Revisionsrapport. Granskning av ekonomihandbok Kustbostäder och Oxelö Energi. December 2009 Karin Sundelius

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av ekonomihandbok Kustbostäder och Oxelö Energi December 2009 Karin Sundelius

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Sammanfattning och revisionell bedömning Bakgrund och revisionsfråga Bakgrund Revisionsfråga Granskningsresultat Ekonomihandboken Ger ekonomihandboken en övergripande bild över hur ekonomiprocesserna fungerar och är knutna till varandra? Är ekonomihandboken känd i organisationen? Är ekonomihandboken så pass detaljerad att andra personer än de som jobbar med den specifika processen kan utföra arbetet? Säkerställer ekonomihandboken att den interna kontrollen är tillfredsställande (ledning och styrning)?...6 1

3 1. Sammanfattning och revisionell bedömning Vi bedömer att ekonomihandboken i den utformning den har idag är tillräcklig för att säkerställa att all ekonomisk information blir korrekt behandlad. Men enbart ekonomihandboken är inte tillräckligt omfattande för att den interna kontrollen ska vara helt tillfredsställande och därför vara ett styrinstrument för ledningen. För att säkerställa detta krävs antingen att ekonomihandboken utökas i innehållet alternativt att den kompletteras med andra styrdokument, t ex ett internkontroll reglemente. Utifrån ställda kontrollmål visar granskningen följande: Ger ekonomihandboken en övergripande bild över hur ekonomiprocesserna fungerar och är knutna till varandra? Nej, det finns inget skrivet eller ingen bild som på något sätt visar hur ekonomiprocesserna fungerar eller är knutna till varandra. De avsnitt som finns med i ekonomihandboken är avgränsade detaljerade rutiner och det finns inte några beskrivningar av sammanhängande processer. Är ekonomihandboken känd i organisationen? Nej, men handboken är känd för dem som är berörda d.v.s. ekonomerna, men inte för övriga i organisationen. Ekonomihandboken är framtagen för att användas enbart av personalen på ekonomiavdelningen. De har tillgång till ekonomihandboken via gemensam katalog på nätet och så finns det en version som förvaras på ekonomikontoret som är utskriven på papper. Alla moment som omfattas av ekonomihandboken utförs av personalen på ekonomikontoret och därför finns det inget behov av att sprida ekonomihandboken till övrig personal inom bolagen. Är ekonomihandboken så pass detaljerad att andra personer än de som jobbar med den specifika processen kan utföra arbetet? Bedömningen är att flertalet av de rutiner som finns dokumenterade är användbara för tillfällig personal. Ett fåtal rutiner har brister som kan göra rutinen svår att följa. Säkerställer ekonomihandboken att den interna kontrollen är tillfredsställande (ledning och styrning)? Det är bra att ekonomiavdelningen har dokumenterat sina rutiner i stor utsträckning. Det är en del i ett fungerande internkontroll arbete, men det finns inget internkontroll reglemente för bolagen och inte några beslutade granskningsplaner. För att den interna kontrollen ska vara tillfredsställande krävs att egna kontroller/granskningar dokumenteras och genomförs. 1

4 För att utveckla ekonomihandboken föreslås att den kompletteras ytterligare med: Regler för investeringsredovisningen. Bolagens kodplan. En övergripande bild över hur ekonomiprocesserna fungerar och är knutna till varandra. En systemöversikt. Internkontroll reglemente och granskningsplaner. Innehållet i ekonomi- resp personalhandboken borde samordnas. 2

