Internkontrollplaner rapportering av genomförd internkontroll enligt kultur- och fritidsnämndens plan

Transkript

1 1 (2) Tjänsteskrivelse Dnr KFN 10/42 Kontor Kultur- och fritidskontoret Handläggare Olle Lindström Kultur- och fritidsnämnden Internkontrollplaner rapportering av genomförd internkontroll enligt kultur- och fritidsnämndens plan Dnr 10/42 Sammanfattning av ärendet Kommunförvaltningen har genomfört granskning enligt beslutad plan för intern kontroll av; redovisningsrutiner, upphandlingsrutiner, inom personalområdet, dokument- och ärendehantering, arkivering av räkenskapsinformation, utbetalning av föreningsbidrag samt uppföljning av nämndens mål. Den genomförda granskningen bygger mest på underlag som har tagits fram slumpmässigt och har till stora delar genomförts av kommunstyrelsens kontor. Granskning av delar av det som berör utbetalning av föreningsbidrag har gjorts av kultur- och fritidskontoret. Resultatet av granskningen visar på fortsatt avvikelse på vissa områden. Kontoret uppmanar till skärpt noggrannhet för att undvika felaktigheter pga slarv. I vissa fall krävs även utbildning och uppdatering av rutiner. Nämnden föreslås överlämna resultatet av genomförd internkontroll 2010 över nämnda områden till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Kultur- och fritidskontorets tjänsteskrivelse den 14 september 2010, med bilagor. Sammanställning - genomförd granskning av internkontroll Ärendet Resultat av gjord kontroll framgår av bifogad sammanställning av blankettredovisning som i nedanstående ges en kort beskrivning Granskningen av redovisningsrutiner visar på god ordning. Redovisning av deltagare och syfte finns inte alltid på fakturor som avser representation och kurser. Moms är felaktigt redovisad i tre fall vid inhyrning av personbil. Automatiska kontroller införs successivt. Intern utbildning, och skärpt noggrannhet är till detta medel för att kunna uppnå en felfri hantering. XXXX (skriv besöksadress här) Tfn Bankgiro Södertälje sodertalje.kommun@sodertalje.se Org-nr Postgiro

2 2 (2) Sammantaget hanterar kontoret upphandlingsrutiner mindre bra. Fortsatta brister förekommer avseende inköp av kontorsmateriel. En konsult har upphandlats direkt över beslutad kostnadsnivå. Konsulten har ansetts ha unik kompetens. Fortsatt utbildning och information av certifierade beställare och utveckling av beställningssystemet är nödvändiga. Ramavtalen behöver göras lättare åtkomliga för beställare. Rutiner inom personalområdet visar att rapportering av timanställda fungerar mindre bra. Övrig granskning av personalrutiner visar på bra resultat som är bättre jämfört med Granskning av dokument- och ärendehantering är genomförd med 1 anmärkning i urvalet. Anmärkningen är av mindre allvarlig art. En uppdatering av dokumenthanteringsplanen är nödvändig. Undersökt hantering av räkenskapsinformation visar inga brister. Utbetalningar av föreningsbidrag har i varje granskat fall (20) gjorts till rätt adress/konto. Alla beslut om utbetalning fanns dokumenterade protokoll. Beslut om och uppföljning av nämndens mål och verksamhet har genomförts som planerat. Kontoret ser det som ett ständigt uppdrag att upprätthålla fastställda regler och rutiner inom undersökta områden. Kända brister kommer att rättas till och rutiner förbättras inom områden med behov. Fel som kontrollen har visat uppstår ofta av slarv och okunskap. Rutiner finns och är kända, men kan göras mer tillgängliga. Digitala blankettmallar som inte kan sparas om det finns uppgifter som inte är rätt ifyllda, har börjat användas. Andra åtgärder är påbörjade som automatiska påminnelser, utbildning och information. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Ärendets hantering innebär inga direkta ekonomiska konsekvenser eller behov av finansiering. Kultur- och fritidskontorets förslag till kultur- och fritidsnämnden: 1. Rapportering av genomförd internkontroll enligt kultur- och fritidsnämndens plan 2010 överlämnas till kommunstyrelsen. Staffan Jonsson kultur- och fritidschef Beslutet expedieras till: Akten/Kommunstyrelsen Olle Lindström verksamhetscontroller

3 Bilaga 1 Intern kontrollplan för Gemensamma redovisningsrutiner 2010 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Attestrutiner 1. Att syfte och deltagarlistor bifogas på Redovisning och fakturor som avser representation och ekonomisupport externa kurser samt att beslutsattest inte sker av egna utlägg och/eller kostnader som berör en personligen. Kontrollmetod (inkl frekvens) 1.Kontroll av fakturor på resurs 161 och 424 för ett år. 2. (50) stickprov bland utanordningar och levfakturor med särsk resurskoder. (Resurs 162,161, 4223,423,424) 1 ggr/år Rapport till Chefen för kontoret När sker rapportering augusti/september RESULTAT Av 120 kontrollerade var 62 fel (49 % rätt). Anläggningsredovisning 2. Att aktivering sker av inventarier med en livslängd på tre år eller längre och som överstiger ett värde mer än ett basbelopp och att aktivering inte sker av inventarier med en livslängd kortare än tre år och understigande ett värde av ett basbelopp. Redovisning och ekonomisupport 1.Totalkontroll på verifikationer överstigande ett basbelopp. (Resurs 30-37) 1 ggr/ tertial Chefen för kontoret augusti/september Inga avvikelser är noterade (1000 % rätt). 2. Kontroll av aktiveringar på 18x-konton med ett värde understigande basbeloppet. Kontrollen sker på bokföringsmånad april. 1

4 Bilaga 1 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Kundfakturering 3. Att faktureringen till kund är rätt från Redovisning och början ekonomisupport Kontrollmetod (inkl frekvens) Relatera totalt antal makuleringar i förhållande till totalt antal fakturor på ett helår. Rapport till Chefen för kontoret När sker rapportering augusti/september RESULTAT 3798 fakturor är granskade 201 var fel (95 % rätt) Bokföring 4. Att alla transaktioner är rätt konterade Redovisning och ekonomisupport 1. Granska att resurs bara innehåller personalkostnader som hör hemma där. 2 månader kontrolleras Chefen för kontoret augusti/september 159 granskade transaktioner är granskade. 2 fel (98 % rätt) IoF 5. Att leverantörsfakturor handläggs snabbt och betalas i tid Redovisning och ekonomisupport Granska samtliga leverantörsfakturor för en månad med avseende på handläggningstid och förfallodatum. Chefen för kontoret augusti/september 314 fakturor är granskade 31 var fel (90 % rätt) IoF Interndebitering 6. Att sekretessuppgifter inte finns tillgängliga för obehöriga personer 7. Att interndebitering av telefonikostnader sker löpande och är korrekt från början Redovisning och ekonomisupport Redovisning och ekonomisupport Kontroll av fakturor för en månad Kontroll av 3 månader, förslagsvis sista kvartalet 2008 Chefen för kontoret Chefen för kontoret augusti/september augusti/september 366 fakturor är granskade Inga var aktuella för sekretess. (100 % rätt) 0 fel. Kontrollen avser i första hand IT-enhetens debiteringsrutiner. 100 % rätt. 2

