Utredning gemensam kostenhet 12 KS

Transkript

1 Utredning gemensam kostenhet 12 KS

2 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Utredning gemensam kostenhet (KS ) Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen noterar informationen. Ärendebeskrivning Kommunstyrelsen gav i uppdrag till kommundirektören att utreda förutsättningarna för en gemensam kostenhet för socialförvaltningen och barn- och ungdomsförvaltningen. Utredningens resultat visar att det finns goda förutsättningar för en gemensam kostenhet, och att en placering inom barn- och ungdomsförvaltningen är att föredra. Utredningen ser att ett samlat ansvar för kommunens kostverksamhet på ett bättre sätt kan säkerställa en lagenlig, kvalitativ och effektiv kost- och måltidsproduktion jämfört med hur den är organiserad idag. Resultatet av utredningen visar också att en kommungemensam kostorganisation har större möjlighet till att ge en enhetlig bild över vad kommunens olika typer av måltider kostar, vilket leder till en möjlighet att effektivisera produktionen. En kommungemensam kostenhet behöver dock ta hänsyn till två typer av finansieringar, barnoch ungdomsförvaltningens avdragsfinansiering och socialförvaltningens intäktfinansiering. Det är även viktigt att kostverksamhetens intäkter och kostnader ses över, så att en kommungemensam kostenhet inte får överta en ekonomi som befinner sig i obalans. Yrkanden Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutkott föreslår att kommunstyrelsen noterar informationen. Propositionsordning Ordförande, Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Utredning av förutsättningarna för en gemensam kostenhet 2. Utredning av förutsättningarna för en gemensam kostenhet 3. Bilaga, Kostpolicy för Vallentuna kommun 4. Självkostnadskalkyl Kostenheten SF 2015 Expedieras till Akten Socialnämnden Barn- och ungdomsnämnden Utbildningsnämnden Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 14

3 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 25

4 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS TORBJÖRN NYQVIST SID 1/2 STABSCHEF KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Utredning gemensam kostenhet Förslag till beslut Kommunstyrelsen noterar informationen. Ärendet i korthet Kommunstyrelsen gav i uppdrag till kommundirektören att utreda förutsättningarna för en gemensam kostenhet för socialförvaltningen och barn- och ungdomsförvaltningen. Utredningens resultat visar att det finns goda förutsättningar för en gemensam kostenhet, och att en placering inom barn- och ungdomsförvaltningen är att föredra. Utredningen ser att ett samlat ansvar för kommunens kostverksamhet på ett bättre sätt kan säkerställa en lagenlig, kvalitativ och effektiv kost- och måltidsproduktion jämfört med hur den är organiserad idag. Resultatet av utredningen visar också att en kommungemensam kostorganisation har större möjlighet till att ge en enhetlig bild över vad kommunens olika typer av måltider kostar, vilket leder till en möjlighet att effektivisera produktionen. En kommungemensam kostenhet behöver dock ta hänsyn till två typer av finansieringar, barn- och ungdomsförvaltningens avdragsfinansiering och socialförvaltningens intäktfinansiering. Det är även viktigt att kostverksamhetens intäkter och kostnader ses över, så att en kommungemensam kostenhet inte får överta en ekonomi som befinner sig i obalans. Handlingar 1. Tjänsteskrivelse, uppdrag om utredning av en gemensam kostenhet 1. Victor Kilén Kommundirektör KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX TORBJORN.NYQVIST@VALLENTUNA.SE 6

5 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 2/2 Ska expedieras till Akten Socialnämnden Barn- och ungdomsnämnden Utbildningsnämnden 7

6 VERSION DIARIENUMMER Utredning av förutsättningarna för en gemensam kostenhet KOMMUNLEDNINGSKONTORET

7 Utredning av förutsättningarna för en gemensam kostenhet Innehåll 1. Sammanfattning Genomförande Den kommunala kostverksamhetens övergripande mål Kommunens kostpolicy Barn- och ungdomsförvaltningen (BUF) Socialförvaltningen (SF) Nuvarande kostorganisation Barn- och ungdomsförvaltningen (BUF) Socialförvaltningen (SF) Ekonomi och nuvarande finansiering Barn- och ungdomsförvaltningen (BUF) Socialförvaltningen (SF) Fördelar med en kommungemensam kostenhet Risker med en gemensam organisation Hur skulle en gemensam kostenhet kunna se ut? Utvärdering Fortsatt arbete KOMMUNLEDNINGSKONTORET VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 1 TFN: FAX KOMMUN@VALLENTUNA.SE 9

8 1. Sammanfattning Kommunstyrelsen gav i uppdrag till kommundirektören att utreda förutsättningarna för en gemensam kostenhet för socialförvaltningen och barn- och ungdomsförvaltningen. Utredningens resultat visar att det finns goda förutsättningar för en gemensam kostenhet, och att en placering inom barn- och ungdomsförvaltningen är att föredra. Utredningen ser att ett samlat ansvar för kommunens kostverksamhet på ett bättre sätt kan säkerställa en lagenlig, kvalitativ och effektiv kost- och måltidsproduktion jämfört med hur den är organiserad idag. Resultatet av utredningen visar också att en kommungemensam kostorganisation har större möjlighet till att ge en enhetlig bild över vad kommunens olika typer av måltider kostar, vilket leder till en möjlighet att effektivisera produktionen. En kommungemensam kostenhet behöver dock ta hänsyn till två typer av finansieringar, barn- och ungdomsförvaltningens avdragsfinansiering och socialförvaltningens intäktfinansiering. Det är även viktigt att kostverksamhetens intäkter och kostnader ses över, så att en kommungemensam kostenhet inte får överta en ekonomi som befinner sig i obalans. 2. Genomförande Uppdraget har utförts i fem olika faser: Kartläggning av socialförvaltningen och barn- och ungdomsförvaltningens nuvarande kostverksamhet. Beaktande över för- respektive nackdelar med en gemensam kostenhet. Informationshämtning genom diskussioner med skyddsombuden, samt en genomförd riskbedömning angående en gemensam kostenhet. Intervju med medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS), där information om kraven för kost inom socialförvaltningens områden utifrån Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) inhämtades och beaktades. Utvärdering av förutsättningar för en gemensam kostenhet. 3 10

