Omorganisation kommunikation 2 KS

Transkript

1 Omorganisation kommunikation 2 KS

2 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS KARIN KILERUD SID 1/2 KOMMUNCONTROLLER KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Omorganisation kommunikation Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige antar förslaget om centraliserad kommunikationsorganisation samt överför ekonomiska resurser från berörda nämnder till kommunstyrelsens budget för år 2017 enligt följande: från barn- och ungdomsnämnden 710 tkr, socialnämnden 725 tkr, kulturnämnden 495 tkr samt fritidsnämnden 350 tkr. Ärendet i korthet Idag har Vallentuna kommun en central kommunikationsavdelning under kommunstyrelsen. Det finns också kommunikatörer som ligger under några av förvaltningarna. I syfte att öka produktiviteten, samordningen och hålla samman kommunikationen inom och utom kommunen föreslås att kommunikationstjänsterna samlas under en avdelning. De fyra tjänster det handlar om ligger idag inom barnoch ungdomsförvaltningen, fritidsförvaltningen, kulturförvaltningen och socialförvaltningen. Redan idag finns en kommunikatör knuten till samhällsbyggnadsförvaltningen, vilken tillhör kommunikationsavdelningen under kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen fattade beslut om att föreslå att kommunfullmäktige antar förslaget om centraliserad kommunikationsorganisation samt överför ekonomiska resurser från berörda nämnder till kommunstyrelsens budget för år 2017 enligt följande: från barn- och ungdomsnämnden 710 tkr, socialnämnden 725 tkr, kulturnämnden 660 tkr samt fritidsnämnden 350 tkr. Beräkningen för kulturnämnden blev felaktig och därför föreslår kommunledningskontoret att 495 tkr överförs (istället för 660 tkr) från kulturnämndens budget till kommunstyrelsens budget. Bakgrund Enligt kommunplanen är Vallentunas ambition att skapa den bästa platsen för människor och företag att växa på. För att bli denna plats ska kommunen i nära samverkan med invånare, föreningar och företag utvecklas i takt med att invånarnas verklighet förändras. Arbetsmarknaden förändras, invånarna blir fler, pendlingen ökar och kraven på hög kvalitet inom den offentliga servicen ökar. Utgångspunkten för Vallentuna är idag en annan än tidigare. Kommunen har gått från att identifiera sig som en plats i ytterkanten, till att vara centralt belägen i regionen mellan Stockholm, Uppsala och Stockholm Arlanda Airport. Utifrån denna KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENTUNA TFN FA KLK@VALLENTUNA.SE 4

3 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 2/2 förnyade identitet skapas en utvecklingskraft som kommer leda till stora möjligheter, men också utmaningar. Strategisk kommunikation är viktig för att vidmakthålla transparens, knyta samman olika delar till en helhet, bana väg för utveckling och utgöra ett strategiskt ledningsstöd. Det är genom kommunikation vi skapar förståelse och bygger allianser, såväl inom som utom kommunen. Kraven från omvärlden på en god kommunikation ökar. Vi har gått från ett samhälle där få kommunicerar med många, till ett samhälle där många kommunicerar med många. Den kommunikativa utvecklingen med sociala medier är i grunden något positivt. Samtidigt leder det till ökade krav på kommunen att vara tillgängliga och att kunna möta människor. Mot bakgrund av ovanstående föreslås att kommunens kommunikationsresurser samlas under den centrala kommunikationsavdelningen i syfte att öka kvaliteten, tillgängligheten och flexibiliteten. Därigenom kan resurserna också möta kommunikativa utmaningar som uppstår, där resurser måste riktas åt ett håll. Kommunikatörer kommer fortsätta att vara kopplade till de olika förvaltningarna. Överföring av budget För att finansiera de direkta personalkostnaderna, som i och med centraliseringen hamnar på kommunledningskontorets kommunikationsavdelning, föreslås att lönekostnader samt administrativa personalkostnader, kopplade till befattningarna, förs över från respektive nämnd till kommunstyrelsen. Förutom direkta lönekostnader tillkommer administrativa kringkostnader med ca 21 tkr per anställd som huvudsakligen avser kompetensutveckling, teletrafik, friskvård, datorkostnad. Det innebär att följande belopp överförs till kommunstyrelsen från barn- och ungdomsnämnden = 710 tkr, socialnämnden = 725 tkr, kulturnämnden = 495 tkr och fritidsnämnden = 350 tkr. Nuvarande medel för förvaltningsspecifik kommunikation, såsom trycksaker, annonser etc. berörs inte av detta beslut utan fortsätter ingå i budgeten för respektive nämnd. Handlingar 1. Omorganisation kommunikation 2. Omorganisation kommunikation Victor Kilén Kommundirektör Annika Hellberg Ekonomichef Ska expedieras till Kommunikationsavdelningen Ekonomiavdelningen Akten 5

