933 Uppföljning av nämndernas nternkontrollp aner 2OI2 (KS )

Transkript

1 Kom mu nstyrelsens a rbetsutskott Sa m manträdesprotokol I 2013-o3-2L 6 (16) 933 Uppföljning av nämndernas nternkontrollp aner 2OI2 (KS ) Beslut Arbetsutskottet füreslår att: r) Kommunstyrelsen godkånner nämndernas internkontrolluppföljning och överlämnar den till kommunfullmäktige. z) Nämnderna uppmanas att under 2org - i enlighet med reglementet - löpande följa upp internkontrollen, för att därigenom tidigt upptäcka och åtgärda eventuella brister i verksamheten. Ärendet i korthet Enligt kommunens reglemente för intern kontroll ska nämnderna löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom respektive verksamhetsområde enligt fastställd plan. Rapport över genomförd uppföljning ska lämnas till kommunstyrelsen att redovisas i samband med årsredovisningen för det gångna året. Ekonomiavdelningen inom kommunledningskontoret har utifrån nämndernas internkontrollrapporter för 2oL2 giort en samlad bedömning av hur kommunens interna kontrollsystem fu ngerar. Yrkanden Elisabeth Rydström (C) yrkar att: Arbetsutskottet föreslår att: r) Kommunstyrelsen godkänner nämndernas internkontrolluppföljning och överlämnar den till kommunfullmäktige. z) Nämnderna uppmanas att under i enlighet med reglementet - löpande fülja upp internkontrollen, för att därigenom tidigt upptäcka och åtgärda eventuella brister i verksamheten. Propositionsordning Ordföranden Elisabeth Rydström (C) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. Handlingar 1. Tjänsteskrivelse: Uppftiljning av internkontrollplaner zorz Expedieras till Akr Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande G> u{*

2 LARS ODELMARK SID 1/14 CONTROLLER KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Uppföljning av internkontrollplaner 2012 Förslag till beslut 1) Kommunstyrelsen godkänner nämndernas internkontrolluppföljning och överlämnar den till kommunfullmäktige för vidare behandling. 2) Nämnderna uppmanas att under i enlighet med reglementet - löpande följa upp internkontrollen, för att därigenom tidigt upptäcka och åtgärda eventuella brister i verksamheten. Ärendet i korthet Enligt kommunens reglemente för intern kontroll ska nämnderna löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom respektive verksamhetsområde enligt fastställd plan. Rapport över genomförd uppföljning ska lämnas till kommunstyrelsen att redovisas i samband med årsredovisningen för det gångna året. Ekonomiavdelningen inom kommunledningskontoret har utifrån nämndernas internkontrollrapporter för 2012 gjort en samlad bedömning av hur kommunens interna kontrollsystem fungerar. Redovisning av granskningen Kulturnämnden Kulturnämnden har utfört internkontrollgranskning med följande resultat: Uppföljning av Bibliotekets rutin för redovisning av dagskassa Granskningen har utförts genom avstämning av kontantkassa, redovisning av kassaapparat samt om utbetalningar av uppdragsförsäljningar görs månadsvis. KOMMUNSTYRELSEN TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KLK@VALLENTUNA.SE

