Regler för avyttring av inventarier och utrustning Dm KS 08/320

Transkript

1 SÖDERTÄllE UKommunstyrelsens kontor Tjänsteskrivelse Maud Eriksson Redovisningschef G Dnr Kommunstyrelsen Regler för avyttring av inventarier och utrustning Dm KS 08/320 Sammanfattning av ärendet Södertälje kommun saknar i dag regler för avyttring av inventarier och utrust ning. De förslagna reglerna är avsedda att utgöra ramverket för sådana avytt ringar och fastslår vem som har rätt att fatta beslut om avyttringen samt former för hur avyttring ska ske. Reglerna antas av kommunfullmäktige och Kommun styrelsen utfärdar tillämpningsanvisningar. Nämnderna ges rätt att fatta beslut om avyttring vid betydande belopp >2,5 gånger prisbasbeloppet. Vid belopp därunder betraktas besluten som verkställighetsåtgärd. Extern försäljning ska ske med affärsmässighet och vid betydande belopp ska anbudsförfarande tillämpas. Kommunstyrelsen fattar beslut när inventarier/utrusning ska skänkas bort. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens kontors tjänsteskrivelse Förslag till Regler och ar, bilaga 1-2. Ärendet Södertälje kommun har idag inga regler för vem som får fatta beslut om avytt ring av inventarier och utrustning (lös egendom) och hur detta ska gå till. När det gäller försäljning av fast egendom finns regler i Tekniska nämndens reglemente. Enligt 2 i detta reglemente har Tekniska nämnden kommunfullmäktiges upp drag att besluta om fastighetsförsäljningar upp till 50 basbelopp och kommun styrelsen vid belopp därutöver. Kommunstyrelsens kontor har nu tagit fram regler för hur försäljning av lös egendom ska gå till. Behov av att avyttra inventarier och utrustning kan uppstå av flera skäl: o Verksamheten avvecklas o Utrustningen behövs inte längre / stämmer inte med verksamhetens behov o Utrustningen har blivit omodern / ersatts av ny teknik o Utrustningen har funktionsbrister och byts ut Postadress Telefon Telefax Postgiro Bankgiro Org.nummer Södertälje E-postadress: sodertalje.kommun@sodertalje.se

2 2 Det förekommer också att personal önskar att få köpa utrustning (datorer, mobiltelefoner, konst etc.) t.ex. i samband med att vederbörande slutar sin tjänst. Detta utgör dock inget skäl i sig för kommunen att avhända sig utrustning. Eftersom förutsättningarna för en avyttring av utrustning kan variera oerhört mycket från fall till fall är det svårt att skriva ett heltäckande regelverk som är tillämpligt i varje tänkbar situation. En avyttring kan avse alltifrån en enstaka möbel som "blivit över" till hela eller delar aven enhets utrustning. Det är också stor skillnad på att sälja t.ex. en traktor eller annan maskinell utrustning jämfört med att sälja en dator eller ett skrivbord. Ett antal vägledande principer föreslås bli fastställda av kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen föreslås utfärda tillämpningsanvisningar. Respektive nämnd ges rätten att fatta beslut om beloppsmässigt större avyttringar inom sitt verksamhetsområde. Nämnden kan delegera besluten till kontorschef. Försäljning av inventarier/utrustning som är av mindre omfattning anses vara en verkställighetsåtgärd där beslut fattas av respektive verksamhetschef (resultatenhetschef). Beloppsgränsen förslås sättas till 2,5 prisbasbelopp (= kr 2008). Avyttring ska i först hand ske till enheter inom den kommunala förvaltningen. Extern försäljning ska ske affärsmässigt och vid större omfattning efter anbudsförfarande. Nämnd/styrelse har ansvar för att se till att det finns en god intern kontroll som gör det möjligt att följa upp vad som avyttrats och på vilket sätt. Sådana uppföljningsrutiner kan lämpligen läggas in i internkontrollplanen. Avsteg från dessa regler, t.ex. önskemål om att skänka utrustning till andra länder, beslutas av Kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen ska kunna delegera beslutsrätten. För överföring av egendom till andra länder finns särskild lagstiftning (2001:151 Lag om kommunal tjänsteexport och kommunalt internationellt bistånd) som måste följas. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Införandet av dessa regler får i sig inga ekonomiska konsekvenser. Behovet av att annonsera och att lägga ut information på kommunens hemsida är kostnader som måste bäras av verksamheten vid respektive försäljning där sådana åtgärder krävs. Kommunledningskontorets förslag Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige 1. Regler för avyttring av inventarier och utrustning godkännes Kommunstyrelsens beslut för egen del 1. ar till regler för avyttring av inventarier och utrust ning godkännes

