Tjänsteskrivelse Uppföljning internkontrollplan 2012

Transkript

1 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KULTURFÖRVALTNING DNR KN PERNILLA JÄRVEROTH SID 1/1 KULTURCHEF KULTURNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Uppföljning internkontrollplan 2012 Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar godkänner uppföljningen av genomförd internkontroll 2012, samt föreslagna åtgärder och överlämnar dem till kommunstyrelsen. Ärendet i korthet Uppföljningen avser Bibliotekets rutin för redovisning av dagskassa, Kulturenhetens rutin för utbetalning av föreningsbidrag och Kulturskolans rutin för entré-avgifter Handlingar 1. Intern kontroll - plan Intern kontroll - plan Rutinförteckning Protokollsutdrag Kulturnämndens arbetsutskott Uppföljning internkontrollplan 2012 Pernilla Järveroth kulturchef Ska expedieras till: KS akten ALLÉVÄGEN VALLENTUNA TFN FAX KULTUR@VALLENTUNA.SE

2 VALLENTUNA KOMMUN INTERN KONTROLL Plan för 2012 Rutin/system Tillämpligt dokument Bedömd risk Ansvarig för åtgärd Väsentlighet Kontrollmoment Kontrollansvarig Frekvens Omfattning Avvikelserapport till Enhet/verksamhetsområde Biblioteksenhet 1. Redovisning av dagskassa, biblioteksenheten Rutiner för redovisning av intäkter: avstämning av kassaapparat och redovisning. Attestreglemente. Rutiner för utbetalningar, kontantkvitton Mindre sannolik (kontroller inbyggt i rutinerna) Kännbar Rutiner och reglemente efterlevs. Avstämning av balanskonton Handläggande biblioteksassistent Enhetschef Bibliotek/ (Ekonomihandläggare) Månadsvis Hela rutinen Förvaltningschef Kulturenhet 2. Utbetalning av föreningsbidrag Regler för bidrag, kulturnämndens beslut om bidrag. Rutiner för utbetalning. Attestreglemente Möjlig Kännbar Granskning av redovisning. Avstämning mot ansökan och KN:s beslut. Kontroll att verksamhetsberätt elser etc inlämnas efter verksamhetsåret Kultursekreterare Enhetschef Kultur (Ekonomihandläggare). Löpande Total Förvaltningschef Kulturskolan 2. Entré-avgifter Rutiner för Fakturering av entréavgifter. Interndebitering,faktur ering,kontantbetalning. Möjlig Kännbar Registreras från korrekt underlag. Administratör Kulturskolechef Löpande Stickprov Kulturskolechef C:\Documents and Settings\siobhan.gorny\Platina\platina2010\Intern kontroll - plan 2012(56993)_TMP.xls 1(1)

3 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KN KN SID 1/2 ANNA CALLERSTRÖM BIBLIOTEKSASSISTENT KULTURNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Intern kontroll, avrapportering av rutinen för kontantkassa Ärendet i korthet Omsättning: kr varav extern uppdragsförsäljning kr. Under 2012 har Nortic biljettförsäljning på nätet tagits i bruk, vilket gör att en del av den externa uppdragsförsäljningen nu redovisas utanför kontantkassan. Granskningens genomförande Avstämning av kontantkassa, redovisning av kassaapparat samt utbetalningar av uppdragsförsäljningar görs månadsvis. Internkontroll av kontantkassaavstämningen görs löpande, d.v.s. månadsvis och noteras i bokföringsmaterialet. Rutinen är inarbetad och har fungerat tillfredsställande under En del av arbetet är avstämning av balanskonton som sker varje månad och redovisas vid varje tertial. Granskningens utfall I rutinen för uppdragsförsäljning har det förekommit att utbetalningar har försenats. I övrigt har rutinerna följts och inga övriga avvikelser kan rapporteras. Dagrapporternas ev differenssaldon redovisas och bokförs flera ggr/år. Differens under år 2012: -39 kr Planerade åtgärder Utbetalning av biljettintäkter/varor ska ske nästkommande månad eller enligt överenskommelse. Vid mindre belopp på löpande försäljning görs utbetalningar ungefär en gång/kvartal. ALLÉVÄGEN VALLENTUNA TFN FAX KULTUR@VALLENTUNA.SE

4 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE FÖRVALTING DNR KN SID 2/2 För att undvika differens i dagrapporterna, påminns personalen att alltid använda växelfunktionen i kassaapparaten. För kassaredovisningen är biblioteksassistent ansvarig och förvaltningsadministratören är intern kontrollant. Bilaga 1. Rutin för hantering av dagskassa Pernilla Järveroth Kulturchef Kurt Ek Bibliotekschef Expedieras till: Akt