5 Bilaga 1 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Ekonomiska 8. Att kommunens chefer får rättvisande Redovisning och rapporter rapporter ur ekonomisystemet och att de ekonomisupport anser dem vara användbara. Kontrollmetod (inkl frekvens) Enkätundersökning Rapport till Chefen för kontoret När sker rapportering augusti/september RESULTAT Alla som svarade var nöjda. 100 % rätt Periodisering Statsbidrag 9. Att periodisering av kostnader och intäkter sker korrekt så att räkenskaperna blir rättvisande. 10. Att för kommunen berättigad momsersättning söks och att rätt alternativ används vid beräkningen Redovisning och ekonomisupport Redovisning och ekonomisupport Hyror samt leverantörsfakturor över ett visst belopp för 2 månader kontrolleras. Granskning av verifikat för en månad Chefen för kontoret Chefen för kontoret augusti/september augusti/september 14 fakturor granskade inga fel noterades (100 % rätt) Granskningen har ej berört kultur- och fritidsnämnden Moms 11. Att halva momsbeloppet på korttidshyror av bilar deklareras som avdrag Redovisning och ekonomisupport Söka ut leverantörsfakturor för 2 månader. Chefen för kontoret augusti/september 3 fakturor är granskade alla var fel (0 % rätt) Lönekostnader 12. Att det finns dokumenterade och välkända rutiner för hur konteringsändringar ska göras i Heroma samt hur rättelser av felbokförda lönekostnader ska ske. Redovisning och ekonomisupport Chefen för kontoret augusti/september 1 felpost är granskad den hade inte rättats i tid. (0 rätt) Att rättelser av felbokförda löner sker senast vid nästa lönekörning. Kontroll av felbokföringar för 1 månad. Anm: I kolumnen kontrollmetod anges antal stickprov inom ( ). Detta avser det normala antal stickprov som bör genomföras. Varje nämnd gör en egen bedömning utifrån sina förutsättningar. Vissa nämnder med mindre omfattande verksamhet kanske inte uppnår detta antal även vid en totalkontroll och andra nämnder kanske vill öka antalet för att bättre stå i proportion till totala antalet. 3

6 Kommunstyrelsens kontor Bilaga 1b Granskning Internkontrollplan Kultur- och fritidskontoret - Gemensamma redovisningsrutiner 2010 Internkontrollplan Kultur- och fritidskontoret 2010 För en mer neutral kontroll gör Redovisning & Ekonomisupport 2010 en övergripande kontroll, vilket innebär att de tittar på respektive kontrollmål över alla kontoren. För närmare beskrivning hur urvalen gjorts och vilka tillvägagångssätt som används för de olika kontrollmålen se bilaga 1 1. Sammanställning av kontrollmålen: 1. Att syfte och deltagarlistor bifogas på fakturor som avser representation och externa kurser samt att beslutsattest inte sker av egna utlägg och/eller kostnader som berör en personligen. Metod: Kontroll är gjord av leverantörsfakturor och utbetalningar (120 stycken). Resurs 161 och 424 (utbildning och representation) kontroll av var femte faktura/utbetalning under perioden juli-december Resurs 162, 4223 och 423 (personalrepresentation, biljetter till/från andra länder och resekostnader) stickprovskontroll på 50 fakturor/utbetalningar under perioden januari-december Resultat: 62 fel av 120 kontrollerade (52%). 26 stycken deltagarlista och program/syfte saknades 11 stycken felkonterade 10 stycken deltagarlista saknades 1 Bilaga 1 - Internkontroll - enskild rutin per kontrollmål 1-12 Kultur- och fritidskontoret 2010

7 Södertälje kommun, Internkontroll stycken arbetsgruppens namn sakandes 8 stycken program/syfte saknades 2 stycken felkonterade och deltagarlista saknades Förslag på åtgärder: Redovisning & Ekonomisupport fortsätter med information/utbildningsinsatser under Direkt återkoppling till mottagnings- och beslutsattestant d v s de enheter som inte har lämnat fullständiga uppgifter kommer at ske under juni-juli Tydligare information i kodtabellen kring utbildning och representation. Internkontroll oftare t e x till varje bokslut för att fånga upp fel samt återkoppla till berörda. Fr o m maj finns det fler sambandskontroller i IoF där anteckningar blir obligatoriska på fler resurser än tidigare därför bör nästa år bli en förbättring mot i år. 2. Att aktivering sker av inventarier med en livslängd tre år eller längre och som överstiger ett värde mer än ett basbelopp och att aktivering inte sker av inventarier med en livslängd kortare än tre år och understigande ett värde av ett basbelopp. Metod: Redovisningsekonom lägger efter samtal med verksamheten upp projekt vid nya investeringar och kontrollerar då att aktivering sker på rätt grunder/aktivering inte sker (se rubrik) är basbeloppet kr. Extra kontroll sker även till varje bokslut att inventarier med en livslängd tre år eller längre och som överstiger ett värde mer än ett basbelopp inte bokas i resultaträkningen. Resultat: De fel som hittas rättas under innevarande år. Förslag på åtgärder: Inga åtgärder anses nödvändiga. 3. Att fakturering till kund är rätt från början. Metod: Kontroll av antal makuleringar i förhållande till totalt antal fakturor på helår (2009). Antal fakturor på Kultur- och fritidskontoret var stycken under 2009.

8 Södertälje kommun, Internkontroll 2010 Resultat: 196 stycken makuleringar och 5 stycken kreditfakturor, totalt 201 stycken, av kontrollerade (5,3%). Förslag på åtgärder: Utbildningsinsatser från Redovisning & Ekonomisupport underlag måste vara korrekta från början. Många av makuleringarna avser bokåterlämningar. Detta är en rutin och process som borde ses över. 4. Att alla transaktioner är rätt konterade. Metod: Kontroll på resurs 16-19, d v s att endast personalkostnader är bokförda. 63 poster är granskade under perioden januari-februari Resultat: 1 fel av 63 kontrollerade. Förslag till åtgärder: Fr o m finns en spärr i IoF där man tvingas skriva kompletterande uppgifter för resor/konferenser/kurser och representation för att få en tydlighet kring vad det är för typ av kostnader. Därför kommer det framåt att bli svårare att inte fylla i kompletterande uppgifter vilket underlättar och det går att tyda fakturornas innehåll på ett bättre sätt. 5. Att leverantörsfakturor handläggs snabbt och betalas i tid. Metod: Den kontroll som gjorts har koncentrerats på att kontrollera att fakturorna betalas i tid. Alla leverantörsfakturor i februari 2010 granskades och ursprungligt betaldatum har jämförts med verkligt betaldatum. Resultat: Totalt i kommunen hanterades leverantörsfakturor och av dessa var 557 (9 %) för sent hanterade. På Kultur- och fritidskontoret granskades 314 fakturor och av dessa var 31 fakturor (10%) för sent hanterade.