9 3. Den kommunala kostverksamhetens övergripande mål 3.1 Kommunens kostpolicy Kommunens kostpolicy (fastställd ) innefattar områden som kvalitet, miljö, måltidsmiljö och näring. Policyn säger att; Alla matgäster, men även vårdnadshavare och anhöriga, ska känna en trygghet i att det serveras välsmakande och näringsriktig väl sammansatt kost inom Vallentuna kommuns måltidsverksamheter. Maten som serveras ska vara säker avseende specialkoster och livsmedelshygien, den ska även vara framställd med så låg miljöpåverkan som möjligt Barn- och ungdomsförvaltningen (BUF) Kostenheten inom barn- och ungdomsförvaltningen har som övergripande målsättning att bidra till att Vallentunas skolor når topp 30 i ranking jämfört med andra kommuner, samt att alla barn ska äta sig mätta i skolmatsalen. Maten som serveras ska följa de nationella riktlinjerna för näringsinnehåll, Livsmedelsverkets råd kring bra mat i skola och förskola samt kommunens kostpolicy. 3.3 Socialförvaltningen (SF) Kostenheten inom socialförvaltningen ska bidra till att socialnämndens mål uppfylls, samt ansvara för en god kvalitet i verksamheten som motsvarar socialförvaltningens ledningssystem för kvalitet. Maten som serveras ska följa de nationella riktlinjerna för näringsinnehåll, Livsmedelsverkets råd kring bra mat i äldreomsorgen samt kommunens kostpolicy. 4. Nuvarande kostorganisation Nuvarande kostorganisation är uppdelad på två förvaltningar, barn- och ungdomsförvaltningen och socialförvaltningen. 4.1 Barn- och ungdomsförvaltningen (BUF) Kostenheten på barn- och ungdomsförvaltningen består av tio skolkök och skolrestauranger, fem förskolekök med tillagningskök, fem förskolor med mottagningskök samt köket och restaurangen på Vallentuna gymnasium. Tre av skolköken är mottagningskök och dessa får sin mat från Hammarbackens kök. 1 Se bilaga 4 11

10 Tillagningsköken lagar också mat till externa gäster inom barnomsorgen och omsorgen. Kostenheten arbetar med att planera, tillaga, transportera och servera mat till Vallentuna kommuns skolbarn och barn i omsorg. I dagsläget serveras cirka 5500 portioner per vardag, varje dag serveras två till tre stycken lunchalternativ där en alltid är vegetarisk. Kostenheten fokuserar på att öka andelen vegetariska rätter genom att göra de tillgänglig för alla, all lunch som serveras är näringsberäknad. Kommunens kostpolicy som är antagen av kommunfullmäktige fokuserar även på att öka andelen av ekologisk och närodlad mat, upphandlingsarbetet för att nå dessa mål ska underlättas. I verksamheten är cirka 56 personer tillsvidareanställda och ett tjugotal är timanställda, verksamheten styrs av en kostchef och en biträdande kostchef. Kostchefen och den biträdande kostchefens arbetsuppgifter är bland annat: Leda kostenheten för att uppnå uppsatta mål/utveckla verksamheten Leda kostenhetens ledningsgrupp Stöd till kökscheferna i dagliga frågeställningar Tillsyn/uppföljning av miljö och hälsofrågor samt rutiner Kostdirektiv och lokalfrågor Administration och fakturahantering Personalfrågor som rekrytering och bemanning Övergripande ekonomi Utbildning och utvecklingsarbete Centrala upphandlingar och externa kunder Varje kök har en kökschef, i mottagningsköken benämns de som skolmåltidsbiträde med ansvar och i förskolorna har de titeln kockar. Varje köksansvarig chef har budget-, personal-, och arbetsmiljöansvar för sina enheter, kökscheferna ingår även i kostenhetens ledningsgrupp där de arbetar med strategiska frågor. I deras arbetsuppgifter ingår det även att löpande delta i möten med kunder (med kund menas i detta fall barn och elever inom barn- och skolomsorg) för att utveckla verksamheten lokalt, vilket leder till att eleverna ges möjlighet till elevinflytande. Lagar som reglerar verksamheten är bland annat Skollagen, Livsmedelslagen och Lagen om offentlig upphandling (LOU). 4.2 Socialförvaltningen (SF) Kostenheten på socialförvaltningen består av en restaurang på Väsbygårdens särskilda boende. Utifrån restaurangen arbetar kostenheten med att planera, tillaga, transportera och servera mat till Vallentuna kommuns särskilda boenden i egen regi och kunder inom hemtjänsten. På restaurangen serveras även mat till externa gäster, personal och besökare från kommunens dagliga verksamheter inom LSS (lagen om 5 12

11 stöd och service till vissa funktionshindrade) samt till en privat daglig verksamhet inom LSS. I dagsläget serveras cirka 600 portioner per vardag och cirka 250 portioner per helgdag. På vardagar serveras det två alternativ till lunchen och under helgdagar serveras ett alternativ och en dessert, kvällsmålen består alltid endast av ett alternativ. I denna restaurang tillverkas och säljs det även smörgåstårtor och tårtor, samtidigt har de konferensservice och catering till större beställningar samt en del julbord. Restaurangen tillgodoser även alla individers behov, genom att laga mat efter beställningar från avdelningarna eller hemtjänstens specialkoster. I verksamheten är sju personer tillsvidareanställda och fem personer är timanställda, verksamheten styrs av en kostchef. Kostchefens arbetsuppgifter är bland annat: Planera och leda det dagliga arbetet inom enheten/enheterna Leda kostenheten för att uppnå uppsatta mål/utveckla verksamheten Tillsyn/uppföljning av miljö och hälsofrågor samt rutiner Kostdirektiv och lokalfrågor Administration och fakturahantering Personalfrågor som rekrytering och bemanning Övergripande ekonomi Utbildning och utvecklingsarbete Vara delaktiga i centrala livsmedelsupphandlingar Kostchefen ska ansvara för att på ett professionellt sätt samverka med verksamhetens viktiga externa samarbetsparter samt internt inom kommunen och inom förvaltningen. Kostchefen ska även övergripande ansvara för att arbetsmiljön är god, arbeta förebyggande och om fel och brister uppstår skyndsamt åtgärda dessa. Lagar som reglerar verksamheten är bland annat Socialtjänstlagen, Patientsäkerhetslagen, Patientlagen, Livsmedelslagen och Lagen om offentlig upphandling (LOU). I en kommande överenskommelse mellan kommun och landsting (ett ärende som ska upp för politiskt beslut under hösten 2016) kommer det krävas dietistkunskap att tillgå för bedömning av nutritionsstatus och ordinering av insatser för behandling för äldre boende på de kommunala särskilda boendena för äldre. 5. Ekonomi och nuvarande finansiering Information om vardera kostenheters ekonomi och finansiering. 6 13

