Förslag på organisationsförändring: gemensam kostenhet 11 KS

Transkript

1 Förslag på organisationsförändring: gemensam kostenhet 11 KS

2 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Förslag på organisationsförändring: gemensam kostenhet (KS ) Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att sända ärendet på remiss till berörda nämnder Ärendebeskrivning Kommunstyrelsen gav i uppdrag till kommundirektören att utreda förutsättningarna för en gemensam kostenhet för socialförvaltningen och barn- och ungdomsförvaltningen. Utredningens resultat visade att det finns goda förutsättningar för en gemensam kostenhet, och att en placering inom barn- och ungdomsförvaltningen är att föredra. Utredningen såg också att ett samlat ansvar för kommunens kostverksamhet på ett bättre sätt kan säkerställa en lagenlig, kvalitativ och effektiv kost- och måltidsproduktion jämfört med hur den är organiserad idag. Resultatet av utredningen visade även att en kommungemensam kostenhet behöver ta hänsyn till två typer av finansieringar, barn- och ungdomsförvaltningens avdragsfinansiering och socialförvaltningens intäktsfinansiering. Förvaltningarnas intäkter och kostnader behöver även ses över, så att en kommungemensam kostenhet inte får överta en ekonomi som befinner sig i obalans. En gemensam kostorganisation har dock större möjlighet till att ge en enhetlig bild över vad kommunernas olika typer av måltider kostar, vilket leder till en möjlighet att effektivisera produktionen. En riskbedömning och konsekvensanalys av organisationsförändringen har genomförts tillsammans med de centrala skyddsombuden, bifogas. Yrkanden Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att sända ärendet på remiss till berörda nämnder Beslutsgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Förslag på organisationsförändring: gemensam kostenhet 2. Utredning av förutsättningarna för en gemensam kostenhet 3. kostorganisation riskbedömning Epedieras till Barn- och ungdomsnämnden Socialnämnden Akten Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 14

3 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 25

4 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS TORBJÖRN NYQVIST SID 1/2 STABSCHEF KOMMUNFULLMÄKTIGE Tjänsteskrivelse Förslag på organisationsförändring: gemensam kostenhet Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att sända ärendet på remiss till berörda nämnder Ärendet i korthet Kommunstyrelsen gav i uppdrag till kommundirektören att utreda förutsättningarna för en gemensam kostenhet för socialförvaltningen och barn- och ungdomsförvaltningen. Utredningens resultat visade att det finns goda förutsättningar för en gemensam kostenhet, och att en placering inom barn- och ungdomsförvaltningen är att föredra. Utredningen såg också att ett samlat ansvar för kommunens kostverksamhet på ett bättre sätt kan säkerställa en lagenlig, kvalitativ och effektiv kost- och måltidsproduktion jämfört med hur den är organiserad idag. Resultatet av utredningen visade även att en kommungemensam kostenhet behöver ta hänsyn till två typer av finansieringar, barn- och ungdomsförvaltningens avdragsfinansiering och socialförvaltningens intäktsfinansiering. Förvaltningarnas intäkter och kostnader behöver även ses över, så att en kommungemensam kostenhet inte får överta en ekonomi som befinner sig i obalans. En gemensam kostorganisation har dock större möjlighet till att ge en enhetlig bild över vad kommunernas olika typer av måltider kostar, vilket leder till en möjlighet att effektivisera produktionen. En riskbedömning och konsekvensanalys av organisationsförändringen har genomförts tillsammans med de centrala skyddsombuden, bifogas. Förslag till ny organisation Kostorganisation inom äldreomsorgen (SF) inordnas i barn- och ungdomsförvaltningens kostorganisation, som en enhet till. Den nya kostenheten består då av 6 stycken förskolekök, 9 stycken grundskolkök och köket på gymnasiet samt köket inom äldreomsorgen. Alla kök leds av kökschefer. Kostenheten leds av en kostchef samt en biträdande kostchef. Alla förskolor, grundskolor och gymnasiet i Vallentuna innehar en kökschef som i mottagningsköken går under benämningen skolmåltidsbiträde med ansvar och i förskolorna går de under titeln kock. KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX

