Grästorps kommun Intern kontroll 2014

Transkript

1 Grästorps kommun Intern kontroll 2014 Fastställd av XX 20XX-XX-XX, XX-XX

2 Innehållsförteckning 1 Internkontrollplan Bygglov Hälsoskydd Livsmedel Miljöskydd Trafikärenden Utsättningar... 6 Miljö- och byggnämnd, Intern kontroll (7)

3 1 Internkontrollplan Nämnden ska varje år anta en särskild plan för den interna kontrollen. Utgångspunkten ska vara den förteckning med olika processer och rutiner som finns i kommunen. De processer som beslutas utgör nämndens kontrollplan. Resultatet av genomförda kontroller i den interna kontrollplanen ska skriftligen rapporteras till nämnden minst en gång om året. I denna rapport redovisas alla utförda kontrollmoment under året, en bedömning av om kontrollen är godkänd (grön) eller ej godkänd (röd) och en beskrivning av hur kontrollen har utförts. Beroende på kontrollmoment varierar antalet utförda kontroller vilket innebär att vissa kontroller bara utförs en gång om året medan andra processer kontrolleras kvartalsvis. I de fall något kontrollmoment inte är godkänt redovisas avvikelser och åtgärder under rubrik noterade avvikelser och åtgärder. 1.1 Bygglov Utfärdande av slutbesked Kvartal Det finns fortfarande många oavslutade bygglovsärenden. Avslutade i praktiken men oavslutade som ärende. Nya ärenden tar tid i anspråk och det är bara "snabba" ärenden som avslutas korrekt med slutbesked. 55 ärenden 2014 kommer att kräva slutbesked och 20 av dem är klara. Av de 35 pågår de flesta så problemet ligger längre bak i tiden. Det finns fortfarande många oavslutade bygglovsärenden. Avslutade i praktiken men oavslutade som ärende. Arbetet med att komma ikapp kommer att ta tid. Slutbesked blir utfärdade efter inlämning av bestyrkt kontrollplan. Problemet är att sökande glömmer att ärendet ska avslutas med slutbesked och inte anmäler eller lämnar in kontrollplan. Byggärenden från kvartal två genomgångna och olika åtgärder vidtagna beroende på status. Hemsidan uppdaterad med ett OBS. Miljö- och byggnämnd, Intern kontroll (7)

4 1.2 Hälsoskydd Möjligen justering av bygglovsmall så det tydligare framgår att slutbesked krävs. Kontrollen genomförd genom stickprov av öppna ärenden. Att inkommande ärenden handläggs enligt gällande lagstiftning Kvartal Inget nytt hälsoärende kvartal fyra. Inget nytt hälsoärende kvartal tre. Dnr 137/2014 är det enda ärende ang hälsoskydd som registrerats kvartal två. Tillsyn av metaller i smycken. Ett projekt som genomförts i samverkan med Kemikalieinspektionen. Alla inkommande ärenden har behandlands enligt gällande rutiner 1.3 Livsmedel Att aktuella avgiftsunderlag upprätthålls Kvartal Avgiftsunderlaget mycket tydligt i Miljöreda. Miljö- och byggnämnd, Intern kontroll (7)

5 1.4 Miljöskydd Timtaxa ändras i tabell i Miljöredasystemet och alla verksamheter får årets avgifter automatiskt. Årlig kontrollavgift registreras i Miljöreda så livsmedelsinspektör kan se om och när avgiften är fakturerad. Timtaxa ändras i tabell i Miljöredasystemet och alla verksamheter får årets avgifter automatiskt. Kontrollen genomförd genom stickprov Att operativ och systematisk tillsyn bedrivs och dokumenteras enligt gällande lagstiftning Kvartal Tillsynsdokumentationen är mycket tydlig i Miljöreda. Diarieföring och arkivering av beslut i Grästorps kommun enligt ordning. Miljötillsyn bedrivs enligt fastställd verksamhetsplan fastställd på miljö- och byggnämndens sammanträde , 10 Miljötillsyn bedrivs enligt fastställd verksamhetsplan fastställd på miljö- och byggnämndens sammanträde , 10 Miljö- och byggnämnd, Intern kontroll (7)

6 1.5 Trafikärenden Kontrollerad i miljöreda Kartunderlag Kvartal Utsättningar Trafikingenjören i Lidköping har digitala system för Grästorps lokala trafikföreskrifter. Uppdateras efter behov. Alla kartunderlag hålls aktuella genom den nya tekniken, detta kontrollmoment är numera ganska överflödigt. Alla kartunderlag hålls aktuella genom den nya tekniken, detta kontrollmoment är numera ganska överflödigt. Ekonomi utsättningar Kvartal Alla kartunderlag hålls aktuella genom den nya tekniken, detta kontrollmoment är numera ganska överflödigt. Ett bygglovsärende som kräver utstakning även Miljö- och byggnämnd, Intern kontroll (7)

7 kvartal fyra kr i avgift enligt fastställd taxa. Ett bygglovsärende kvartal tre som kräver utstakning. Fakturerats enligt fastställd taxa. Inga ärenden andra kvartalet. Alla utsättningar som genomförts under första kvartalet är granskade. Miljö- och byggnämnd, Intern kontroll (7)