5 SID 1/2 Redovisning av dagskassa Kassaapparat avstämning och månadsredovisning Ansvarig: kassaansvarig biblioteksassistent. Ersättare: bibliotekstekniker. Första arbetsdagen i månaden tas rapporter för avslutad månad ut. Gör avläsning av månadens försäljning genom att ta ut följande listor ur kassaapparaten: Varugrupper Z2-rapport = 0-ställning -Huvudmeny -Pil nedåt till Z1&2 Rapportläge Tryck Enter -Pil nedåt till Z2 VGR & Finansrapport -Total/Enter PLU-rapport, alla PLU, Z2-rapport = 0-ställning - Huvudmeny -Pil nedåt till Z1&2 Rapportläge Tryck Enter -Pil nedåt till Alla PLUs rapport -Total/Enter Räkna kontanter. Växeln i kassaapparaten:. Växeln i växellådan i kassaskåpet:. Alla sedlar i blåa väskan: Alla mynt i myntlådan: VALLENTUNA BESÖK: ALLÉVÄGEN 1-3 TFN: FAX: KULTUR@VALLENTUNA.SE

6 SID 2/2 Skriv ut saldo från huvudboken, Xor för konto 2836 och Fyll i Avstämning kontantkassa. Gör Redovisning kassaapparat med hjälp av Z2-rapport och PLUrapport. Kontera alla kontantkvitton. För in saldo för resp. varugrupp från Redovisning kassaapparat i mallen för bokföringsorder. Bokför också kontantkvitton. Skriv in totalsumma för varugrupperna 20 (Josef Andersson), 23-27, på lista Konto 2822 Uppdragsförsäljning/Egen biljettförsäljning. För också in namn/belopp för resp. vara/föreställning för dessa varugrupper. För in uppdragsförsäljning på inventeringslistor i pärm Uppdragsförsäljning Biblioteket Meddela hembygdsföreningen per mejl om månadens försäljning. Redovisa uppdragsförsäljning och avslutade föreställningar på bokföringsorder, skriv utanordning som underlag för utbetalning via Xor, manuell leverantörsutbetalning. Utbetalningar till bankkonton av förvaltningsadministratören Månadsredovisningen av kassaapparat lämnas till förvaltningsadministratören för kontroll och därefter till bibliotekschef för attest av bokföringsorder och kontantkvitton. Kopior av hela månadsredovisningen sätts i pärm Redovisning konto 2836, dagskassa bibliotek. Originalen med bokföringsorder skickas till Ekonomiavdelningen, KLK för bokföring. Om man behöver läsa av ett pågående projekt för att se hur försäljningen ser ut: Enstaka PLU-rapport, X = Avläsning - Huvudmeny - Pil nedåt till X1&2 Rapportläge - Pil nedåt till PLU-område Rapport - Ange PLU start - Ange PLU slut - Total/Enter VALLENTUNA BESÖK: ALLÉVÄGEN 1-3 TFN: FAX: KULTUR@VALLENTUNA.SE

7 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE PERNILLA JÄRVEROTH KULTURCHEF KULTURNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Intern kontroll för kulturnämnden 2012 Utbetalning av föreningsbidrag Ärendet i korthet Uppföljningen avser rutin 2 för Kulturenheten Utbetalning av föreningsbidrag. Granskningen gäller förvaltningens efterlevnad av kommunpolicy och regelverk. Vi har under året genomför stickkontroller och genomfört en uppdatering av rutinen för Utbetalning av föreningsbidrag för tydligare ansvarsfördelning och bättre efterlevnad. Rutinen ska följas upp enligt internkontrollplan som antas för Bilaga rutin 2013 Utbetalning av föreningsbidrag Ingela Jansson Ekonomihandläggare TORGGATA VALLENTUNA TFN FAX KOMMUN@VALLENTUNA.SE