5 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 2/2 Kökschefen på Väsbygården får ett likadant uppdrag som kökscheferna inom skolans kostorganisation har idag. Kökschef på L- chefsnivå har personal- och arbetsmiljöansvar med uppdrag att följa kommunen kostpolicy, arbeta mot enhetens egna uppsatta mål och bidra till att kostorganisationen når sina mål. Kökschefen leder och fördelar det dagliga arbetet samt deltar i kostorganisationens ledningsgrupp och arbetar där med övergripande strategiska frågor. För att säkerhetsställa de äldres nutritionsstatus, kan en dietist arbeta ungefär 20 procent tillsammans med sjuksköterskorna på de särskilda boendena. Dietisten kan med fördel upphandlas som konsulttjänst och anlitas utefter behov av hälso- och sjukvårdsorganisationen och äldreboendena. För att säkerhetsställa kökspersonalens trygghet under kvällar, helger och röda dagar bildas ett avtal mellan trygghetsjouren och chefen för verksamheten. Ett telefonnummer utges, vilket leder till att personalen vet vart de ska vända sig vid behov. Handlingar 1. Tjänsteskrivelse, uppdrag om utredning av en gemensam kostenhet 2. Utredning av förutsättningarna för en gemensam kostenhet 3. Utredning av förutsättningarna för en gemensam kostenhet 4. Bilaga, Kostpolicy för Vallentuna kommun 5. Självkostnadskalkyl Kostenheten SF Utredning gemensam kostenhet 7. Förslag på organisationsförändring: gemensam kostenhet Victor Kilén Kommundirektör Henrik Lennermark Utbildningschef Ska epedieras till Barn- och ungdomsnämnden Socialnämnden Akten 7

6 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS TORBJÖRN NYQVIST SID 1/2 STABSCHEF KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Utredning gemensam kostenhet Förslag till beslut Kommunstyrelsen noterar informationen. Ärendet i korthet Kommunstyrelsen gav i uppdrag till kommundirektören att utreda förutsättningarna för en gemensam kostenhet för socialförvaltningen och barn- och ungdomsförvaltningen. Utredningens resultat visar att det finns goda förutsättningar för en gemensam kostenhet, och att en placering inom barn- och ungdomsförvaltningen är att föredra. Utredningen ser att ett samlat ansvar för kommunens kostverksamhet på ett bättre sätt kan säkerställa en lagenlig, kvalitativ och effektiv kost- och måltidsproduktion jämfört med hur den är organiserad idag. Resultatet av utredningen visar också att en kommungemensam kostorganisation har större möjlighet till att ge en enhetlig bild över vad kommunens olika typer av måltider kostar, vilket leder till en möjlighet att effektivisera produktionen. En kommungemensam kostenhet behöver dock ta hänsyn till två typer av finansieringar, barn- och ungdomsförvaltningens avdragsfinansiering och socialförvaltningens intäktfinansiering. Det är även viktigt att kostverksamhetens intäkter och kostnader ses över, så att en kommungemensam kostenhet inte får överta en ekonomi som befinner sig i obalans. Handlingar 1. Tjänsteskrivelse, uppdrag om utredning av en gemensam kostenhet 1. Victor Kilén Kommundirektör KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX TORBJORN.NYQVIST@VALLENTUNA.SE 8

7 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 2/2 Ska epedieras till Akten Socialnämnden Barn- och ungdomsnämnden Utbildningsnämnden 9

