Tid och plats Tisdagen den 24 januari 2012 kl Frösundarummet, Socialförvaltningen, Tuna torg 15, Vallentuna

Transkript

1 K A LLELSE KULTURNÄMNDEN Tid och plats Tisdagen den 24 januari 2012 kl Frösundarummet, Socialförvaltningen, Tuna torg 15, Vallentuna Kallade tjänstemän Pernilla Järveroth, kulturchef Charlotta Burlin, kultursekreterare pkt 3-4 Anders Dahlgren, enhetschef kultur pkt 5 Maria Liljeholm, nämndsekreterare Följande rum är bokade för förmöten: Borgerlig grupp Frösundarummet kl S-gruppen Arkivrummet, kulturförvaltningen kl Fika finns framställt från kl 18 utanför Frösundarummet. Vallentuna den 16 januari 2012 Lars-Bertil Ohlsson (KD) Ordförande Maria Liljeholm Sekreterare Tfn: maria.liljeholm@vallentuna.se

2 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 2 (14) Kulturnämnden FÖREDRAGNINGSLISTA Ärende Sidan 1. Val av justerare Godkännande av dagordningen Bidrag till kulturverksamhet 2012 (KN ) Program och utställningar 2012 information (KN ) Bokning av Kulturrummet hösten 2012 (KN ) Verksamhetsplan för kulturnämnden (KN ) Intern kontroll för kulturnämnden 2011 plan och uppföljning (KN ) Intern kontroll för kulturnämnden plan (KN ) Ärenden till kulturnämnden 2012 (KN ) Nybyggnad av bibliotek/kulturhus i Kommunalhusparken - byggprojekt (KN ) Anmälningar Kallelsen, inklusive handlingarna, finns också i elektroniskt format på

3 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 3 (14) Kulturnämnden Val av justerare

4 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 4 (14) Kulturnämnden Godkännande av dagordningen

5 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 5 (14) Kulturnämnden Bidrag till kulturverksamhet 2012 (KN ) Beslut Kulturnämnden beslutar att bevilja garantibidrag enligt sammanställning nedan. Förening/studieförbund Högsta garantibelopp kr Vuxenprogram Frösunda-Vallentuna Blåbandsförening Frösunda hembygdsförening Föreningen Brottby Gamla Idrottsvänner Klockarborgs vänner Stiftelsen Gustav Vasa 500 år Studieförbundet Vuxenskolan Sverigefinska kulturföreningen Vallentuna biblioteks vänner Vallentuna biodlarförening Vallentuna Dans- och Musikförening Vallentuna Hembygdsförening Vallentuna Konstförening Vallentuna Naturskyddsförening Vallentuna RPG-grupp Össeby hembygdsförening Barnprogram Orkesta hembygdsförening Övrigt kulturstöd Arbetsgruppen för dokumentation av Eva Rahmqvists kulturgärning Vallentuna Folkrörelsearkiv Total summa:

6 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 6 (14) Kulturnämnden Ärendet i korthet Anslaget för bidrag till föreningar och studieförbund för offentlig programverksamhet och kulturprojekt är för år kr. Sammanställning av bidragsansökningar redovisas i bilaga. I sammanställningen redovisas också beviljat och hittills utbetalt bidrag till respektive förening Föreningar och studieförbund har för verksamhet 2012 ansökt om totalt kr i bidrag. Ärendets tidigare behandling Kulturnämndens arbetsutskott Handlingar 1. bidragsammanställning uppdatering Protokollsutdrag Kulturnämndens arbetsutskott Bidrag till kulturverksamhet 2012 Expedieras till Akten Respektive kulturförening

7 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 7 (14) Kulturnämnden Program och utställningar 2012 information (KN ) Beslut Kulturnämnden noterar informationen. Ärendet i korthet Charlotta Burlin, kultursekreterare, informerar om kulturförvaltningens program- och utställningsverksamhet Expedieras till Akten

8 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 8 (14) Kulturnämnden Bokning av Kulturrummet hösten 2012 (KN ) Beslut Kulturnämnden beslutar att kulturförvaltningen inte ska ta emot externa bokningar till kulturrummet i Vallentuna Kulturhus och Bibliotek under hösten Ärendet i korthet Under 2012 kommer kulturförvaltningen flytta in i nya Vallentuna kulturhus och bibliotek. Den verksamhet som tidigare lagts i Vallentunasalen kommer under hösten 2012 att förflyttas till Kulturrummet i det nya kulturhuset och biblioteket. För att själva kunna styra programinnehållet under inledningsfasen av verksamheten i Kulturrummet, samt få tid att se över rutiner gällande bokningar och hyressättning, kommer vi inte ta emot externa bokningar, utan endast interna bokningar under hösten Externa bokningar tas emot från våren Ärendets tidigare behandling Kulturnämndens arbetsutskott Handlingar 1. Bokning av Kulturrummet hösten Protokollsutdrag Kulturnämndens arbetsutskott 12 Expedieras till Akten

9 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 9 (14) Kulturnämnden Verksamhetsplan för kulturnämnden (KN ) Beslut Kulturnämnden antar verksamhetsplanen för kulturnämnden med reviderad ram för Ärendet i korthet I enlighet med kommunens planeringsmodell ska, efter det att kommunplanen fastställts av kommunfullmäktige, varje nämnd anta en verksamhetsplan för perioden. Verksamhetsplanen för antogs av kulturnämnden i december 2011, KN 87, därefter har ramarna justerats. Kulturnämnden behandlar därför ramarna på nytt. Ärendets tidigare behandling KN KNAU Kulturnämndens arbetsutskott KNAU KN Kulturnämndens arbetsutskott Handlingar 1. VPKN rev ram Verksamhetsplan kulturnämnden, reviderad ram Protokollsutdrag Kulturnämndens arbetsutskott 13 Expedieras till Akten KS