9 Södertälje kommun, Internkontroll 2010 Förslag till åtgärder: 1. Förmå alla att dagligen kolla igenom sin IoF brevlåda och ta hand om det som kommit in. Det är inte säkert att fakturan har kommit till rätt mottagare och för att ge nästa person i kedjan en chans att hantera fakturan i tid måste man få den till sig snarast. 2. Notera i fliken anteckning om varför fakturan inte hanterats omgående. Det underlättar både det egna minnet och informerar andra ifall någon har möjlighet att hjälpa till. 3. Om man har en faktura som ska till flera skicka till alla dessa samtidigt, det spar tid. 4. Riktad utbildning från Redovisning & Ekonomisupport till dem som ofta är sena med att hantera fakturorna samt erbjuda stöd. Det är inte ok att inte betala sina fakturor i tid. Detta bör tas upp med cheferna (beslutsattestanterna) och ytterligare utbildningsinsatser från Redovisning & Ekonomisupport anses nödvändigt. 6. Att sekretessuppgifter inte finns tillgängliga för obehöriga personer. Metod: Kontroll av alla fakturor gällande februari 2010 har tagits fram och sorterats på leverantör. Leverantörer såsom Statoil, Kinnarps, Telia mfl som uppenbart inte innehåller sekretessuppgifter har sedan uteslutits. Leverantörer som har den typ av verksamhet som kan behöva sekretessklassas har kontrollerats. Kultur- och fritidskontoret hade 336 fakturor. Ingen av dessa fakturor var från leverantörer som kan ha anledning att ha med sådana personuppgifter som ska sekretessklassas på fakturan, därför gjordes ingen kontroll. Resultat: 0 fel av 0 kontrollerade. Förslag till åtgärder: Inga åtgärder anses nödvändiga. 7. Att interndebitering av telefonikostnader sker löpande och är korrekt från början. Metod: Det har gjorts en total kontroll gällande alla kontor och kommundelar. Urvalet har varit under perioden januari-mars Utdrag har gjorts på samtliga verifikationer som IT-enheten har skickat till övriga kontor/enheter rörande telefonikostnader. Vidare har stickprovskontroller gjorts på varje kontor för att se om debitering skett varje månad till dessa enheter. Fem enheter per kontor har kontrollerats. Synpunkter har tagits in om hur enheterna anser att telefonidebiteringen fungerat.

10 Södertälje kommun, Internkontroll 2010 Resultat: Enligt tillfrågade enheter har felen på telefonifakturorna minskat för varje månad som gått. De fel som fortfarande finns är: att kostnaderna fördelas på olika resurser som inte stämmer överens med vad som står på fakturan fel personer finns med på de olika fakturorna. Felen blir inte korrigerade trots att man meddelar IT-avdelningen. Förslag till åtgärder: att IT-enheten fortsätter arbetet med att korrigera fakturorna som de får meddelande om. att IT-enheten arbetar med att förtydliga fakturorna att IT-enheten ser över möjligheterna att skicka ut fakturorna till samtliga kund-id:n. Detta för att underlätta för de enheter som får gigantiska fakturaunderlag för telefonidebitering att IT-enheten korrigerar det som feldebiterats på nästkommande faktura. 8. Att kommunens chefer får rättvisande rapporter i ekonomisystemet och att de anser dem vara användbara. Metod: En enkät lades under två veckor i april 2010 ut på Kanalen. Även mejl riktat till chefer i Södertälje kommun informerade om enkäten. Totalt svarade 41 personer varav 2 personer var från Kulturoch fritidskontoret. Resultat: De som svarade på Kultur- och fritidskontoret var nöjda med rapporterna. Total nöjdhet för samtliga kontor var 78 %. Kommentarerna visar att fler upplever ekonomstödet som viktigt. Både när det gäller att lära sig systemet och de rapporter som behövs, samt när det gäller att kunna använda rapporterna för att analysera resultatet. Man kommenterar också att problematiken kring Heroma har påverkat tillförlitligheten i rapporterna. Förslag till åtgärder: Man ska ständigt arbeta med kundvänliga rapporter även om cheferna i dagsläget är nöjda. Det är viktigt att lyssna för att förbättra - utifrån specifika behov skapa rapporter, att ge verksamheterna det bästa redskapet för att följa upp sin budget samt kunna prognostisera på bästa sätt.

11 Södertälje kommun, Internkontroll Att periodisering av intäkter och kostnader sker korrekt så att räkenskaperna blir rättvisande. Metod: Uttag via transaktionsöversikt i ekonomisystemet resurs 2111 (hyra). Period var oktobernovember 2009, belopp överstigande 50 tkr. Antal i urvalet på Kultur- och fritidskontoret var 14 stycken. Resultat: 0 fel av 14 kontrollerade. Förslag till åtgärder: Inga åtgärder anses nödvändiga. 10. Att för kommunen berättigad momsersättning söks och att rätt alternativ används vid beräkning. Metod: Alla leverantörsfakturor med 0 kr i moms för kontrolleras regelbundet f r o m januari Resultat: De fel som hittas rättas under innevarande år. Förslag till åtgärder: Inga åtgärder anses nödvändiga. 11. Att halva momsbeloppet på korttidshyror av bilar deklareras som avdrag. Metod: Alla fakturor i Södertälje kommun under perioden februari-mars 2010 med resurs 3621 (kortidshyra) granskades. Resultat: Totalt granskades13 fakturor varav 2 var felaktigt konterade. De 11 fakturor som gällde hyra av bil var felaktiga d v s man hade dragit hela momsen (endast 50 % får dras av på hyresdelen). Kultur- och fritidskontoret hade 3 stycken av dessa fakturor. Förslag till åtgärder: Man vet inte ute i verksamheten hur man hanterar dessa fakturor trots utbildningsinsatser. Redovisning & Ekonomisupport bör fortsätta arbetet med information och utbildningsinsatser. Kontroll bör göras tätare förslagsvis till varje bokslut för att rätta upp felen samt återkoppla till verksamheten.