12 5.1 Barn- och ungdomsförvaltningen (BUF) Kostenheten är avdragsfinansierad, vilket betyder att kostenheten finansieras med del från skolpeng, intäkter från externa kunder samt ett mindre skolmjölksbidrag från jordbruksverket. En lunchportion på en skola kostar mellan kronor att producera och servera. Barn- och ungdomsförvaltningens kostenhet omsätter cirka 36 mnkr. Resultatet för de tre senaste åren ser ut som följande, 2015: underskott 400 tkr, 2014: överskott 600 tkr och 2013: underskott 300 tkr. 5.2 Socialförvaltningen (SF) Kostenheten omsätter cirka 8 mnkr årligen. Kostnaderna täcks genom försäljning som främst sker till kommunens äldreboenden men också till personer med hemtjänstinsatser samt på den egna restaurangen. Utifrån en självkostnadskalkyl framtagen till socialnämnden framgår det att en lunch kostar mellan 44 kr 58 kr att producera beroende på om lunchen serveras i restaurangen eller fraktas till ett boende, kostnaden för en middag ligger mellan 43 kr 55 kr 2. Socialförvaltningens kostenhet omsätter cirka 8 mnkr. Resultatet för de tre senaste åren ser ut som följande, 2015: underskott 533 tkr, 2014: underskott 474 tkr och 2013: underskott tkr. 6. Fördelar med en kommungemensam kostenhet Fördelarna med en gemensam kostenhet är uppdelade i fem delar, personal, effektivitet, ekonomi, kund och ledning och styrning. Personal Kompetensförsörjning är en förutsättning för en god måltidskvalitet, och påverkar även anställdas trivsel och engagemang i positiv riktning, en gemensam kostenhet ökar möjligheten till gemensamma utbildningar. Det leder också till ett ökat stöd i gemensamma frågor som hygien, service och leverantörkontakter. En gemensam kostenhet bidrar till fler arbetstillfällen för timanställda och deltidsanställda, då möjligheten att arbeta på flera ställen tillkommer. Till exempel Väsbygården är öppet på helger, vilket ger möjlighet till helgjobb. 2 Kostnaden är inklusive overhead, se bifogad självkostnadskalkyl. 7 14

13 Rent administrativt, leder en gemensam kostenhet till bättre översikt och planering gällande personal och deras arbetstider samt löneutbetalningar. Effektivitet En stor fördel med en kommungemensam kostenhet är att det skulle bli mer effektivt, då dubbelarbetet som förekommer idag skulle upphöra. Dubbelarbetet som förekommer i dagsläget och upphör vid en kommungemensam kostenhet är arbete kring centrala livsmedelsupphandlingar, tilläggsupphandlingar, näringsberäkningar och tillskrivningar 3. För nuvarande använder båda enheterna samma system för näringsberäkningar, men två personer genomför det istället för en. En gemensam kostorganisation ger en effektiv personalbemanning eftersom det är samma personalgrupp som berörs i alla enheterna. Det blir även effektivt genom att en gemensam kostenhet får en övergripande syn över hela kommunens måltidsbehov, där alla kunders behov tas tillvara på. Effektivare och mer kvalitetssäkert med arbetet kring livsmedelsavtal och avtalsuppföljning där alla kunders behov tas med, både äldres och barns då en övergripande helhetssyn finns kring måltiden och målgrupperna. Nuvarande gemensamma arbetsuppgifter (görs i vardera kostenhet): Leda och organisera kostverksamheter Näringsberäkningar och näringsberäkningssystemet Livsmedelsupphandling med kvalitetskrav, förfrågningsunderlag och utvärdering samt avtalsuppföljning Leverantörer kontakter (arbetskläder, livsmedel, rengöringsprodukter, transporter etc.) Upphandling av andra varor/tjänster som kostenheterna har gemensamt Transporter av mat till kunder Personalhantering och bemanning System för uppföljning av inköp Fakturahantering i DCE Fakturering Dessa arbetsuppgifter hanteras nuvarande både hos barn- och ungdomsförvaltningen och socialförvaltningen, med en gemensam kostenhet skulle dubbel hantering av arbetsuppgifterna försvinna och arbetet skulle bli effektivare. Ekonomi En gemensam kostorganisation har större möjligheter att ge en enhetlig bild över vad kommunernas olika typer av måltider kostar. Detta kommer i sin tur leda till en 3 Då leverantörer vill ändra i det upphandlade sortimentet granskas och godkänns förslagen. 8 15

