Förvaltningschef Roland Beijer Nämndsekreterare Cecilia Arrgård Controller Annika Hellberg Utvecklingsledare Eva Lod

Transkript

1 Barn- och ungdomsnämndens arbetsutskott Plats och tid för sammanträdet Beslutande Barn - och ungdomsförvaltningen, Tuna torg 2, 1 tr., Vallentuna tisdagen den 8 februari kl Jerker Sjögren (kd), ordförande Hans Temrin (fp) vice ordförande Karin Dahl-Strandin (s) Ersättare Övriga deltagare Utses att justera Justeringens plats och tid Förvaltningschef Roland Beijer Nämndsekreterare Cecilia Arrgård Controller Annika Hellberg Utvecklingsledare Eva Lod Karin Dahl - Strandin Barn- och ungdomsförvaltningen, Vallentuna Sekreterare Cecilia Arrgård Paragrafer Ordförande Jerker Sjögren Justerande BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Barn- och ungdomsnämndens arbetsutskott Datum för anslags nedtagande Barn- och ungdomsförvaltningen, Vallentuna Underskrift 1 (12)

2 Innehållsförteckning: Sid Godkännande av dagordning...3 Bokslut och verksamhetsberättelse Uppföljning av internkontroll för Fastställande av internkontrollplan Sammanställning av förskolornas kvalitetsredovisning 2003/ Information om Barn och ungdomsförvaltningens organisation...10 ITiS slutrapport i Vallentuna Principer för hantering av inbjudningar till Barn och ungdomsnämnden (12)

3 Godkännande av dagordning AU 13 Arbetsutskottet godkänner dagordningen med följande tillägg: - ITiS slutrapport i Vallentuna Principer för hantering av konferenser 3 (12)

4 Bokslut och verksamhetsberättelse 2004 AU 14 Dnr. Arbetsutskottets förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår barn och ungdomsnämnden att anta förvaltningens förslag till verksamhetsberättelse för 2004 Arbetsutskottet ger förvaltningen i uppdrag att ta fram ett underlag för bokslutsdispositioner. Förvaltningen har efter bokslut för år 2004 tagit fram ett förslag till verksamhetsberättelse för Yrkanden Ordföranden Jerker Sjögren (kd) yrkar på att arbetsutskottet ger förvaltningen i uppdrag att ta fram ett underlag för bokslut och bokslutsdisposition. Beslutsgång Ordföranden Jerker Sjögren (kd) ställer proposition på förvaltningens förslag och Jerker Sjögren (kd) förslag och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. Handlingar i ärendet Verksamhetsberättelse (12)

5 Uppföljning av internkontroll för 2004 AU 15 Dnr Arbetsutskottets förlag till beslut Barn och ungdomsnämnden antar rapporten som sin egen. Enligt kommunens reglemente för intern kontroll har nämnderna skyldighet att löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom sina verksamhetsområden. I samband med årsredovisningens upprättande skall nämnderna lämna en rapport till kommunstyrelsen över resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen. Rapporten Kontroller 2004 Inom följande områden har kontroll skett genom stickprov löpande under året: Ekonomi Hantering av personliga utlägg Inga anmärkningar finns gällande hur policyn/rutinen för hantering av personliga utlägg efterlevs. Krav och inkasso Förvaltningen har p g a bristande personella resurser släpat efter vad gäller hantering av krav för kunder som ej betalar fakturor (främst gällande barnomsorgsfakturor) i tid. Under 2004 har dock en betydande arbetsinsats gjorts för att upprätta avbetalningsplaner för kunder som hamnat på skuld samt för att kräva in betalning av uppkomna skulder. Vid slutet av 2004 har förvaltningen kommit i kapp och rutinen för krav och inkasso fungerar. Personal, löner och förmåner: Arvoden till förtroendemän Inga anmärkningar finns gällande hanteringen av registrering och utbetalning av arvoden till förtroendemän i barn- och ungdomsnämnden. 5 (12)

6 Löneskuld Hantering av uppkomna löneskulder har fungerat enligt kommunens policy och barn- och ungdomsnämndens delegationsordning. Bisysslor Kommunledningskontoret begär årligen in uppgifter om personalens bisysslor från förvaltningarna. Vid varje enhet inom nämndens ansvarsområde ansvarar respektive chef för att rutinen för inhämtande av uppgift om bisysslor fungerar. Förvaltningen informerar varje år enheterna om hur insamlandet av uppgifter ska gå till och varför. Under 2004 insamlades uppgifterna för 2003 i januari för att redovisas till KLK / Kommunstyrelsen i februari Barn- och ungdomsförvaltningen kommer under februari 2005 att till redovisa antalet godkända bisysslor under Administration Handläggning av förskole- och fritidshemsplaceringar, köhantering Under 2004 har ett arbete med att tydliggöra barn- och ungdomsnämndens regler och riktlinjer gällande barnomsorg inletts. Beviljande av skolskjuts Under HT 2004 upptäcktes att ett antal elever beviljats skolskjuts i form av busskort för resor med kollektivtrafiken, trots att de enligt barn- och ungdomsnämndens regler och tillämpningsföreskrifter för skolskjuts inte innehade rätt till skolskjuts. Orsaken var att förvaltningen gått ut till skolorna med information om att förnyad ansökan om skolskjuts för läsåret 04/05 ej var nödvändig om ingen förändring i förutsättningarna skett sedan läsåret 03/04. Detta misstolkades av några skolor vilket fick till följd att ett antal elever beviljades skolskjuts i strid med gällande regler. Det kan konstateras att de regler som infördes till läsåret 03/04 innefattade ett antal övergångsbestämmelser som inte var helt lätta att tolka / förstå. Barn- och ungdomsförvaltningen gav därför de berörda dispens under HT 04 gällande rätten till skolskjuts. Barn- och ungdomsförvaltningen bör under 2005 se över rutinerna för beviljande av skolskjuts och även förbättra ansökningsblanketten för skolskjuts, vilken tillika fungerar som beslutshandling. Avtal Gällande rutinen för upphandling och tecknande av avtal finns inget att anmärka på. Roland Beijer Förvaltningschef 6 (12)