12 Södertälje kommun, Internkontroll Att det finns dokumenterade och välkända rutiner för hur konteringsändringar ska göras i Heroma samt hur rättelser av felbokförda lönekostnader ska ske. Att rättelser av felbokförda löner sker senast vid nästa lönekörning. Metod: Rutiner för hur konteringsändringar ska göras har utarbetats av PA/löner, Redovisning & Ekonomisupport samt verksamhetsstöd ekonomi. Kontroll har gjort på felkonto 1576 (balanskonto belastar inte resultatet) i ekonomisystemet för perioden januari-februari 2010 för att se om de har blivit rättade. Antal i urvalet var 1 post i januari. Resultat: 0 poster var inte rättade av de totalt 1 posterna. Trots att Redovisning & Ekonomisupport varje månad skickar filer där lönekostnader går på felkonto. Ofta rättas inte felen månaden efter vilket måste ske framöver. Att lönekostnader går på felkonto innebär att verksamheten inte belastas med rätt lönekostnader, vilket i sin tur leder till fel prognoser. Det som sker idag är att när felen ackumuleras är de mycket svåra att reda ut i efterhand. Förslag till åtgärder: Extra lönekörning varje månad för rättningar Om vi inte kommer tillrätta med felen som växer på våra felkonton är det bättre att Redvisning & Ekonomisupport som tidigare rättar direkt i ekonomisystemet direkt så att felen blir rättade på innevarande månad och att PA/löner som tidigare rättar framåt.

13 Södertälje kommun, Internkontroll 2010 Sammanfattning Även fast resultaten på flera av kontrollmålen ( 4, 6, 8 och 9) var bra eller mycket bra bör Redovisning & Ekonomisupport fortsätta att informera om regler och praktisk hantering kring dessa. Detta för att inte riskera att förlora den kunskap som finns i organisationen och för att i framtiden kunna bli ännu bättre. Det fanns framförallt tre kontrollmål (se nedan) där resultatet var betydligt sämre än för övriga kontrollmål och där mer tid på grundläggande utbildning måste genomföras för att det ska kunna bli bättre till kommande år. Kontrollmål 1 att syfte och deltagarlistor bifogas på fakturor som avser representation och externa kurser samt att beslutsattest inte sker av egna utlägg och/eller kostnader som berör en personligen. - Fr o m maj finns det fler sambandskontroller i IoF där anteckningar blir obligatoriska på fler resurser än tidigare därför bör nästa år bli en förbättring mot i år. Kontrollmål 3 att fakturering till kund är rätt från början - Rutinerna och processen kring bokåterlämningarna bör ses över. Kontrollmål 5 att leverantörsfakturor handläggs snabbt och betalas i tid. - Information på chefsträffar om vikten att betala sina fakturor i tid Även kontrollmål 11 - att halva momsbeloppet på korttidshyror av bilar deklareras som avdrag bör också det tas upp för beaktande.

14 Södertälje kommun, Internkontroll 2010 Bilagor Bilaga 1 - Internkontroll - enskild rutin per kontrollmål 1-12 Kultur- och fritidskontoret 2010

15 Intern kontrollplan för upphandlingsrutiner: 2010 Bilaga 2 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Upphandlingsform Att direktupphandling inte sker när Telge Inköp AB formaliserad upphandling krävs. kontrollerar och rapporterar till verksamhetscontroll er. Kontrollmetod (inkl frekvens) Stickprovskontroll av (100) inköp varav (10) skall avse konsulttjänster. resurskod 431) Rapport När sker till rapportering Kontorschef September RESULTAT En upphandling av konsult har skett direkt över den nivå som är bestämd. Ramavtal Att ramavtalen nyttjas. Telge Inköp AB kontrollerar och rapporterar till verksamhetscontroll er. Direktupphandling Samtliga externa inköpskostnader Att kontroll av leverantörer sker enligt skattemyndighetens blankett Att skriftlig beställning sker via ekonomisystemet Telge Inköp AB kontrollerar och rapporterar till verksamhetscontroll er. Telge Inköp AB kontrollerar och rapporterar till verksamhetscontroll er. (100) stickprov totalt i varugrupperna kontorsmaterial kontorsmöbler 20 direktupphandlingar från leverantörer som inte används generellt inkl konsulter Stickprovskontroll av 30 fakturor som kontrolleras mot beställningsystemet Kontorschef Nämnd Kvartalsvis Årsvis Kontorschef September Kontorschef September Av en upphandlad volym på 942 tkr var det upphandlat för 355 tkr enligt avtal. 38 % rätt. Inga felaktigheter har rapporterats Inga felaktigheter har rapporterats Vid stickprovskontroller skall följande områden kontrolleras: Inköpsområde Livsmedel Konsulter Möbler Kontorsmaterial Lås Glas Datorer Telefoner Resor Arbetskläder Toner Bröd

16 Bilaga 2b Södertälje Granskning Rapport Internkontroll till kultur-och fritidsnämnden Att: Olle Lindström Nedan finner ni sammanställning över den internkontroll vi utfört angående era inköp i ett antal inköpsområden. Telge Inköp AB Tel vxl Org.nr (3) Box 633, Södertälje Fax Säte i Södertälje Besöksadress Holmfastvägen 31, Södertälje Form ID: F-001 rev 2

17 Internkontroll inköpsområden jan - jun 2010 Inköpsområde Resurs 18 Livsmedel - >5315 Totalt Varav avtal Avtalstrohet 90% Konsulter Totalt Varav avtal 0 Avtalstrohet 0% Möbler Totalt 6150,5 Varav avtal 0 Avtalstrohet 0% Kontorsmaterial Totalt ,4 Avtal 5889,36 Avtalstrohet 4% Lås Totalt 15019,38 Varav avtal 11441,78 Avtalstrohet 76% Glas (fönster) Totalt 8902,96 Varav avtal 8902,96 Avtalstrohet 100% Datorer Totalt 4922,4 Varav avtal 4922,4 Avtalstrohet 100% Mobiltelefoner Totalt 1415 Varav avtal 1097 Avtalstrohet 78% Resor Totalt 21445,56 Varav avtal 12813,58 Avtalstrohet 60% Arbetskläder - 581x Totalt 90382,03 (Avtal saknas för vård-omsorg- Varav avtal 76450,33 kök) Avtalstrohet 85% Bröd Totalt 42807,22 Varav avtal 40892,11 Avtalstrohet 96% Uppgifter tagna från RoR-nya Redovisning /frågor/transaktioner koncern Bokper: 20100%, Utp: 111, Förv:.., Resurs:. Resurser livsmedel 5311 Mejeriprodukter 5312 Frukt & grönsaker 5313 Bröd 5314 Bryggerivaror 5315 Fisk 5316 Chark & kött 5317 Kolonial-specerier 5318 Djupfryst 5319 Övrigt Handlat för Bilaga2b Granskning inköp underlag 2(3) Form ID: F-001 rev 2