10 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 10 (14) Kulturnämnden Intern kontroll för kulturnämnden 2011 plan och uppföljning Beslut (KN ) Kulturnämnden godkänner uppföljningen av genomförd intern kontroll 2011 samt föreslagna åtgärder och överlämnar den till kommunstyrelsen. Ärendet i korthet Uppföljningen avser rutinen för "Utbetalning av föreningsbidrag". Granskningen har utförts genom stickprovskontroll av att utbetalda bidrag stämmer med tidigare ansökan från föreningen och kulturnämndens beslut om bidrag samt att föreningens redovisning är granskad av handläggare och attesterad av behörig attestant enligt"attestreglemente". En uppföljning har också gjorts för att se om föreningarna har lämnat in verksamhetsberättelse för Stickprovskontrollen av utbetalade föreningsbidrag 2011 visar att rutiner för "Utbetalning av föreningsbidrag" och "Attestreglemente" har följts. När det gäller "Regler för bidrag" har fyra föreningar, som beviljats bidrag inte lämnat in verksamhetsberättelse för Förslag till åtgärd är att "Regler för bidrag" ses över. Syftet är att förtydliga kravet på att föreningar förutom Ansökan/redovisning av offentligt program även ska lämna in verksamhetsberättelse från föregående år för att beviljat bidrag ska utbetalas. En årlig uppföljning bör också göras av att verksamhetsberättelser har lämnats in till kulturförvaltningen. Ärendets tidigare behandling Kulturnämndens arbetsutskott Handlingar 1. Beslutsattestanter Protokollsutdrag Kulturnämndens arbetsutskott Rutin för beslut och utbetalning av föreningsbidrag 4. Bidrag till föreningar och studieförbund Bidrag som kan sökas från kulturnämnden 6. Regler för bidrag till offentliga arrangemang 7. Intern kontroll för kulturnämnden-uppföljning Internkontroll för kulturnämnden plan 9. Intern kontroll för kulturnämnden rutinförteckning Expedieras till Enhetschef Kultur Kultursekreterare Akten

11 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 11 (14) Kulturnämnden Intern kontroll för kulturnämnden plan (KN ) Beslut Kulturnämnden fastställer kontrollplan för 2012 enligt kulturförvaltningens förslag. Ärendet i korthet Kulturförvaltningen har upprättat ett förslag till internkontrollplan för kulturnämnden 2012, och bifogar rutinförteckningen för internkontroll Under 2012 föreslås kontroll för: Biblioteksenheten - redovisning av kassa Kulturenheten - utbetalning av föreningsbidrag Kulturskolan - entréavgifter Ärendets tidigare behandling Kulturnämndens arbetsutskott Handlingar 1. Intern kontroll - plan Rutinförteckning Protokollsutdrag Kulturnämndens arbetsutskott Intern kontroll - plan 2012 Expedieras till akten KS

12 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 12 (14) Kulturnämnden Ärenden till kulturnämnden 2012 (KN ) Beslut Kulturnämnden godkänner den föreslagna tidplanen för ärenden under 2012 med ordförandens tilläggsyrkande. Ärendet i korthet Kulturförvaltningen har tagit fram en översiktlig tidplan för kulturnämndens ärenden Ärendets tidigare behandling Kulturnämndens arbetsutskott Handlingar Yrkanden Ordföranden yrkar att en förstudie av de bidragssystem som kulturnämnden hanterar bör läggas till ärendelistan Protokollsutdrag Kulturnämndens arbetsutskott Ärenden till kulturnämnden ärenden kulturnämnden 2012 Expedieras till Akten

13 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 13 (14) Kulturnämnden Nybyggnad av bibliotek/kulturhus i Kommunalhusparken - byggprojekt (KN ) Beslut Kulturnämnden noterar informationen. Ärendet i korthet Pernilla Järveroth, kulturchef, informerar om byggprojektet.

14 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 14 (14) Kulturnämnden Anmälningar Beslut Kulturnämnden tar del av anmälningslistan och lägger den till handlingarna. Protokoll Kommunstyrelsen KS , Kommuninterna budgetförutsättningar 2012 Kulturnämndens arbetsutskott KNAU , Avrop Allmänna utrymmen Vallentuna Kulturhus och Bibliotek KNAU , Avrop Möbler till barnavdelningen Vallentuna Kulturhus och Bibliotek KNAU , Avrop Arkiv- och förrådsmöbler Vallentuna Kulturhus och Bibliotek KNAU , Avrop Belysning Vallentuna Kulturhus och Bibliotek KNAU , Avrop Textil Vallentuna Kulturhus och Bibliotek KNAU , Avrop Inredning utställning och exponering Vallentuna Kulturhus och Bibliotek KNAU Upphandling entreprenör cafédrift Vallentuna Kulturhus och Bibliotek Delegationsbeslut Datum Diarienummer Fattat av Rubrik KN Eleonor Åberg (Vallentuna Kommun) Remiss gällande användning av massor Rockelsta 4:1 Skrivelser Datum Diarienummer Avsändare Rubrik Kulturförvaltningen Postlista Expedieras till Anmälningspärm

15 Handlingar till kulturnämndens sammanträde Ärenderubrik Diarienummer 3 Bidrag till kulturverksamhet 2012 KN Bokning av Kulturrummet hösten 2012 KN Verksamhetsplan för kulturnämnden reviderad ram KN Intern kontroll för kulturnämnden uppföljning 2011KN Intern kontroll plan 2012 KN Ärenden till kulturnämnden 2012 KN

16

17 Ärende 3

18

19 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 13 (19) Kulturnämndens arbetsutskott Bidrag till kulturverksamhet 2012 (KN ) Beslut Arbetsutskottet beslutar föreslå kulturnämnden att bevilja garantibidrag enligt sammanställning nedan. Förening/studieförbund Högsta garantibelopp kr Vuxenprogram Frösunda-Vallentuna Blåbandsförening Frösunda hembygdsförening Föreningen Brottby Gamla Idrottsvänner Klockarborgs vänner Stiftelsen Gustav Vasa 500 år Studieförbundet Vuxenskolan Sverigefinska kulturföreningen Vallentuna biblioteks vänner Vallentuna biodlarförening Vallentuna Dans- och Musikförening Vallentuna Hembygdsförening Vallentuna Konstförening Vallentuna Naturskyddsförening Vallentuna RPG-grupp Össeby hembygdsförening Barnprogram Orkesta hembygdsförening Övrigt kulturstöd Arbetsgruppen för dokumentation av Eva Rahmqvists kulturgärning Vallentuna Folkrörelsearkiv Total summa: Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

