Internkontrollplaner rapportering av genomförd internkontroll enligt kultur- och fritidsnämndens plan

Transkript

1 1 (2) TJÄNSTESKRIVELSE Kultur- och fritidskontoret Kultur- och fritidsnämnden Internkontrollplaner rapportering av genomförd internkontroll enligt kultur- och fritidsnämndens plan Dnr 15/32 Sammanfattning av ärendet Kultur- och fritidsnämnden har fastställt en plan internkontroll Från och med 2013 gör nämnden kontroller endast inom områdena dokument- och ärendehantering, arkivering av räkenskapsinformation, samt utbetalning av föreningsbidrag. Resultat av gjord kontroll framgår av bifogad sammanställning av blankettredovisning, 3 bilagor samt redovisning av granskade föreningsutbetalningar. Inga avvikelser har identifierats efter granskning enligt internkontrollplan. Kommunstyrelsekontorets granskning som omfattar hela kommunen har inte funnit något att anmärka på avseende arkivering av räkenskapsinformation som avser kultur- och fritidsnämndens verksamhet. Granskning av utbetalning av föreningsbidrag visar att alla i det slumpmässiga urvalet är gjorda med särskilt beslut eller fastställd regel som grund. Betalningarna har gjorts till adress eller konto, som tillhör angiven mottagare av bidraget. Beslutsunderlag Kultur- och fritidskontorets tjänsteskrivelse daterad Sammanställning - genomförd granskning av internkontroll 2015, med 3 bilagor. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Ärendets hantering innebär inga direkta ekonomiska konsekvenser eller behov av finansiering. Södertälje kommun Stadskansliet Södertälje Organisationsnr: Besöksadress: Campusgatan 26 Växel:

2 Tjänsteskrivelse l Södertälje kommun l Kultur- och fritidskontoret 2 (2) Kultur- och fritidskontorets förslag till kultur- och fritidsnämnden: Rapportering av genomförd internkontroll enligt kultur- och fritidsnämndens plan 2015 överlämnas till kommunstyrelsen. Staffan J Kultur- och fritidschef Mikael Wiehager Verksamhetscontroller Handläggare: Axel Christensson Nämndsekreterare S tadskansliet Telefon (direkt): E-post: axel.christensson@sodettalje.se Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Akten

3 Kultur- och fritidskontoret Sammanställning - genomförd granskning av internkontroll 2015 Innehåll Bilaga 1 Intern kontrollplan för dokument- och ärendehantering 2015 Bilaga 2 Intern kontrollplan för arkivering av räkenskapsmaterial 2015 Bilaga 3 Intern kontrollplan för utbetalning av föreningsbidrag 2015

4 Bilaga 1 Intern kontrollplan för dokument- och ärendehantering 2015 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Kontrollmetod (inkl frekvens) Rapport till När sker rapportering RESULTAT Posthantering Att inkommen och utskickad post blir öppnad, registrerad och i övrigt adekvat behandlad Nämndsekreterare/ registrator Stickprov bland inkomna och utskickade brev och e-post Chefen för kontoret September Totalt 10 inkommande och 10 utgående e-postmeddelande, fördelade över 2 slumpvis utvalda befattningshavare, har granskats. Inga avvikelser har uppdagats 1

5 Riskbedömning för dokument och ärendehantering Sannolika fel som kan uppstå Låg 1 Post som ska registreras blir inte registrerad Medel Hög Konse kvens X K+ Konsekvenserna/effekterna indelas i nivåerna: Allvarliga Kännbara +, dvs mer än kännbar men mindre än allvarlig Kännbara Kännbara -, dvs mindre än kännbar men mer än lindrig Lindriga 2

6 Intern kontrollplan för arkivering av räkenskapsinformation 2015 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Kontrollmetod (inkl frekvens) Rapport till När sker rapportering RESULTAT Arkivering av räkenskapsinformation Att dokumenthanteringsplaner finns för området ekonomiadministration Redovisning & Ekonomisupport för centrala arkiv. Särskilt utsedd på resp kontor där räkenskapsinformation finns. Årlig kontroll av att dokumenthanteringsplanen motsvarar behoven. Chefen för kontoret September Både Redovisning och Ekonomisupport och Kulturoch fritidsnämnden har godkända dokumenthanteringsplaner. Arkivering av räkenskapsinformation Att arkivering sker enligt dokumenthanteringsplanen Enligt ovan samt stadsarkivet Att arkivering sker enligt planen, d.v.s. att man på sina egna kontor endast har räkenskapsmaterial som de ska ha enligt planen Chefen för kontoret September Redovisning och Ekonomisupport har genomfört granskning på centralt arkiv. Kultur- och fritidsnämnden har genomfört granskning av att man följer dokumenthanteringsplanen. Bilaga 2 1