18 Vi har också ett antal områden där vi ser att ni ej utnyttjat de ramavtal som är tecknade för kommunens räkning. Ni har också otillåtna direktupphandlingar i denna kontroll på konsultkategorin. Inom kontorsmaterial har ni använt er av tryckerier som vi inte har ramavtal med, de nya har varit på plats under hela 2010 och ett antal gånger kommunicerats på hemsidorna. Några av de hittade avvikelserna beror nog också på felkonteringar ex passerkort BIAB har hamnat under kontorsmaterial. Vår rekommendation är dock att ni alltid använder er av de certifierade beställarna som skall ha kännedom om befintliga ramavtal. Vi vill också förtydliga de förändringar som gjorts under året för att anpassa oss till de förändringar som skett i upphandlingslagarna. Vi har nya policies för Direktupphandling. (bifogas) Beloppsgränserna har höjts till och beräknas på köp för hela kommunen under en räkenskapsperiod. Det har också införts en s.k.upphandlingsskadeavgift vilket möjliggör för konkurrensverket att granska om vi följer gällande upphandlingslagar eller om vi ex gör otillåtna direktupphandlingar. Denna upphandlingsskadeavgift beräknas till 10% på det köpta beloppet eller max 10 MSEK. Om ni har några frågor på ovanstående eller vill diskutera upphandlingsfrågor generellt är ni välkomna att kontakta oss på inkop@telge.se eller ringa Anna Karin Renström Med vänliga hälsningar, Anna Karin Renström VD Telge Inköp AB Bilaga2b Granskning inköp underlag 3(3) Form ID: F-001 rev 2

19 Bilaga 3 Förslag till Intern kontrollplan för Personalrutiner 2010 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Kontrollmetod*) (inkl frekvens) Rapport till När sker rapportering RESULTAT Anställning Att korrekt registrering har skett utifrån korrekt skriftligt underlag. Verksamhetscontroller Utförare: Personal/Löneavd. Stickprov 30 st eller minst 5 % av registrerade anställningsbeslut/kontor. Kontroll sker av inregistrerade uppgifter i gällande IT-system gentemot underlaget Chefen för kontoret Senast augusti Urvalet var endast 4 anställningsavtal under mars. Alla var rätt. Rapportering timanställda Ohälsotalen Att rapporten för timanställda är korrekt ifylld och rätt registrerad. Att rehabiliterings utredning påbörjats och dokumenterats i gällande IT-stöd när den anställde varit sjuk i 14 dagar eller vid minst 6 gånger under en 12 månaders period. Verksamhetscontroller Utförare: Personal/Löneavd Verksamhetscontroller Utförare: V-stöd personal Kontrollen avser mars månad. Stickprov 30 st eller minst 5 % av rapporterna för timanställda/kontor Kontrollen avser mars månad. Kontrolleras tre ggr/år vid bokslut Given målgrupp kontrolleras gentemot dokumentering av påbörjade rehabiliteringsutredningar i gällande IT-system. Chefen för kontoret. Chefen för kontoret Senast augusti Senast augusti 30 kontrollerade 10 helt rätt På övriga saknas anställningstid o typ av anställning dagar - Totalt 7 sjukfall. 6 utförda rehabutredningar 86 % 6 tillfällen Totalt 2 sjukfall 2 utförda rehabutredningar, 100 %. Totalt utförda 89 % *) Obs! underlag för kontroll av lönehanteringen tas ut kontinuerligt, månadsvis, förutom inför internkontrollen i mars 1

20 Bilaga 3 2

21 Bilaga 3b Kultur och fritidskontoret Granskning Internkontroll 2010 inom personalområdet Kommunstyrelsen antog förra året hur den Interna kontrollen av lönehantering skulle utföras under 2010 Följande områden har kontrollerats: Anställning - Att korrekt registrering har skett utifrån korrekt skrivet underlag Timavlönade - Att rapporten för timavlönade är korrekt ifylld och rätt registrerad Ohälsotalen Att rehabiliteringsutredning påbörjats och dokumenterats i gällande IT-stöd när den anställde varit sjuk i 14 dagar eller vid minst sex gånger under en 12 månadersperiod. Personalavdelningen/ Lön har utfört kontrollen åt samtliga kontor. Sammanfattning av resultatet Resultatet är något bättre än föregående år. Anställning Det som kontrolleras på anställning är de uppgifter som är obligatoriska på anställningsavtalet enligt LAS. 4 anställningsavtal är kontrollerade. Alla är korrekta. Timavlönades anställningsbeslut/rapport 30rapporter är kontrollerade. 10 är helt rätt. På övriga saknas i de flesta fall typ av anställning och anställningstid. Registreringen av timavlönade sker i verksamheten och rapporterna skickas till Lön för arkivering. Ohälsotalen Rehabiliteringsutredningar har utförts i 89 % av fallen, vilket är en stor ökning jämfört med föregående år då siffran var 71 %. Motsvarande siffra för kommunen är 70 %. Åtgärder Lönerutiner Lön skickar tillbaka det felaktiga anställningsavtalet med informatin om vilka uppgifter som måste ändras eller fyllas i. När det gäller timavlönade kommer Lön under hösten att gå ut med information och nya manualer till alla arbetsplatser.

22 Bilaga 3b Utförda rehabiliteringsutredningar Vid bokslutet 2009 var sjukfrånvaron för kommunens anställda 5,9 %. Kommunens mål är att sjukfrånvaron ska minska ytterligare. Åtgärden för kontoret bör vara att i enlighet med kommunens rehabiliteringspolicy uppmärksamma sjukfrånvaron och arbeta för en aktiv och tidig rehabilitering så att kravet på rehabiliteringsutredningar uppfylls till 100 %. Ingemo Bohman Resultatenhetschef Personalavdelningen/Lön Gunilla Höög Personalkonsult

23 Intern kontrollplan för dokument- och ärendehantering 2010 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Kontrollmetod (inkl frekvens) Rapport till När sker rapportering RESULTAT Posthantering Att inkommen och utskickad post blir öppnad, registrerad och i övrigt adekvat behandlad Nämndsekreterare/ Registrator 30 stickprov bland inkomna och utskickade brev och e-post Chefen för kontoret September Av tillsammans 30 stickprov av utgående (15) och inkommande (15) e-post skulle 1 post ha registrerats. Så hade inte skett. Bilaga 4

