I Intern kontrollplan 2014 framgår att vissa processer och rutiner ska följas upp i anslutning till delårsbokslut 2.

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "I Intern kontrollplan 2014 framgår att vissa processer och rutiner ska följas upp i anslutning till delårsbokslut 2."

Ingvar Falk
för 7 år sedan
Visningar:

1 Malmö stad Stadsområdesförvaltning Norr 1 (1) Datum Vår referens Sven Johansson Sekreterare Tjänsteskrivelse sven.johansson@malmo.se Uppföljning intern kontroll 2014, DR2 SOFN Sammanfattning I Intern kontrollplan 2014 framgår att vissa processer och rutiner ska följas upp i anslutning till delårsbokslut 2. I bilagan framgår kontrollområden och resultat. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Norr föreslås besluta att godkänna rapporten samt översända den till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag G-Uppföljning intern kontroll 2014, DR2- tjänsteskrivelse Uppföljning av intern kontroll redovisning av resultat Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Norr Ansvariga Lars Tingsmark, ekonomichef Britten Synnergren Förvaltningschef SIGNERAD

2 Intern kontroll Process/ rutin Säkerställa att rutinerna kring upprättande av vårdplaner i samband med användningen av att skyddsåtgärder följs Kontroll Ansvarig Metod Resultat Slutsats Åtgärder Genom granskning av 20 upprättade vårdplaner för de personer som har skyddsåtgärder där presumtiv*t eller konkludent* samtycke föreligger. *presumtivt samtycke: den som ska vidta åtgärden bedömer att det är förenligt med brukarens vilja. Ska användas ytterst restriktivt. *konkludent samtycke: brukaren agerar så att han/hon visar att samtycke ges, exempelvis genom att underlätta åtgärdens genomförande. En brukare som agerar så att det kan uppfattas som konkludent MAR (medicinskt ansvarig för rehab) Kvalitetsgranskning enligt mall av innehåll i 20 upprättade vårdplaner. Granskning ska ske en gång under första halvåret av 20 befintliga vårdplaner. Uppföljning genom stickprovskontroll ska ske en gång under andra halvåret. 20 patienter med totalt 35 vårdplaner granskades. Ingen plan följde i sin helhet dokumentationsstödet. Endast två var väl dokumenterade. Det går oftast inte att utläsa om andra åtgärder genomförts innan skyddsåtgärd blir aktuell, inte heller om det förekommit teamsamverkan kring patienten i ärendet. Samtyckesform är dokumenterat i de flesta vårdplanerna, saknades dock i 14 planer. Det är ofta oklart dokumenterat på vilken grund det Behov av fortsatt utbildning och kompetensutveckling inom området skyddsoch begränsningsåtgärder är stort. Fortsatt utbildning och kompetensutveckling i processen för samtlig personal. Utveckla teamarbetet och förbättra dokumentationen. 1

3 Avbrottsplan i Origos system. samtycke, kan agera så för att brukaren är van vid åtgärden. Det behöver inte vara ett uttryck för samtycke. Efterlevnad av befintlig rutin för legitimerad personal. Enhetschef HSL Tio slumpmässigt utvalda legitimerad personal kontrolleras två gånger per år, mars och oktober. presumtiva eller konkludenta samtycket har erhållits. Det finns inte i någon vårdplan dokumenterat hur situationen ska hanteras om patienten inte längre samtycker till skyddsåtgärden /återkallar samtycket. Kontroll utförd i mars månad av totalt tio loggar,fem sjukgymnaster/ arbetsterapeuter och fem sjuksköterskor. Rutinen är att ansvarig sjuksköterska/sjukgym nast/arbetsterapeut laddar ned avbrottsplan på ett USB-minne i slutet av varje månad. Genomförd granskning visar att processen/rutinen fungerar väl. 2

4 Loggning av medarbetares hantering av sekretessmaterial i datasystemet Procapita. Flexite händelsesystem Rutin för löneutbetalning. Kontroll att utförd loggning sker enligt upprättad rutin. Kontroll att tid från rapporterad händelse till godkännande av sektionschef följer riktlinjerna. rutiner för uppföljning att överensstämmelse IoF Slumpmässiga kontroller. Kontroller enligt rutin. Urval handläggare, urval klient, urval misstanke, urval utbetalningar. VoO. Tio slumpmässigt utvalda händelser kontrolleras två gånger per år, april och oktober. HR-chef Tio stickprov en månad efter utbetalning av nya löner efter Inga oegentligheter har hittats. Samtliga granskningar utom två, höll sig inom sjudagarsgränsen, dvs. innan händelsen förfaller i Flexite analysdel. En händelse om 22 dagar handlade om osäkerhet kring processen i Flexite. Själva händelsen analyserades inom tidsramen men dokumenterades inte. Stickprovskontroll har genomförts på 20 medarbetares lön i juni månad. Loggning av slumpmässigt utvalda medarbetares hantering av sekretessmaterial i datasystemet Procapita visar att lagar och rutiner följs. Få anmärkningar gällande följsamheten i Flexite analysdel. Gällande rutin för att säkerställa uppföljning av överensstämmelse Inga åtgärder 3