3 3 2. Nämnderna rekommenderas att till kontorschefen delegera sådan beslutanderätt som omfattas av kommunens "Regler för avyttring av inventarier och utrustning", såvida inte besluten är att se som verkställighetsåtgärd. ulilti:a~jl~~' Kommundirektör nstina Rapp Lundahl Ekonomidirektör Beslutet expedieras till: Samtliga nämnder Kommunrevisionen Kommunstyrelsens kontor, Redovisning & Ekonomisupport Akten

4 4 Regler för avyttring av inventarier och utrustning. Bilaga 1 1. Definitioner Med avyttring avses att sälja, skänka eller skrota. Med inventarier avses möbler, datorer, maskiner, bilar, konst etc. Med utrustning avses inventarier av mindre värde, Lex. mobiltelefoner, digitalkameror, husgeråd, handverktyg osv. 2. Ansvar och beslut om avyttring Försäljning av inventarier och utrustning som är av betydande värde (> 2,5 prisbasbelopp) ska godkännas av nämnd/styrelse, oavsett om försäljningen är extern eller intern. Nämnd/styrelse kan delegera rätten att besluta om försäljning av inventarier och utrustning. Beslut om att skänka bort inventarier/utrustning som betingar ett betydande marknadsmässigt värde (> 2,5 prisbasbelopp) fattas av kommunstyrelsen Avyttring av inventarier/utrustning av mindre värde «2,5 prisbasbelopp) är en verkställighetsåtgärd som respektive verksamhetsansvarig chef fattar beslut om. 3. Tillvägagångssätt vid försäljning Avyttring av inventarier/utrustning ska i första hand ske till enheter inom den kommunala förvaltningen. Extern försäljning av inventarier och utrustning får endast ske om det inte finns något behov av inventarierna/utrustningen inom kommunen Extern försäljning ska ske med affärsmässighet och vid större omfattning ska anbudsförsäljning eftersträvas. Försäljning av mindre omfattning får ske via annonsering på kommunens hemsida eller i lokalpressen. Kontantförsäljning ska i möjligaste mån undvikas.

5 5 Bilaga 2 Regler och ar för avyttring av inventarier och utrustning. 1. Definitioner Med avyttring avses att sälja, skänka eller skrota. Med inventarier avses möbler, datorer, maskiner, bilar, konst etc. Med utrustning avses inventarier av mindre värde, t.ex. mobiltelefoner, digitalkameror, husgeråd, handverktyg osv. 2. Ansvar och beslut om avyttring Försäljning av inventarier och utrustning som är av betydande värde (> 2,5 prisbasbelopp) ska godkännas av nämnd/styrelse, oavsett om försäljningen är extern eller intern. Nämnd/styrelse kan delegera rätten att besluta omförsäljning av inventarier och utrustning. Beslut om att skänka bort inventarier/utrustning som betingar ett betydande marknadsmässigt värde (>2,5 prisbasbelopp) fattas av kommunstyrelsen Avyttring av inventarier/utrustning av mindre värde «2,5 prisbasbelopp) är en verkställighetsåtgärd som respektive verksamhetsansvarig cheffattar beslut om. Nämnd/styrelse beslutar om försäljning av inventarier och utrustning. Om nämnden/styrelsen delegerar beslutsrätten ska detta framgå av nämndens delegationsordning. Om nämnden/styrelsen har beslutat att delegera beslutsrätten ska avyttringen godkännas och dokumenteras av ansvarig tjänsteman genom delegationsprotokoll. Även beslut om avyttring som är en verkställighetsåtgärd ska dokumenteras. Dokumentation av beslutet ska ske på särskild blankett (utformas av Redovisning & Ekonomisupport) som undertecknas av ansvarig tjänsteman. Blanketten ska tillställas Redovisning & Ekonomisupport och arki veras som räkenskapsmateriai tillsammans med material för räkenskapsårets inventeringar av inventarier (inventarieförteckning).

