VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 1 (19)

Transkript

1 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 1 (19) Plats och tid Arkivrummet, Kulturförvaltningen, Torggatan 11, Vallentuna, kl ande Övriga närvarande Lars-Bertil Ohlsson (KD), ordförande Jane Schultzberg (M), vice ordförande Marie Lenti-Nilsson (S) Pernilla Järveroth, kulturchef, Charlotta Abrahamsson, projektsamordnare, 4-9, Charlotta Burlin, kultursekreterare 11, Maria Liljeholm, nämndsekreterare och Eleonor Åberg, kommunantikvarie 3 Utses att justera Justeringens tid och plats Marie Lenti-Nilsson (S) Vallentuna bibliotek, Underskrifter Sekreterare 1-16 Maria Liljeholm Ordförande Lars-Bertil Ohlsson (KD) 1-10, Jane Schultzberg (M) 11 Justerande Marie Lenti-Nilsson (S) BEVIS Justeringen har anmälts hos kulturnämnden.

2 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 2 (19) FÖREDRAGNINGSLISTA Ärende Sidan 1 Godkännande av dagordningen Val av justerare Kulturmiljöfrågor, bygglov - information Avrop Allmänna utrymmen Vallentuna Kulturhus och Bibliotek (KN ) Avrop Möbler till barnavdelningen Vallentuna Kulturhus och Bibliotek (KN ) 7 6 Avrop Arkiv- och förrådsmöbler Vallentuna Kulturhus och Bibliotek (KN ) Avrop Belysning Vallentuna Kulturhus och Bibliotek (KN ) Avrop Textil Vallentuna Kulturhus och Bibliotek (KN ) Avrop Inredning utställning och exponering Vallentuna Kulturhus och Bibliotek (KN ) Upphandling entreprenör cafédrift Vallentuna Kulturhus och Bibliotek (KN ) Bidrag till kulturverksamhet 2012 (KN ) Bokning av Kulturrummet hösten 2012 (KN ) Verksamhetsplan för kulturnämnden (KN ) Intern kontroll för kulturnämnden plan och uppföljning (KN ) Intern kontroll för kulturnämnden plan (KN ) Ärenden till kulturnämnden 2012 (KN )... 19

3 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 3 (19) 1 Godkännande av dagordningen Arbetsutskottet godkänner dagordningen.

4 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 4 (19) 2 Val av justerare Marie Lenti-Nilsson utses att justera protokollet.

5 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 5 (19) 3 Kulturmiljöfrågor, bygglov - information Arbetsutskottet noterar informationen. Eleonor Åberg, kommunantikvarie, informerar om ärende- och remisshantering av kulturmiljöfrågor.

6 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 6 (19) 4 Avrop Allmänna utrymmen Vallentuna Kulturhus och Bibliotek (KN ) Arbetsutskottet beslutar godkänna förfrågningsunderlaget "Inbjudan att lämna anbud, allmänna utrymmen" och beslutar om utskick inom ramavtalsområdet Möbler 2010, SKLK Kommentus. Kulturnämndens arbetsutskott har fått förfrågningsunderlag för biblioteksmöbler och tidplan för avropet för ställningstagande. För inköp av verksamhetens inredning och utrustning till Vallentuna Kulturhus och Bibliotek finns en investeringsram på 21,7 m.kr i kulturnämndens investeringsbudget. Beloppet och fördelningen bygger på systemhandlingen En beslutsordning för upphandlingarna/avropen har antagits i styrgruppen för Vallentuna Kulturhus och Bibliotek Enligt denna ska kulturnämndens arbetsutskott: - godkänna varje förfrågningsunderlag/avropsunderlag - besluta om utskick - godkänna bedömningsgruppens sammansättning - godkänna vinnande anbud efter avstämning mot budgetramar och besluta om upphandling/avrop 1. Avrop Allmänna utrymmen Vallentuna Kulturhus och Bibliotek 2. Inbjudan Avrop Allmänna utrymmen Akten KS