14 möjlighet att effektivisera produktionen. I livsmedelsupphandlingar kommer stordriftsfördelarna hela måltidsverksamheten till gagn och man har större möjlighet att samplanera matsedlar utifrån upphandlade varor. Kund Möjlighet till ökad kompetens hos personal (beskrivet under personal) inom en gemensam kostenhet, leder till ökad måltidskvalitet gentemot kunden. I en kommande överenskommelse mellan kommun och landsting (finns beskrivet under punkt 4) krävs det dietistkunskap inom särskilt boende för äldre. En ökad dietistkunskap kommer i en gemensam kostenhet även till nytta för personal som jobbar med barn och elever. En gemensam kostenhet möjliggör för kunden att lättare få tillgång till kommunens kostorganisation. Styrning och ledning Med en gemensam kostenhet blir det möjligt att få en samlad överblick och styra måltidsverksamheten på alla nivåer utifrån kostpolicy och måldokument för Vallentuna kommun. Framtida implementering av kommande styrdokument underlättas också genom en gemensam kostenhet, exempelvis folkhälsostrategi och folkhälsopolicy. Detta sker genom att man gör en sammanhållen planering, genomför planerna, följer upp och analyserar hur det har gått för verksamheten samt åtgärdar och prioriterar utifrån resultatet. Kostpolicyn blir enhetlig för hela kommunens kunder oavsett vilken måltidsgrupp eller organisation individerna tillhör. Utifrån ett köks- och matsalsperspektiv kan kostenheten bidra med kunskap kring måltidssituationen för såväl äldre och demenssjuka som för barn och elever. 7. Risker med en gemensam organisation Riskerna med en gemensam kostenhet är uppdelade i fem delar, personal, effektivitet, ekonomi, kund och ledning och styrning. Personal Det finns en möjlighet att bemanningsorganisation i en gemensam kostenhet får utökad arbetsmängd, vilket måste tas i beaktning. Effektivitet 9 16

15 Om personalen på Väsbygården upplever en oro med en gemensam organisation kan det påverka arbetet och effektiviteten. Därmed är det viktigt att en dialog förs med personalen. Förändringen att högst ansvarig chef inte är på plats kan möjligen påverka arbetet och effektiviteten, detta måste diskuteras och beaktas. Ekonomi En gemensam kostenhet kommer behöva ta hänsyn till två typer av finansiering, barn- och ungdomsförvaltningens avdragsfinansiering och socialförvaltningens intäktsfinansiering, vilket behöver hållas isär så att intäkter och kostnader belastar rätt verksamheter. Båda förvaltningarnas kostverksamheter har under några år gått med underskott och detta är något som behöver ses över så att intäkter och kostnader kommer i balans. En eventuell risk är om den gemensamma kostorganisationen får överta en ekonomi i obalans som då belastar den framtida nämndens ekonomi. Kund Med tiden finns det även en risk för att kökspersonalen på Väsbygård känner mindre tillhörighet till äldreboendet med personal och boende, (till exempel som i skolan, där kökspersonalen uppfattar sig som vi och dem med skolans övriga personal). Detta kan möjligen medföra att fokuseringen mot kund går förlorad, vilket är en risk som måste beaktas. Ledning och styrning En gemensam kostenhet kommer få utökade administrativa uppgifter i och med organisationens storlek. Vidare arbetar äldreomsorgens kök till skillnad från skolornas kök även röda dagar och helger, vilket kräver utökad bemanning även administrativt. En annan risk är vem som är ansvarig chef på kvällar och helger, för eventuella operativa frågor från köket på Väsbygården. 8. Hur skulle en gemensam kostenhet kunna se ut? Nedan är ett förslag på struktur inom en gemensam kostenhet för Vallentunas alla måltider. Kostorganisation inom äldreomsorgen (SF) inordnas i barn- och ungdomsförvaltningens kostorganisation, som en enhet till. Den nya kostenheten består då av 6 stycken förskolekök, 9 stycken grundskolkök och ett gymnasium kök 10 17

16 samt köket inom äldreomsorgen. Alla kök leds av kökschefer. Kostenheten leds av en kostchef samt en biträdande kostchef. Kostchef Bitr. kostchef Administratör Förskolor, grundskolor och gymnasiet Kökschef/köksansvarig Äldreomsorg, LSS Kökschef Alla förskolor, grundskolor och gymnasiet i Vallentuna innehar en kökschef som i mottagningsköken går under benämningen skolmåltidsbiträde med ansvar och i förskolorna går de under titeln kock. Kökschefen på Väsbygården får ett likadant uppdrag som kökscheferna inom skolans kostorganisation har idag. Kökschef med budget personal- och arbetsmiljöansvar med uppdrag att följa kommunens kostpolicy, arbeta mot enhetens egna uppsatta mål och bidra till att kostorganisationen når sina mål. Kökschefen leder och fördelar det dagliga arbetet samt deltar i kostorganisationens ledningsgrupp och arbetar där med övergripande strategiska frågor. För att säkerhetsställa de äldres nutritionsstatus, kan en dietist arbeta ungefär 20 procent tillsammans med sjuksköterskorna på de särskilda boendena. Dietisten kan med fördel upphandlas som konsulttjänst och anlitas utefter behov. För att säkerhetsställa personalens trygghet under kvällar, helger och röda dagar bildas ett avtal mellan trygghetsjouren och chefen för verksamheten. Ett telefonnummer utges, vilket leder till att personalen vet vart de ska vända sig vid behov. Nya tjänster För att säkerställa att kvalitet i ledning och styrning inte påverkas av utökade administrativa arbetsuppgifter så bör en administrativ/ekonomisk tjänst till kostenheten tillsättas. Tjänster som inte kommer behövas i ny organisation Den tidigare kostchefen inom äldreomsorgen ersätts inte med nyrekryterad