6 6 3. Tillvägagångssätt vid försäljning Avyttring av inventarier/utrustning ska i första hand ske till enheter inom den kommunala förvaltningen. Extern försäljning av inventarier och utrustning får endast ske om det inte finns något behov av inventarierna/utrustningen inom kommunen Extern försäljning ska ske med affärsmässighet och vid större omfattning ska anbudsförsäljning eftersträvas. Försäljning av mindre omfattning får ske via annonsering på kommunens hemsida eller i lokalpressen. Kontantförsäljning ska i möjligaste mån undvikas. Extern försäljning av inventarier och utrustning får endast ske om det inte finns något behov av utrustningen inom kommunen. Detta ska alltså undersökas innan en extern försäljning föreslås. Vid en extern försäljning ska en marknadsmässig bedömning göras av värdet av inventarierna/utrustningen. En sådan bedömning görs av kommunens upphandlingsenhet. Om den egendom som ska säljas bedöms till ett värde som understiger 2,5 gånger prisbasbeloppet (2008 = kr) får försäljning ske genom att annonsering sker på särskild plats på kommunens hemsida. Försäljning sker till den som kommer först och är villig att betala fastställt pris. Vid extern försäljning som är av betydande omfattning (> 2,5 prisbasbelopp) ska försäljning ske genom anbudsförfarande och annonsering ske i lokalpress och på kommunens hemsida. Om volymerna blir tillräckligt omfattande ska en prövning ske om det finns utrymme för att anlita en professionell partner för försäljningen. Försäljning av inventarier och utrustning ska alltid eftersträvas när inventarier och utrustning ska avyttras. Egendomen får dock skrotas om: a. Det inte finns något marknadspris eller efterfrågan på inventarierna/utrustningen. b. Inventarierna/utrustningen är i så dåligt skick att det kostar mer att ställa den i ordning än vad en försäljning skulle kunna antas inbringa. c. Det finns andra särskilda restriktioner som innebär att inventarierna/utrustningen inte fritt får vidareförsäljas. Vid extern försäljning ska betalning i första hand ske mot utställd faktura och leverans ske först efter mottagen betalning. Moms ska i förekommande fallläg

7 7 gas på priset och redovisas.! Kontant betalning ska undvikas men får tas emot efter att överenskommelse gjorts med enheten Redovisning & Ekonomisupport. Kvitto på köpet ska alltid lämnas till köparen. Kvittokopia ska sparas som räkenskapsmaterial. Försäljning "över disk" Nämnd/styrelse (eller delegat) kan bevilja enhet rätt att sälja inventajier och utrustning "över disk" mot kontant betalning, men måste då säkerställa att följande minimikrav uppfylls och att gällande lagregler för kontantförsäljning följs: a Kvitto ska alltid utfärdas a Daglig avstämning och redovisning ska ske enligt uppgjorda rutiner med enheten Redovisning & Ekonomisupport a Rutin för inleverans av kontanta medel ska finnas (bankning) a Rutin för att säkerställa inkommande och utgående material ska finnas. a Särskild rutin för intern kontroll ska finnas och vara fastställd för respektive försäljningsställe. A vyttring av datorer All avyttring av datorer ska ske genom kommunens IT-enhet, utom lärar- och elev-pe. Innan avyttring av datorer får ske ska program rensas och känslig information raderas på ett professionellt sätt. Regler för bokföring i samband med avyttring av inventarier I samband med en extern avyttling ska bokföringen kontrolleras och ev. kvarvarande bokfört värde bokas bort. Därefter ska anläggningen utrangeras från anläggningsregistret. Vid interna överlåtelser ska ev. kvarvarande värde bokas om till den mottagande enheten. 1 Om inventarierna har köpts mellan ska moms debiteras. Annars ska moms inte läggas på priset. Om inventarierna har köpts till skattepliktig verksamhet ska moms alltid läggas på priset.

8