20 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 14 (19) Kulturnämndens arbetsutskott Anteckning Ordföranden anmäler jäv och deltar inte i handläggningen av och beslut i ärendet. Jane Schultzberg går in som ordförande. Ärendet i korthet Anslaget för bidrag till föreningar och studieförbund för offentlig programverksamhet och kulturprojekt är för år kr. Sammanställning av bidragsansökningar redovisas i bilaga. I sammanställningen redovisas också beviljat och hittills utbetalt bidrag till respektive förening Föreningar och studieförbund har för verksamhet 2012 ansökt om totalt kr i bidrag. Handlingar 1. Bidrag till kulturverksamhet Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Vallentuna Biodlarförening 3. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Vallentuna biblioteks vänner 4. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Stiftelsen Gustav Vasa 500 år 5. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet VaDoM 6. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Studieförbundet Vuxenskolan/Sabina Agnas 7. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Vallentuna Folkrörelsearkiv 8. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Vallentuna Folkrörelsearkiv 9. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Össeby hembygdsförening 10. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Föreningen Brottby gamla idrottsvänner 11. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Klockarborgs Vänner 12. Ansökan om garantibidrag under år 2012 för kulturverksamhet - Vallentuna RPG-grupp 13. Ansökan om kulturbidrag under år Frösunda-Vallentuna Blåbandsförening 14. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Sverigefinska Kulturföreningen 15. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Sverigefinska Kulturföreningen 16. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Frösunda Hembygdsförening 17. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Arbetsgrupp för dokumentation av Eva Rahmqvists kulturgärning 18. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Vallentuna Naturskydddsförening 19. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Vallentuna Naturskyddsförening 20. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Vallentuna Konstförening 21. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Vallentuna hembygdsförening 22. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Vallentuna hembygdsförening 23. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet - Vallentuna hembygdsförening 24. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Orkesta hembygdsförening 25. Sammanställning bidrag 2012 Expedieras till Akten Respektive kulturförening Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

21 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KULTURFÖRVALTNING DNR KN CHARLOTTA BURLIN SID 1/3 KULTURSEKRETERARE KULTURNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Bidrag till kulturverksamhet 2012 Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar att bevilja garantibidrag enligt sammanställning nedan. Förening/studieförbund Högsta garantibelopp kr Vuxenprogram Frösunda-Vallentuna Blåbandsförening Frösunda hembygdsförening Föreningen Brottby Gamla Idrottsvänner Klockarborgs vänner Stiftelsen Gustav Vasa 500 år Studieförbundet Vuxenskolan Sverigefinska kulturföreningen Vallentuna biblioteks vänner Vallentuna biodlarförening Vallentuna Dans- och Musikförening Vallentuna Hembygdsförening Vallentuna Konstförening Vallentuna Naturskyddsförening Vallentuna RPG-grupp Össeby hembygdsförening KULTURFÖRVALTNINGEN TORGGATAN VALLENTUNA TFN FAX KULTUR@VALLENTUNA.SE

22 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KULTURFÖRVALTNING DNR KN SID 2/3 Barnprogram Orkesta hembygdsförening Övrigt kulturstöd Arbetsgruppen för dokumentation av Eva Rahmqvists kulturgärning Vallentuna Folkrörelsearkiv Total summa: Ärendet i korthet Anslaget för bidrag till föreningar och studieförbund för offentlig programverksamhet och kulturprojekt är för år kr. Sammanställning av bidragsansökningar redovisas i bilaga. I sammanställningen redovisas också beviljat och hittills utbetalt bidrag till respektive förening Föreningar och studieförbund har för verksamhet 2012 ansökt om totalt kr i bidrag. Handlingar 1. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Vallentuna Biodlarförening 2. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Vallentuna biblioteks vänner 3. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Stiftelsen Gustav Vasa 500 år 4. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet VaDoM 5. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Studieförbundet Vuxenskolan/Sabina Agnas 6. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Vallentuna Folkrörelsearkiv 7. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Vallentuna Folkrörelsearkiv 8. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Össeby hembygdsförening 9. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Föreningen Brottby gamla idrottsvänner 10. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Klockarborgs Vänner

23 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KULTURFÖRVALTNING DNR KN SID 3/3 11. Ansökan om garantibidrag under år 2012 för kulturverksamhet - Vallentuna RPG-grupp 12. Ansökan om kulturbidrag under år Frösunda-Vallentuna Blåbandsförening 13. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Sverigefinska Kulturföreningen 14. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Sverigefinska Kulturföreningen 15. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Frösunda Hembygdsförening 16. Bidrag till kulturverksamhet Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Arbetsgrupp för dokumentation av Eva Rahmqvists kulturgärning 18. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Vallentuna Naturskydddsförening 19. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Vallentuna Naturskyddsförening 20. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Vallentuna Konstförening 21. Pernilla Järveroth kulturchef Anders Dahlgren Enhetschef kultur Ska expedieras till: Akten Respektive kulturförening

24 AU förslag kr KN beslut kr Sidan 1 av 8 VALLENTUNA KOMMUN Kulturförvaltningen Bidrag till kulturverksamhet 2012 ansökningar Förslag till KN Förening/ studieförbund Verksamhet 2012 Sökt bidrag 2011 kr Beviljat bidrag 2011 kr Sökt bidrag 2012 kr VUXENPROGRAM Frösunda-Vallentuna Blåbandsförening Frösunda Hembygdsförening 4 kulturaktiviteter 4 kulturaktiviteter Frösunda vårmarknad Frösunda vårmarknad Föreningen Brottby Gamla Idrottsvänner 2 föredrag om idrott, vt 2012 samt ht Klockarborgs vänner Nationaldagsfirande Nationaldagsfirande Kårsta/Ekskogens Bygdegårdsförening Filmvisning ca 8 st föreställningar

25 AU förslag kr KN beslut kr Sidan 2 av 8 VALLENTUNA KOMMUN Kulturförvaltningen Förening/ studieförbund Verksamhet 2012 Sökt bidrag 2011 kr Beviljat bidrag 2011 kr Sökt bidrag 2012 kr Orkesta hembygdsförening (se även barn- och ung.prog) Vuxenteater Dansuppvisning, midsommar Valborgsmässofirande (fyrverkerier, facklor, polistillstånd) Röda Korset Vallentunakretsen Höstmöte med föredrag och musik oktober/november Åbybergskyrkan/Bilda 21 st kulturarrangemang Stiftelsen Gustav Vasa 500 år Tre föredrag om Sveriges historia: Greve Erik Dahlberg, Konungen är död leve konungen, Vasadöttrarna Studieförbundet Vuxenskolan (se även barn- och ungdomsprogram) Gitarrfestivallentuna 2011 Gitarrfestivallentuna Sverigefinska Kulturföreningen/RSK Språkkafé Språkkafé i april Jubileumsår Utställning och program i november