7 Beslutsgång Ordföranden Jerker Sjögren (kd) ställer proposition på förvaltningens förslag och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. 7 (12)

8 Fastställande av internkontrollplan 2005 AU 16 Dnr Arbetsutskottets förlag till beslut Barn- och ungdomsnämnden fastställer internkontrollplan för 2005 enligt barn och ungdomsförvaltningens förslag. Barn och ungdomsnämnden antog en rutinförteckning över interna rutiner på förvaltningen. Nämnden skall därefter varje år upprätta en kontrollplan för hur rutinerna fungerar genom att ur rutinförteckningen välja ut några av rutinerna. Beslutsgång Ordföranden Jerker Sjögren (kd) ställer proposition på förvaltningens förslag och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. Handlingar i ärendet Förslag till internkontrollplan för (12)

9 Sammanställning av förskolornas kvalitetsredovisning 2003/2004 AU 17 Dnr Arbetsutskottets förlag till beslut Arbetsutskottet föreslår att Barn och ungdomsnämnden tackar för informationen med tillägget att en granskning av kvalitén på förskolornas lokaler skall göras i samarbetet med Samhällsbyggnadsnämnden. Enligt beslut i Barn och ungdomsnämnden ska enskilda förskolor i Vallentuna varje läsår lämna en kvalitetsredovisning. Som stöd för redovisningen har för läsåret nyttjats det från Skolverket utgivna underlaget för förskolans kvalitetsredovisning. Sammanställningen är gjord utifrån mallens rubriker. Under hösten har inkommit redovisning från 21 förskolor och 4 familjedaghem. Två förskolor har ännu inte lämnat in någon redovisning. Vindens förskolor har sammanställt sin redovisning för samtliga förskolor inom företaget. Beslutsgång Ordföranden Jerker Sjögren (kd) ställer proposition på förvaltningens förslag och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. Handlingar i ärendet Sammanställning av förskolornas kvalitetsredovisning 2003/ (12)

10 Information om Barn och ungdomsförvaltningens organisation AU 18 Dnr Arbetsutskottets förlag till beslut Arbetsutskottet föreslår att Barn och ungdomsnämnden tackar för informationen. Barn och ungdomsförvaltningen fick i uppdrag av barn och ungdomsnämnden att presentera information om barn och ungdomsförvaltningens organisation. Beslutsgång Ordföranden Jerker Sjögren (kd) ställer proposition på förvaltningens förslag och finner att arbetsutskottet Handlingar i ärendet Organisation: bemanning på de centrala förvaltningskontoren för förskola, grundskola och gymnasium. 10 (12)

11 ITiS slutrapport i Vallentuna AU 19 Dnr Beslut Arbetsutskottet föreslår att Barn och ungdomsnämnden tackar för informationen Under hösten 1998 erbjöds Vallentuna kommun att som en av sex kommuner i landet ingå som pilotkommun i regeringens satsning Lärandets verktyg, vilket senare kom att benämnas ITiS (IT i skolan). Ansökan insändes (bilaga 1). Undertecknad utsågs av skolchefen att vara projektansvarig i kommunen och kontaktperson mot regeringens ITiS-kansli och den regionala organisationen. Pilotomgången genomfördes under tiden april september Syftet med ITiS-satsningen var att förstärka lärarnas kompetens när det gällde undervisning med stöd av informationsteknik. Från regeringens sida satsades 1,5 miljarder kronor, vilka var avsedda att användas för kompetensutveckling av lärare och uppbyggnad av infrastrukturen i kommunerna. Satsningen planerades pågå under åren Då beräknades att ca 40 % av landets lärarkår och skolledare skulle ha tagit del av den erbjudna utbildningen. Regeringens intention var att kommunerna själva därefter skulle satsa på att utbilda resten av skolornas personal samt att kontinuerligt vidareutbilda sin skolpersonal inom användningen av informationsteknik i undervisningen. Merparten av de avsatta medlen skulle enligt regeringens direktiv användas till datorer, vilka ställdes till deltagarnas disposition under utbildningstiden och i hemmet efter godkänd examination. Förutsättningen för att få delta var att ett helt arbetslag från en skola anmäldes. Arbetslaget skulle i sin ansökan beskriva hur man ville arbeta tillsammans med eleverna kring ett elevorienterat, ämnesövergripande, problembaserat tema. Med tanke på den nya lärarrollen skulle lärarna ges en vidgad didaktisk, teoretisk och social kompetens samt utveckla sitt eget lärande genom problematisering, reflektion och utvärdering. Målgrupp för satsningen var lärare, förskollärare och fritidspedagoger som arbetade i förskoleklass, grundskola, gymnasieskola och särskola. Handlingar i ärendet ITiS Slutrapport i Vallentuna (12)

12 Principer för hantering av inbjudningar till Barn och ungdomsnämnden AU 20 Beslut Arbetsutskottet beslutar att nämndens ledamöter och ersättare är välkomna att tacka ja till de inbjudningar som inkommer till nämnden. Karin Dahl Strandin (s) väcker frågan om principer för hantering av inbjudningar till Barn och ungdomsnämnden. 12 (12)