7 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 7 (19) 5 Avrop Möbler till barnavdelningen Vallentuna Kulturhus och Bibliotek (KN ) Arbetsutskottet beslutar godkänna förfrågningsunderlaget "Inbjudan att lämna anbud, möbler till barnavdelningen" med ordförandens ändringsyrkande och beslutar om utskick inom ramavtalsområdet Möbler 2010, SKLK Kommentus. Kulturnämndens arbetsutskott har fått förfrågningsunderlag för möbler till barnavdelningen för ställningstagande. För inköp av verksamhetens inredning och utrustning till Vallentuna Kulturhus och Bibliotek finns en investeringsram på 21,7 m.kr i kulturnämndens investeringsbudget. Beloppet och fördelningen bygger på systemhandlingen En beslutsordning för upphandlingarna/avropen har antagits i styrgruppen för Vallentuna Kulturhus och Bibliotek Enligt denna ska kulturnämndens arbetsutskott: - godkänna varje förfrågningsunderlag/avropsunderlag - besluta om utskick - godkänna bedömningsgruppens sammansättning - godkänna vinnande anbud efter avstämning mot budgetramar och besluta om upphandling/avrop Yrkanden Ordföranden yrkar att möbler för skapande verkstad sid 3 (10), andra stycket, stryks ur texten i Inbjudan att lämna anbud inom ramavtalsområdet: Skolmöbler. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på sitt eget yrkande och förvaltningens förslag och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. 1. Avrop möbler till barnavdelningen Vallentuna Kulturhus och Bibliotek 2. Inbjudan Avrop Skolmöbler barn KS Akten

8 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 8 (19) 6 Avrop Arkiv- och förrådsmöbler Vallentuna Kulturhus och Bibliotek (KN ) Arbetsutskottet beslutar godkänna förfrågningsunderlaget "Inbjudan att lämna anbud, arkiv och förrådsmöbler" och beslutar om utskick inom ramavtalsområdet Möbler 2010, SKLK Kommentus. Kulturnämndens arbetsutskott har fått förfrågningsunderlag för arkiv och förrådsmöbler för ställningstagande. För inköp av verksamhetens inredning och utrustning till Vallentuna Kulturhus och Bibliotek finns en investeringsram på 21,7 m.kr i kulturnämndens investeringsbudget. Beloppet och fördelningen bygger på systemhandlingen En beslutsordning för upphandlingarna/avropen har antagits i styrgruppen för Vallentuna Kulturhus och Bibliotek Enligt denna ska kulturnämndens arbetsutskott: - godkänna varje förfrågningsunderlag/avropsunderlag - besluta om utskick - godkänna bedömningsgruppens sammansättning - godkänna vinnande anbud efter avstämning mot budgetramar och besluta om upphandling/avrop 1. Avrop arkiv och förrådsmöbler Vallentuna Kulturhus och Bibliotek 2. Inbjudan Avrop Arkiv och förråd akten KS

9 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 9 (19) 7 Avrop Belysning Vallentuna Kulturhus och Bibliotek (KN ) Arbetsutskottet beslutar godkänna förfrågningsunderlaget "Inbjudan att lämna anbud, belysning" och beslutar om utskick inom ramavtalsområdet Möbler 2010, SKLK Kommentus Kulturnämndens arbetsutskott har fått förfrågningsunderlag för avrop belysning för ställningstagande. För inköp av verksamhetens inredning och utrustning till Vallentuna Kulturhus och Bibliotek finns en investeringsram på 21,7 m.kr i kulturnämndens investeringsbudget. Beloppet och fördelningen bygger på systemhandlingen En beslutsordning för upphandlingarna/avropen har antagits i styrgruppen för Vallentuna Kulturhus och Bibliotek Enligt denna ska kulturnämndens arbetsutskott: - godkänna varje förfrågningsunderlag/avropsunderlag - besluta om utskick - godkänna bedömningsgruppens sammansättning - godkänna vinnande anbud efter avstämning mot budgetramar och besluta om upphandling/avrop 1. Avrop belysning Vallentuna Kulturhus Bibliotek 2. Inbjudan Avrop Belysning KS Akten