3 SID 2/14 Granskningens utfall: I rutinen för uppdragsförsäljning har det förekommit att utbetalningar har försenats. I övigt har rutinerna följts och inga övriga avvikelser kan rapporteras. Planerade åtgärder: Utbetalning av biljettintäkter/varor ska ske nästkommande månad eller enligt överenskommelse. Vid mindre belopp på löpande försäljning görs utbetalningar ungefär en gång/kvartal. För att undvika differens i dagrapporterna, påminns personalen att alltid använda växelfunktionen i kassaapparaten. För kassaredovisningen är biblioteksassistent ansvarig och förvaltningsadministratören är intern kontrollant. Utbetalning av föreningsbidrag Uppföljningen avser förvaltningens efterlevnad av kommunpolicy och regelverk för utbetalning av föreningsbidrag. Granskningen har utförts genom stickkontroller och en uppdatering av rutinen har genomförts, för tydligare ansvarsfördelning och bättre efterlevnad. Rutinen ska följas upp enligt internkontrollplan som antas för Kulturskolans rutin för entréavgifter Under 2012 har Kulturskolan inte haft några utgifter för tekniker vid produktioner. Vi har av denna anledning inte tagit betalt för föreställningar för våra elever i grundskolan. Granskningens genomförande: Avstämning av biljettförsäljning, extern och intern görs efter varje föreställning då faktura samt bokföringsorder skickas till kunderna för biljettförsäljningen. Internkontroll av biljettförsäljningen görs löpande, d.v.s. månadsvis och noteras i bokföringsmaterialet. Rutinen är inarbetad och har fungerat tillfredsställande under En del av arbetet är avstämning av balanskonton som sker varje månad och redovisas vid varje tertial. Granskningens utfall: Rutinerna följs och inga övriga avvikelser kan rapporteras. Kulturevenemangens försäljning samt eventuella differenssaldon redovisas och bokförs flera ggr/år. Fortsatta åtgärder: Fakturering externt och internt av biljettförsäljning ska ske löpande eller enligt överenskommelse då försäljningsunderlag nått administratören på kulturskolan.

4 SID 3/14 Ansvarig för biljettredovisningen är de som tagit emot biljettbokningen samt administratören på Kulturskolan. Förvaltningsadministratören är intern kontrollant. Fritidsnämnden Fritidsnämnden har utfört internkontrollgranskning med följande resultat: Administrativa rutiner Förtroendekänsliga poster leverantörsreskontran Granskningen har utförts genom löpande avstämning av de konton som rör förtroendekänsliga poster så att givna riktlinjer uppfylls. Granskningens utfall: Inga avvikelser har konstaterats och i de fall något har saknats på fakturan har den sänts tillbaka till sakgranskare för komplettering. Vanligtvis saknas namn på deltagare vid exempelvis konferenser och liknande. De konton som granskas hamnar i särskild kö i vårt fakturahanteringssystem. Inköpskort First Card Granskningen har utförts genom löpande kontroll av kvitton mot specifikationer till faktura, samt att undertecknad förbindelse efterlevs. Granskningens utfall: Inga avvikelser har konstaterats. Varje person som har First Card fäster sina kvitton och sakgranskar på en särskild redovisningsblankett som attesteras av ansvarig. Samlingsfakturan hanteras sedan av ekonomiansvarig på förvaltningen. Kontrollen sker således vid varje faktureringstillfälle. Vid något enstaka tillfälle har kvitto saknats, inköpet har då intygats av högre chef. Kontanthantering i ungdomsverksamheten Granskningen har utförts genom löpande kontroll av z-kvitton jämfört med insatta medel samt kontroll av momssatsen. Granskningens utfall: Små avvikelser i redovisning av momssatsen har upptäckts och korrigerats. Avvikelser vad gäller kontanthanteringen i samband med försäljningen av

5 SID 4/14 balbiljetter på Nova har uppmärksammats och korrigerats. Nu fungerar rutinen och alla redovisningar är korrekta. Kontroll sker vid varje redovisningstillfälle det vill säga en gång per månad för Café Haket, Nova, Bällstabergsskolans café och gymnasiets café - Traversen. Dessutom har nya rutiner tillagts för att kontanthanteringen ska kunna följas dag för dag. Entrékassa Kvarnbadet Granskningen har utförts genom löpande kontroll av z-kvitton jämfört med insatta medel. Granskningens utfall: Inga avvikelser har konstaterats. Denna rutin fungerar nu alldeles utmärkt, inga anmärkningar och snabba redovisningar. Kontroll sker vid varje redovisningstillfälle, det vill säga en gång per vecka. Kontroll aktivitetsbidrag/hyresbidrag Granskningen har utförts genom kontroll av närvarokort för cirka tio föreningar per år. Granskningens utfall: Kontrollerna har blivit försenade års första ansökningsperiod behandlades under september. Inga kontroller har ännu gjorts för denna ansökningsperiod, men detta kommer ske före årets slut. Den andra ansökningsperioden för 2012 behandlas i februari 2013, kontrollen för den perioden kommer att genomföras under våren Tekniska rutiner Brandsäkerhet Vallentuna Ishall Granskningen har utförts genom revisionsbesiktning och tester av larm, brandskåp, utrymningsplan och brandsläckare samt genom en brandövning. Granskningens utfall: Avvikelser har konstaterats och därför har en riskbeskrivning, VIP, genomförts, se separat bilaga. Åtgärder avseende risker som framkommit i riskbeskrivningen har vidtagits. Revisionsbesiktning (automatiskt brandlarm) har genomförts, se separat bilaga.