26 AU förslag kr KN beslut kr Sidan 3 av 8 VALLENTUNA KOMMUN Kulturförvaltningen Förening/ studieförbund Verksamhet 2012 Sökt bidrag 2011 kr Beviljat bidrag 2011 kr Sökt bidrag 2012 kr Tuna Gille Vallentuna Dans 8 st tillfällen Motionsdans 20 st tillfällen Avslag Vallentuna biblioteks vänner Vallentuna Biodlareförening Författarbesök Honungens dag Från blomma till honungsburk Honungens dag Från blomma till honungsburk Vallentuna Dans- och Musikförening Musik i handlingstider Vallentunasalen jan-dec, Spelmanskvällar i Brottby, Ekskogen m.fl ställen. Julkonsert, Program under utst. om Klockarborg, Konsert med Täby spelmansgille våren och under hösten Musik i handlingstider Vallentunasalen Programinslag vid invigningen av Kulturhuset och släpp av Vishäfte 4 Spelmanskvällar i Brottby, Ekskogen Julkonsert Program under sommarmånaderna Konsert med Täby spelmansgille vår/höst BarnKul på biblioteket

27 AU förslag kr KN beslut kr Sidan 4 av 8 VALLENTUNA KOMMUN Kulturförvaltningen Förening/ studieförbund Verksamhet 2012 Sökt bidrag 2011 kr Beviljat bidrag 2011 kr Sökt bidrag 2012 kr Vallentuna Folkdansförening Dans på torget i samband med lördagshandling 2 st tillfällen Dans på äldreboenden vår/höst Midsommaruppvisning Från vikingar till Vikingarna (dansuppvisning) Vallentuna Hembygdsförening Föreläsningar i historiska ämnen Midsommarfirande, Bussutflykt till historisk sevärdhet Musikprogram vid årsmöte Midsommarfirande Bussutflykt till historisk sevärdhet

28 AU förslag kr KN beslut kr Sidan 5 av 8 VALLENTUNA KOMMUN Kulturförvaltningen Förening/ studieförbund Verksamhet 2012 Sökt bidrag 2011 kr Beviljat bidrag 2011 kr Sökt bidrag 2012 kr Vallentuna Konstförening Konstutställning, årsmötesarr. Medlemstidning, marknadsföring Föredrag om kinesisk konst Jin Jiang Årsmötesarr: sångkör Föredrag om ryska ikoner Föredrag om Albertus Pictor Föredrag om Helen Schjerfbecks konst Vallentuna Naturskyddsförening Föredrag med filmvisning Föredrag med filmvisning Slåtterdag Vallentuna RPG-grupp Verksamheten under 2011 Verksamheten under

29 AU förslag kr KN beslut kr Sidan 6 av 8 VALLENTUNA KOMMUN Kulturförvaltningen Förening/ studieförbund Verksamhet 2012 Sökt bidrag 2011 kr Beviljat bidrag 2011 kr Sökt bidrag 2012 kr Össeby hembygdsförening Konsert m familjen Dahlkvist och vänner Föredrag 3 st, Musikprogram i Kvarnstugan, Natur- och kulturexkursioner 2 st, Temadagar 4 st, Midsommarfirande vid Kvarnstugan Studieutflykt, Föredragskvällar 4 st, Hembygdsdag vid Kvarnstugan, underhållning Föredrag 10/ Konsert m familjen Dahlkvist och vänner Föredrag 3 st. vintern/våren Studiebesök till Birka Natur- och kulturexkursioner, vår/höst 2 st Temadagar, vår/sommar/höst, 4 st Midsommarfirande vid Kvarnstugan Studieutflykt, hösten Föredragskvällar, hösten 4 st Trädgårdsdagar vid Kvarnstugan, vår/höst Summa vuxenprogram 2011 Summa vuxenprogram BARN- OCH UNGDOMSPROGRAM

30 AU förslag kr KN beslut kr Sidan 7 av 8 VALLENTUNA KOMMUN Kulturförvaltningen Förening/ studieförbund Verksamhet 2012 Sökt bidrag 2011 kr Beviljat bidrag 2011 kr Sökt bidrag 2012 kr Orkesta hembygdsförening (se även vuxenprogram) Barnteater 2011 Barnteater vår och höst Studieförbundet Vuxenskolan (se även vuxenprogram Lovverksamhet (sport-, påsk- höstlov) Konst- och musikskola (vår- och hösttermin) Summa barn och ungdom 2011 Summa barn och ungdom ÖVRIGT KULTURSTÖD Arbetsgruppen för Dokumentation av Eva Rahmqvists arbete dokumentation av Eva Rahmqvists kulturgärning Arbetsgruppen för Filmatisering av Långhundraleden filmatisering av Långhundraleden Kören Cantaton Bidrag till noter Avslag

31 AU förslag kr KN beslut kr Sidan 8 av 8 VALLENTUNA KOMMUN Kulturförvaltningen Förening/ studieförbund Verksamhet 2012 Sökt bidrag 2011 kr Beviljat bidrag 2011 kr Sökt bidrag 2012 kr Vallentuna Folkrörelsearkiv Filmprojekt: Vallentuna Nytryck av VFA-folder Vallentuna Konstförening/Konst i Roslagen Arrangemanget Konst i Roslagen: Informationsfolder, marknadsföring, hemsidan Summa övrigt kulturstöd 2011 Summa övrigt kulturstöd 2012 TOTALT BELOPP Totalt belopp 2011 Total belopp Anslag Sökta bidrag Utbetalat (101118) Anslag Sökta bidrag Utbetalat (111214) Anslag Sökta bidrag Förslag KNAU

32

33 Ärende 5

34

35 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 15 (19) Kulturnämndens arbetsutskott Bokning av Kulturrummet hösten 2012 (KN ) Beslut Arbetsutskottet beslutar föreslå kulturnämnden att besluta att kulturförvaltningen inte tar emot externa bokningar till kulturrummet i Vallentuna Kulturhus och bibliotek under hösten Ärendet i korthet Under 2012 kommer Kulturförvaltningen flytta in i nya Vallentuna kulturhus och bibliotek. Den verksamhet som tidigare lagts i Vallentunasalen kommer under hösten 2012 att förflyttas till Kulturrummet i det nya kulturhuset och biblioteket. För att själva kunna styra programinnehållet under inledningsfasen av verksamheten i Kulturrummet, samt få tid att se över rutiner gällande bokningar och hyressättning, kommer vi inte ta emot externa bokningar, utan endast interna bokningar under hösten Externa bokningar tas emot från våren Handlingar 1. Bokning av Kulturrummet hösten 2012 Expedieras till Akten Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