5 Rutin för rehabilitering. föreligger mellan utbetalda löner och beslut om nya löner i samband med lönerevision. rutinerna vid rehabiliteringsutredning. Finns det dokumenterade rutiner? Hur fungerar rutinerna? Behöver de utvecklas? lönerevision Samtliga medarbetare har fått lön enlig beslut om ny lön i lönerevision HR-chef Tio stickprov under augusti månad. 20 slumpmässigt utvalda ärenden som var registrerade i Adato har kontrollerats. Kontrollen har omfattat att rehabiliteringsutredning har påbörjats och dokumenterats i systemet när den anställde varit sjuk i överstigande 14 dagar samt vid sex eller fler sjukfall under den senaste 12 månadersperioden. Genomgång av ärendehanteringen visar att rehabiliteringsutredningar för 50 % av de kontrollerade ärendena inte finns mellan utbetalda löner och beslut om nya löner i samband med lönerevison, är tillfredsställande. Internkontrollen tyder på att rehabiliteringsarbetet och dokumentationen är bristfälliga och inte sker enligt riktlinjerna i Malmö stads gemensamma rehabiliteringsprocess. För att säkerställa att rehabiliteringsarbetet sker enligt riktlinjer i Malmö stads gemensamma rehabiliteringsprocess kommer HR-avdelningen under hösten 2014 att genomföra utbildning och ge information till chefer om vikten av rehabiliteringsåtgärder samt att dessa dokumenteras. Varje chef kommer tillsammans med Hr-konsult under hösten 2014, att följa upp samtliga ärenden som är registrerade i Adato. 4

6 Säkerställa att all personal inom vård och omsorg avdelning bistånd som besöker brukare som har hjälp från hemtjänsten, legitimerar sig. Rutiner och dokumentation av avtal som avser Stadsområdesförvaltning Norr. Ej Malmö stad övergripande avtal. Rutiner och efterlevnad avseende representation. Syftet är att följa upp en av Malmö stads värdighetsgarantier som syftar till att öka tryggheten och delaktigheten för alla som berörs av hemtjänstens verksamhet. rutinerna vid registrering av avtal. Finns dokumenterade rutiner? Hur fungerar rutinerna? Behöver de utvecklas? rutinerna vid representation. Finns dokumenterade rutiner? Hur fungerar rutinerna? Enhetschefer avdelning bistånd. Stickprovskontroll genomförs en gång per halvår och ska vid varje tillfälle omfatta kontakt med 50 slumpmässigt utvalda brukare inom hemtjänsten. Kommunikationsavdelningen Granskning av rutiner. Stickprovskontroll. Intervjuer. Ekonomichef Granskning av rutiner. Stickprovskontroll. Intervjuer. dokumenterade i systemet. Vid biståndshandläggarnas besök hos brukarna angav 36 av 50 personer att fotolegitimation visats. Tolv var sedan tidigare kända för brukaren och två visade inte fotolegitimation. Diarieföring av avtal har i huvudsak skett på övergripande förvaltningsnivå, dvs. de avtal som undertecknats av Stadsområdesdirek tör eller passerat arbetsutskottet. Vid stickprovskontroll har tio slumpmässigt utvalda fakturor valts ut och kontrollerats. Biståndshandläggarna uppfyller värdighetsgarantin genom att visa fotolegitimation vid brukarbesök. Rutiner för hantering av förvaltningens avtal ska aktualiseras. Information om rutinerna ska förtydligas så att den når ut till alla nivåer i organisationen. Rutiner finns och följs. Vid nyrekrytering av berörd personal ska information lämnas och fotolegitimation utfärdas. Fortsatt information om vikten av att följa värdighetsgarantin. Se slutsats 5

7 Behöver de utvecklas? Kontanthantering Kontroll av att gällande rutiner finns och efterföljs. avdelningen för områdesutveckling Granskning av rutindokument. Intervju med personal. Resultatet visar att nio fakturor redovisats i enlighet med regler och en saknade uppgifter om syftet och deltagare. Granskning av rutindokument har gjorts och rutin finns dokumenterad. Uppföljning om rutinen efterlevs kommer att genomföras genom intervju med personalen under hösten. Resultatet av internkontrollen kommer att återrapporteras i sin helhet i anslutning till årsbokslutet. 6

Relevanta dokument

Tjänsteskrivelse. Uppföljning av intern kontroll 2015, DR2

Tjänsteskrivelse. Uppföljning av intern kontroll 2015, DR2 Malmö stad Stadsområdesförvaltning Norr 1 (1) Datum 2015-09-02 Vår referens Lars Tingsmark Ekonomichef Lars.Tingsmark@malmo.se Tjänsteskrivelse Uppföljning av intern kontroll 2015, DR2 SOFN-2015-46 Sammanfattning