5 2. Bakgrund och revisionsfråga 2.1 Bakgrund Lekmannarevisorerna skall granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från en ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Lekmannarevisorerna har tillsammans med auktoriserad revisor bedömt att behov finns för granskning av Oxelösunds bolags ekonomihandbok. Uppdraget har utförts av Karin Sundelius. 2.2 Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är ekonomihandboken utformad så att den säkerställer att all ekonomisk information blir korrekt behandlad samt att den kan ses som en del i att den interna kontrollen är tillfredsställande och därför kan ses som ett styrinstrument för ledningen. Följande kontrollmål/granskningsmål är aktuella: Ger ekonomihandboken en övergripande bild över hur ekonomiprocesserna fungerar och är knutna till varandra. Är ekonomihandboken känd i organisationen. Är ekonomihandboken så pass detaljerad att andra personer än de som jobbar med den specifika processen kan utföra arbetet. Säkerställer ekonomihandboken att den interna kontrollen är tillfredsställande (ledning och styrning) För att besvara dessa frågor har intervjuer skett med ekonomichef samt med två ekonomer på bolagens ekonomiavdelning. Ekonomihandboken har översiktligt gåtts igenom och i samband med intervjuerna har vi också tagit del av personalhandboken, dokument för attester och fullmakter, beskrivning av leverantörsbetalningar, debiteringar, kundreskontra-inkasso-kravhantering och lönehantering. Vi har även haft telefonkontakt med kommunens ekonomichef. 3

6 3. Granskningsresultat 3.1 Ekonomihandboken Bolagens ekonomichef och en av ekonomerna hade diskussioner om ekonomiarbetet för ca två år sedan och därefter beslutade de att starta arbetet med att ta fram en ekonomihandbok. Initiativet kom från ekonomen som utifrån erfarenhet från tidigare arbetsgivare ansåg det vara nödvändigt. Ekonomen utsågs också som ansvarig för arbetet med framtagandet och uppdateringar vid behov. Tidigare fanns rutinbeskrivningar på varje rum som personalen själva använde och det fanns behov av att göra dem tillgängliga för all personal på ekonomiavdelningen. Det har blivit färre personer inom den administrativa enheten, det har varit nio personer och numera är det sex personer. Det gör organisationen mer sårbar och det har också varit ett skäl till att dokumentera rutiner i ekonomihandboken. Arbetet med ekonomihandboken påbörjades för ca två år sedan efter beslut av bolagens ekonomichef. Det har funnits en tidplan för genomförandet, men arbetet har flyttats fram på grund av omprioriteringar. När arbetet inte pågått så länge blev det en fusion mellan Kustbostäder och Oxelösunds Fastighets AB och ett system med handdatorer infördes i verksamheten under samma period. Det har gjort att arbetet har dragit ut på tiden. Nu är det grundläggande arbetet med ekonomihandboken slutfört, men ekonomihandboken är ett levande dokument som är ständigt pågående och förändras vid nya rutiner och liknande. Ekonomihandboken innehåller mestadels beskrivningar av arbetsrutiner. Ekonomiavdelningens syfte med ekonomihandboken är att dels vara ett stöd i det dagliga arbetet för personalen på ekonomiavdelningen och dels att den ska kunna användas av personal, egen eller inhyrd, som får gå in vid sjukdom och annan frånvaro för att göra arbetsuppgifter som inte är deras ordinarie arbetsuppgifter. Ekonomihandboken omfattar åtta böcker och den innehåller bland annat rutiner för avstämningar, månadsrapporter, skattedeklarationer, anläggningsregistret, kund- och leverantörsfakturor mm. Det finns även mycket kortfattad information om budget, bokslut och årsredovisning. Ekonomihandboken har utarbetats av flera personer. Respektive person som arbetar med en rutin har haft ansvar för att dokumentera sin rutin. I några fall har systemleverantörernas handböcker använts och lagts in. 4

