Halvårsrapport internkontroll SN

Transkript

1 Halvårsrapport internkontroll SN

2 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämndens arbetsutskott Halvårsrapport internkontroll 2017 (SN ) Beslut Arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Socialnämnden godkänner rapporten Internkontroll Halvårsuppföljning Ärendebeskrivning Urban Jansson, kvalitetsutvecklare, redovisar för arbetsutskottet om de internkontroller som har genomförts. De internkontroller som genomförts är: Rapportering av arbetstillbud i systemet KIA Inköp enligt ramavtal. Återrapport av delegationsbeslut i systemet Treserva Socialförvaltningen redovisar i rapporten Internkontroll Halvårsuppföljning de genomförda internkontroller under första halvåret Yrkanden Anna Frisell (M) yrkar att arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Socialnämnden godkänner rapporten Internkontroll Halvårsuppföljning Beslutsgång Anna Frisell (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse, , Internkontroll halvårsrapport Internkontroll Halvarsuppfoljning Expedieras till Kommunledningskontoret Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 175

3 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING DNR SN URBAN JONSSON SID 1/1 KVALITETSUTVECKLARE SOCIALNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Halvårsrapport internkontroll 2017 Förslag till beslut Socialnämnden godkänner rapporten Internkontroll Halvarsuppfoljning Ärendet i korthet Socialförvaltningen redovisar i rapporten genomförda internkontroller under första halvåret Handlingar 1. Tjänsteskrivelse, , Internkontroll halvårsrapport Internkontroll Halvarsuppfoljning Mojgan Alimadad Josephine Härdin - Socialchef Ska expedieras till Kommunledningskontoret SOCIALFÖRVALTNINGEN TUNATORG VALLENTUNA TFN FAX SF@VALLENTUNA.SE 76

4 2017 Socialnämnden Internkontroll: Halvårsuppföljning 77

5 Innehållsförteckning Uppföljning internkontroll... 3 Sekretess... 3 Upphandling... 3 Arbetsmiljö... 4 Information på nätet... 5 Ärendehantering... 6 Delegationsordning... 6 Socialnämnden, Internkontroll: Halvårsuppföljning 2(7) 78

6 Uppföljning internkontroll Internkontrollen syftar till att verksamheten ska bedrivas effektivt och säkert. En kommuns verksamhet består av processer och rutiner och målet med internkontrollen är att ha ordning och reda på alla processer och rutiner. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har granskats inom nämnden samt granskningens genomförande och granskningens utfall. Sekretess Förvaring av sekretessbelagt material sker på ett säkert sätt (otillgänglig för obehöriga, brand och stöld) Granskningen kommer att göras med särskilt fokus på hemtjänsten under tidig höst och för LSSboenden under senare delen av hösten. Uppföljning samordnas med avtals- uppdragsuppföljning. Denna punkt kommer att genomföras under hösten och redovisas i helårsrapporten. Upphandling Inköp görs inom befintliga ramavtal. Ett urval av produktområden där det finns ramavtal kommer att granskas medhjälp av ekonomisystemet för att få en bild av följsamhet till ingångna ramavtal. Ur ekonomisystemet togs en lista ut på samtliga leverantörer och kostnadskonton som socialförvaltningen använts sig av under perioden januari till juni Utifrån denna lista genomfördes sedan ett antal stickprov. Stickproven varierade i uppnådda kostnader samt typ av produkt eller tjänst. Övervägande del av stickproven var hänförliga till tjänster i form av externa placeringar. I 80 % av stickproven fanns avtal upplagda i avtalskatalogen och dessa följde befintliga ramavtal. Resterande stickprov återfanns inte i avtalskatalogen och ytterligare undersökning via HR-avdelningen, kommunledningskontoret samt myndighetsavdelningen gav svar om avtal samt följsamheten av dessa. Totalt hittades 1 en leverantör som det inte finns något ramavtal med vilket resulterar i att ett arbete med upphandling av avtal måste påbörjas. Socialnämnden, Internkontroll: Halvårsuppföljning 3(7) 79

7 Arbetsmiljö Tillbud och arbetsskador rapporteras i samband med händelsen Granskning av registrerade händelser i KIA under perioden Därefter samtal med verksamhetschefer på enheter för att få deras uppfattning om mörkertal vad gäller registrering. Granskningen inleddes med att ta fram de verksamheter som har registrerat avvikelser kopplat till arbetsmiljö under de senaste 365 dagarna, vilka framgår av nedanstående diagram. Därefter genomfördes en inventering av de verksamheter som inte finns representerade. Bland dessa fördes ett samtal med berörda verksamhetschefer om deras uppfattning om det på dessa enheter inte inträffat några händelser som borde genererat en rapport. När det gäller de totalt inrapporterade händelserna har socialförvaltningen valt att jämföra volymen på inrapporteringen med två föregående år. I denna jämförelse har merparten av månaderna under 2017 fler inrapporterade händelser än motsvarande månad föregående år. Vilket beror på en förbättrad rapporteringskultur. Socialnämnden, Internkontroll: Halvårsuppföljning 4(7) 80