10 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 10 (19) 8 Avrop Textil Vallentuna Kulturhus och Bibliotek (KN ) Arbetsutskottet beslutar godkänna förfrågningsunderlaget "Inbjudan att lämna anbud, textil" och beslutar om utskick inom ramavtalsområdet Möbler 2010, SKLK Kommentus. Kulturnämndens arbetsutskott har fått förfrågningsunderlag för textil, som inkluderar mattor, gardiner och draperier för ställningstagande. För inköp av verksamhetens inredning och utrustning till Vallentuna Kulturhus och Bibliotek finns en investeringsram på 21,7 m.kr i kulturnämndens investeringsbudget. Beloppet och fördelningen bygger på systemhandlingen En beslutsordning för upphandlingarna/avropen har antagits i styrgruppen för Vallentuna Kulturhus och Bibliotek Enligt denna ska kulturnämndens arbetsutskott: - godkänna varje förfrågningsunderlag/avropsunderlag - besluta om utskick - godkänna bedömningsgruppens sammansättning - godkänna vinnande anbud efter avstämning mot budgetramar och besluta om upphandling/avrop 1. Avrop textil Vallentuna Kulturhus och Bibliotek 2. Inbjudan Avrop Textil akten KS

11 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 11 (19) 9 Avrop Inredning utställning och exponering Vallentuna Kulturhus och Bibliotek (KN ) Arbetsutskottet beslutar godkänna förfrågningsunderlaget "Inbjudan att lämna anbud, inredning, utställning och exponering" och beslutar om utskick inom ramavtalsområdet Möbler 2010, SKLK Kommentus. Kulturnämndens arbetsutskott har fått förfrågningsunderlag för utställning och exponering för ställningstagande. För inköp av verksamhetens inredning och utrustning till Vallentuna Kulturhus och Bibliotek finns en investeringsram på 21,7 m.kr i kulturnämndens investeringsbudget. Beloppet och fördelningen bygger på systemhandlingen En beslutsordning för upphandlingarna/avropen har antagits i styrgruppen för Vallentuna Kulturhus och Bibliotek Enligt denna ska kulturnämndens arbetsutskott: - godkänna varje förfrågningsunderlag/avropsunderlag - besluta om utskick - godkänna bedömningsgruppens sammansättning - godkänna vinnande anbud efter avstämning mot budgetramar och besluta om upphandling/avrop 1. Avrop utställning och exponering 2. Inbjudan Avrop Utställn exponering KS akten

12 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 12 (19) 10 Upphandling entreprenör cafédrift Vallentuna Kulturhus och Bibliotek (KN ) Arbetsutskottet beslutar att nedanstående grupp ska utvärdera anbuden vid kulturförvaltningens upphandling av entreprenör för cafédrift i Vallentuna Kulturhus och Bibliotek. Kulturförvaltningen föreslår följande grupp för arbetet med upphandling av entreprenör för cafédrift. Gruppen ska arbeta fram underlag för upphandling samt utvärdera anbuden för entreprenör som ska driva caféet i Vallentuna Kulturhus och Bibliotek. I gruppen finns representanter för hyresvärden (TuFa) och verksamhetens olika delar. Mathias Heidmark, lokalförvaltare SBF/TuFa Lotta Svenblad, biblioteksintendent, KF/Bibliotek Charlotta Burlin, kultursekreterare, KF Kulturenheten Pernilla Järveroth, kulturchef, KF Charlotta Abrahamsson, projektsamordnare KF Kulturnämndens arbetsutskott fastställer vilka personer som ska ingå i de grupper som ska utvärdera anbuden på upphandlingar till Vallentuna Kulturhus och Bibliotek. Förslag till beslut om process, upphandlingsförfarande och förfrågningsunderlag tas i KNAU 7 februari Upphandling cafédrift, bedömningsgrupp akten KS