24 Bilaga 4b 1 (2) Granskningsrapport Kontor Kultur- och fritidskontoret Handläggare Axel Christensson axel.christensson@sodertalje.se Internkontroll av dokument- och ärendehanteringen 2010 Dnr 10/42 Sammanfattning av ärendet Internkontrollen av dokument- och ärende hanteringen för kultur- och fritidskontoret har genomförts på följande sätt. En begränsad kvantitativ undersökning har genomförts med avseende på hanteringen av e-post. Vidare har en begränsad kvalitativ undersökning genomförts med avseende på hanteringen av fysiska dokument. Vissa förbättringsområden har kunnat identifieras. Baserat på det urval som gjorts synes dock dokument- och ärendehanteringen inom kontorets centrala funktioner vara tillfredställande. Bedömningen av e-posthanteringen har genomförts på följande sätt. Tre stycken tjänstemän inom kontorets centrala funktion har ombetts att översända fem stycken inkommande och fem stycken utgående e-postmeddelanden var, alltså totalt 30 stycken e-postmeddelanden. Dessa meddelanden har därefter bedömts med avseende på a) om de är av sådan beskaffenhet att de bör postlistas och/eller diarieföras och b) om så, i förekommande fall, har skett. Av de totalt 30 e-postmeddelandena har endast ett bedömts vara av sådan art att det kunnat komma ifråga för postlistning. Detta meddelande har inte postlistats. Det aktuella meddelandet bedöms dock vara ett gränsfall av begränsad vikt, och avvikelsen från dokumenthanteringsrutinerna bedöms i detta fall var marginell. I övrigt har inga avvikelser detekterats. Med hänsyn taget till urvalets karaktär (endast 1 av 30 e-postmeddelanden kan egentligen bedömas) kan man endast dra slutsatsen att inga betydande avvikelser detekterats. Bedömningen av hanteringen av den fysiska post- och dokumenthanteringen har utgått från en genomgång av det hos nämndsekreteraren befintliga närarkivet och därmed associerade dokumentsamlingar. Bedömningen har omfattat ett tiotal handlingar och har syftat till att ge en inblick i hur dels hanteringen av de fysiska dokumenten och dels arkivvården skötts. Ett antal avvikelser från rådande dokumenthanteringsplan och allmänna principer för post- Postadress Tfn Södertälje sodertalje.kommun@sodertalje.se

25 2 (2) och dokumenthantering har uppdagats. Främst har detta rört tillskapandet av akter i arkivet och sammankopplingen mellan inkommande dokument/handlingar och akter. Problemet syns kunna avhjälpas genom en mer stringent tillämpning av befintliga rutiner, samt, i framtiden, tillskapandet av nya rutiner. I övrigt har inga avvikelser uppdagats.

26 Intern kontrollplan för arkivering av räkenskapsinformation 2010 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Kontrollmetod (inkl frekvens) Rapport till När sker rapportering RESULTAT Arkivering av räkenskapsinformation Att dokumenthanteringsplaner finns för området ekonomiadministration Redovisning & Ekonomisupport för centrala arkiv. Särskilt utsedd på resp kontor där räkenskapsinformati on finns. Att dokumenthanteringsplaner finns för området ekonomiadm för kontorens samtliga arkiv Chefen för kontoret September Dokumenthanteringsplaner finns ekonomi administration på kultur- och fritidskontoret. Dokumenthanteringsplanen är sedan 2006 och behöver uppdateras. Centrala system finns för leverantörsfakturor kundfakturering. Kontorets egna system för Kulturskolans avgifter och idrottsplatshyrning integrerar underlag till det systemet för kundfakturering. Att arkivering sker enligt planen Enligt ovan samt arkivenheten Att arkivering sker enligt planen, d.v.s. att man på sina egna kontor bara har räkenskapsmaterial som de ska ha enligt planen Chefen för kontoret September Stickprov på anläggningsenheten visar att underlag sparas enligt planen i pärm men också digitalt. Möjligheten att återsöka är mycket god. Bilaga 5 1

27 Kultur- och fritidskontorets förslag till Intern kontrollplan för utbetalning av föreningsbidrag 2010 Bilaga 6 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Kontrollmetod (inkl frekvens) Rapport Till När sker rapportering RESULTAT Utbetalning av föreningsbidrag Utbetalning av föreningsbidrag Att utbetalning sker till rätt adressat/konto. Att utbetalning har grund i särskilt beslut eller regel. Kommunstyrelsens kontor redovisning. Kommunstyrelsens kontor redovisning 20 stickprov av utbetalda bidrag 20 stickprov av utbetalda bidrag Kontorschef/ nämnd Kontorschef/ nämnd September September Samtliga 20 i stickprovet har hanterats utan anmärkning 100 % rätt Samtliga 20 i stickprovet har hanterats utan anmärkning 100 % rätt. 20 slumpmässigt utvalda transaktioner är granskade. Samtliga transaktioner jan-aug 2010 utgjorde underlag. Dessa fördes över i excel. Med hjälp av funktionen slump()*(b-a)+a gjordes urvalet. Bifogas underlag i form av delegationsprotokoll. 1

28 Förening Bokper Belopp Postgiro Bankgiro Typ av bidrag Mölnbo Gymnastikförening Del av grundbidrag Södertälje Bowlingallians Hyresbidrag Södertälje Volleybollklubb Hyresbidrag Södertälje Bågskytteförening MAB- ht-09 Telge Skridsko & Innebandyklubb MAB- ht-09 Ungerska Föreningen Del av grundbidrag Järna Scoutkår Del av grundbidrag Södertälje Gymnastik- och Simförening Del av grundbidrag Södertälje Modellflygklubb Del av grundbidrag Tälje Skog och Ungdom Del av grundbidrag Järna Sportklubb Del av grundbidrag Järna Sportklubb Driftbidrag Järna Sportklubb Funktionärsbidrag Telge United Fotbollsförening Del av grundbidrag EFS Missionsförening Del av grundbidrag Södertälje Idrottsförening Driftbidrag Södertälje Idrottsförening Funktionärsbidrag Stiftelsen Södertälje Bollhall Driftbidrag IFK Södertälje Driftbidrag Studieförbundet Vuxenskolan Handikappverksamhet Detta är endast en del av den utbetalning som har skett till föreningarna. Utbetalning sker vid 5 tillfällen.där totalbeloppet för 2010 står Vidarbefodrar del. beslutet 013, 014 & 017 och där syns även vilken typ av bidrag föreningarna har fått. Bilaga 6a