4 Riskbedömning, konsekvensanalys och handlingsplan Vallentuna kommun Allmänt När förändringar i verksamheten planeras ska arbetsgivaren bedöma vilka eventuella risker och konsekvenser som ändringarna medför. Exempel är förändringar som rör organisation, personal, arbetsmetoder, arbetstider, lokaler, om- och nybyggnation och maskinell utrustning. Det kan vara förändringar som påverkar alla anställda eller bara en liten grupp anställda. Analysen omfattar arbetsmiljö, yttre miljö, nödlägesberedskap och det som påverkar verksamhetens mål. Riskbedömning och konsekvensanalys ska göras skriftligt innan förändringen genomförs och avse tiden efter genomförd förändring. Det är arbetsgivarens ansvar att se till att alla faktorer i arbetsmiljön vägs in vid riskbedömningen. Så här säger Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete i samband med förändringar: När ändringar i verksamheten planeras, skall arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. Riskbedömningen ska värdera sannolikheten för negativa konsekvenser och hur allvarliga dessa kan bli. Arbetsgivaren ska beskriva hur arbetet med förändringen ska genomföras så att riskerna elimineras eller minimeras. Ansvar Det är chefen som ansvarar för genomförandet av riskbedömningen och konsekvensanalysen. Skyddsombud ska ges möjlighet att medverka vid genomförandet. I handlingsplanen beskrivs vilka åtgärder som behöver göras, vem som är ansvarig för att åtgärden blir genomförd, när den ska vara klar, samt att följa upp hur resultatet av åtgärden blev. Vikten av att göra riskbedömning och konsekvensanalys Riskbedömningen och konsekvensanalysen ska utgöra beslutsunderlag inför organisatoriska förändringar och förebygga negativa/kostsamma åtgärder i efterhand. Exempel på risker: Försämrad kundservice, miljöolycka såsom brand eller kemikaliespill, missnöjda medarbetare, oplanerade kostnader, försämrad arbetsmiljö, arbetsmängd, tidspress, brister i samarbetet, ensamarbete, motverka verksamhetens måluppfyllelse, oklara ansvarsförhållanden, ökad miljöpåverkan, hot och våld. 1/5 6

5 Riskbedömning, konsekvensanalys och handlingsplan Vallentuna kommun Beskriv ändringarna: Centralisera kommunikationsfunktionens befattningar (förvaltningskommunikatörerna) som i nuläget tillhör respektive förvaltningsorganisation. Kommunikatörstjänsten på samhällsbyggnadsförvaltningen ingår redan i den centrala kommunikationsavdelningen sedan tidigare och den nu föreslagna förändringen innebär att samma lösning tillämpas för övriga. Var ska ändringarna ske? På kommunledningskontoret och förvaltningarna (exkl. Samhällsbyggnadsförvaltningen) Vem/vilka berörs av ändringarna? Förvaltningarnas kommunikatörer (exkl. Samhällsbyggnadsförvaltningen) och nuvarande anställda inom kommunikationsavdelningen på kommunledningskontoret. Kund Samhälle & miljö Medarbetare Ekonomi POSITIVA EFFEKTER PÅ VERKSAMHETEN SOM FÖRÄNDRINGEN LEDER TILL Fyll i tabellen genom att identifiera förändringens positiva effekter på verksamheten utifrån de fyra perspektiven. Sätt x i det/de perspektiv förändringen påverkar positivt. Resursutnyttjande, lättare att använda resurserna effektivt och att samordna arbetsuppgifter, vara backup för varandra istället för tillfälliga lösningar vid behov, ökad flexibilitet. Möjligheter till kompetensmässig och personlig utveckling, ökad samhörighet inom yrkesgruppen, lättare att lära av varandra, mindre isolerad och sårbar vid kortare sjukdom o.d Lättare att rekrytera, till en kommunikationsavdelning än som ensam funktion på förvaltning Underlättar möjligheten att hålla ihop kommunikationen så att allt styr mot samma riktning, en starkare koppling till ledning och inriktning för kommunen totalt sett, gemensamt varumärkesbyggande. Lättar att arbeta strategiskt 2/5 7

6 Riskbedömning, konsekvensanalys och handlingsplan Vallentuna kommun Risk nr 1 2 Kund Samhälle & mijlö Medarbetar Ekonom RISKBEDÖMNING RISKKÄLLOR OCH RISKER Fyll i tabellen genom att identifiera de olika riskkällorna och riskerna. Avgör vilket/vilka av perspektiven som påverkas samt om det är en allvarlig risk eller en annan risk. Kan tappa viss förankring och samhörighet med verksamheten på respektive förvaltning Allvarlig risk Otydligheter i beslutsmandat från förvaltning kontra kommunikationsavdelning x Annan risk Risk Uppföljning/ nr HANDLINGSPLAN Ansvarig Klart när kontroll Kommunikatörerna kommer även fortsättningsvis att vara specialistinriktade på H Kelfve respektive förvaltningsverksamhet och kommunikation. Varje förvaltning kommer grundläggande att ha den kommunikatör som arbetar med H Kelfve dess verksamhet fysiskt lokaliserad på förvaltningen, även om personen tillhör 2 centrala kommunikationsavdelningen och ibland kan behöva utföra arbetet där. Det fungerar redan så för Samhällsbyggnadsförvaltningen. Nya rollbeskrivningar och överenskommelser med förvaltningarna tas fram i H Kelfve samarbete mellan förvaltningsledning och kommunikationsavdelningen Riskbedömningen genomförd den: av Magnus Sjögren och Henrik Kelfve Chef: Victor Kilén Skyddsombud: Siv Lantz Övrig deltagare: Jens Björk Tillfrågade och inbjudna övriga skyddsombud: Denise Jönsson, Charlotta Abrahamsson, Fahimeh Aminalroaya, Ulrika Weståker 3/5 8