6 SID 5/14 Kylsystem Vallentuna Ishall Granskningen har utförts genom besiktning av kylsystemets säkerhetsventiler. Granskningens utfall: Inga avvikelser har konstaterats. Besiktning av kylmaskiner har genomförts, se separat bilaga. Badvattenkontroll Kvarnbadet Granskningen har utförts genom kemisk analys av badvattnet, avläsning av automatiserad PH- och klormätare samt manuella PH- och klorvärdeprov. Granskningens utfall: Inga avvikelser har konstaterats. Regelbundna kontroller utförs genom samhällsbyggnadsförvaltningens försorg. Socialnämnden Socialnämnden har utfört internkontrollgranskning med följande resultat: Avgifter: Hur säkerställa att socialnämnden tar ut de avgifter som regleras i lagstiftningen? En översyn av avgiftshantering påbörjades under hösten för att säkerhetsställa förvaltningens hantering av avgifter. Detta är ett omfattande arbete och avser alla avgiftsslag inom förvaltningen. Översynen sker i samverkan mellan myndighetsavdelningen och avdelningen för verksamhetsstöd och kvalitet. Arbetet har påbörjats men behöver arbetas vidare med under Avtal: Hur hanteras avtal och följsamhet i ramavtal på förvaltningen? Utredaren har granskat samtliga nyplaceringar på HVB-hem inom vuxenenheten samt HVB-hem eller konsulentstödda familjehem och vissa öppenvårdsinsatser genom externa utförare inom barnoch familjeenheten som gjorts under år Inom vuxenenheten har samtliga nyplaceringar gjorts hos vårdleverantörer som har ramavtal med socialnämnden som gäller under 2012.

7 SID 6/14 Inom barnoch familjeenheten har 10 nyplaceringar gjorts inom gällande ramavtal samt, när det gäller ensamkommande flyktingbarn, 9 nyplaceringar hos Vårljus. 5 insatser har beslutats genom externa vårdgivare utan ramavtal. I alla utom ett (1) ärende har direktupphandling gjorts och dokumenterats enligt gällande rutiner. Ramavtal med leverantörer av insatser enligt LSS gäller sedan den 1 juli Då denna period är mycket kort och få nyplaceringar hunnit göras, föreslår utredaren att granskning görs under Ersättning från Migrationsverket: Sker eftersökning av alla de medel som kommunen har rätt till? Arbetet med att säkerställa rutiner och hantering av medel från Migrationsverket har påbörjats i samarbete mellan myndighetsavdelningen och avdelningen för verksamhetsstöd och kvalitet. Då mycket arbete återstår ligger detta även som en del av internkontrollplanen Redovisning av delegationsbeslut till socialnämnden Beslut kopplat till individhandläggning som sker på delegation från nämnden till myndighetsavdelningens handläggare presenteras för socialutskottet vid varje sammanträde och där det finns möjlighet för utskottets ledamöter att granska ärenden djupare genom stickprovskontroll. Övriga beslut som fattas på delegation presenteras för socialnämnden genom upprättad lista på fattade delegationsbeslut och genom den upprättade postlistan som är tillgänglig för nämndens ledamöter vid socialnämndens sammanträde. Överförmyndarnämnden Internkontroll har inte genomförts på grund av flytt av verksamheten till Täby.

