlag för urval av vilka rutiner som ska granskas i den årliga interna kontrollen. Rutinförteckningen innehåller en väsentlighets- och riskbedömningsmatris där graden av sannolikhet och konsekvens inom områdena värderas inom skalan 1 till 4. De olika komponenternas sannolikhet och konsekvens multipliceras med varandra. Barn- och ungdomsförvaltningen föreslår att följande områden granskas under 2014: Krav och inkasso. För att få en tillfredsställande bild av hanteringen av krav och inkasso föreslår förvaltningen att detta bör studeras och återrapporteras till nämnden under Rutinen har inte tidigare kontrollerats. TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX BUN@VALLENTUNA.SE

4 FÖRVALTING SID 2/2 Personalkostnader, vikariehantering. Rutinen undersöktes senast 2006 och har tidigare diskuterats att följa upp redan under Avslutning av anställning. Rutinen har inte tidigare kontrollerats, men har tidigare diskuterats att följa upp redan Inkomstkontroll, genom stickprov. Eftersom vårdnadshavares inkomst ligger till grund för vilken taxa som ska betalas för barnomsorg är det av stor vikt att korrekta uppgifter lämnas till kommunen. Inkomstkontroll har sporadiskt genomförts på förvaltningen under åren men har inte tidigare följts upp systematiskt och återrapporterats till nämnden. Handlingar 1. Internkontroll 2014 Marie Truedsson - Ska expedieras till: Akten

5 SID 1/3 Rutiner för fakturor, inkasso och uppsägning inom barnomsorg 1. En sammanställning av samtliga fakturor på barnomsorgsavgift som ska skickas till vårdnadshavare görs av ekonomiassistent på barn- och ungdomsförvaltningen den 5-10:e varje månad. Därefter skickas sammanställningen till ekonomiavdelningen för fortsatt hantering. Barnomsorgsavgiften gäller både för barn i förskola och för elever i fritidsverksamhet. 2. Fakturafilen till posten som hanteras och skickas av ekonomiavdelningen. 3. Posten skickar fakturorna 4. Ekonomiavdelningen skickar påminnelse den 8-10:e varje månad på fakturor som skulle varit betalda 30/31 månaden innan 5. Ekonomiavdelningen skickar i slutet av påminnelsemånaden information till VISMA, med kopia till barn- och ungdomsförvaltningen, på de som ännu inte betalt sin faktura. 6. Två veckor efter att vi skickat information till VISMA och fakturan ej är betald sägs platsen upp inom barnomsorgen. Det har då gått mellan 1 2 månader från det att förfallen faktura skickats ut. 7. I enlighet med våra riktlinjer har kommunen och vårdnadshavaren två månaders uppsägningstid, och barnet har rätt att delta i verksamheten under hela uppsägningsperioden. Varje ärende på obetald faktura har ett eget diarienummer så att ärendet kan följas. Uppsägningsbrevet skickas till vårdnadshavaren, med kopia till registrator, förskola/fritids, ekonomiassistenten på barn- och ungdomsförvaltningen. Under uppsägningstiden görs fakturakontroll hos VISMA utifrån om fakturan betalas eller ev avbetalningsplan upprättas med VISMA. Om fakturan betalas inom perioden eller avbetalningsplan upprättas skickas ett brev Återtagande av uppsägning till vårdnadshavaren. Återtagandet registrerar i ärendet och kopia skickas till registrator. Dialog förs mellan förskola/fritidshem. Uppsägning av plats Kontroll av betalda fakturor Görs andra veckan i månaden av ekonomiassistent/buf-kontoret. BOX VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 1 TFN: FAX: BUF@VALLENTUNA.SE