7 Riskbedömning arkivering av räkenskapsinformation Arkivering av räkenskapsinformation regleras i arkivlagen, i lagen om kommunal redovisning och i arkivreglementet för Södertälje kommun. Sannolika fel som kan uppstå Låg Medel Hög 1 Räkenskapsinformation förkommer A 2 Räkenskapsinformation bevaras inte i sin ursprungliga form 3 Räkenskapsinformation förvaras så att återsökning försvåras 4 Räkenskapsinformation förvaras i olämpliga lokaler* 5 Gallringsregler finns inte eller uppdateras inte 6 Räkenskaper levereras inte enligt dokumenthanteringsplan *skyddsrum i stadsarkivets lokaler på Campus Telge. Konse kvens K+ K+ K K L 2

8 Kultur- och fritidskontorets förslag till Intern kontrollplan för utbetalning av föreningsbidrag 2015 Bilaga 3 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Kontrollmetod (inkl frekvens) Rapport Till När sker rapportering RESULTAT Utbetalning av föreningsbidrag Att utbetalning sker till rätt adressat/konto. Kommunstyrelsens kontor redovisning. 30 stickprov av utbetalda bidrag Kontorschef/ nämnd Senast i oktober Inga avvikelser noterade. Granskningsunderlag som bilaga. Utbetalning av föreningsbidrag Att utbetalning har grund i särskilt beslut eller regel. Kommunstyrelsens kontor redovisning 30 stickprov av utbetalda bidrag Kontorschef/ nämnd Senast i oktober Inga avvikelser noterade. Granskningsunderlag som bilaga. 1

9 Riskbedömning för utbetalning av föreningsbidrag Sannolika fel som kan uppstå Låg 1 Utbetalning sker inte till rätt X adressat/konto 2 Utbetalning saknar grund i form av X beslut eller regel Medel Hög Konsekv ens K K Konsekvenserna/effekterna indelas i nivåerna: Allvarliga Kännbara +, dvs mer än kännbar men mindre än allvarlig Kännbara Kännbara -, dvs mindre än kännbar men mer än lindrig Lindriga 2

10 Förening Belopp Plusgiro Utbetalt Anteckning S:Jacobs Scoutförening Del 1 av 2 bidrag enligt avtal Svenska Hundklubben Del 1 av 2 bidrag enligt avtal Södertälje Filmstudio Del 1 av 2 bidrag enligt avtal Södertälje Operan Del 1 av 2 bidrag enligt avtal Södertälje Sya Förening Del 1 av 2 bidrag enligt avtal Syrianska Fotbollclubb Aktivitetsbidrag ht-14 Telge United Fotbollsförening Aktivitetsbidrag ht-14 Hölö-Mörkö Idrottsförening Aktivitetsbidrag ht-14 Järna Gymnastikförening Aktivitetsbidrag ht-14 Södertälje Teateramatörer Arrangemansbidrag Södertälje Musical Studio Arrangemangsbidrag ABF Del 2 av 2 bidrag enligt avtal Nuboko Aikidoklubb Aktivitetsbidrag vt-15 PRO Östra Del 2 av 2 bidrag enligt avtal Vårdinge Hembygdsförening Del 2 av 2 bidrag enligt avtal Södertörns Blåbandsförening Del 2 av 2 bidrag enligt avtal Södertälje Rugbyklubb Aktivitetsbidrag vt-15 Fotbollsgemenskapen Aktivitetsbidrag vt-15 Södertälje Sportklubb Aktivitetsbidrag vt-15 Förening Belopp Bankonto/Bankgiro Utbetalt Anteckning Järna Konstnärsförening Del 1 av 2 bidrag enligt avtal Föreningen Sörmlandsleden Del 1 av 2 bidrag enligt avtal Stiftelsen Saltskog Gård Stimulansbidrag Södertälje Basketbollklubb Aktivitetsbidrag ht-14 Bervikspensionärernas Kamratförening Del 2 av 2 bidrag enligt avtal Bethnahrin Kulturcentrum Del 2 av 2 bidrag enligt avtal S:Afrem Suryoyo Scoutkår Del 2 av 2 bidrag enligt avtal Jazire Familjeförening Del 2 av 2 bidrag enligt avtal Kallfors Golfklubb Aktivitetsbidrag vt-15 Somaliska Förening i Södertälje Del 2 av 2 bidrag enligt avtal Telge United IF Aktivitetsbidrag vt-15