8 SID 1/2 Rutiner för hantering av utbetalning av föreningsbidrag Ansökan om bidrag skall vara skriven på fastställd blankett och skall innehålla en realistisk ekonomisk och tidsmässig planering. Samma blankett skall användas för redovisning av bidraget. När bidragsansökningar för kommande år inkommer till kulturförvaltningen ankomststämplas de av postöppnare och förs in på postlista av registrator. Ansökningarna skall ha inkommit före den 15 november för att behandlas på kulturnämndens decembersammanträde. Det är också möjligt att ansöka om bidrag under resten av året, då behandlas ansökan på nästkommande kulturnämndsmöte. Bidragsansökningar och beslut förs upp på lista som uppdateras kontinuerligt av förvaltningsassistententen. Kultursekreteraren bereder ansökningarna inför kulturnämndens sammanträden. Kulturnämnden fattar beslut om en bidragsansökan skall beviljas eller avslås. Kulturförvaltningen och bidragssökaren informeras om kulturnämndens beslut. Ett brev och en lista över beviljade /avslagna bidragsansökningar sammanställs av förvaltningsassistenten. Utbetalning: Ifylld fastställd redovisningsblankett tillsammans med vederbörliga verifikationer och uppgifter om publikantal, bidrag från annan arrangör etc inkommer till kulturförvaltningen och ankomststämplas av postöppnare. Kultursekreteraren granskar redovisningen och vid anmärkning kontaktas bidragsmottagaren. Bidrag beviljas som regel ej för andra kostnader än vad som uppgivits i kalkylen. Kultursekreteraren granskningsattesterar samt beslutsattesterar redovisningen och ger till ekonomihandläggaren som bokför utbetalningen i ekonomisystemet VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11 TFN: FAX: KULTUR@VALLENTUNA.SE

9 SID 2/2 1. Garantibidrag till offentliga kulturprogram Garantibidrag används till att täcka underskott i ett kulturarrangemangs budget. Garantibidraget utbetalas först efter arrangemanget, dock ej senare är 6 veckor efter. 2. Bidrag till övriga kulturstödjande åtgärder Föreningar kan också söka bidrag till speciella projekt (t ex dokumentation, arkivforskning, bokutgivning) eller för stöd till föreningens basverksamhet. Bidraget utbetalas efter redovisning av hela projektet. Vid behov kan bidraget utbetalas i förskott VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11 TFN: FAX: KULTUR@VALLENTUNA.SE

10 DIARIENUMMER SID 1/2 CAROLA SÖDERMAN ADMINISTRATIV SAMORDNARE Tjänsteskrivelse Intern kontroll, avrapportering av rutinen för biljettförsäljning Ärendet i korthet Omsättning: kr varav extern biljettförsäljning kr. Under 2012 har Kulturskolan inte haft några utgifter för tekniker vid produktioner. Vi har av denna anledning inte tagit betalt för föreställningar för våra elever i grundskolan. Granskningens genomförande Avstämning av biljettförsäljning, extern och intern görs efter varje föreställning då vi skickar faktura samt bokföringsorder till kunderna för biljettförsäljningen. Internkontroll av biljettförsäljningen görs löpande, d.v.s. månadsvis och noteras i bokföringsmaterialet. Rutinen är inarbetad och har fungerat tillfredsställande under En del av arbetet är avstämning av balanskonton som sker varje månad och redovisas vid varje tertial. Granskningens utfall Rutinerna följts och inga övriga avvikelser kan rapporteras. Kulturevenemangens försäljning samt eventuella differenssaldon redovisas och bokförs flera ggr/år. Differens under år 2012: kr Planerade åtgärder Fakturering extern och internt av biljettförsäljning ska ske löpande eller enligt överenskommelse då försäljningsunderlag nått administratören på kulturskolan. Ansvarig för biljettredovisningen är de som tagit emot biljettbokningen samt administratören på Kulturskolan. Förvaltningsadministratören är intern kontrollant. KULTURSKOLAN VALLENTUNA BESÖK: HJÄLMSTAVÄGEN 1 TFN: , FAX: KULTURSKOLAN@VALLENTUNA.SE KULTURSKOLAN

11 SID 2/2 Pernilla Järveroth Kulturchef Margareta Krantz Sewerin Kulturskolechef KULTURSKOLAN VALLENTUNA BESÖK: HJÄLMSTAVÄGEN 1 TFN: , FAX: KULTURSKOLAN@VALLENTUNA.SE KULTURSKOLAN

12 VALLENTUNA KOMMUN Ku ltu rnä m ndens a rbetsutskott Sa m ma nträdesp rotokol I 20t (8) 5s Uppföljning av internkontrollplan 2012 (KN ) Arbetsutskottets förslag till ku ltu rnämnden Kulturnämnden godkänner uppföljningen av genomförd internkontroll zorz samt föreslagna åtgärder och överlämnar dem till kommunstyrelsen. Ärendet i koéhet Uppföljningen avser Bibliotekets rutin fiir redovisning av dagskassa, kulturenhetens rutin för utbetalning av föreningsbidrag och Kulturskolans rutin für entréavgifter Ärendets tidigare behandling Kulturnämnden g 8, 2or2-ot-24 Handlingar 1. Tjänsteskrivelse, zo13-or Intern kontroll - plan zorz 3. internkontrollkassa zorz 4. Redovisning avdagskassa S. Utbetalning av föreningsbidrag 6. Rutin utbetalning av föreningsbidrag 7. Biljettförsäljning kulturskolan akten Justerandes sign Justerandes sign //6<ry Utdragsbestyrkande