13 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 13 (19) 11 Bidrag till kulturverksamhet 2012 (KN ) Arbetsutskottet beslutar föreslå kulturnämnden att bevilja garantibidrag enligt sammanställning nedan. Förening/studieförbund Högsta garantibelopp kr Vuxenprogram Frösunda-Vallentuna Blåbandsförening Frösunda hembygdsförening Föreningen Brottby Gamla Idrottsvänner Klockarborgs vänner Stiftelsen Gustav Vasa 500 år Studieförbundet Vuxenskolan Sverigefinska kulturföreningen Vallentuna biblioteks vänner Vallentuna biodlarförening Vallentuna Dans- och Musikförening Vallentuna Hembygdsförening Vallentuna Konstförening Vallentuna Naturskyddsförening Vallentuna RPG-grupp Össeby hembygdsförening Barnprogram Orkesta hembygdsförening Övrigt kulturstöd Arbetsgruppen för dokumentation av Eva Rahmqvists kulturgärning Vallentuna Folkrörelsearkiv Total summa:

14 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 14 (19) Anteckning Ordföranden anmäler jäv och deltar inte i handläggningen av och beslut i ärendet. Jane Schultzberg går in som ordförande. Anslaget för bidrag till föreningar och studieförbund för offentlig programverksamhet och kulturprojekt är för år kr. Sammanställning av bidragsansökningar redovisas i bilaga. I sammanställningen redovisas också beviljat och hittills utbetalt bidrag till respektive förening Föreningar och studieförbund har för verksamhet 2012 ansökt om totalt kr i bidrag. 1. Bidrag till kulturverksamhet Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Vallentuna Biodlarförening 3. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Vallentuna biblioteks vänner 4. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Stiftelsen Gustav Vasa 500 år 5. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet VaDoM 6. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Studieförbundet Vuxenskolan/Sabina Agnas 7. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Vallentuna Folkrörelsearkiv 8. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Vallentuna Folkrörelsearkiv 9. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Össeby hembygdsförening 10. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Föreningen Brottby gamla idrottsvänner 11. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Klockarborgs Vänner 12. Ansökan om garantibidrag under år 2012 för kulturverksamhet - Vallentuna RPG-grupp 13. Ansökan om kulturbidrag under år Frösunda-Vallentuna Blåbandsförening 14. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Sverigefinska Kulturföreningen 15. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Sverigefinska Kulturföreningen 16. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Frösunda Hembygdsförening 17. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Arbetsgrupp för dokumentation av Eva Rahmqvists kulturgärning 18. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Vallentuna Naturskydddsförening 19. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Vallentuna Naturskyddsförening 20. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Vallentuna Konstförening 21. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Vallentuna hembygdsförening 22. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Vallentuna hembygdsförening 23. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet - Vallentuna hembygdsförening 24. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet Orkesta hembygdsförening 25. Sammanställning bidrag 2012 Akten Respektive kulturförening

15 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 15 (19) 12 Bokning av Kulturrummet hösten 2012 (KN ) Arbetsutskottet beslutar föreslå kulturnämnden att besluta att kulturförvaltningen inte tar emot externa bokningar till kulturrummet i Vallentuna Kulturhus och bibliotek under hösten Under 2012 kommer Kulturförvaltningen flytta in i nya Vallentuna kulturhus och bibliotek. Den verksamhet som tidigare lagts i Vallentunasalen kommer under hösten 2012 att förflyttas till Kulturrummet i det nya kulturhuset och biblioteket. För att själva kunna styra programinnehållet under inledningsfasen av verksamheten i Kulturrummet, samt få tid att se över rutiner gällande bokningar och hyressättning, kommer vi inte ta emot externa bokningar, utan endast interna bokningar under hösten Externa bokningar tas emot från våren Bokning av Kulturrummet hösten 2012 Akten