8 SID 7/14 Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden har utfört internkontrollgranskning med följande resultat: Barn- och ungdomsnämndens internkontrollplan 2012 innehåller granskning av fyra områden där tre är olika delområden inom systematiskt arbetsmiljöarbete. De tre delområdena är 1) checklistor 2) fördelning av arbetsmiljöuppgifter 3) samordningsansvaret lokaler med flera brukare. Härmed redovisas rapport över utförd intern kontroll Granskningens genomförande Granskningen omfattar en kontroll av tre delområden inom systematiskt arbetsmiljöarbete inom barnoch ungdomsförvaltningen och är genomförd av Susanne Debourg Hodder, HR-konsult och Jennie Bergendorff, HR-konsult. Granskningens utfall Granskade rutiner innehåller några få avvikelser, men då dessa redan uppmärksammats tidigare och projekt startat för att åtgärda avvikelserna beräknar HR-konsult att utfallet ser mer positivt ut under Vallentuna kommuns och BUF systematiska arbetsmiljöarbete Delområde Checklistor: Vallentuna kommun har under våren 2012 kompletterat kommunens intranät med ett antal kommunrelevanta checklistor. Checklistorna kommer från företaget Prevent samt Arbetsmiljöverket och är tillgängliga för alla kommunens medarbetare att hitta. Information har förts ut till rektorer samt huvudskyddsombuden om vart chefer och skyddsombud, med flera, kan hitta checklistorna.

9 SID 8/14 Delområde Fördelning av arbetsmiljöuppgifter: Vallentuna kommun har en blankett för delegering/uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter på intranätet. I rollen som rektor ingår ett självklart arbetsmiljöansvar enligt delegationsordning för respektive nämnd i Vallentuna kommun enligt chefsnivå 2. I samband med signering av anställningsavtal blir därmed arbetsmiljöansvaret aktuellt enligt gällande delegation och därför är det inte, i laglig mening, nödvändigt med en signerad blankett enbart för arbetsmiljöansvaret. På samma sätt har arbetslagsledarna på grundskolor och förskolor delegation inom arbetsmiljöområdet enligt chefsnivå 3. Delområde Samordningsansvaret lokaler med flera brukare: Ett projekt pågår gällande arbetsmiljöansvaret i de sporthallar som finns på kommunens skolområden. Syftet är att tydliggöra ansvarsfördelningen mellan barnoch ungdomsförvaltningen, fritidsförvaltningen samt samhällsbyggnadsförvaltningen. Projektet är inte avslutat, men nuläget ser ut som följande: Det finns tydliggjort ansvarsområde för samhällsbyggnadsförvaltningen. Däremot behöver fritidsförvaltningen och barnoch ungdomsförvaltningen skapa tydligare gränsdragningar gällande ansvarsområden. Utöver det kommer arbetsuppgifter och ansvar att formuleras för viktiga roller utöver delegationsordningen, då främst idrottslärare, vaktmästare samt aktuella medarbetare på fritidsförvaltningen. Skador och tillbud Sammanställningen av 2012 års anmälda tillbud, skador och arbetssjukdom för hela barnoch ungdomsförvaltningen visar att 27 anmälningar inkommit totalt vid decembers början. Tjugo av årets anmälningar är tillbud, åtta skador och en sjukdom. Av de inkomna tillbuden är åtta stycken elevincidenter. Jämfört med år 2011, då trettiofem anmälningar kom in, var elva elevincidenter. Under hösten 2012 har en arbetsgrupp skapats som under våren 2013 ska arbeta med att ta fram ett underlag till Arbetsmiljödokument med beslut för barnoch ungdomsnämnden att ta ställning till under hösten 2013.