8 Riskbedömning, konsekvensanalys och handlingsplan Vallentuna kommun Allmänt När förändringar i verksamheten planeras ska arbetsgivaren bedöma vilka eventuella risker och konsekvenser som ändringarna medför. Eempel är förändringar som rör organisation, personal, arbetsmetoder, arbetstider, lokaler, om- och nybyggnation och maskinell utrustning. Det kan vara förändringar som påverkar alla anställda eller bara en liten grupp anställda. Analysen omfattar arbetsmiljö, yttre miljö, nödlägesberedskap och det som påverkar verksamhetens mål. Riskbedömning och konsekvensanalys ska göras skriftligt innan förändringen genomförs och avse tiden efter genomförd förändring. Det är arbetsgivarens ansvar att se till att alla faktorer i arbetsmiljön vägs in vid riskbedömningen. Så här säger Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete i samband med förändringar: När ändringar i verksamheten planeras, skall arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. Riskbedömningen ska värdera sannolikheten för negativa konsekvenser och hur allvarliga dessa kan bli. Arbetsgivaren ska beskriva hur arbetet med förändringen ska genomföras så att riskerna elimineras eller minimeras. Ansvar Det är chefen som ansvarar för genomförandet av riskbedömningen och konsekvensanalysen. Skyddsombud ska ges möjlighet att medverka vid genomförandet. I handlingsplanen beskrivs vilka åtgärder som behöver göras, vem som är ansvarig för att åtgärden blir genoförd, när den ska vara klar, samt att följa upp hur resultatet av åtgärden blev. Vikten av att göra riskbedömning och konsekvensanalys Riskbedömningen och konsekvensanalysen ska utgöra beslutsunderlag inför organisatoriska förändringar och förebygga negativa/kostsamma åtgärder i efterhand. 1/5 10

9 Riskbedömning, konsekvensanalys och handlingsplan Vallentuna kommun Eempel på risker: Försämrad kundservice, miljöolycka såsom brand eller kemikaliespill, missnöjda medarbetare, oplanerade kostnader, försämrad arbetsmiljö, arbetsmängd, tidspress, brister i samarbetet, ensamarbete, motverka verksamhetens måluppfyllelse, oklara ansvarsförhållanden, ökad miljöpåverkan, hot och våld. Beskriv ändringarna: Gemensam Var ska ändringarna ske? Barn och ungdomsförvaltningen och Socialförvaltningen Vem/vilka berörs av ändringarna? Personal inom kostenheten socialförvaltningen får ny tillhörighet. Inger Jacobsson, verksamhetschef socialförvaltningen får en färre chef i ledningsgruppen, minskad budget och ett mindre uppdrag. Charlotte Müntzing, kostchef barn- och ungdomsförvaltningen får ett större ansvarsområde, med verksamhet helger och röda dagar. Malin Engström bitr kostchef barn- och ungdomsförvaltningen får ett större uppdrag kring bemanning. Hälso- och sjukvårdsorganisationen berörs kring nutritionsarbetet då dietist saknas. 2/5 11

10 Riskbedömning, konsekvensanalys och handlingsplan Vallentuna kommun Samhälle & miljö Medarbetare Ekonomi POSITIVA EFFEKTER PÅ VERKSAMHETEN SOM FÖRÄNDRINGEN LEDER TILL Fyll i tabellen genom att identifiera förändringens positiva effekter på verksamheten utifrån de fyra perspektiven. Sätt i det/de perspektiv förändringen påverkar positivt. undviker dubbelarbete i näringsberäkningar, en ansvarig jobbar i systemet effektivt arbete med en övergripande syn på livsmedelsavtalet där alla kunders behov tas med, både äldres och barns. Kostpolicyn blir ett enhetligt grepp för hela kommunen, där en gemensam kost organisation arbetare övergripande med kostpolicyn och andra policys, vilket ger likvärdighet för alla gäster oavsett var de befinner sig. Omsorgskunders behov av mat som följer nationella rekommendationer för normalkost kan tillgodoses då andra möjliga lunchrestauranger inom skolan kan erbjudas. Ur bemanningsynpunkt ger en gemensam kostorganisation en effektiv personalbemanning eftersom det är samma personalgrupp. Stor fördel med gemensamma utbildningar, stöd i gemensamma frågor som hygien, service, leverantörkontakter. Utifrån ett köks- och matsalsperspektiv kan kostenheten bidra med kunskap kring måltidssituationen för äldre och dementa. 3/5 12