16 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 16 (19) 13 Verksamhetsplan för kulturnämnden (KN ) Arbetsutskottet beslutar föreslå kulturnämnden att anta verksamhetsplanen för kulturnämnden med reviderad ram för I enlighet med kommunens planeringsmodell ska, efter det att kommunplanen fastställts av kommunfullmäktige, varje nämnd anta en verksamhetsplan för perioden. Verksamhetsplanen för antogs av kulturnämnden i december 2011, KN 87, därefter har ramarna justerats. Kulturnämnden behandlar därför ramarna på nytt. Ärendets tidigare behandling KN KNAU Kulturnämndens arbetsutskott KNAU KN Verksamhetsplan kulturnämnden, reviderad ram VPKN rev ram Akten KS

17 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 17 (19) 14 Intern kontroll för kulturnämnden plan och uppföljning (KN ) Arbetsutskottet beslutar föreslå kulturnämnden att godkänna uppföljningen av genomförd intern kontroll 2011 samt föreslagna åtgärder och överlämnar den till kommunstyrelsen. Uppföljningen avser rutinen för "Utbetalning av föreningsbidrag". Granskningen har utförts genom stickprovskontroll av att utbetalda bidrag stämmer med tidigare ansökan från föreningen och kulturnämndens beslut om bidrag samt att föreningens redovisning är granskad av handläggare och attesterad av behörig attestant enligt"attestreglemente". En uppföljning har också gjorts för att se om föreningarna har lämnat in verksamhetsberättelse för Stickprovskontrollen av utbetalade föreningsbidrag 2011 visar att rutiner för "Utbetalning av föreningsbidrag" och "Attestreglemente" har följts. När det gäller "Regler för bidrag" har fyra föreningar, som beviljats bidrag inte lämnat in verksamhetsberättelse för Förslag till åtgärd är att "Regler för bidrag" ses över. Syftet är att förtydliga kravet på att föreningar förutom Ansökan/redovisning av offentligt program även ska lämna in verksamhetsberättelse från föregående år för att beviljat bidrag ska utbetalas. En årlig uppföljning bör också göras av att verksamhetsberättelser har lämnats in till kulturförvaltningen. 1. Intern kontroll för kulturnämnden-uppföljning Internkontroll för kulturnämnden plan 3. Intern kontroll för kulturnämnden rutinförteckning 4. Rutin för beslut och utbetalning av föreningsbidrag 5. Bidrag till föreningar och studieförbund sattestanter Bidrag som kan sökas från kulturnämnden 8. Regler för bidrag till offentliga arrangemang Enhetschef Kultur Kultursekreterare Akten

18 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 18 (19) 15 Intern kontroll för kulturnämnden plan (KN ) Arbetsutskottet beslutar föreslå kulturnämnden att fastställa kontrollplan för 2012 enligt kulturförvaltningens förslag. Kulturförvaltningen har upprättat ett förslag till internkontrollplan för kulturnämnden 2012 och bifogar rutinförteckningen för intern kontroll Under 2012 föreslås kontroll för: Biblioteksenheten - redovisning av kassa Kulturenheten - utbetalning av föreningsbidrag Kulturskolan - entréavgifter 1. Intern kontroll - plan Intern kontroll - plan Rutinförteckning 2012 akten KS

19 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 19 (19) 16 Ärenden till kulturnämnden 2012 (KN ) Arbetsutskottet beslutar föreslå kulturnämnden att godkänna den föreslagna tidplanen för ärenden under 2012 med ordförandens tilläggsyrkande. Kulturförvaltningen har tagit fram en översiktlig tidplan för kulturnämndens ärenden Yrkanden Ordföranden yrkar att en förstudie av de bidragssystem som kulturnämnden hanterar bör läggas till ärendelistan Propositionsordning Ordförande ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. 1. Ärenden till kulturnämnden ärenden kulturnämnden 2012 Akten