36 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KULTURFÖRVALTNING DNR KN ANDERS DAHLGREN SID 1/1 ENHETSCHEF KULTUR KULTURNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Bokning av Kulturrummet hösten 2012 Förslag till beslut Kulturförvaltningen tar inte emot externa bokningar till kulturrummet i Vallentuna Kulturhus och bibliotek under hösten Ärendet i korthet Under 2012 kommer Kulturförvaltningen flytta in i nya Vallentuna kulturhus och bibliotek. Den verksamhet som tidigare lagts i Vallentunasalen kommer under hösten 2012 att förflyttas till Kulturrummet i det nya kulturhuset och biblioteket. För att själva kunna styra programinnehållet under inledningsfasen av verksamheten i Kulturrummet, samt få tid att se över rutiner gällande bokningar och hyressättning, kommer vi inte ta emot externa bokningar, utan endast interna bokningar under hösten Externa bokningar tas emot från våren Handlingar 1. Bokning av Kulturrummet hösten 2012 Pernilla Järveroth kulturchef Anders Dahlgren Enhetschef kultur Ska expedieras till: Akten KULTURFÖRVALTNINGEN TORGGATAN 11, 1 TR VALLENTUNA TFN FAX KULTUR@VALLENTUNA.SE

37 Ärende 6

38

39 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 16 (19) Kulturnämndens arbetsutskott Verksamhetsplan för kulturnämnden (KN ) Beslut Arbetsutskottet beslutar föreslå kulturnämnden att anta verksamhetsplanen för kulturnämnden med reviderad ram för Ärendet i korthet I enlighet med kommunens planeringsmodell ska, efter det att kommunplanen fastställts av kommunfullmäktige, varje nämnd anta en verksamhetsplan för perioden. Verksamhetsplanen för antogs av kulturnämnden i december 2011, KN 87, därefter har ramarna justerats. Kulturnämnden behandlar därför ramarna på nytt. Ärendets tidigare behandling KN KNAU Kulturnämndens arbetsutskott KNAU KN Handlingar 1. Verksamhetsplan kulturnämnden, reviderad ram VPKN rev ram Expedieras till Akten KS Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

40 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KULTURFÖRVALTNING DNR KN PERNILLA JÄRVEROTH SID 1/1 KULTURCHEF KULTURNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Verksamhetsplan kulturnämnden, reviderad ram Förslag till beslut Kulturnämnden antar verksamhetsplanen för kulturnämnden med reviderad ram för Ärendet i korthet I enlighet med kommunens planeringsmodell ska, efter det att kommunplanen fastställts av kommunfullmäktige, varje nämnd anta en verksamhetsplan för perioden. Verksamhetsplanen för antogs av kulturnämnden i december 2011, därefter har ramarna justerats. Kulturnämnden behandlar därför ramarna på nytt. Ärendets tidigare behandling Verksamhetsplanen antogs i KN 87, Handlingar 1. Verksamhetsplan kulturnämnden, reviderad ram VPKN rev ram Pernilla Järveroth kulturchef Ska expedieras till: Akten KS KULTURFÖRVALTNINGEN TORGGATAN VALLENTUNA TFN FAX KULTUR@VALLENTUNA.SE

41 REV RAM I KN DNR KN KULTURNÄMNDEN Verksamhetsplan

42 1. Driftsbudget Tabell 1 Driftsbudget per område, tkr Kulturnämndens driftsbudget Prognos 2011 Budget 2012 Plan 2013 Plan 2014 Kulturnämnden Studieförbund Administration och service Kulturverksamhet * Biblioteksverksamhet Kulturskola Ändring Kulturnämndens ram = 855 Kulturverksamhet; *) Vallentuna Teater *) Kulturmiljövård Investeringsbudget Tabell 2 Investeringsbudget per projekt, mnkr Projekt Prognos 2011 Budget 2012 Bibliotek inventarier 1,1 20,5 RFID chippning 0,4 Vallentuna teater 4,0 (Vallentuna Kulturhus och Bibliotek SBN) 60,0 33,0 Plan 2013 Plan 2014 Årligt anslag 0,2 0,2 0,2 0,2 Totalt 65,7 53,7 0,2 0,2

43 Ärende 7

44

45 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 17 (19) Kulturnämndens arbetsutskott Intern kontroll för kulturnämnden plan och uppföljning (KN ) Beslut Arbetsutskottet beslutar föreslå kulturnämnden att godkänna uppföljningen av genomförd intern kontroll 2011 samt föreslagna åtgärder och överlämnar den till kommunstyrelsen. Ärendet i korthet Uppföljningen avser rutinen för "Utbetalning av föreningsbidrag". Granskningen har utförts genom stickprovskontroll av att utbetalda bidrag stämmer med tidigare ansökan från föreningen och kulturnämndens beslut om bidrag samt att föreningens redovisning är granskad av handläggare och attesterad av behörig attestant enligt"attestreglemente". En uppföljning har också gjorts för att se om föreningarna har lämnat in verksamhetsberättelse för Stickprovskontrollen av utbetalade föreningsbidrag 2011 visar att rutiner för "Utbetalning av föreningsbidrag" och "Attestreglemente" har följts. När det gäller "Regler för bidrag" har fyra föreningar, som beviljats bidrag inte lämnat in verksamhetsberättelse för Förslag till åtgärd är att "Regler för bidrag" ses över. Syftet är att förtydliga kravet på att föreningar förutom Ansökan/redovisning av offentligt program även ska lämna in verksamhetsberättelse från föregående år för att beviljat bidrag ska utbetalas. En årlig uppföljning bör också göras av att verksamhetsberättelser har lämnats in till kulturförvaltningen. Handlingar 1. Intern kontroll för kulturnämnden-uppföljning Internkontroll för kulturnämnden plan 3. Intern kontroll för kulturnämnden rutinförteckning 4. Rutin för beslut och utbetalning av föreningsbidrag 5. Bidrag till föreningar och studieförbund Beslutsattestanter Bidrag som kan sökas från kulturnämnden 8. Regler för bidrag till offentliga arrangemang Expedieras till Enhetschef Kultur Kultursekreterare Akten Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

46 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KULTURFÖRVALTNING DNR KN SUSANNE LARSSON SID 1/2 EKONOM KULTURNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Intern kontroll för kulturnämndenuppföljning 2011 Förslag till beslut Kulturnämnden godkänner uppföljningen av genomförd intern kontroll 2011 samt föreslagna åtgärder och överlämnar den till kommunstyrelsen. Ärendet i korthet Uppföljningen avser rutinen för "Utbetalning av föreningsbidrag". Granskningen har utförts genom stickprovskontroll av att utbetalda bidrag stämmer med tidigare ansökan från föreningen och kulturnämndens beslut om bidrag samt att föreningens redovisning är granskad av handläggare och attesterad av behörig attestant enligt"attestreglemente". En uppföljning har också gjorts för att se om föreningarna har lämnat in verksamhetsberättelse för Stickprovskontrollen av utbetalade föreningsbidrag 2011 visar att rutiner för "Utbetalning av föreningsbidrag" och "Attestreglemente" har följts. När det gäller "Regler för bidrag" har fyra föreningar, som beviljats bidrag inte lämnat in verksamhetsberättelse för Förslag till åtgärd är att "Regler för bidrag" ses över. Syftet är att förtydliga kravet på att föreningar förutom Ansökan/redovisning av offentligt program även ska lämna in verksamhetsberättelse från föregående år för att beviljat bidrag ska utbetalas. En årlig uppföljning bör också göras av att verksamhetsberättelser har lämnats in till kulturförvaltningen. KULTURFÖRVALTNINGEN TORGGATAN VALLENTUNA TFN FAX KULTUR@VALLENTUNA.SE