11 Riskbedömning, konsekvensanalys och handlingsplan Vallentuna kommun tillgodose brukaren inom omsorgen behov av näringsriktig mat genom te utbildning med personal en rättvisare fördelning av kostnad och arbetstid för kostenheterna vad gäller arbetet med livsmedelavtal, tillskrivningar och tilläggsupphandlingar En gemensam organisation skapar utrymme för en administrativ/ekonomisk tjänst i stab till kostchefen. Positivt för timanställda att få möjlighet till mer tid då vi kan erbjuda fler arbetsplatser Möjlighet för personal inom barn- och ungdomsförvaltningen att arbeta mer tid då Väsbygården har verksamhet även helger och röda dagar. Utbyte tider kompetens erfarenheter. Öka kompetensen. Kostpolicyn efterlevs lika mot alla medborgare. Ekonomiskt mer effektivt samordnade inköp, transporter, utbyte med varandra Kan fleiblare bemanning generera lägre kostnader? Risk nr Kund Samhälle & mijlö Medarbetare Ekonomi RISKBEDÖMNING Riskkällor och risker Fyll i tabellen genom att identifiera de olika riskkällorna och riskerna. Avgör vilket/vilka av perspektiven som påverkas samt om det är en allvarlig risk eller en annan risk. Barn- och ungdomsförvaltningens nuvarande kostorganisation blir större med äldreomsorgens kök. Ansvarig chef på kvällar, helger och röda dagar saknas. Nutritionsstatus och ordination av näringsdryck, sond, och konsistensanpassad kost behöver säkerställas med dietistkompetens i Hälso- och sjukvårdsorganisationen Allvarlig risk Annan risk 4/5 13

12 Riskbedömning, konsekvensanalys och handlingsplan Vallentuna kommun Hur hanteras eventuella underskott i de olika kökens ekonomier Risk om man tappar fokus på äldres behov då barn- och ungdomsförvaltningen är större, e med menyn att den blir enhetlig för alla kök. Förändringen i sig skapar oro hos personal. Risk vid ev förändring att matlådor lagas närmare kund att köket får för lite att göra/ avlastning i köket. Bra då transport kan minskas. Blir mer anonym i en större org. Avknoppad, känsla av utanförskap. Risk nr HANDLINGSPLAN Ansvarig Klart när Rekrytering av administratör/ekonomitjänst till kostenheten Kostchef Novmebe 1 utbildnings r -16 chef 2 Se över struktur i köket, t e inrätta förste-kocktjänst med ansvar eller liknande. Kostchef Under Jourchefs-avtal? kökschef 2017 Dietist på deltid rekryteras till Hälso- och sjukvårdsorganisationen, eventuellt som Verksamhe Kortare 3 konsult tschef HSO Avtal med konsult klart Uppföljning/ kontroll 5/5 14

13 Riskbedömning, konsekvensanalys och handlingsplan Vallentuna kommun 4 Genomgång av ekonomi med controllers, beslut från förvaltningschefer Förvaltning schef BUF och SF Oktober Fokus för kostenheten är de olika kundgruppernas behov. Informera hela tiden berörd personal. Möte med alla tillsammans med skyddsombud då vi har ett beslut att förhålla oss till. Kostchef ledningsgr upp Kostchef kökschef löpande löpande Organisera så alla olika verksamheternas medarbetare får ta del av te utbildning, aktiviteter och möten Kostchef kökschef löpande Riskbedömningen genomförd den Chef Charlotte Müntzing Skyddsombud Maria Nilsson närvarande, Carina Arksand per telefon, Nejdin Tahir per telefon 6/5 15