29 Datum Delegationsnr /2010 Till Barn och ungdomsföreningar Enhet Fritid- och föreningsenheten Delegationsbeslut 013/2010 Bilaga 6b Ansökan om kommunalt föreningsbidrag för år 2010 Beslut Fritid- och förenings- enheten har beslutat att följande bidrag till Barn och ungdomsföreningar godkänts. Grundbidrag Förening Grund Förening Grund Dansföreningen Boogie Lovers Kanotföreningen Kanotisterna Svenska Hundklubben Kolpenäs Innebandyförening Södertälje Amatörfiskeklubb Listonhill Innebandyklubb Södertälje Sportfiskeklubb Mölnbo Gymnastikförening Friluftsfrämjandet i Södertälje Mölnbo Idrottsförening Friluftsfrämjandet i Vårdinge Nuboko Aikidoklubb Tälje Skog och Ungdom Pershagens Sportklubb Södertälje Modellflygklubb Syrianska Fotbollclub Södertälje Unga Forskares Förening Söder Fotbollsförening Assyriska Fotbollsföreningen Södertelge Skyttegille Beachhallen Beachvolleyclub Södertelge Volleybollklubb Borac Idrottsklubb Södertälje Amerikanska Fotbollsklubb Brunnsängs Idrottsklubb Södertälje Badmintonklubb Enhörna Idrottsförening Södertälje Bangolfklubb Fotbollsföreningen Södertälje FF Södertälje Basketbollklubb Hölö Ridklubb Södertälje Bordtennisklubb Hölö-Mörkö Idrottsförening Södertälje Bågskytteförening Hölö-Mörkö Skytteförening Södertälje Cykelklubb IF Telje Professional Chang Hun Södertälje Golfklubb IFK Södertälje Södertälje Gymnastik- och Simförening JAS Taekwondo-klubb Södertälje Idrottsförening Järna Gymnastikförening Södertälje Innebandyklubb Järna Ridklubb Södertälje Ju-Jutsuklubb Järna Sportklubb Södertälje Judoklubb Campusgatan 26 Tfn Bankgiro Södertälje info@sodertalje.se Org-nr Postgiro

30 Fortsättning Grundbidrag Förening Järna Tennisklubb Södertälje Ridklubb Södertälje Rugbyklubb Södertälje Simsällskap Södertälje Sportklubb Södertälje-Pershagen Tennisklubb Södertäljepojkarnas Allmänna idrottsf Telge Kampsport Klubb Telge Skridsko & Innebandyklubb Telge United Fotbollsförening Tälje Taekwondo Förening Vattenskidklubben Kringlan Östertelge BoIS Assyriska Föreningen Integrations Förening i Södertälje Syrianska Föreningen i Stlje Södertälje Syriska Förening Ungerska Föreningen EFS Missionsföreningen i Södertälje Pingstförsamlingen i Södertälje SMU i Södertälje Syrisk-Ortodoxa Kyrkans Ungdomsförening Hölö Scoutkår Järna Scoutkår Karolina Scoutkår Mariekäll Scoutkår S:t Jacobs Scoutkår Totalt Grundbidrag kr Hyresbidrag Förening Hyresbidrag Förening Hyresbidrag Dansföreningen Boogie Lovers Södertälje Sportklubb Svenska Hundklubben Södertälje-Pershagen Tennisklubb Södertälje Amatörfiskeklubb Telge Kampsport Klubb Södertälje Sportfiskeklubb Telge Skridsko & Innebandyklubb Friluftsfrämjandet i Södertälje Vattenskidklubben Kringlan Assyriska Fotbollsföreningen Östertelge BoIS Brunnsängs Idrottsklubb Assyriska Föreningen Fotbollsföreningen Södertälje FF Integrations Förening i Södertälje Kanotföreningen Kanotisterna Syrianska Föreningen i Stlje Campusgatan 26 Tfn Bankgiro Södertälje info@sodertalje.se Org-nr Postgiro

31 Fortsättning hyresbidrag Nuboko Aikidoklubb Södertälje Syriska Förening Syrianska Fotbollclub Ungerska Föreningen Södertelge Volleybollklubb EFS Missionsföreningen i Stlje Södertälje Badmintonklubb Pingstförsamlingen i Södertälje Södertälje Bowlingallians SMU i Södertälje Södertälje Cykelklubb Syrisk-Ortodoxa Kyrkans ungdf Södertälje Gymnastik- och Simförening Hölö Scoutkår Södertälje Idrottsförening Järna Scoutkår Södertälje Ju-Jutsuklubb Karolina Scoutkår Södertälje Judoklubb Mariekäll Scoutkår Södertälje Rugbyklubb S:t Jacobs Scoutkår Södertälje Simsällskap Totalt Funktionärsbidrag Förening Funk. bidrag Förening Funk. bidrag Tälje Skog och Ungdom Södertälje Gymnastik- och Simförening Enhörna Idrottsförening Södertälje Idrottsförening Fotbollsföreningen Södertälje FF Södertälje Ridklubb Järna Ridklubb Södertälje Simsällskap Järna Sportklubb Södertälje Sportklubb Syrianska Fotbollclub Assyriska Föreningen Södertälje Basketbollklubb Totalt Förening Verksamhetsbidrag Verksamhetsbidrag Södertälje Basketbollklubb kr Campusgatan 26 Tfn Bankgiro Södertälje info@sodertalje.se Org-nr Postgiro

32 Driftbidrag Förening Driftbidrag Förening Driftbidrag Södertälje Amatörfiskeklubb Kanotföreningen Kanotisterna Södertälje Sportfiskeklubb Kanotföreningen Kanotisterna Friluftsfrämjandet i Södertälje Pershagens Sportklubb Tälje Skog och Ungdom Södertelge Skyttegille Södertälje Modellflygklubb Södertelge Volleybollklubb Enhörna Idrottsförening Södertälje Idrottsförening Hölö Ridklubb Södertälje Ridklubb IFK Södertälje Södertälje-Pershagen Tennisklubb IFK Södertälje Södertälje-Pershagen Tennisklubb Järna Ridklubb Södertälje-Pershagen Tennisklubb Järna Sportklubb Karolina Scoutkår Järna Sportklubb Stiftelse Södertälje Bollhall Järna Sportklubb Järna Tennisklubb TOTALT Utbetalningarna av bidragen sker månad 1, 4, 7, 10 och Med vänlig hälsning Agneta Ström Elisabet Sjöqvist Ulla Castenvik Resultatområdeschef Föreningskonsulent Föreningskonsulent Campusgatan 26 Tfn Bankgiro Södertälje info@sodertalje.se Org-nr Postgiro