47 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KULTURFÖRVALTNING DNR KN SID 2/2 Bakgrund Enligt reglementet för intern kontroll i Vallentuna kommun har varje nämnd skyldighet att löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom sitt verksamhetsområde. Den interna kontrollen syftar till att uppnå säkerhet i system och rutiner, främja effektivitet i organisation och förvaltning samt säkerställa rättvisande räkenskaper. Varje år ska en plan upprättas för uppföljning av olika delar av den interna kontrollen. Kulturnämnden antog den 22 februari 2011 KN 11 en kontrollplan för 2011.En total revidering av kulturförvaltningens internkontrollplan ska genomföras under Följande rutin ska särskilt kontrolleras 2011: 1. Utbetalning av föreningsbidrag Handlingar 1. Internkontroll för kulturnämnden plan 2. Intern kontroll för kulturnämnden - uppföljning Internkontroll för kulturnämnden, rutinförteckning Rutin för beslut om utbetalning av föreningsbidrag 5. Bidrag till föreningar och studieförbund Beslutsattestanter Bidrag som kan sökas från kulturnämnden 8. Regler för bidrag till offentliga arrangemang Pernilla Järveroth kulturchef Susanne Larsson ekonomihandläggare Ska expedieras till: Enhetschef Kultur Kultursekreterare Akten

48 Frekvens Omfattning Avvikelserapport till Ny plan 2011 Total revidering Arbetsutskott Löpande Förvaltningschef Löpande Löpande Arbetsutskott Löpande Total Förvaltningschef \\S1107\vallentuna$\KF\Administrationservice\Protokoll\2011\Tjänsteskrivelser\110222\IK plan 2011.xls 1(1) VALLENTUNA KOMMUN KULTURFÖRVALTNINGEN INTERN KONTROLL Plan för 2011 Rutin/system Tillämpligt dokument Ansvarig för åtgärd Bedömd risk Väsentlighet Kontrollmoment Kontrollansvarig Enhet/verksamhetsområde Total revidering av Kulturförvaltningens internkontrollplan under 2011 utarbetande av ny internkontrollplan Möjlig Kännbar Ny plan med Förvaltningsadministratör uppdaterade rutiner färdig 2011 Förvaltningschef Administration Ärendeberedning övergång till Platina utarbetande av rutin 2010 Mindre sannolik Kännbar Underlag Handläggande tjänsteman Nämndssekreteraren Expediering av beslut etc Förvaltningslag, kommunallag Mindre sannolik Kännbar Expediera beslut, verkställighet Registrator Förvaltningschef Ekonomi Utbetalning av föreningsbidrag Regler för bidrag, kulturnämndens beslut om bidrag. Rutiner för utbetalning. Attestreglemente Möjlig Kännbar Granskning av redovisning. Avstämning mot ansökan och KN:s beslut. Kontroll att verksamhetsberätt elser etc inlämnas efter verksamhetsåret Kultursekreterare Ekonomi-, personaladm.

49 Frekvens Omfattning Avvikelserapport till Ny plan 2011 Total revidering Arbetsutskott Löpande Stickprov och vid årsskiftet kontroll att hela rutinen följts 1 gång per termin Genomgång av postlista + stickprov övr rutiner Förvaltningschef Förvaltningschef Löpande Stickprov Förvaltningschef Löpande Förvaltningschef Löpande Löpande Arbetsutskott \\S1107\vallentuna$\KF\Administrationservice\Protokoll\2011\Tjänsteskrivelser\110222\Rutinförteckning 2011.xls 1(5) VALLENTUNA KOMMUN KULTURFÖRVALTNINGEN INTERN KONTROLL Rutinförteckning 2011 Rutin/system Tillämpligt dokument Ansvarig för åtgärd Bedömd risk Väsentlighet Kontrollmoment Kontrollansvarig Enhet/verksamhetsområde Total revidering av Kulturförvaltningens internkontrollplan under 2011 Administration Dokumenthantering; Arkivvård utarbetande av ny internkontrollplan Förvaltningschef Dokumenthanteringsplan fastställd av nämnden och lokal handbok. Arkivlag, arkivreglemente under omarbetning - se IK. Möjlig Allvarligt Dokumenthanteringsplan och lokal "handbok": 1) revideras 2) följs 1) Förvaltn.chef 2) Arkivredogörare Möjlig Kännbar Ny plan med Förvaltningsadministratör uppdaterade rutiner färdig 2011 Arkivhandlägga re Postmottagning/post/ fax/e-post Kommunens e- postpolicy med förvaltningsspecifikt tillägg; interna rutiner för postöppning; instruktion för postlista Mindre sannolik Kännbar Rutiner följs; policy efterlevs Respektive tjänsteman Samarbete med annan förvaltning Registrering, diarium Platina Förvaltningslag, intern rutin Mindre sannolik Allvarligt Rutiner följs Registrator Ekonomi-, personaladm. Ärendeberedning övergång till Platina utarbetande av rutin 2009 Mindre sannolik Kännbar Underlag Handläggande tjänsteman Förvaltnings-, nämndsekr. Expediering av beslut etc Förvaltningslag, kommunallag Mindre sannolik Kännbar Expediera beslut, verkställighet Registrator Förvaltningschef