10 SID 9/14 Arbetsgruppens deltagare är Jennie Bergendorff, HR, Britt-Marie Lövquist och Annette Hansing Morin förvaltningskontoret samt Berit Sundqvist rektor Gustav Vasa skolan. Summering Den interna kontrollen visar att rutinen för det systematiska arbetsmiljöarbetet inom aktuella tre delområden till större delen är tillfredsställande och projektet gällande idrottshallarna samt implementeringen av KIA fortgår med ökad tidsplan in på Frånvarorapportering och skolpliktsbevakning i grundskolan Granskningens genomförande Granskningen omfattar en kontroll av Vallentuna kommuns rutiner för frånvarorapportering av skolpliktiga ungdomar och är genomförd av Eva Lod tf utbildningschef och Anna Lanryd, skolutvecklare/skolexpert. Granskningens utfall Granskningens visar inga avvikelser. Skolorna följer de rutiner som är uppsatta. Utbildningsnämnden Utbildningsnämnden har utfört internkontrollgranskning med följande resultat: Utbildningsnämndens internkontrollplan för 2012 innehåller granskning av fyra områden där tre är olika delområden inom systematiskt arbetsmiljöarbete. De tre delområdena är 1) checklistor 2) fördelning av arbetsmiljöuppgifter 3) samordningsansvaret lokaler med flera brukare.

11 SID 10/14 Granskningens genomförande Granskningen omfattar en kontroll av tre delområden inom systematiskt arbetsmiljöarbete inom barnoch ungdomsförvaltningen och är genomförd av Susanne Debourg Hodder, HR-konsult och Jennie Bergendorff, HR-konsult. Granskningens utfall Granskade rutiner innehåller några få avvikelser, men då dessa redan uppmärksammats tidigare och projekt startat för att åtgärda avvikelserna beräknar HR-konsult att utfallet ser mer positivt ut under Kommunens uppföljningsansvar/information om icke skolpliktiga ungdomar år. Granskningens genomförande Granskningen omfattar en kontroll av Vallentuna kommuns uppföljningsansvar/information icke skolpliktiga ungdomar år och är genomförd av Britt-Marie Lövquist tf ekonomiadministrativ chef, Lena Christensen handläggare och systemansvarig samt Linda Bengtsson studie- och yrkesvägledare. Granskningens utfall Granskade rutiner innehåller inga avvikelser. Dock kommer den årliga redovisningen till utbildningsnämnden att från och med läsåret 2012/2013 utökas från en så kallad dagsbild till tre dagsbilder/redovisningstillfällen; oktober, februari och maj. Detta för att kunna visa på eventuella förändringar under läsåret. En ny analysmodul, kopplad till ungdomselevdatabasen UEDB, har driftsatts genom Gymnasieantagningen Stockholms län under oktober månad 2012.

12 SID 11/14 Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden har utfört internkontrollgranskning med följande resultat: Nedanstående områden ingår i internkontrollplanen och har kontrollerats. - Bygglovsavgifter, planavgifter och tillsynsavgifter - Verksamhets- och ekonomiuppföljning - Kontroll av rapporterad tid i Platina - Registrering, diarium, hantering av handlingar - Ärendehantering Bygglovsavgifter, planavgifter och tillsynsavgifter Stickprovskontroll har genomförts av att rätt belopp har debiterats. Genomförda stickprov visar att korrekt belopp har debiterats och att betalning har erhållits för kontrollerade avgifter. Verksamhets- och ekonomiuppföljning Uppföljning av fakturahantering har skett vad avser sakgranskning och attest av fakturor varvid vissa avvikelser från rutin har noterats. Avvikelserna mot rutin har bestått av kontering som inte överensstämmer med upplagd budget. Information har saknats vid kontering som omfattas av valideringssystem såsom betalning av kurser och representation. Åtgärder för att avhjälpa brister Genomgång sker löpande med berörda för att öka kunskapen om gällande rutiner. Registrering, diarium, hantering av handlingar och ärendehantering Registrering sker i flera diarier inom förvaltningen och den stora mängden bygglovärenden har gjort att förstärkning av registreringsresurser har behövts. Nya plan och bygglagen från 2 maj 2011 ställer större krav på administrativa rutiner och omfattningen av administrationen har ökat avsevärt. Registrering i ByggR, Ecos och Bab (Bostadsanpassning) ingår inte i den gemensamma nämndadministrationen.