33 Bilaga 6c Datum Delegationsnr 014/2010 Barn och ungdomsföreningar Enhet Förenings- och idrottsenheten Handläggare Elisabet Sjöqvist Delegationsbeslut 014/2010 Medlemsaktivitetsbidrag för hösten 2009 En första sammanställningarna av medlemsaktivitetsbidragen för aktiviteter genomförda under hösten 2009 är nu hanterade. För varje godkänd aktivitet utbetalar vi 4 kronor för flickor och 3 kronor för pojkar. Vi har vid en första sammanställning godkänt följande föreningars aktiviteter: Förening Summa Summa Summa Summa Flickor Pojkar Aktiviteter Kronor Dansföreningen Boogie Lovers Södertälje Amatörfiskeklubb Friluftsfrämjandet i Södertälje Friluftsfrämjandet i Vårdinge Tälje Skog och Ungdom Assyriska Fotbollsföreningen Assyriska United Beachhallen Beachvolleyclub Borac Idrottsklubb Brunnsängs Idrottsklubb Enhörna Idrottsförening Fotbollsföreningen Södertälje FF Hölö Ridklubb Hölö-Mörkö Idrottsförening IF Telje Professional Chang Hun IFK Södertälje JAS Taekwondo-klubb Järna Gymnastikförening Järna Ridklubb Järna Sportklubb Kolpenäs Innebandyförening Mölnbo Gymnastikförening Mölnbo Idrottsförening Nuboko Aikidoklubb Besöksadress Campusgatan 26 Tfn Södertälje Org-nr

34 Summa Summa Summa Summa Flickor Pojkar Aktiviteter Kronor Pershagens Sportklubb Söder Fotbollsförening Södertelge Volleybollklubb Södertälje Amerikanska Fotbollsklubb Södertälje Badmintonklubb Södertälje Basketbollklubb Södertälje Bordtennisklubb Södertälje Bågskytteförening Södertälje Cykelklubb Södertälje Gymnastik- och Simförening Södertälje Idrottsförening Södertälje Innebandyklubb Södertälje Ju-Jutsuklubb Södertälje Judoklubb Södertälje Ridklubb Södertälje Rugbyklubb Södertälje Simsällskap Södertälje Sportklubb Södertälje-Pershagen Tennisklubb Södertäljepojkarnas Allmänna idrottsf Telge Kampsport Klubb Telge Skridsko & Innebandyklubb Telge United Fotbollsförening Vattenskidklubben Kringlan Östertelge BoIS Assyriska Föreningen Södertälje Syriska Förening SMU i Södertälje Frälsningsarméns Scoutkår Hölö Scoutkår Järna Scoutkår Mariekäll Scoutkår Totalt I enlighet med kultur- och fritidsnämndens delegationsordning. Med vänlig hälsning Agneta Ström Ulla Castenvik Elisabet Sjöqvist Resultatområdeschef Föreningskonsulent Föreningskonsulent Campusgatan 26 Tfn Bankgiro Södertälje info@sodertalje.se Org-nr Postgiro

35 Bilaga 6c Besöksadress Campusgatan 26 Tfn Södertälje Org-nr

36 Datum Till samtliga Studieförbund Delegationsnr 017/2010 Bilaga 6d BIDRAG TILL STUDIEFÖRBUNDEN 2010 Studieförbunden har inlämnat redovisning av verksamheten I budgeten 2010 finns totalt kronor att fördela genom delegationsbeslut. Bidragsbudget 2010 Typ av bidrag Bidrag Kulturbidrag (1/3) Volymbidrag (80% av 2/3) Prioriterade grupper (20% av 2/3) Handikappbidrag TOTALT Regler för fördelning Reglerna för bidrag till studieförbunden antogs av bildningsnämnden 1999 och innebär att 1/3-del av medlen för allmänt bidrag skall fördelas till kulturverksamhet. Detta bidrag fördelas procentuellt efter hur stora kulturkostnader (bruttokostnader) som respektive studieförbund har föregående år. Resterande 2/3-delar av anslaget fördelas med 80 % till antalet studietimmar och 20 % efter antalet studietimmar för speciella grupper (prioriterade grupper). Delegationsbeslut Beslutar fördela kronor till studieförbunden 2010 i kulturbidrag, volymbidrag och prioriterade gruppbidrag. Fördelningen av handikappbidraget på kr sker separat. Vänligen vänd! Besöksadress Campusgatan Tfn Södertälje elisabet.sjoqvist@sodertealje.se Org-nr

37 Sidan 2 av 2 BIDRAG TILL STUDIEFÖRBUNDEN 2010 Fördelning av studieförbundens kulturbidrag, volymbidrag och prioriterade grupper. Studieförbund Kulturbidrag Volymbidrag Prioriterade gr Beslut ABF Stj/Nykvarn Folkuniversitetet Medborgarskolan NBV SENSUS Studiefrämjandet Söderort Studieförbundet Bilda Öst Studieförbundet Vuxenskolan Total Fördelning av studieförbundens handikappbidrag 2010 Studieförbund Timmar Andel Beslut ABF Stj/Nykvarn 0 0,0% 0 Folkuniversitetet 12 2,0% Medborgarskolan 0 0,0% 0 NBV 0 0,0% 0 SENSUS 45 7,3% Studiefrämjandet Söderort 0 0,0% 0 Studieförbundet Bilda Öst 0 0,0% 0 Studieförbundet Vuxenskolan ,7% Totalt ,0% Bidraget utbetalas månad 1, 4, 7, 10 och I enlighet med kultur- och fritidsnämndens delegationsordning. Med vänlig hälsning Agneta Ström Resultatområdeschef

38 Kultur- och fritidskontorets förslag till Bilaga 7 Intern kontrollplan för uppföljning av nämndens mål 2010 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Kontrollmetod (inkl frekvens) Rapport Till När sker rapportering RESULTAT Beslut om verksamhetsplan (VP) Att verksamhetsplan för 2008 är antagen av nämnd Verksamhetscontroller I januari Kommunstyrelse Vid delårsrapport i april Ja klart Uppföljning av verksamhetsplanens (VP) mål Att målen följs upp enligt planen. Verksamhetscontroller Samtliga VP mål granskas vid delårsoch årsbokslut Kontorschef/ nämnd September/ oktober Ja, klart Att arbetsplaner (AP) finns upprättade på resultatenheter Att samtliga enheter har upprättade arbetsplaner med nedbrutna mål och är överenskomna med kontorschef Verksamhetscontroller Samtliga AP mål granskas vid delårsoch årsbokslut Kontorschef/ nämnd September/ oktober Ja Uppföljning av arbetsplanernas (AP) mål Att målen följs upp enligt planen. Verksamhetscontroller Samtliga AP mål granskas vid delårsoch årsbokslut Kontorschef/ nämnd September/ oktober Ja Att avvikelser i VP och AP rapporteras och åtföljs av förslag till åtgärder Att samtliga befarade och konstaterade avvikelser rapporteras och leder till åtgärder Verksamhetscontroller Samtliga avvikelser granskas vid delårsoch årsbokslut Kontorschef/ nämnd September/ oktober Ja klart 1