7 3.2 Ger ekonomihandboken en övergripande bild över hur ekonomiprocesserna fungerar och är knutna till varandra? Ekonomihandboken innehåller ett kort avsnitt om budgetarbetet. Det innefattar när i tid olika saker ska ske och vad budgeten ska innehålla. Ekonomichefen informerar under intervjun om att bolagen har diskuterat att gå ifrån traditionellt budgetarbete och istället arbeta mer aktivt med prognoser och nyckeltal. Under granskningen har det framkommit att ekonomihandboken kommer att kompletteras med en systemöversikt, vilket kommer att öka informationsvärdet. Det finns inget skrivet eller ingen bild som på något sätt visar hur ekonomiprocesserna fungerar eller är knutna till varandra. De avsnitt som finns med i ekonomihandboken är avgränsade detaljerade rutiner och inte några beskrivningar av sammanhängande processer. 3.3 Är ekonomihandboken känd i organisationen? Nej, men handboken är känd för dem som är berörda d.v.s. ekonomerna, men inte för övriga i organisationen. Ekonomihandboken är framtagen för att användas enbart av personalen på ekonomiavdelningen. De har tillgång till ekonomihandboken via gemensam katalog på nätet och så finns det en version som förvaras på ekonomikontoret som är utskriven på papper. Alla moment som omfattas av ekonomihandboken utförs av personalen på ekonomikontoret och därför finns det inget behov av att sprida ekonomihandboken till övrig personal inom bolagen. Under 2009 har ett lager startat. Det finns ännu inget dokumenterat om lagerredovisningen, men ekonomihandboken ska kompletteras med detta. Förråds- /lagersystemet som används kommer också att finnas med i den systemöversikt som ska tas fram enligt ovan. En inventering av lagret har nyligen genomförts och lagervärdet kommer att finnas med i balansräkningen i bokslutet. 3.4 Är ekonomihandboken så pass detaljerad att andra personer än de som jobbar med den specifika processen kan utföra arbetet? Ekonomiavdelningens syfte med ekonomihandboken är att den ska användas som ett stöd i det dagliga arbetet och att den ska kunna användas av personer som tillfälligt gör arbetsuppgifterna vid sjukdom eller annan frånvaro hos ordinarie personal. Vid genomgång av ekonomihandboken kan konstateras att det är detaljerade rutinbeskrivningar som finns. De är också kompletterade med skärmbilder från systemen. Bedömningen är att flertalet av de rutiner som finns dokumenterade är användbara för tillfällig personal. Ett fåtal rutiner har brister som kan göra rutinen svår att följa. T.ex. i en rutinbeskrivning hänvisas till belopp från saldoanalysen i IFS, men det finns ingen rutin för hur uppgifterna tas fram. Avsnittet bör kompletteras med vilka intervall på koddelar som ska sökas o.s.v. 5

8 Under granskningen kompletterades ekonomihandboken med en detaljerad tidsplan och lathund som finns framtagen för månadsavsluten. Den används av personalen för att kontrollera att alla moment blir gjorda. Den ger en bild över de rutiner som är dokumenterade och i vilken ordning de ska utföras. Tidsplanen och lathunden ökade informationsvärdet och kommer att underlätta vid användningen av ekonomihandboken framöver. 3.5 Säkerställer ekonomihandboken att den interna kontrollen är tillfredsställande (ledning och styrning)? När det gäller anläggningsregistret finns det detaljerad information kring hur anläggningar ska hanteras i anläggningsregistret vid upplägg, försäljningar o.s.v. Däremot när det gäller investeringsredovisning så saknas dokumenterade riktlinjer. Vilket belopp gäller t.ex. för att en inventarie ska anses vara en driftkostnad alternativt aktiveras som en anläggningstillgång? Enligt ekonomichefen finns ett fastställt belopp, men det finns inte dokumenterat. Det finns även en personalhandbok för bolagen. Där finns områden som tangerar vad som skulle kunna vara innehåll i ekonomihandboken, till exempel ett avsnitt Bil och reseavtal som innehåller information om vad som gäller för personer som använder bil i tjänsten, attestregler, regler för representation och vilka krav som ställs på uppgifter på fakturan vid representation samt regler för gåvor mm i samband med uppvaktningar. Innehållet i ekonomi- och personalhandböckerna är inte avstämda mot varandra. Under intervjun framkommer att det finns dokument beslutat i styrelserna gällande attester och fullmakter. Ekonomihandboken kompletterades med detta under granskningsperioden. Det är bra att ekonomiavdelningen har dokumenterat sina rutiner i stor utsträckning. Det är en del i ett fungerande internkontroll arbete. Men det finns inget internkontroll reglemente för bolagen och inte några beslutade granskningsplaner. För att den interna kontrollen ska vara tillfredsställande krävs att egna kontroller/granskningar dokumenteras och genomförs. 6