50 Frekvens Omfattning Avvikelserapport till Stickprov Förvaltningschef Nyckelregister Intern rutin Mindre sannolik Lindrig Rutinen följs - Bibliotekstekniker Förvaltningschef nycklar återläm-nas etc. 2 ggr/år Förvaltningschef Löpande, 2 ggr/år Månadsvis. Stickprov PAkonsult (Konsult & Serivice) Förvaltningschef Arbetsutskott \\S1107\vallentuna$\KF\Administrationservice\Protokoll\2011\Tjänsteskrivelser\110222\Rutinförteckning 2011.xls 2(5) VALLENTUNA KOMMUN KULTURFÖRVALTNINGEN INTERN KONTROLL Rutinförteckning 2011 Rutin/system Tillämpligt dokument Ansvarig för åtgärd Bedömd risk Väsentlighet Kontrollmoment Kontrollansvarig IT IT-säkerhetspolicy, användarförsäkran, interna rutiner för förvaltningspec system Mindre sannolik Lindrig Att policy och regler följs Inventarieredovisning Intern rutin Mindre sannolik Lindrig Att uppdatering sker kontinuerligt Bibliotekstekniker IT-avdelningen Löpande, vid nyanställning, extra personal Bibliotekstekniker Ekonomi-, personaladm. 1 gång per år Komplett Förvaltningschef Avtalshantering Avtalsrutin antagen av KS Mindre sannolik Lindrig Registrering i Platina Underlag fr resp handläggare; Reg av nämndsekr Enhet/verksamhetsområde Förvaltningschef Konstregister. Rutin för hantering av konst Databas med manual. Arbetsbeskrivning. Bilder: dia + papperskopia m neg. Delvis digitalt Mindre sannolik Lindrig Uppdateras kontinuerligt vid flytt av konst etc. Konstansvarig på förvaltning Konstansvarig Årlig avstämning Personal, löner och förmåner Arbetsrättsliga lagar, avtal, semesterlag etc. Analys-, löne- och bevakningslistor Möjlig Kännbar Registreras från korrekt underlag. Analys-, löne- och bevakningslistor Anställde och Löneadministratör KLK Personalkostnader: Anställningsavtal, ledighetsansökningar, ändringsuppgifter och tidrapporter för timanställda. Avvikelserapportering: sjukförsäkran, försäkran vid vård av barn och semestrar i Personalportalen Förvaltningschef

51 Frekvens Omfattning Avvikelserapport till Vid behov Komplett Förvaltningschef Arbetsutskott Årligen Komplett Arbetsutskott Löpande Stickprov Förvaltningschef \\S1107\vallentuna$\KF\Administrationservice\Protokoll\2011\Tjänsteskrivelser\110222\Rutinförteckning 2011.xls 3(5) VALLENTUNA KOMMUN KULTURFÖRVALTNINGEN INTERN KONTROLL Rutinförteckning 2011 Rutin/system Tillämpligt dokument Ansvarig för åtgärd Bedömd risk Väsentlighet Kontrollmoment Kontrollansvarig Enhet/verksamhetsområde Resor och bilavtal Gällande avtal och reglementen Möjlig Kännbar Korrekt tecknade bilavtal finns, reseavtal, reglemente och anvisningar följs, begäran om reseersättning enligt korrekt underlag Anställde och Löneadministratör KLK Telefon i tjänsten Kommunpolicy och regelverk Mindre sannolik Lindrig Ny policy för kommunen 2010 Anställde och Löneadministratör KLK Närmaste chef Vid behov Förvaltningschef Arbetsutskott Bisysslor AB 01, LOA Möjlig Kännbar Inhämtning om uppgift om bisyssla, beslut ang bisyssla, sammanställning en gång per år till KLK Ekonomi-, personaladm. Hantering av friskvårdsersättning Attestreglemente, policy. Utbetalas i första hand via lönerutinen Mindre sannolik Lindrig Att reglemente och policy efterlevs, lönelistan Förvaltningschef Förvaltningschef Anställd Löneadministratör KLK Ekonomi

52 Frekvens Omfattning Avvikelserapport till Månadsvis Hela rutinen Förvaltningschef Löpande 1 ggr/år Förvaltningschef Löpande Stickprov 4 ggr/år Förvaltningschef Löpande Stickprov Förvaltningschef Vid delårs-, årsbokslut Komplett Förvaltningschef \\S1107\vallentuna$\KF\Administrationservice\Protokoll\2011\Tjänsteskrivelser\110222\Rutinförteckning 2011.xls 4(5) VALLENTUNA KOMMUN KULTURFÖRVALTNINGEN INTERN KONTROLL Rutinförteckning 2011 Rutin/system Tillämpligt dokument Ansvarig för åtgärd Bedömd risk Väsentlighet Kontrollmoment Kontrollansvarig Enhet/verksamhetsområde Redovisning av dagskassa Rutiner för redovisning av intäkter: avstämning av kassaapparat och redovisning. Attestreglemente. Rutiner för utbetalningar, kontantkvitton Mindre sannolik (kontroller inbyggt i rutinerna) Kännbar Rutiner och reglemente efterlevs. Avstämning av balanskonton Ekonomi-, personaladm. Bibliotekstekniker Leverantörsfaktura Elektronisk fakturahantering i IM. Möjlig Kännbar Attestförteckning Ekonomi-, upprättas/fast-ställs personaladm. och överfört till IM (IM-administratör) för elektronisk fakturahantering Ekonomiavd. Systemansvari g Utanordning/attest Attestreglemente, gällande besluts- och behörighetsattestanter, inkomna fakturor, momsregler. Möjlig Kännbar Attestförteckning upprättas/fastställs, attestreglemente efterlevs, rätt kontering och betalning sker, momsredovisning sker korrekt Sakgranskning/att estant Ekonomiavd. Systemansvari g Fakturering vid uppdragsförsäljning Fakturering i XOR. Möjlig Kännbar Rutiner revideras Underlag från och följs. försäljning i biblioteket. Ekonomi-, personaladm. Kultursekreterare Avstämning av balanskonton Lag, kommunrutin Mindre sannolik Lindrig Avstämning tertialvis; Konto 2822 och 2836 månadsvis Ekonomi-, personaladm. Förvaltningschef

53 Frekvens Omfattning Avvikelserapport till Löpande Total Förvaltningschef En gång/år Stickprov; 3 studieförbund Förvaltningschef löpande Hela rutinen Förvaltningschef 4 tillfällen/år Stickprov Förvaltningschef \\S1107\vallentuna$\KF\Administrationservice\Protokoll\2011\Tjänsteskrivelser\110222\Rutinförteckning 2011.xls 5(5) VALLENTUNA KOMMUN KULTURFÖRVALTNINGEN INTERN KONTROLL Rutinförteckning 2011 Rutin/system Tillämpligt dokument Ansvarig för åtgärd Bedömd risk Väsentlighet Kontrollmoment Kontrollansvarig Utbetalning av föreningsbidrag Regler för bidrag, kulturnämndens beslut om bidrag. Rutiner för utbetalning. Attestreglemente Möjlig Kännbar Granskning av redovisning. Avstämning mot ansökan och KN:s beslut. Kontroll att verksamhetsberätt elser etc inlämnas efter verksamhetsåret Kultursekreterare Ekonomi-, personaladm. Övrigt Studieförbund Regler för kommunalt bidrag till studieförbund. Möjlig Allvarligt- för mkt bidrag utbetalas Regler följs. Förslag till revidering av regler. Enhet/verksamhetsområde Förvaltningssekreterare Kultursekreterare Betalkort First Card - rutin Möjlig Allvarligt Rutin följs kortansvarig ekonomiadm. genom IM Krav Kommunens kravrutin. Mindre sannolik Lindrig Kravrutiner följs Handläggande Biblioteks- Kravrutin för bibliotekstekniker biblioteksverksamhet assistent