17 9. Utvärdering Utredningens resultat visar att det finns goda förutsättningar för en gemensam kostenhet, och att en placering inom barn- och ungdomsförvaltningen är att föredra. Utredningen visar på att barn- och ungdomsförvaltningens kostorganisation idag har goda organisatoriska förutsättningar för att integrera en mindre enhet som socialförvaltningens kostenhet. Genom att ge kökschefen på Väsbygården ett likadant uppdrag som kökscheferna inom skolans nuvarande kostorganisation skapas tydlighet i verksamheten. En kommungemensam kostenhet innebär många fördelar för personalen, med gemensamma utbildningar och stöd i gemensamma frågor som rör hygien, service och leverantörkontakter. Arbetet blir även mer effektivitet, då en del av det dubbelarbete som pågår för närvarande kommer att försvinna. Resultatet av utredningen visar att en kommungemensam kostorganisation har större möjlighet till att ge en enhetlig bild över vad kommunens olika typer av måltider kostar, vilket leder till en möjlighet att effektivisera produktionen. En kommungemensam kostenhet behöver dock ta hänsyn till två typer av finansieringar, barn- och ungdomsförvaltningens avdragsfinansiering och socialförvaltningens intäktfinansiering. Det är även viktigt att kostverksamhetens intäkter och kostnader ses över, så att en kommungemensam kostenhet inte får överta en ekonomi som befinner sig i obalans. Utvärderingen ser också att en dietist ska kopplas till den gemensamma kostenheten. Behovet kommer dels från den kommande överenskommelsen där dietistkunskap krävs samt att ökad dietistkunskap kan användas för utbildning av kökspersonal. Ökad dietistkunskap hos personalen kan vara till nytta vad gäller arbetet med kommunens kostpolicy både mot äldre och unga kunder, till exempel när det gäller specialkoster. 10. Fortsatt arbete Viktigt att tydliggöra ansvarsområden i en eventuell ny organisation I nuvarande kostorganisation på socialförvaltningen vid äldreomsorgen har en del arbetsuppgifter till äldreboendet utförts som nu särskiljs och inte kommer ingå i en eventuell ny kostorganisations arbetsuppgifter. Viktigt att alla dessa extra arbetsuppgifter tydliggörs för att undvika missförstånd i framtiden med åtföljande gnissel mellan personalgrupper. Finansieringen av måltider Måltider för de två nuvarande kostenheterna finansieras idag på olika sätt och kan i framtiden behöva harmoniseras. Det är även viktigt att kostverksamhetens intäkter och kostnader ses över för att säkerställa en ekonomi i balans

18 Implementering av folkhälsostrategi och folkhälsopolicy i kommunens kostorganisation Under år 2016 kommer kommunen implementera en folkhälsostrategi och folkhälsopolicy i kommunens kostorganisation, genom denna implementering tillkommer nya styrdokument till kostorganisationen

19 KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Kostpolicy Fastställd av kommunfullmäktige Alla matgäster, men även vårdnadshavare och anhöriga, ska känna en trygghet i att det serveras välsmakande och näringsriktigt väl sammansatt kost inom Vallentuna kommuns måltidsverksamheter. Maten som serveras ska vara säker avseende specialkoster och livsmedelshygien. Den ska vara framställd med så låg miljöpåverkan som möjligt. Kvalitet Matgästernas behov ska vara utgångspunkten i arbetet för varje anställd. Brukare på vård- och omsorgsboenden samt på våra dagliga verksamheter ska kunna vara med och baka bröd, förbereda måltiderna eller hjälpa till i disken. Enkel och konkret information om kommunens måltider ska finnas lätt tillgänglig på vård- och omsorgsverksamheter och på till exempel kommunens webbplats. All personal som hanterar livsmedel inom kommunens verksamheter ska regelbundet genomgå adekvata utbildningar. Av livsmedelssäkerhetsskäl så ska all kökspersonal bära enhetliga arbetskläder avsedda för kök. Inom vård och omsorg ska mat och näring ses som en integrerad del av omvårdnaden. Det ska bli enklare för samtliga kök att handla ekologiskt och närproducerat. Måltidsverksamheten bör kontinuerligt utvärderas via brukarenkäter. Miljöhänsyn Andelen ekologiska råvaror/mat som används i verksamheterna ska kontinuerligt öka. Kommunen ska verka för upphandlingssätt som gynnar närodlade och närproducerade produkter. Strävan ska vara att minimera antalet varutransporter till enheterna. Verksamheterna ska sträva efter att årstidsanpassa råvarorna för att på så sätt minska transportsträckor. 21

20 KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Kött- och mejeriprodukter ska vara producerade med god djuromsorg och miljöhänsyn. Genmodifierade organismer (GMO) ska undvikas så långt det går att spåra. Verksamheterna ska ej servera rödlistade eller utrotningshotade arter. Samtliga kök ska säkerställa miljövänliga arbetsmetoder samt ett miljövänligt inköpsmönster, de ska även vidta åtgärder för att minska matsvinn ur såväl miljösynpunkt som pedagogisk synpunkt. Avfall ska källsorteras. Måltidsmiljö Vid utformningen av restauranger ska man sträva efter att acceptabel ljudnivå uppnås. Varje enhetschef, matråd eller liknade bör undersöka möjligheten att skapa mötesplatser för alla äldre genom att servera gemensamma måltider. Varje resultatenhetschef ansvarar för att det finns ett matråd eller liknande som kan påverka matsedeln samt stimulera engagemang för bra måltider och trevlig måltidsmiljö inom sin verksamhet. Maten ska tillagas i ändamålsenliga kök så nära matgästerna och serveringstillfället som möjligt. Gällande brukare med behov av särskild omsorg på grund av till exempel funktionshinder ska tillräcklig tid avsättas för hjälp vid måltiden. Måltiden och hjälpmedel ska anpassas utifrån den ätandes behov. Matgästerna ska få ett bra bemötande. Det ska finnas gemensamma trivselregler i varje matsal. Miljön ska vara ordnad så att alla matgäster tycker att det är trevligt att äta. Måltiderna ska även presenteras på ett aptitligt sätt som främjar goda matvanor. Verksamheterna ska aktivt arbeta för att skapa lugn, ro och matglädje under måltiderna. Måltiderna ska vara en självklar del i den pedagogiska verksamheten inom förskola och skola. Övergripande Maten ska vara omväxlande, fri från onödiga tillsatser och i möjligaste mån fri från transfetter. Kommunen ska servera smör eller smörfettsblandning. Maten ska vara ursprungsmärkt och näringsdeklarerad, så långt som möjligt. 22

