DALSLANDS MILJÖ OCH ENERGIFÖRBUND fastställd Direktionen , 25 INTERNKONTROLL 2019

Transkript

1 DALSLANDS MILJÖ OCH ENERGIFÖRBUND fastställd Direktionen , 25 INTERNKONTROLL 2019 Rutinbeskrivning Kontrollmoment Metod Frekvens Kontroll ansvarig Administration Resultat av granskning Mottagare av rapport/ avvikelse för åtgärd Systematiskt arbetsmiljöarbete, inkl. riskanalys Offentlighets- och sekretesslagen/pul Registrering av inkommande och utgående Att DMEF:s arbetssätt inom arbetsmiljöområdet följer övergripande riktlinjer Rutiner/policys Att registrering av handlingar sker på föreskrivet sätt. Granskning av rutiner Granskning av att rutiner finns för behandling av PUL chef/ Pågår. Arbetsmiljöpolicy framtagen. Riktlinjer för framtagande av arbetsmiljöhand bok framtagen. Utkast till samverkansdoku ment finns. Arbetsgrupp för arbetet finns. GDPRs föreskrifter följs. Rutiner är upprättade Översyn sker löpande Stickprov Controller Stickprov 4 ärenden granskade (246, Ordf. Direktion/ Ordf. Nämnd Ordf. Direktion

2 handlingar 428, 144, 1432). Ingen avvikelse. Uppföljning av protokollsbeslut Obs även Miljönämnd Att beslut genomförs Genomgång av beslut som fattats de senaste 12 månaderna / Controller 5 st beslut har följts upp, samtliga genomförda Arkivbeskrivning Att arkivering sker enligt dokumenthanteringsplan Stickprov ( 7,33,64,79,92) Granskning av rutin Controller Revidering av dokumenthanter ingsplan pågår innehållande ny arkivbeskrivnin g. Färdigställs under 2019 / Ordf. Direktion /Ordf. Nämnd Ekonomiska rutiner Efterlevnad av DMEF:s budget Attest Uppföljning av resp. verksamhet Att kostnadsställena attesteras av rätt personer Kostnad/ Intäkts analys Uppsättning av ekonomisystem överenstämmer med beslut Kvartalsvis Controller Avstämningar sker löpande och ekonom bistår förbundet med ekonomiska detaljer vid behov. Controller Avstämning har utförts mellan senast beslutade attestregister och ekonomisystem utan avvikelse. resp Direktion/Nämnd

3 Fakturaflöde Rutin Att attest har skett av behörig Leverantörsfakturor betalas på utsatt förfallodag Fakturaunderlag Fakturaunderlag/ Avgiftsbeslut Kundfordringar Utdrag av ankomstregistrerade fakturor Att inlämnat underlag har fakturerats Registreras i fakturafilen Att kravrutiner efterföljs Kvartalsvis Controller 13 st stickprov utförda och attest är utförd av behörig beslutsattestant. Samtliga Kvartalsvis Controller Årsbasis 986 (1143) st inkommande fakturor varvid ca 23,3 (39,4) % har betalats sent. Förbättringsåtgärder utförda under 2018 och fortsätter under Stickprov Controller Stickprov, samtl. underlag fakturerade. 6 st var dubbelfakturerade, åtgärdats med makulering. Samtliga 8 ggr/år Nämndsekret erare 11 av 1950 st ej registrerade. Fakturerats i efterhand Stickprov Controller Avstämt via Agresso och till synes finns inga avvikelser. Kravrutinen / chef chef./förb undschef

4 Inventarier inventarieförteckning Att förteckning finns och är uppdaterad bedöms följas. Controller Genomgång av register utförs vid bokslut. Uppdateras vid behov och utrangering. /verksam Personal Samverkan med de fackliga organisationerna att anställningsavtal upprättas mellan arbetstagare och arbetsgivare Arbetsbeskrivning Introduktion nyanställda registrerad tid att samverkan skett enl MBL Kontroll att alla anställd har anställningsavtal Att arbetsbeskrivning upprättas vid anställning Att nyanställd personal får aktuell information och behörighet Att registrerad tid, ledighet, övrig frånvaro stämmer Kontroll att protokoll finns Granskning av personalakter personalakt Avstämning Introduktionslista Genomgång Medvind Chef./Förbun dschef Samverkan har skett enligt gällande regelverk.. Personaladm. Samtliga har anställningsavtal Personaladm. Arbetsbeskrivni ng finns för all fast anställd personal utom en. Upprättas snarast. Utsedd handledare Gällande rutiner med checklista har används. Månadsvis Personaladm. Inga avvikelser noterade. Ordf. Direktion /Verksam

5 Kompetens vid nyanställning Kompetensutveckli ng Hantering av värdesaker överrens med rapporterade avvikelser Att medarbetare med rätt kompetens rekryteras Att personal har rätt kompetens för sina arbetsuppgifter Rutiner/Policys CV arbetsbeskrivning/ personalakter Granskning av att rutiner efterlevs Vid varje ny rekrytering chef/ chef/ Kompetens kontrolleras Översyn av kompetens följs regelbundet upp. Miljöadm. Rutin finns/följs Bilnycklar och bensinkort inlåsta i nyckelskåp. Övr värdesaker förvaras i kassaskåp /Verksam Utläggsredovisning Att endast skäliga samt ej privata kostnader belastar verksamheterna underlag Stickprov Personaladm. Utan anmärkning Miljö Överklagande Rutin överklagan Stickprov Nämndsekr Redovisning nämnd 8 ggr/år. Rutin följs. Revidering 2019 Behörighet Rutiner/ styrdokument Granskning Nämndsekr. Ingen avvikelse Styrdokument behörighetshantering Översyn rutiner/styrdokument Granskning Årlig Nämndsekr. Gmg samtliga rutiner pågår. 14 /Verksam

6 Katastrofer/Extraor dinära händelser Kommunallagen, förvaltningslagen Delegationsbeslut Miljöbalken, livsmedelslagen, smittskyddslagen, strålskyddslagen, läkemedelslagen m.fl. Krisberedskapsorgan isation Rutin nämndadministration Diarieföring, redovisning, arkivering Delegeringsordning st fastställt 2018 Granskning plan Revidering av plan pågår. Kontroll 8 ggr/år Nämndsekr Ingen laglighetsprövning anmärkning Stickprov 8 ggr/år Nämndsekr Redovisat samtliga beslut för nämnden. Arkivering i skåp på Bergs Stickprov av beslut 2 ggr/år Samordnare 26 stickprov av på delegation (rätt tot beslut delegat, rätt har delegationsbestäm kontrollerats, melse) inga avvikelser. Nämnd