54 Kultur och Bibliotek Rutin för beslut om och utbetalning av föreningsbidrag Ansökan om bidrag skall vara skriven på fastställd blankett och skall innehålla en realistisk ekonomisk och tidsmässig planering. Samma blankett skall användas för redovisning av bidraget. När bidragsansökningar för kommande år inkommer till kulturförvaltningen ankomststämplas de av postöppnare och förs in på postlista av registrator. Ansökningarna skall ha inkommit före den 15 november för att behandlas på kulturnämndens decembersammanträde. Det är också möjligt att ansöka om bidrag under resten av året, då behandlas ansökan på nästkommande kulturnämndsmöte. Bidragsansökningar och beslut förs upp på lista som uppdateras kontinuerligt av förvaltningsassistententen. Kultursekreteraren bereder ansökningarna inför kulturnämndens sammanträden. Kulturnämnden fattar beslut om en bidragsansökan skall beviljas eller avslås. Kulturförvaltningen och bidragssökaren informeras om kulturnämndens beslut. Ett brev och en lista över beviljade /avslagna bidragsansökningar sammanställs av förvaltningsassistenten. Utbetalning: Ifylld fastställd redovisningsblankett tillsammans med vederbörliga verifikationer och uppgifter om publikantal, bidrag från annan arrangör etc inkommer till kulturförvaltningen och ankomststämplas av postöppnare. Kultursekreteraren granskar redovisningen och vid anmärkning kontaktas bidragsmottagaren. Bidrag beviljas som regel ej för andra kostnader än vad som uppgivits i kalkylen. Kultursekreteraren granskningsattesterar samt beslutsattesterar redovisningen och ger till ekonomi/personaladministratör. Redovisningen behörighetsattesteras av ekonomi/personaladministratören som sedan registrerar den i X-or enligt rutinbeskrivningen för leverantörsfakturor, varefter utbetalning sker. C:\Documents and Settings\maria.liljeholm\Platina\platina2010\Rutin för beslut och utbetalning av föreningsbidrag(56296)_tmp.doc 1 (2)

55 Garantibidrag till offentliga kulturprogram Garantibidrag används till att täcka underskott i ett kulturarrangemangs budget. Garantibidraget utbetalas först efter arrangemanget, dock ej senare än 6 veckor efter. 2. Bidrag till övriga kulturstödjande åtgärder Föreningar kan också söka bidrag till speciella projekt (t ex dokumentation, arkivforskning, bokutgivning) eller för stöd till föreningens basverksamhet. Bidraget utbetalas efter redovisning av hela projektet. Vid behov kan bidraget utbetalas i förskott. 2 (2)

56 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KULTURFÖRVALTNINGEN DNR KN KN SID 1/2 CHARLOTTA BURLIN KULTURSEKRETERARE KULTURNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Bidrag till föreningar och studieförbund 2011 Kulturförvaltningen föreslår kulturnämnden Att bevilja garantibidrag att utbetalas mot redovisning av samtliga kostnader och intäkter av programmet enligt sammanställning: Förening/studieförbund Högsta garantibelopp kr Vuxenprogram Frösunda-Vallentuna Blåbandsförening Frösunda hembygdsförening Klockarborgs vänner Kårsta/Ekskogens Bygdegårdsförening Studieförbundet Bilda/Åbybergskyrkan Sverigefinska Kulturföreningen Tuna Gille Avslag Vallentuna biblioteks vänner Vallentuna Biodlarförening Vallentuna Dans- och Musikförening Vallentuna Folkdansförening Vallentuna Hembygdsförening Vallentuna Konstförening Vallentuna RPG-grupp Össeby hembygdsförening Övrigt kulturstöd Konst i Roslagen Kören Cantaton Avslag KULTURFÖRVALTNINGEN TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KULTUR@VALLENTUNA.SE

57 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KULTURFÖRVALTNINGEN DNR KN KN SID 2/2 Ärendet i korthet Anslaget för bidrag till föreningar och studieförbund för offentlig programverksamhet och kulturprojekt är för år kr. Sammanställning över bidragsansökningar och kulturförvaltningens förslag till beslut redovisas i bilaga. I sammanställningen redovisas också beviljat och hittills utbetalt bidrag till respektive förening Föreningar och studieförbund har för verksamhet 2011 ansökt om totalt kr i bidrag. Handlingar 1. Sammanställning Bidrag till kulturverksamhet 2011 ansökningar Pernilla Järveroth Kulturchef Charlotta Burlin Kultursekreterare Expedieras till: Akt

58 Kulturnämnd Förvaltningschef Enhetschef Bibliotek Stöd till studieförbund Förvaltningschef Enhetschef Kultur Administration och service Förvaltningschef Enhetschef Bibliotek 501 Projekt 5005, 5006 Investeringsbudget Förvaltningschef Enhetschef Bibliotek Biblioteksverksamhet Enhetschef Bibliotek Förvaltningschef Verksamhetsansvar Bibliotek, mediainköp Bibliotekarie med Enhetschef Bibliotek, Förvaltningschef mediaansvar Verksamhetsansvar Bibliotekssystem, IT Biblioteksintendent Enhetschef Bibliotek, Förvaltningschef Kulturverksamhet Enhetschef Kultur Förvaltningschef Kulturmiljövård Enhetschef Kultur Kommunantikvarie, Förvaltningschef Vallentuna teater Enhetschef Kultur Förvaltningschef Verksamhetsansvar Allmänkultur Kultursekreterare Enhetschef kultur, Förvaltningschef Musikskola avgiftsbelagd Kulturskolechef Förvaltningschef Kulturskola gemensam Kulturskolechef Förvaltningschef Kulturskola avgiftsbelagd Kulturskolechef Förvaltningschef VALLENTUNA KOMMUN Kulturnämnden Beslutsattestanter 2011 Ansvar Verksamhet Aktivitet Benämning Attestant Ersättare Kod Nr Befattning Behörighetsattestanter 2011 Samtlig verksamhet Förvaltningsadministratör Biblioteksintendent