13 SID 12/14 Kommunens gemensamma ärendehanteringssystem Platina har funktioner som har utvecklats och nämndadministrationen är nu så utvecklad att man använder den för nämndrutinen vilket har ställt krav på ändrade rutiner inom förvaltningen. Den gemensam nämndadministration och nämndsekreterarfunktion för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden(msn) och registrering har fungerat bra. Kontroll av rapporterad tid i Platina Uppföljning sker löpande och avstämning mot budget görs vid del- och helårsbokslut. Alla inom avdelningen bygg- och miljö för regelbundet tid i Platina tid. Kommunstyrelsen Internkontrollen för 2012 gäller områdena Leverantörsfaktura/utbetalning, Arvoden till politiker, Verkställighet av beslut, Ramavtalstrohet vid inköp av Resebyråtjänster samt IT-säkerhet. Leverantörsfaktura/utbetalning Kontrollmoment som skulle granskas är att rätt betalning och kontering sker. Granskningen visade på en felaktig betalning i 0 procent av fallen och felaktig kontering i 0,1 procent av fallen. Planerade åtgärder föreslås bli att fortsätta arbetet med utbildning i dessa frågor, för nyanställda samt för medlemmarna inom redovisningsnätverket. Arvoden till politiker Interkontrollen för 2012 omfattar två punkter som rör de förtroendevaldas arvoden. Dels att de fasta arvodena är korrekt registrerade och dels att utbetalning sker enligt arvodesreglerna. Införandet av försystemet Troman har inneburit att arvodena är under kontroll. Verkställighet av beslut Besluten som följs är de som fattats i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige de senaste två åren från och framåt. 174 beslutsärenden har följts upp sedan starten. Av dessa är: 89 verkställda, 47 pågår och 38 är inte påbörjade.

14 SID 13/14 Kommundirektören och samhällsbyggnadschefen ska informeras om de beslut som inte är verkställda för vidare åtgärder inom respektive ansvarsområde. Ramavtalstrohet vid inköp av Resebyråtjänster Enligt internkontrollplanen för 2012 ska avtalstroheten för kontona 5812 Konferenser, 7051-Hotell och logi samt 7052-Resor i tjänsten granskas. Avtalstroheten gällande Resor i tjänsten samt Hotel och logi är genomgående god. Medan beställningarna av konferenser inte uppnår kraven på avtalstrohet. Förslag på åtgärder avseende konferensdelen, är att ge fortsatt information på intranätet om beställningsförfarandet. IT-säkerhet Det interna nätverket i form av domänerna vallentuna.se/.local och skolor.vallentuna.se/.local skyddas fullgott av uppdaterade och genomgångna brandväggar. Strömförsörjningen har granskats genom kontroll av UPS. Batterinivåer samt ingående och utgående ström har kontrollerats. Granskningens utfall blev godkänt, ca 2 timmars drift på UPS. Eftersom Vallentuna kommun har fibernätverk till de allra flesta verksamheterna så är kapaciteten god i produktionsnätverket. Fullgott skydd mot Trojaner, Virus och maskar finns i klientdatorerna och serverparken. Kommunledningskontorets synpunkter Vissa brister har uppmärksammats vid de genomförda granskningarna men i samtliga fall finns en åtgärdsplan och bristerna bedöms inte vara allvarliga. Genom den kontinuerliga kontrollen uppdagas svagheter på ett tidigt stadium och leder oftast till en snabb åtgärd. Ekonomiavdelningens bedömning är att den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig och väl fungerande inom Vallentuna kommuns nämnder. Dock uppmanas nämnderna att under i enlighet med reglementet löpande följa upp internkontrollen för att därigenom tidigt upptäcka och åtgärda eventuella brister i verksamheten. Nämndernas uppföljning av den interna kontrollen bör redovisas till kommunstyrelsen både i samband med delårsbokslutet (tertial två) samt årsbokslutet.

15 SID 14/14 Handlingar 1. Uppföljning av internkontrollplaner 2012 Roland Beijer Kommundirektör Annika Hellberg Ekonomichef Ska expedieras till: Samtliga nämnder