21 KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Verksamheterna ska sträva efter att tillaga huvudkomponenterna från grunden, samt eftersträva att undvika att servera hel- och halvfabrikat i syfte att minska mängderna av tillsatser, salt och socker. Måltiderna ska vara näringsriktigt utformade, enligt livsmedelsverkets näringsrekommendationer för respektive målgrupp. Socker och snabba kolhydrater ska minimeras. Specialkost ska tillhandahållas av medicinska (ex. allergier), etiska (ex. vegetarianer) eller religiösa skäl. Näring (Barn- och utbildningsverksamhet) Genom att servera två alternativa rätter per dag ökar gästens valfrihet och därmed sannolikheten att alla ska äta av lunchen. Vid servering av två rätter, bör minst ett av dessa vara ett näringsmässigt fullvärdigt vegetariskt alternativ. Alla verksamheter ska sträva efter att barn och elever ska få servera sig maten själva. Lunchen bör schemaläggas ungefär mitt i barnens och elevernas skoldag samt om möjligt vid samma tidpunkt varje dag. Inom förskolan och skolan ska hälsosamma alternativ förordas i samband med kalas. Caféverksamheternas sortiment ska medvetet och kontinuerligt utvecklas på sådant sätt att det i allt större utsträckning präglas av näringsriktiga och hälsosamma alternativ. För att undvika allvarliga och livshotande allergiska reaktioner ska mandel, jordnötter och övriga nötter inte förekomma inom förskola och skola. Näring (socialomsorgen) I boendeformer och daglig verksamhet där personalen ansvarar för servering av måltider ska matsedlarna vara välplanerade och varierande så att måltiderna kompletterar varandra och ger god möjlighet att täcka näringsbehovet hos brukarna. Boendeformer med totalt måltidsansvar ska servera frukost, lunch, middag samt tre mellanmål. Brukare som lagar egna måltider ska ges stöd och möjligheter till att laga goda och näringsriktiga måltider. 23

22 KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Näring (äldreomsorgen) Nattfastan för de äldre ska inte överstiga elva timmar, och måltiderna för övrigt ska vara väl utspridda över dygnet. Boendeformer med totalt måltidsansvar ska servera frukost, lunch, middag samt tre mellanmål. De äldre ska även ha god tillgång till drycker så att de får i sig tillräckligt med vätska. För äldre är det speciellt viktigt att det tillhandahålls specialkost efter olika individuella behov. 24

23 Sammanställning - självkostnadskalkyl restaurangen 2015 Datum: Antal portioner är en sammanställning för månaderna jan - sept, Kostnaderna baseras på utfallet jan - sept, Antal måltider Enhet Frukost/mellanmål Lunch Kväll Väsbygården Korallen Väsbygården - växelvård/korttidsplatser Korallen - växelvård/korttidsplatser Östanbo - daglig verksamhet Måltider hemtjänst Externa gäster, exkl MIVA och Montessori skolan MIVA Montesorie Pedagogiska måltider Andel måltider 23% 52% 25% Kostnad per måltid för Korallen (inkl. växelvård/korttidsplatser) Kostnad Frukost/mellanmål Lunch Kväll Lönekostnader 0,00 19,68 22,74 Livsmedel 14,07 18,47 14,07 Transporter 0,00 8,09 8,09 Övriga kostnader 4,20 4,20 4,20 Totalt 18,3 50,4 49,1 Central OH 0,68 1,88 1,83 Totalt 18,95 52,31 50,93 Kostnad per måltid för Väsbygården (exkl. daglig verksamhet Östanbo) Kostnad Frukost/mellanmål Lunch Kväll Lönekostnader 2,77 19,68 22,74 Livsmedel 14,07 18,47 14,07 Övriga kostnader 4,20 4,20 4,20 Totalt 21,05 42,35 41,01 Central OH 0,79 1,58 1,53 Totalt 21,83 43,92 42,54 Kostnad per måltid för Väsbygården (inkl. daglig verksamhet Östanbo) Kostnad Frukost/mellanmål Lunch Kväll Lönekostnader 2,77 19,68 22,74 Livsmedel 14,07 18,47 14,07 Transporter, (enbart Östanbo) 0,0 8,09 0,00 Övriga kostnader 4,20 4,20 4,20 Totalt 21,05 50,43 41,01 Central OH 0,79 1,88 1,53 Totalt 21,83 52,31 42,54 Kostnad per måltid i hemtjänst Kostnad Lunch Kväll Totalt 25

24 Lönekostnader 19,68 22,74 42,42 Livsmedel 18,47 14,07 32,53 Övriga kostnader, plus packlådor, plus arb. kost för paketering 15,99 15,99 31,97 Totalt 54,13 52,80 106,93 Central OH 2,02 1,97 3,99 Totalt 56,15 54,77 110,91 Kostnad för lunch för externa gäster inkl. MIVA och Montessori skolan Kostnad Lunch Lönekostnader 32,62 Livsmedel 18,47 Övriga kostnader, 25 % extra lokalhyra för servering 4,66 Totalt 55,75 Central OH 2,08 Totalt 57,83 Kostnad, pedagogiska måltider Kostnad Lunch Kväll Totalt Lönekostnader 19,68 22,74 42,42 Livsmedel 18,47 14,07 32,53 Övriga kostnader 4,20 4,20 8,41 Totalt 42,35 41,01 83,36 Central OH 1,58 1,53 3,11 Totalt 43,92 42,54 86,47 26

25 Totalt % Totalt 42,42 46,60 16,17 12,61 117,8 4,39 122,19 Totalt per dag 45,19 46,60 12,61 104,40 3,89 108,30 Totalt per dag 45,19 46,60 8,09 12,61 112,49 4,20 116,68 27

26 Frukost/ mellan mål Luncher Kvällsmål jan Väsbygården jan Korttids Korallen jan Korttids Väsbygården jan Daglig verksamhet Östanbo jan Korallen jan Hemtjänst jan Externa gäster, exkl MIVA och Montessori skolan jan MIVA jan Montesori skolan jan Pedagogiska måltider Sa jan feb Väsbygården feb Korttids Korallen feb Korttids Väsbygården feb Daglig verksamhet Östanbo feb Korallen feb Hemtjänst feb Externa gäster, exkl MIVA och Montessori skolan feb MIVA feb Montesori skolan feb Pedagogiska måltider Sa feb mar Väsbygården mar Korttids Korallen mar Korttids Väsbygården mar Daglig verksamhet Östanbo mar Korallen mar Hemtjänst mar Externa gäster, exkl MIVA och Montessori skolan mar MIVA mar Montesori skolan mar Pedagogiska måltider Sa mars apr Väsbygården apr Korttids Korallen apr Korttids Väsbygården apr Daglig verksamhet Östanbo apr Korallen apr Hemtjänst apr Externa gäster, exkl MIVA och Montessori skolan apr MIVA apr Montesori skolan apr Pedagogiska måltider Sa april maj Väsbygården maj Korttids Korallen maj Korttids Väsbygården maj Daglig verksamhet Östanbo maj Korallen