6 SID 2/3 Tar ut lista från Control Genomgång av vilka som har obetalda fakturor Obetalda fakturor Listor på vilka som har obetalda fakturor går till VISMA Vid två obetalda fakturor hos VISMA ska barnet sägas upp Brev går ut till berörd/-a vårdnadshavare sista veckan i varje månad, BUFkontoret/ekonomiassistent skickar ut uppsägning. Görs i Platina. 2 månaders uppsägningstid gäller, barnet är kvar inom omsorgen hela sista månaden ut. Diarienummer fås för varje ärende av registrator BUN/UN. Original på uppsägningsbrev skickas till vårdnadshavare. Kopia till; registrator, förskola/fritidshem, ekonomiassistent BUF-kontoret. Uppsägning Under uppsägningstiden, på två månader, görs följande; Fakturakontroll, har fakturan betalats eller avbetalningsplan uppgjord med VISMA Om betalning gjorts skickas brev ut Återtagande av uppsägning, görs i Platina under ärendets diarienummer. Kopia läggs till registrator. Dialog förs med förskola/fritidshem. Om inte faktura betalas eller avbetalningsplan görs upp med VISMA förlorar vårdnadshavaren barnomsorgsplatsen den sista i månaden. Önskas barnomsorg igen så ställs barnet i kommunens barnomsorgskö på nytt. Ingen garanti lämnas för att den gamla barnomsorgsplatsen kan fås tillbaka. Barn i åldern 3 5 år är alltid berättigade till avgiftsfri allmän förskola Oregelbunden betalning av fakturor Om vårdnadshavare betalar fakturor med ojämnt intervall, t ex var tredje månad: Uppsägning skickas, senaste fakturan betalas återtagande av uppsägning skickas. Eventuell kontakt med Socialförvaltningen Efter uppsägningstidens första månad tas eventuellt kontakt med Socialförvaltningen eller en anmälan görs enligt 14 kapitlet 1 i Socialtjänstlagen. Vid behov kan vårdnadshavare kontakta tidsbokningen för försörjningsstöd (Socialförvaltningen) eller kommunens budget- och skuldrådgivare, via kommunens växel. 14 kap. Anmälan om och avhjälpande av missförhållanden m.m. 1 Var och en som får kännedom om något som kan innebära att socialnämnden behöver ingripa till ett barns skydd bör anmäla detta till nämnden. BOX VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 1 TFN: FAX: BUF@VALLENTUNA.SE

7 SID 3/3 Myndigheter vars verksamhet berör barn och ungdom samt andra myndigheter inom hälso- och sjukvården, annan rättspsykiatrisk undersökningsverksamhet, socialtjänsten och kriminalvården är skyldiga att genast anmäla till socialnämnden om de i sin verksamhet får kännedom om något som kan innebära att socialnämnden behöver ingripa till ett barns skydd. Detta gäller även dem som är anställda hos sådana myndigheter. Sådan anmälningsskyldighet gäller också dem som är verksamma inom yrkesmässigt bedriven enskild verksamhet som berör barn och unga eller annan yrkesmässigt bedriven enskild verksamhet inom hälso- och sjukvården eller på socialtjänstens område. För familjerådgivning gäller i stället vad som sägs i tredje stycket. De som är verksamma inom familjerådgivning är skyldiga att genast anmäla till socialnämnden om de i sin verksamhet får kännedom om att ett barn utnyttjas sexuellt eller utsätts för fysisk eller psykisk misshandel i hemmet. Myndigheter, befattningshavare och yrkesverksamma som anges i andra stycket är skyldiga att lämna socialnämnden alla uppgifter som kan vara av betydelse för utredning av ett barns behov av skydd. Om anmälan från Barnombudsmannen gäller bestämmelserna i 7 lagen (1993:335) om Barnombudsman. Lag (2003:407). BUF-kontoret och berörd förskola/fritidshem gör anmälan samt informerar vårdnadshavare om att anmälan, enligt SoL 14 kap 1, görs om inte omsorgsavgiften betalas eller avbetalningsplan gjorts upp med VISMA. Läggs i Platina under dnr för uppsägningen. Rev BOX VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 1 TFN: FAX: BUF@VALLENTUNA.SE