8 Några slutsatser efter genomlysningen: Det finns händelser i KIA som uppenbart är relaterade till vård och omsorg, som rapporterats i KIA men inte återfinns i Treserva. Detta är ett område som bör uppmärksammas ytterligare så att rätt typ av händelser rapporteras i rätt system. En relativt stor andel av incidenterna har ingen dokumenterad uppföljning av händelsen. Risker med långsamma skeenden såsom längre perioder av underbemanning på grund av vakanser registreras sällan som en risk i systemet. Det finns ett mindre antal händelser som inte registrerats i systemet. De chefer som gör denna bedömning menar dock att detta faktum inte innebär att den faktiska händelsen och uppföljningen av denna inte skett i praktiken. En bedömning är att chefers varierande datamognad är en bidragande faktor till att alla händelser inte registreras i systemet. Information på nätet Informationen är aktuell/uppdaterad Stickprovs kontroll kommer att genomföras under hösten på ett urval av socialförvaltningens externa sidor. Sammanställning av upptäckta felaktigheter kommer att göras och en kortare analys av vad skälet till varför informationen inte uppdaterats tidigare. Arbete med att uppdatera socialförvaltningens externa sidor sker fortlöpande. Under hösten startar ett arbete med att bygga upp förvaltningens redaktörsorganisation samt utbilda webbredaktörer. Rutiner kring uppdatering och granskning av vår externa information kommer att ses över och förbättras. Denna punkt kommer att slutföras under hösten. Socialnämnden, Internkontroll: Halvårsuppföljning 5(7) 81

9 Ärendehantering Uppföljning av individuella beslut görs enligt rutin från handläggare vid myndighetsavdelningen. Uppföljningen kommer att ske genom att det genomförs en egenkontroll där samtliga samordnare medverkar vid insamling av information. Den samlade bilden kommer därefter att analyseras av chef och verksamhetsutvecklare på myndighetsavdelningen. Denna punkt kommer att genomföras under hösten och redovisas i helårsrapporten. Delegationsordning Beslut fattas i enlighet med fastställd delegationsordning. Merparten av löpande beslut kopplat till myndighetsutövning är konfigurerat i verksamhetssystemet Treserva där möjlighet att fatta olika beslut kopplat till befattningshavarens behörighetsfunktion i systemet. Ett tänkbart scenario är att någon del av denna konfigurering inte överensstämmer med befintlig delegationsordning eller att en medarbetare tilldelats felaktig behörighet. Därför genomförs det första stickprovet som en kontroll av samstämmighet mellan delegationsordning och Treservas konfiguration. Stickprovet genomförs genom uttag av ett antal delegationslistor för ett urval beslut som kontrolleras mot delegationsordning. Initialt har stickprovskontroll gjorts genom kontroll av beslutsfattare som finns registrerad i verksamhetssystemet Treserva för olika typer av beslut. Kontrollen har gjorts av beslut fattade under perioden I nedanstående tabell framgår beslutstyper mm som har kontrollerats. Beslutstyp Område Antal beslut Beslutade av Familjehem SoL IFO barn/unga 4 Samtliga SU/SN/Ordförande Familjehem/jourhem 11 LVU IFO barn/unga 11 Samtliga SU/SN/Ordförande Bolots SoL IFO Vuxen 10 Samtliga beslutade av handläggare eller samordnare. Bostad särskild service vuxna extern (LSS 9:9) LSS 12 Samtliga SN/SU/Ordförande Särskilt boende äldre ÅO 65 Samtliga beslutade av samordnare/eller SU/SN/Ordförande Totalt 102 Socialnämnden, Internkontroll: Halvårsuppföljning 6(7) 82

10 Vid denna kontroll har inga felaktigheter framkommit gällande: 1. Om systemets konfiguration inte överensstämmer med fastställd beslutsfattare i delegationsordningen. 2. Om någon person i systemet har fått felaktigbehörighetsroll och till följd av detta kunnat fatta beslut som denne inte har behörighet till. Socialnämnden, Internkontroll: Halvårsuppföljning 7(7) 83