27 maj Hemtjänst maj Externa gäster, exkl MIVA och Montessori skolan maj MIVA maj Montesori skolan maj Pedagogiska måltider Sa maj jun Väsbygården jun Korttids Korallen jun Korttids Väsbygården jun Daglig verksamhet Östanbo jun Korallen jun Hemtjänst jun Externa gäster, exkl MIVA och Montessori skolan jun MIVA jun Montesori skolan jun Pedagogiska måltider Sa juni jul Väsbygården jul Korttids Korallen jul Korttids Väsbygården jul Daglig verksamhet Östanbo jul Korallen jul Hemtjänst jul Externa gäster, exkl MIVA och Montessori skolan jul MIVA jul Montesori skolan jul Pedagogiska måltider Sa juli aug Väsbygården aug Korttids Korallen aug Korttids Väsbygården aug Daglig verksamhet Östanbo aug Korallen aug Hemtjänst aug Externa gäster, exkl MIVA och Montessori skolan aug MIVA aug Montesori skolan aug Pedagogiska måltider Sa aug sep Väsbygården sep Korttids Korallen sep Korttids Väsbygården sep Daglig verksamhet Östanbo sep Korallen sep Hemtjänst sep Externa gäster, exkl MIVA och Montessori skolan sep MIVA sep Montesori skolan sep Pedagogiska måltider Sa sept

28 Frukost/ mellan Enhet mål Lunch Kväll Väsbygården Korallen Kortis Väsbygården Kortis Korallen Daglig verksamhet Östanbo Hemtjänst Externa gäster, exkl MIVA och Montesori skolan MIVA Montesori Pedagogiska måltider Summa totalt

29 Sa totalt

30

31 Totalt

32 Kostnader för livsmedel t.o.m. sept; Näringslösning Navamedic Nestlé Sverige AB Nutrica Nordica AB Tamro AB Summa Matlådor Tech Pack Summa kostnad livsmedel: kr kr kr kr kr kr kr exkl. näringslösning och konterade matlådor Total livsmedelskostnad kr Antal luncher Antal middagar Antal frukost Prisrelationen lunch:middag 0,7619 Lunchkostnad per portion 18,47 Frukost kostn per portion 14,07 Se förklaring: rad 30 Middags kostn per poriton 14,07 Lunchkostnad = B4 / B5 (AL) + B7(AF)*0,762 + B6(AM)*0,762 Frukost kostnad = B11(lunchkost per portion) *0,762 Middags kostnad = B11 (lunchkost per portion) * 0,762 Utgångspunkten är nedanstående relation som är en uppskattning från restaurangchefen. 21 kr * 7 dagar * 250 portioner lunch per dag 16 kr * 7 dagar * 115 portioner frukost per dag 16 kr * 7 dagar * 115 portioner middag per dag Kostnadsrelation mellan frukost och lunch samt mellan middag och lunch är 16/21 = 0,762 Ekvationer AL= antalet luncher AF = antalet frukostar AM = antalet middagar Ekvation nr 1: Totalen (kost för livsmedel) = antal luncher (AL)* lunchkostnad (L) + antal fru Antag att L:F:M förhåller sig som 21:16:16 Relativ vikt lunch = 21/21 34

33 Relativ vikt middag = 16/21 = 0,762 Relativ vikt frukost = 16/21 = 0,762 Ekvation nr 2: F = 0,726 * L Ekvation nr 3: M = 0,762 * L (F) frukost (M) middag Totalen = AL * L + AF (0,762 * L) + AM (0,762 * L) Totalen = L (AL + AF * 0,762 + AM * 0,762) Livsmedelskostnad (totalt) = L (AL +AF(0,762) + AM(0,762) (AL + AF * 0,762 + AM * 0,762) (AL + AF(0,762) + AM(0,762) Livsmedelskostnad (totalt) = L (AL + AF(0,762) + AM(0,762) F = L * 0,762 M = L * 0,762 35

34 0 till rad 73 ukostar (AF)* frukostkostnad (F) + antal middagar (AM) * middagskostnad (M) 36

35 Lunch och middag allmänt Total pers budget allmänt Personalkost per lunchportion 19,68 Personalkost per middagsportion 22,74 Personalkost per frukostportion 2,77 Servering Lunch Total pers budget servering Personalkost per lunchportion 12,95 Lunch, middag & servering (exkl. övrig personalkostnad och packetering) Lunch och middag lön Kock (lunch + middag). Kockarna packar maten i kantiner (metallburkar + bläck) Kock (lunch + middag). Kockarna packar maten i kantiner (metallburkar + bläck) Kock som jobbar lörd + söndag Biträde, nr 1 (lunch + middag) Pärnilla, 85 % kök Sjukersättning/semestervikarier Kock (lunch + middag) lagar mat till hemtj 3 d/v Biträde, nr 2 (lunch + middag) packar matlådor till hemtj 3 d/v. (57,94 % i köket) Servering lön Servering, tj 0,5, månd-fred. (Hon jobbar 38,25 tim per vecka.) Servering, lörd. (Hon jobbar 4 tim.) Övriga kostnader, se bladet "Övriga kostnader" lön Städning. Ett biträde (nr 2). Kost för städning belastar ej restaurangavd Pärnilla, 10% vaktmästeri/fastighet och 5 % tvätt/städ Vaktmästare, Martin Tvätt, Mikaela

36 Uppskattad viktning Procentsiffrorna anger hur personalkostnaden för en lunch, middag och fru 63% Lönekostnad * lunchandelen / (antalet luncher) 35% På samma sätt som för luncherna 2% På samma sätt som för luncherna. OBS! på Korallen skall det ej vara någon l 100% 100% OBS! Endast serveringskostnad. Gäller för Externa gäster. tim (månd-fred) tim (lör-sönd) Sa tot/v Tim/mån Del av heltid Lön/mån exkl soc avg , , , , , , , , tim (månd-fred) tim (lör-sönd) Sa tot/v Tim/mån Del av heltid Lön/mån exkl soc avg 19, , , tim (månd-fred) tim (lör-sönd) Sa tot/v Tim/mån Del av heltid Lön/mån exkl soc avg , , , ,

37 ukost är i relation till varandra lönekost för frukost eftersom dom gör allt själva. Soc avg 55 % Sa lön (jan-sept) kr 60 % av en heltid går åt till att packa varorna till hem Soc avg 55 % Sa lön (jan-sept) Soc avg 55 % Sa lön (jan-sept)

38 mtjänst. Kost finns bland "övriga kostn". 40

39 Övriga kostnader Kost/portion Näringslösning Lokalhyror ,37 Mindre rep/underh på fastigheter ,01 Hyra / leasing datorer ,13 Hyra /leasing kopiator /skrivare ,01 Övr förb inv 889 0,01 Kem / tekn prod ,13 Förbrukn matr exkl Tech Pack ,66 Förbrukn matr Tech Pack ( kr kr) Se nästa kolumn Arb- /skyddskläder ,15 Kontorsmatr ,06 Rep-/underhåll av maskiner ,17 Telefoni och IT ,07 Transporter varor (TZ Bemanning AB) Se nästa kolumn Programvaror och licencer ,05 Företagshälsovård, exkl rehab ,09 Friskvård ,01 Inkasso ,01 Kurs/konf ,01 Kapitalkost ,02 Summa exkl kost för städn mm, se bladet löner ,97 "Övriga kostnader", se bladet Löner ,24 "Övriga kostander", se bladet Löner Se nästa kolumn , Sa exkl näringslösning Spec av näringslösning Navamedic Nestlé Sverige AB Nutrica Nordica AB Tamro Beräkning lokahyror Övrigas lokalhyror i procent av Externa, etc. 75% Lokalhyror utom Externa, MIVA och Motessori 1,37 Lokalhyror Externa, MIVA och Motessori 1,83 Extra hyra för Externa, MIVA och Motessori 0,46 Den totala kostnaden för lokalhyror är ihopsatt av två delar. Del 1: Lokalhyror för externa m.fl. som är antalet portioner till dessa gånger ett "p Del 2: Lokalhyror för alla andra utom de i del 1 som är antalet portioner för dessa "prisa" skall vara 75% av "prisb" (Externa m.fl. betalar ett högre pris) Totalen = Antal Ext * prisb + AntalÖvr * prisa Totalen = AntalExt * pris B + AntalÖvr * 0.75*prisB Totalen = prisb * (AntalExt *AntalÖvr) Totalen / (AntalExt *AntalÖvr) = prisb * (AntalExt *AntalÖvr) / (Antal 41

40 "Totalen" är den totala lokalkostnaden "AntalExt" är antal portioner för Externa, MIVA och Montessori "AntalÖvr" är antalet totala antalet portioner minus "AntalExt" 42

41 Kost/portion, se anm Portioner Anmärkning - - Näringslösning ingår ej kalkyleringen. (1,40 utslaget på VB & K) 0,46 uträkning B37-B55 25 % av lokalkostnaderna avser salen för servering , Packeteringskostnader för hemtjänsten , Mattrp sker till Korallen sju dagar i veckan och till Östanbos dagl , "pris B" a gånger ett "pris A" alext *AntalÖvr) 43

42 44

43 liga verksamhet månd-fred (helgfria vardagar) 45

44 Livsmedelskostnad per dagsportion (källa :Livsmedelsverket (Delfi Foodservice guide, 2014) Inom äldreomsorg och sjukvård avses alla måltider som serveras under ett dygn Kr Gymnasieskolor (lunch) 13,00 Servicehus, äldreboenden (totalt) 57,60 Hemtjänst (matlåda) 19,42 Sjukvård (totalt) 66,66 46

45 Kostnad för lunch; externa gäster 2015 Kostnad Lunchportion Lönekostnader 32,62 Livsmedel 18,47 Övriga kostnader 4,66 Totalt 55,75 Central OH 2,08 Totalt 57,83 Dagens lunchpris (exkl. moms) 50,90 Mellanskillnad -6,93 Kostnad för den negativa mellanskillnaden Prognosticerade portioner Prognosticerad kostnad Prognosticerade portioner Prognosticerad kostnad Kostnad för lunch; externa gäster 2015 Kostnad Lunchportion Lönekostnader 32,62 Livsmedel 18,47 Övriga kostnader 4,66 Totalt 55,75 Central OH 2,08 Totalt 57,83 Dagens lunchpris (exkl. moms) 50,90 Mellanskillnad -6,93 Kostnad för den negativa mellanskillnaden Prognosticerade portioner Prognosticerad kostnad Kostnad för lunch; externa gäster 2016 Kostnad (inkl. uppräkning för 2016) Lunchportion Lönekostnader 33,08 Livsmedel 18,72 Övriga kostnader 4,73 Totalt 56,52 Central OH 2,11 Totalt 58,63 Dagens lunchpris (exkl. moms) 50,90 Mellanskillnad -7,73 Kostnad för den negativa mellanskillnaden Prognosticerade portioner Prognosticerad kostnad Kostnad för lunch; externa gäster 2016 Kostnad (inkl. uppräkning för 2016) Lunchportion Lönekostnader 33,08 Livsmedel 18,72 Övriga kostnader 4,73 Totalt 56,52 Central OH 2,11 47

46 Totalt 58,63 Dagens lunchpris (exkl. moms) 50,90 Mellanskillnad -7,73 Kostnad för den negativa mellanskillnaden Prognosticerade portioner Prognosticerad kostnad